Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Как обезопасить себя после сбоя программы 1С

Вопрос:

Торговая организация на ОСНО, несколько магазинов (обособленных подразделений) расположены в Москве. Резервная копия базы 1С делалась один раз в месяц. Внезапно произошел сбой учетной программы, пропали данные за последние 2 недели, восстановить информацию не удалось (имеется акт-заключение специализированной организации). Ставки НДС по реализуемым товарам 0, 18 и 10 процентов. По магазинам снимались Z-отчеты по реализации товаров на общую сумму (за наличные, безналичная оплата, предоплата), какой именно товар продан по ставкам 0 и 10 процентов НДС, установить невозможно (в чеках ККТ информация о ставках НДС не указывается). Также в данный период происходило внутреннее перемещение товаров между магазинами. Нужно ли сообщать в ИФНС? Какие у нас будут последствия, как себя обезопасить от претензий налоговиков в данной ситуации?

Ответ:

Сообщать либо не сообщать о факте утраты учетных данных в ИФНС организация вправе решать самостоятельно. Данная ситуация никак не регламентируется действующим законодательством, поэтому последствия и шаги организации в рассматриваемой ситуации могут быть следующими.

Так, имеет место техническая ошибка в результате сбоя в программном обеспечении (1С), вследствие чего у налогоплательщика может быть недостоверное отражение хозяйственных операций, поскольку организация, являясь плательщиком НДС (на ОСНО) применяет при реализации протезно-ортопедических изделий ставки НДС 0, 10 и 18 процентов.

Организация в рассматриваемом случае не сможет апеллировать к нормам п. 3 ст. 401 ГК РФ, поскольку сбой в программном обеспечении не носит чрезвычайного и непредотвратимого характера (то есть не были своевременно приняты должные меры по обеспечению сохранности информации, ее своевременной архивации и т.п.).

Налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Кроме того, ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ). Первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). В силу ч. 3 ст. 29 НК РФ экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Налоговые органы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов (пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ). В письмах Минфина РФ от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191 разъяснено, что документы могут быть истребованы налоговыми органами в том числе в случаях проведения в отношении налогоплательщика повторной выездной налоговой проверки (ст. 89 НК РФ) и проведения иных мероприятий налогового контроля, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, и информации относительно конкретной сделки (ст. 93.1 НК РФ).

В целях обеспечения исполнения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, соответствующие документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены. Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговый орган документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, установленную ст. 126 НК РФ.

Отсутствие вины лица в совершении налогового правонарушения является одним из обстоятельств, исключающим привлечение лица к ответственности за совершение налогового правонарушения (п. 2 ст. 109 НК РФ). Обстоятельства, исключающие вину налогоплательщика в совершении налогового правонарушения, приведены в ст. 111 НК РФ. Одним из таких обстоятельств является совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в СМИ и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания).

За грубое нарушение правил учета, к которому относится отсутствие первичных документов, не повлекшее занижение налоговой базы, предусмотрены санкции как НК РФ (п. 1-3 ст. 120 НК РФ), так и КоАП РФ (ст. 15.11 КоАП РФ).

Исходя из сложившейся судебной практики (см. Постановление ФАС ПО от 24.03.2011 № А06-3321/2010, Постановление ФАС ВВО от 05.04.2011 № А43-10932/2010, Постановление ФАС МО от 23.09.2008 № КА-А40/8513-08-2; Апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 16.08.2012  № 33-15393/2012) можно сделать вывод о том, что организация в рассматриваемой ситуации может обезопасить себя следующим образом:

  •  сообщить в ИФНС о наступившем событии (утрате документов) (по желанию, поскольку жестко регламентированная обязанность законодательно не закреплена);
  •  если организация примет решение оповестить ИФНС о данном факте, то к письму (в произвольной форме) ей необходимо приложить копии документов (акт, договор) специализированной организации с заключением о невозможности восстановления сервера (компьютера), на котором была установлена учетная программа;
  •  поскольку организация является плательщиком НДС и при реализации товаров применяет ставки 0, 10 и 18 процентов и ввиду невозможности подтверждения ставок 0 и 10 процентов,  ей необходимо будет исчислить НДС по максимальной ставке – 18 процентов. В дальнейшем можно подать уточненную декларацию по НДС, когда будут восстановлены данные, подтверждающие налоговые ставки. Организация избежит пересчета налогов, если сможет восстановить утраченные бухгалтерские и налоговые документы;
  •  провести IT-аудит с целью выявления слабых мест, чтобы минимизировать риски по утере информации; бухгалтерии и IT-отделу совместно разработать и установить жесткий регламент сохранения учетных данных;
  •  при возникновении подобных ситуаций в максимально короткие сроки проводить по распоряжению руководителя внеплановую срочную инвентаризацию остатков товаров по магазинам, что поможет быстро восстановить учетные данные при их утрате; а руководителю необходимо сформировать своим приказом в таких случаях комиссию с целью выяснения причин происшедшего и установления виновных лиц (результаты работы комиссии оформляются актом либо протоколом);
  •  в случае предъявления претензий со стороны контролирующих органов организация может обратиться за отстаиванием своих интересов в суд.

Отметим, что наличие умысла или неосторожности в действиях организации в рассматриваемой ситуации должны доказывать налоговики.