Документы для приема на работу иностранца

С процедурой приёма на работу граждан России работодатели уже хорошо знакомы. А вот с оформлением иностранных граждан у многих компаний возникают трудности: не всегда понятно, какие документы нужны для заключения трудового договора, а какие — нет. В статье мы расскажем, какие документы работодатель должен запросить у иностранного соискателя и как действовать, если некоторых из них не окажется в наличии.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Какой документ удостоверяет личность иностранца
2. Какие документы нужны для трудоустройства иностранца
3. Что делать, если соискатель не предъявляет трудовую книжку из-за ее утраты
4. Что делать, если у соискателя нет СНИЛСа
5. Ответственность работодателя

Какой документ удостоверяет личность иностранца

Подтвердить свою личность иностранец может с помощью паспорта или иного документа, предусмотренного законодательством РФ. Например, это удостоверение беженца (ч. 7 ст. 7 Федерального закона от 19.02.1993 № 4528-1).

Кроме этого, вид документа может быть определен и международным соглашением РФ. Так, гражданин Республики Албания для подтверждения своей личности может предъявить (ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ, Приложение к Соглашению между Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Албании о взаимных поездках граждан, заключенному в г. Москве 07.04.1993):

• дипломатический, служебный или заграничный паспорт, срок действия которого не истек;
• удостоверение моряка;
• свидетельство на возвращение в Республику Албания.

Для граждан Узбекистана это (Приложение 2 к Соглашению Между Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Узбекистан о взаимных поездках граждан Российской Федерации и граждан Республики Узбекистан, заключенному в г. Минске 30.11.2000):

• дипломатический паспорт;
• удостоверение гражданина Республики Узбекистан, не достигшего 16-летнего возраста;
• свидетельство на возвращение в Республику Узбекистан.

Подтвердить же личность лица, не имеющего гражданства, можно с помощью (ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ):

• документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором России в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства;
• разрешение на временное проживание;
• временное удостоверение личности;
• вид на жительство;
• иные документы.

Какие документы нужны для трудоустройства иностранца

Для того чтобы принять на работу иностранного гражданина, он должен предъявить те же документы, что и граждане России, а именно (ст. ст. 65, 327.3 ТК РФ):

1. Документ, удостоверяющий личность.

2. Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Указанные документы не потребуются, если соискатель впервые устраивается на работу по трудовому договору.

3. Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (АДИ-РЕГ). Если у иностранца есть СНИЛС, то можно предъявить его (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, Приложение № 1 к Приказу СФР от 23.06.2023 № 1199).

4. Документ об образовании (о наличии квалификации или специальных знаний) при условии, что должностные обязанности соискателя предполагают наличие специальной подготовки и знаний.

При этом полученное соискателем образование на территории иностранного государства должно быть признано в России. А сам диплом в общем случае нужно легализовать и перевести на русский язык (ч. ч. 2, 3, 13 ст. 107 Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ).

5. Справку о наличии (отсутствии) судимости, факта уголовного преследования или же о прекращении такого преследования по реабилитирующим основаниям. Она потребуется, если иностранец поступает на работу, к осуществлению которой не могут быть допущены ранее судимые лица. Например, это водители такси (ст. 328.1 ТК РФ).

6. Справку о том, подвергался ли иностранный гражданин административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача. Указанный документ потребуется, если законодательством установлены ограничения о приеме на конкретную работу лиц, подвергнутых указанному административному наказанию. Так, лицо, привлеченное к ответственности за употребление запрещенных веществ, не может претендовать на должность члена экипажа судна (ч. 2 ст. 27 Кодекса внутреннего водного транспорта Российской Федерации).

А вот документы воинского учета иностранец предоставлять не должен, за исключением случая, когда указанная обязанность предусмотрена нормами Федерального Закона, международным договором РФ, Указом Президента России или Постановлением Правительства РФ.

Помимо общеустановленного пакета документов, иностранный соискатель должен предоставить работодателю:

1. Договор (полис) ДМС, действующий на территории России — для временно пребывающего высококвалифицированного специалиста.
Его можно не предоставлять, если:

• работодатель заключил с медучреждением договор о предоставлении соответствующих услуг на платной основе;
• федеральными законами или международными договорами Российской Федерации предусмотрено исключение из действующего правила. Например, не нужен полис ДМС гражданам Республики Беларусь в силу положений международного соглашения между нашими странами (ст. ст. 6, 7 Соглашения между Правительством РФ и Правительством Республики Беларусь от 24.01.2006, Письмо Минтруда России от 21.09.2023 № 16-4/ООГ-1668).

2. Разрешение на работу или патент, если трудовой договор заключается с временно пребывающим иностранцем или лицом без гражданства. Федеральными законами или международными соглашениями РФ могут быть установлены исключения.

Например, если компания является участником проекта «Сколково» и в рамках указанной деятельности привлекает и иностранцев, то получение разрешения на работу для них не требуется (ч. 1 ст. 16 Федерального закона от 28.09.2010 № 244-ФЗ).

