Нормы трудового законодательства предписывают компенсировать сотрудникам изнашивание их собственного имущества, в том числе автомобилей, оборудования и иных предметов, которые используются с разрешения нанимателя в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ).
В соглашении, оформленном сторонами в письменном виде, надо прописать конкретные суммы такой компенсации.
Это возмещение не подлежит обложению налогом на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, в силу которого от НДФЛ освобождены все установленные законодательством компенсации, связанные с выполнением работником трудовой функции.
Однако специалисты Минфина РФ в письме от 08.11.2019 № 03-04-05/86158 называют свои условия, когда налог можно не платить. В фирме должны быть:
• копии правоустанавливающих документов сотрудника на объекты, используемые в служебных целях;
• расчеты компанией сумм возмещений и документы, доказывающие, что имущество действительно эксплуатировалось в интересах организации;
• документы о размерах затрат, понесенных при использовании собственного имущества на работе.
