Дистанционная работа

Прием на дистанционную работу оформляется работодателем на основании трудового договора соответствующим приказом (распоряжением) в общеустановленном порядке (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Нюансы для дистанционных сотрудников не предусмотрены.

Договор с удаленным работником должен содержать общие положения, предусмотренные ст. 57 ТК РФ.

Разберем особенности дистанционной работы в трудовом договоре:

1) характер удаленной работы: постоянный, временный непрерывный или временный периодический;

2) место работы указывается как населенный пункт, где работник исполняет свои обязанности (конкретный адрес прописывать необязательно);

3) порядок коммуникации работодателя и работника: формы и сроки;

4) режим рабочего дня;

5) условия ежегодного оплачиваемого и иных видов отпусков;

6) снабжение работника необходимым оборудованием и программными средствами, либо компенсация за использование собственных или арендованных средств труда.

Заключить трудовой договор стороны могут как на бумаге, так и путем обмена электронными документами. Договор с дистанционным работником подписывается от имени работодателя квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Работник может подписать договор как УКЭП, так и простой электронной подписью. Обмен документами происходит по электронной почте или через систему ЭКДО (электронный кадровый документооборот).

Если договор был заключен электронно, то работник может попросить прислать ему трудовой договор на бумаге и получить его не позднее трех рабочих дней с момента направления запроса работодателю. Работодатель, в свою очередь, имеет право потребовать прислать нотариально заверенные копии документов работника, необходимых при приеме на работу (паспорт, военный билет, аттестат и прочие документы для трудоустройства).

Дистанционный формат работы предполагает отсутствие у сотрудника физического рабочего места в офисе. Взаимодействие с работодателем происходит с помощью средств телекоммуникации (Интернет, мобильная связь, мессенджеры и др.).

Труд удаленного работника отличается от надомной работы, так как результат работы надомника имеет материально-вещественную форму (ст. 310 ТК РФ). Цель дистанционной работы обычно заключается в предоставлении работодателю информации, сведений или объектов интеллектуальной деятельности.

Документооборот с дистанционным работником

Работодатель может принять решение о взаимодействии с дистанционными работниками в рамках электронного документооборота в соответствии со ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ.

Применение работодателем ЭКДО носит необязательный характер, организация самостоятельно принимает решение о его внедрении. При этом работник может отказаться от взаимодействия в рамках ЭКДО, даже если работодатель его применяет. Исключение составляют новые работники, принимаемые работодателем на ЭКДО после 1 января 2022 года: они обязаны применять ЭКДО для взаимодействия с работодателем.

В целях заключения трудового договора, допсоглашения к нему, договора о матответственности и ученического договора в электронном виде работодателю потребуется УКЭП. Работник может подписывать документы УКЭП либо простой электронной подписью. Иные документы стороны могут подписывать любым удобным способом.

В общем случае электронный документ, подписанный УКЭП, приравнивается законодательством к бумажному документу с собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Но не у всех сотрудников есть электронная подпись, и не всегда сотрудник может оперативно ее приобрести, с чем раньше были связаны проблемы дистанционной работы. Электронная подпись сотрудника выпускается удостоверяющим центром, имеющим необходимую лицензию.

Теперь ТК РФ позволяет поддерживать коммуникацию с работником в любой иной форме. При этом важно подтвердить факт получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде в определенный срок.

Режим рабочего времени дистанционного работника

Если стороны не согласуют режим в трудовом договоре (допсоглашении к нему) или ином документе, то работник устанавливает режим рабочего времени по своему усмотрению (ч. 1, 2 ст. 312.4 ТК РФ).

Наряду с рабочим режимом работодатель может предусмотреть и зафиксировать:

— срок и периодичность удаленной работы;

— порядок вызова работника в офис или иное место деятельности работодателя;

— выход в офис по инициативе работника (за исключением перевода по ст. 312.9 ТК РФ).

Отметим, что часы, когда дистанционный работник взаимодействует с работодателем (в том числе переговоры в мессенджерах или общение по телефону), входят в рабочее время. При этом установленный режим не может превышать нормальную продолжительность рабочего времени (ст. 91, ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Оснащение дистанционного работника и командировки

Работодатель обязан обеспечить удаленного работника необходимым оборудованием, программным обеспечением  и иными необходимыми средствами (ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ). Например, работнику может передаваться для работы ноутбук, мобильный телефон или принтер. Факт передачи оформляется актом приема-передачи.

Если с согласия работодателя работник использует для работы собственное или арендованное им оборудование (средства), то работодатель обязан выплачивать работнику компенсацию. Размер и порядок выплаты компенсации согласуются в трудовом или коллективном договоре.

Для правомерности выплаты компенсации работодатель должен быть проинформирован о том, что работник использует конкретное оборудование и (или) средства в его интересах. Компенсацию расходов работника, подтвержденную документами, работодатель учитывает в расходах для целей налогообложения прибыли.  НДФЛ и страховыми взносами суммы компенсации не облагаются (письмо Минфина РФ от 11.01.2022 № 03-04-06/263).

Дистанционный работник может отправиться в служебную командировку, если для выполнения служебного поручения необходимо присутствие в местности, отличной от места выполнения трудовой функции работника. В этом случае на работника распространяется действие статей 166 — 168 ТК РФ.

При этом поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не признается (письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).

Отпуск дистанционного работника

Порядок предоставления отпуска зависит от характера работы дистанционного работника. Если работа на удаленке носит постоянный характер, то отпуск предоставляется в обычном режиме, установленном в организации в соответствии с ТК РФ.

При составлении графика отпусков учитываются все работники, в том числе выполняющие дистанционную работу на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1).

