Акт приема-передачи документов

При передаче документов закон не обязывает оформлять акт их приема-передачи. Но если речь идет о бумагах, представляющих определенную ценность, он необходим. В случае потери документов ответственным лицом только акт докажет их передачу. Он считается юридически значимым документом и может использоваться в суде, как доказательство. В материале выясним, в каких случаях необходимо составлять акт и какие документы по нему передают. Также вы сможете узнать, как составить такой акт, и скачать его образец.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. В каких случаях оформляется акт приема-передачи документов
2. Какие документы можно передать по акту
3. Форма акта приема-передачи документов
4. Образец акта приема-передачи документов

В каких случаях оформляется акт приема-передачи документов

Оформляйте акт приема-передачи каждый раз, когда необходимо отдать кому-либо ценные документы. Это убережет вас от рисков их утраты и усилит ответственность лица, принимающего бумаги. На практике акт рекомендуется оформлять в следующих случаях:

• При передаче документов по договору от одной организации другой.
• При увольнении ответственного сотрудника (например, бухгалтера или кадровика). В этом случае документы передаются начальнику или новому сотруднику.
• При смене руководителя компании. Новый руководитель должен официально принять всю документацию и обеспечить ее сохранность. Поэтому акт в такой ситуации обязателен.
• Ликвидация или реорганизация ООО. В данном случае документы передаются новому руководству, ликвидатору или в архив. Акт приема-передачи обязателен, так как только по нему можно узнать, кому именно переданы документы.
• Для отправки дел на хранение в архив (внутренний или государственный). Акт подтвердит, что документация передана в полном объеме и в надлежащем состоянии.
• Для передачи оригинальных документов контрагенту. Особое внимание необходимо обратить на передачу оригиналов накладных, счетов-фактур, актов. Их утрата может стать причиной штрафов и доначислений по налогам.
• Когда налоговики или иные проверяющие структуры изымают документы компании.
• Оформление договора перевода долга. В акте необходимо указать все документы, передаваемые новому должнику и причины возникновения долга.
• При передаче кадрового делопроизводства или бухгалтерии на аутсорсинг. Если внешний специалист потеряет документы вашей организации, без акта вы не сможете доказать их передачу.

С юридической точки зрения акт выполняет следующие функции:

• устанавливает факт передачи документов;
• подтверждает, что ответственность за их сохранность перешла от одного человека другому;
• может использоваться как доказательство в суде, при проверках и спорах.

Например, в суде акт может стать письменным доказательством. Заинтересованной стороне он поможет доказать, что спорные документы были переданы.

Для проверяющих акт будет документом, объясняющим:

• передачу бухгалтерских и иных документов третьему лицу (например, бухгалтеру или кадровику на аутсорсинге);
• отсутствие документации по месту проверки.

Если документы утеряны, акт подтвердит, что это случилось после их передачи. Также он поможет привлечь к ответственности лицо, которое обязано было обеспечить сохранность документации.

Какие документы можно передать по акту

Перечень документов для передачи по акту может быть абсолютно произвольным. Можете включать в него каждый документ, имеющий для организации определенную значимость. Например, на практике по акту передают:

• учетные документы компании;
• свидетельство о постановке юрлица или ИП на учет в налоговом органе;
• документы, подтверждающие право компании на имущество, находящееся на балансе;
• годовые отчеты;
• бухгалтерскую (финансовую) отчетность;
• протоколы общих собраний участников ООО;
• решения генерального директора компании;
• списки участников ООО и аффилированных лиц;
• документы по воинскому учету;
• кадровую документацию: трудовые книжки, трудовые договоры, личные дела и личные карточки работников, должностные инструкции, приказы по личному составу, графики отпусков, табеля учета рабочего времени;
• проектную документацию;
• акты сверки, накладные, счета-фактуры;
• журналы входящей и исходящей корреспонденции;
• договоры с контрагентами и прочее.

Форма акта приема-передачи документов

Акт можете оформить в простой письменной или электронной форме. В любом случае он станет юридически значимым документом, так как подтверждает юридически значимый факт – передачу документации от одного лица другому в конкретном месте и определенное время. Главное требование – отразите в нем полный перечень передаваемых документов и заверьте подписями каждой из сторон (обычными или электронными в зависимости от формы документа).

Бланк акта не утвержден на законодательном уровне, поэтому можете его составить в произвольном виде. Но чтобы документ в случае споров и проверок мог стать доказательством, при оформлении соблюдайте следующие рекомендации:

1. Начните с названия: «Акт приема-передачи документов». Оно должно обязательно присутствовать, чтобы документ стал юридически значимым. Также в названии укажите, какая именно документация передается по акту. Например, он может оформляться для передачи воинских документов.
2. Внесите в акт следующие реквизиты:

• дату составления (она нужна для фиксации передачи документации, перехода ответственности и исполнения обязательства);
• место оформления, чтобы в дальнейшем можно было понять, где именно и при каких обстоятельствах передавались документы.

3. Укажите, кто и кому передает документацию:

• полное наименование организации или Ф.И.О. ИП;
• ИНН, ОГРН/ОГРНИП;
• должность и Ф.И.О. представителя, на основании чего он действует (доверенность, устав, приказ и прочее).

4. Опишите, по какой причине оформляется акт, например:

• смена руководителя;
• смена ответственного сотрудника;
• увольнение ответственного лица;
• в соответствии с условиями договора (его реквизиты);
• расторжение договора;
• в соответствии с распоряжением руководителя (реквизиты документа);
• прекращение сотрудничества (оказания услуг);
• передача папок документов в архив и прочее.

Указав основание, по которому оформляете акт, вы связываете его с конкретными действиями, усиливаете его юридическую значимость.

5. Составьте опись документации, напишите, за какой период ее передаете. Можете передавать отдельные документы или папки с ними. Но в любом случае указывайте следующие реквизиты:

• наименование документа;
• номер и дату, если передается малое количество документов;
• количество документов или листов в них;
• оригинал или копия передается по акту.

6. Опишите, в каком состоянии передается документация, в полном ли она комплекте. Например, лист может быть поврежден, потерян, печать может затереться, где-то отсутствует подпись или приложение и прочее.
7. Укажите количество экземпляров акта. Оно должно соответствовать числу лиц, указанных в документе. Чаще всего акт составляется в двух экземплярах: по одному передающему и принимающему лицу.
8. Убедитесь, что в акте присутствуют подписи передающего и принимающего лица, а также их должности и Ф.И.О. Без данных реквизитов документ будет юридически ничтожным. Если организация использует печать, заверьте ей акт.

Образец акта приема-передачи документов

Общество с ограниченной ответственностью «Сапфир»

(ООО «Сапфир»)

ОГРН 9999999999999, ИНН 9999999999

Акт N 2

приема-передачи кадровой документации

В связи с увольнением инспектор по кадрам Сиротина Р.П. передает, а начальник отдела кадров Шапко А.С. принимает следующую кадровую документацию в оригинале:

Документы соответствуют заваленному перечню. Принимающая сторона претензий к физическому состоянию и комплектности документов не имеет.

Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному каждой из сторон.

    Документы сдал:                                   Документы принял:

       Сиротина                                                           Шапко

________________                                  _________________

    (личная подпись)                                   (личная подпись)

    Инспектор по кадрам                               Начальник отдела кадров

    Сиротина Р.П.                                              Шапко А.С.

Можете скачать заполненный бланк и внести в него свои правки.