Доплата больничного до среднего заработка

Нередко размер пособия по временной нетрудоспособности меньше, чем фактический средний заработок работника. Это связано с тем, что сумма пособия зависит от страхового стажа сотрудника, а также ограничена предельной величиной базы для начисления страховых взносов на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Компания по своей инициативе может увеличить размер выплаты по больничному листу до фактического среднего заработка. В случае принятия такого решения его нужно закрепить в локальном нормативном акте, коллективном и трудовых договорах с работниками.

В локальном нормативном акте, в частности, рекомендуем определить:

• случаи, когда будет производиться доплата, например, только в случае, когда работник болел сам, а не ухаживал за ребенком или больным членом семьи;

• перечень категорий лиц, которым положена доплата, например, только сотрудникам, у которых стаж работы в компании более 5 лет;

• ограничения по выплате, например, доплата не производится, когда причиной нетрудоспособности стало алкогольное, наркотическое, токсическое опьянение;

• порядок расчета суммы доплаты.

Доплату до среднего заработка за счет собственных средств компания может установить в отношении любых выплат, размер которых законодательно ограничен. К их числу относятся пособия:

• по временной нетрудоспособности;

• беременности и родам;

• уходу за ребенком до полутора лет.

Размер доплаты представляет собой разницу между суммой среднего заработка работника, который приходится на период его болезни, и суммой пособия, которая рассчитана в порядке, установленном Законом «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ и положением об исчислении пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11.09.2021 № 1540.

Порядок расчета среднего заработка для целей установления доплаты к пособию за счет средств организации законодательно не установлен, его можно разработать самостоятельно. Для этого необходимо определить:

• расчетный период, за который будет исчисляться средний дневной заработок, например, 12 месяцев, предшествующих месяцу, когда работник заболел, или другой период;

• перечень выплат, которые будут входить в расчет среднего дневного заработка, например, зарплата и премии или только зарплата;

• какие дни расчетного периода использовать для исчисления среднего дневного заработка – календарные или фактически отработанные.

Размер пособия по временной нетрудоспособности рассчитывается в общеустановленном порядке. Величину доплаты за счет средств компании определяют по формуле: средний заработок, рассчитанный за дни болезни, – размер выплаты по больничному листу.

Доплату к больничному листу до среднего заработка облагают НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 209, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ):

• на обязательное пенсионное страхование;

• обязательное медицинское страхование;

• обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

• на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Дело в том, что такая доплата не входит в перечни:

• доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ;

• выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами.

В целях НДФЛ доплату к больничному листу учитывают в составе основной налоговой базы по НДФЛ (пп. 9 п. 2.1 ст. 210 НК РФ). Налог исчисляют по ставке 13 процентов, если доходы физлица не превышают 5 млн рублей. Если доходы превысили указанный порог, то с суммы превышения налог исчисляется по ставке 15 процентов.

Сумму начисленного НДФЛ нужно удержать из доплаты к пособию при выплате работнику. Не позднее дня, следующего за днем выплаты, сумму удержанного налога нужно перечислить в бюджет (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).
Перечислять НДФЛ в бюджет нужно с 01.01.2023 посредством единого налогового платежа по общему правилу не позднее (пп. «а» п. 13 ст. 2 Закона «О внесении изменений…» от 14.07.2022 № 263-ФЗ):

• 28-го числа текущего месяца – сумму налога, исчисленного и удержанного за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца;

• 28-го января – за период с 1 по 22 января;

• последнего рабочего дня календарного года – за период с 23 по 31 декабря.

Работодателя — налогового агента могут оштрафовать (п. 1 ст. 123 НК РФ):

• за неудержание налога или неполное удержание НДФЛ;

• неперечисление налога, когда налог удержали, но не перечислили в бюджет;

• несвоевременное перечисление налога, когда НДФЛ удержали, но не перечислили в срок;

• неполное перечисление налога, когда НДФЛ удержали, но перечислили не всю сумму налога.

Размер штрафа – 20 процентов от суммы налога, которая не была удержана и (или) перечислена в установленный срок (п. 1 ст. 123 НК РФ).

Сумма доплаты до среднего заработка, предусмотренная трудовым и (или) коллективным договором, включается в состав расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ, письма Минфина РФ от 25.03.2020 № 03-03-06/2/23573, от 31.10.2019 № 03-03-06/2/84117, от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16325, от 27.12.2012 № 03-03-06/1/723).

Суммы страховых взносов признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, на дату их начисления (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Сумма доплаты больничного до среднего заработка, предусмотренная коллективным договором, и начисленные на нее страховые взносы признаются расходами по обычным видам деятельности в периоде начисления указанных сумм (пп. 5, 16, 18 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н).

Доплату больничного до среднего заработка отражают следующими бухгалтерскими записями.