В силу пункта 1 ст. 226 НК РФ компании, выплачивающие доходы физлицам, должны исчислить и уплатить в бюджет соответствующие суммы НДФЛ в качестве налоговых агентов.
В связи с этим работодателям необходимо вести учет полученных работниками доходов и предоставленных им вычетов. Данная информация фиксируется в регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ).
Формы таких регистров и правила указания в них информации компании разрабатывают самостоятельно. Однако данные из регистров должны позволять идентифицировать:
- налогоплательщика;
- вид произведенных ему выплат и вычетов, расходы и суммы, на которые уменьшается база по налогу в соответствии с утвержденными кодами;
- суммы и даты выплат;
- статус получателя;
- даты удержания налога на доходы и перечисления в бюджет;
- реквизиты платежки.
Разъяснения дал Минфин РФ в письме от 22.01.2020 № 03-04-06/3421.