Также патент и разрешение не нужны в случае оформления трудовых отношений с гражданином страны, входящей в состав ЕАЭС (ст. 97 Договора о Евразийском экономическом союзе).
При этом, если условием получения разрешения на работу является наличие трудового договора у иностранца, то допускается сначала оформить трудовые отношения. Но трудовой договор вступит в силу уже после получения упомянутого выше разрешения.

3. Разрешение на временное проживание (разрешение на временное проживание в целях получения образования), если трудоустраивается лицо без гражданства или временно проживающий в РФ иностранец. Законодательством также могут быть установлены исключения.

4. Вид на жительство, если на работу принимается иностранный гражданин (лицо без гражданства), постоянно проживающий в России. В указанном случае российским законодательством или международным соглашением также могут быть предусмотрены исключения.

В случае необходимости работодатель может запросить у соискателя и иные документы, не вошедшие в указанный выше перечень. Но это допустимо, если их предоставление обязательно в силу требований нормативных актов. Так, если иностранец устраивается на должность водителя, то компания должна запросить у него водительское удостоверение, так как без него управлять автомобилем нельзя. Причем права должны соответствовать российскому образцу. Удостоверение, выданное на территории иностранного государства, допустимо использовать только гражданам Киргизской Республики, а также государств, законодательство которых закрепляет использование русского языка в качестве официального (ч. 13 ст. 25 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).

При этом требовать какие-либо иные документы, обязанность предоставления которых не предусмотрена законодательством, запрещено (ст. 65 ТК РФ).

Что делать, если соискатель не предъявляет трудовую книжку из-за ее утраты

Для начала скажем о том, что работодатель не может вносить запись в трудовую книжку иностранного образца. Поэтому соискатель должен предъявить при трудоустройстве книжку по форме, действующей в нашей стране, если ранее она была оформлена другим работодателем.

Если книжка была потеряна или испорчена, то иностранец должен написать заявление работодателю об оформлении новой трудовой (ст. 65 ТК РФ).

Напомним, что для впервые поступающих на работу заводить трудовую книжку теперь не нужно. Также она не ведется в отношении тех сотрудников, которые от нее отказались (ч. ч. 2-5, 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Что делать, если у соискателя нет СНИЛСа

Если иностранец впервые трудоустраивается в России и у него нет СНИЛСа, то работодатель должен подать в СФР сведения, необходимые для его регистрации в системе персонифицированного учета. В частности, он должен заполнить анкету по форме АДВ-1 (ст. ст. 11, 65, 327.1 ТК РФ, пп. «а» п. 5, п. 10 Инструкции, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 № 256н, Приложение № 1 к Приказу СФР от 17.11.2025 № 1461).

При этом на оформление указанной анкеты и ее отправку в СФР отводится всего 1 рабочий день с момента трудоустройства сотрудника (п. 10 Инструкции, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 № 256н).

Направить анкету в Фонд можно следующими способами:

• в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
• через оператора, обеспечивающего обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Фондом и страхователем;
• через личный кабинет страхователя на официальном сайте СФР.

Проверка данных будет осуществляться Фондом в течение 5 рабочих дней со дня поступления анкеты. В случае принятия положительного решения сотруднику будет направлено уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета (АДИ-РЕГ) (п. п. 15, 16 Инструкции, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 № 256н).

Заметим, что единственным основанием для отказа в регистрации лица в системе учета будет наличие в системе индивидуального лицевого счета, открытого на лицо с аналогичными анкетными данными (п. 17 Инструкции, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 № 256н).

Поэтому, если у сотрудника все же был СНИЛС, но он его потерял, то нужно попросить его сделать запрос данных о регистрации в Фонде (п. 18 Инструкции, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 № 256н).

Ответственность работодателя

В первую очередь неблагоприятные последствия для работодателя могут наступить в том случае, когда отсутствуют документы, являющиеся обязательными для иностранного сотрудника, например полис ДМС (договор об оказании платных медицинских услуг).

Штраф для компании в указанном случае составит от 30 до 50 тыс. рублей.

Для должностного лица предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 1 до 5 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Но если на работу приняли иностранного водителя, у которого нет прав российского образца, то на должностное лицо организации, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, будет наложен штраф в размере 50 тыс. рублей (ст. 12.32.1 КоАП РФ).

Наличие ошибок при написании ФИО иностранца в трудовом договоре может быть расценено как ненадлежащее его оформление. А за это установлен отдельный штраф в размере от 10 до 20 тыс. рублей для должностного лица компании и от 50 до 100 тыс. рублей для самой организации (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Поэтому перед тем, как составить договор, нужно запросить у соискателя перевод документа, удостоверяющего личность, на русский язык. Однако важно помнить, что требовать нотариальный перевод работодатель не вправе, так как законодательством это не предусмотрено.

За привлечение к работе иностранца, не имеющего патента или разрешения, компании грозит весьма серьезное наказание (ч. ч. 1, 2 ст. 18.15 КоАП РФ):

• штраф от 250 до 800 тыс. рублей;
• административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.

При этом, если указанное выше нарушение было совершено на территории Москвы или Санкт-Петербурга, то наказание будет еще строже (ч. 4 ст. 18.15 КоАП РФ):

• штраф от 400 тыс. до 1 млн рублей;
• административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.