Для перевода работника на удаленный режим требуется заключить с ним допсоглашение к трудовому договору и издать приказ (распоряжение) о переводе (ст. 72, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

При переводе на дистанционный формат работы работодатель не должен снижать уровень заработной платы (ст. 312.5 ТК РФ).

Соглашение на перевод на дистанционную работу заключается на срок:

1) всего действия трудового договора, тогда дистанционный формат работы может применяться непрерывно, либо периодически, когда работник иногда появляется в офисе работодателя;

2) определенный период времени (но  не более шести месяцев) — в таком случае дистанционный режим носит непрерывный характер.

Допсоглашение подписывается работником и работодателем на бумажном носителе или через обмен электронными документами в установленном порядке (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). Действуют те же правила, что мы рассматривали при подписании трудового договора.

Перевод на дистанционный режим по решению работодателя

В особых случаях перевод работника на дистанционную работу возможен без его согласия (ст. 312.9 ТК РФ). Данные нормы ТК РФ  призваны решить проблемы оформления дистанционной работы при возникновении особых ситуаций, как это было в случае с короновирусом в 2020 году.

Основания для перевода на удаленную работу по решению работодателя:

— обстоятельства непредвиденного характера по ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ (например, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, эпидемия);

— соответствующее решение органа госвласти и (или) органа местного самоуправления.

Вносить изменения в трудовой договор или подписывать допсоглашение с работником в таких ситуациях не нужно.

Работодатель в рамках вынужденной удаленки обязан:

1) снабжать работника средствами, необходимыми для удаленной работы, либо выплачивать компенсацию за использование собственного (арендованного) оборудования и средств;

2) возмещать работнику другие расходы, связанные с работой;

3) проводить обучение работника по применению средств для дистанционной работы.

Вынужденный перевод оформляется локальным нормативным актом работодателя, с которым в обязательном порядке знакомятся работники (ч. 4 ст. 312.9 ТК РФ).

Работа на дому не может длиться более периода действия обстоятельств, которые привели к переводу работников на такой режим (ч. 1, 3 ст. 312.9 ТК РФ).

По окончании временного перевода работодатель предоставляет работнику прежнюю работу в офисе, а сотрудник обязан приступить к выполнению работы на прежних условиях.

Если специфика трудовых обязанностей не предполагает ее осуществление в дистанционном формате, то время, в течение которого работник не выполняет свою работу, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Простой указывается в табеле учета рабочего времени кодом НП с оплатой этого времени в размере 2/3 оклада или тарифной ставки (ст. 312.9 ТК РФ).

Особенности дистанционной работы, формы взаимодействия с работодателем и процесс передачи результатов работы устанавливаются в трудовом договоре (допсоглашении к нему) либо в коллективном договоре, или ином локальном нормативном акте. Важно, чтобы работник был ознакомлен с принятыми положениями.

Контроль за деятельностью работника осуществляется в дистанционном режиме, посещение работника в течение рабочего дня для контроля рабочего процесса не предусмотрено ТК РФ (письмо Роструда от 17.04.2021 № ПГ/08368-6-1).

Учет рабочего времени дистанционного работника ведется по общим правилам в табеле (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Помимо основных форм отчетности, работодатели должны сообщать в службу занятости «Сведения о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, о приостановке производства, а также об организации дистанционной (удаленной) работы». Информацию о переводе на дистанционный режим нужно вносить в п. 16 отчета (Приказ Минтруда РФ от 14.02.2022 № 57).

Увольнение

Увольнение дистанционного работника осуществляется по стандартным правилам ТК РФ. Исключение составляют положения о прогуле (отсутствие на рабочем месте), так как у дистанционного работника нет рабочего места, находящегося прямо или косвенно под контролем работодателя.

Трудовой кодекс предусматривает для удаленных работников дополнительные основания для увольнения. Работник может быть уволен, если он не выходит на контакт с работодателем по рабочим вопросам без уважительной причины более двух дней подряд со дня поступления запроса от нанимателя. Также работника могут уволить, если он меняет местность выполнения работы, при этом  он был привязан либо к оборудованию, установленному работодателем, либо, допустим, к IP-адресу, Интернет с которого оплачивает работодатель, или еще по каким-то причинам (ст. 312.8 ТК РФ).

Ознакомление с приказом об увольнении может быть в электронной форме. Но бумажную заверенную копию приказа работодатель обязан направить работнику по почте в трехдневный срок со дня его издания (ст. 312.8 ТК РФ).

Работа дистанционно на дому требует использования определенных технологий, характер которых зависит от специфики деятельности работодателя, требований к уровню безопасности при работе с информацией, наличия квалифицированных IТ-кадров.

В общем случае для перехода на дистанционный формат работы используются следующие средства:

1) система электронного документооборота с возможностью удаленного доступа сотрудника;

2) облачные хранилища файлов и офисные приложения для работы с ними;

3) решения для организации корпоративных коммуникаций (корпоративная почта, мессенджеры и пр.);

4) системы контроля, позволяющие оценить, насколько эффективен труд дистанционных работников;

5) средства для обеспечения информационной безопасности;

6) технологии организации доступа удаленных сотрудников к корпоративной IТ-инфраструктуре.

Работодатель обязан обеспечивать безопасные условия труда и охрану труда дистанционных работников в период их работы в определенном объеме (ст. 312.7 ТК РФ):

— расследовать и вести учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в соответствии с ТК РФ и другими требованиями законодательства;

— выполнять предписания Роструда, других уполномоченных органов власти;

— обеспечить обязательное социальное страхование травматизма;

— знакомить работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

При этом специальная оценка условий труда в отношении удаленных работников не проводится. В трудовом договоре условия труда не прописывают либо указывают, что СОУТ не осуществляется в связи с дистанционным характером работы.