ЕФС-1 при увольнении в 2026 году

В 2026 году ЕФС-1 при увольнении сотрудника нужно сдавать по новой форме. В нашей статье расскажем, какой раздела отчета следует заполнить, в какие сроки и в какой форме его следует представить в СФР, а также, какая ответственность грозит работодателям, если это не сделать. Кроме того представим бланк и образец заполнения документа, доступные для скачивания.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание:

1. Форма ЕФС-1 при увольнении сотрудника
2. Срок подачи ЕФС-1 при увольнении сотрудника
3. Заполнение ЕФС-1 при увольнении
4. Образец заполнения ЕФС-1 при увольнении работника
5. Скачать форму ЕФС-1
6. Штрафы

Форма ЕФС-1 при увольнении сотрудника

С 30 декабря 2025 года при увольнении сотрудника нужно применять новую форму ЕФС-1. Она утверждена Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.

Срок подачи ЕФС-1 при увольнении сотрудника

При увольнении сотрудника сдача ЕФС-1 производится в орган СФР по месту регистрации фирмы. Сделать это нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения (ч. 1, 2 ст. 66.1, ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ, п. 2 ст. 8, п. 1, пп. 4 п. 2, пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Нередко на практике возникает вопрос, когда сдавать ЕФС-1, если приказ о прекращении трудовых отношений составляется намного раньше даты увольнения. Примером может служить ситуация, когда работнику предоставлен отпуск с последующим увольнением. В этом случае приказ о расторжении трудового договора издается до отпуска, а датой прекращения трудовых отношений считается последний день отпуска (ч. 1 — 4 ст. 84.1, ч. 2 ст. 127 ТК РФ, Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 № 131-О-О, Письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1, от 25.05.2011 № 1449-6-1). Ориентироваться в таком случае необходимо на дату подписания приказа, так как специальных правил для таких ситуаций не предусмотрено.

Если численность застрахованных лиц за отчетный период составляет 11 и более человек, то ЕФС-1 следует направлять в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ, п. 18 Порядка заполнения формы ЕФС-1, утвержденного Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462). Формат такого документа утвержден Приказом № 1463.

Если численность застрахованных лиц не превышает 10 человек, то отчет направляется по желанию на бумаге или в электронной форме. ЕФС-1 на бумажном носителе подписывается руководителем компании или уполномоченным им лицом и заверяется печатью юрлиц – при ее наличии (п. 16 Порядка № 1462).

Заполнение ЕФС-1 при увольнении

При прекращении с работником трудовых отношений необходимо заполнить подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» подраздела 1 формы ЕФС-1 (п. 4 Порядка № 1462). Его можно сдавать в СФР отдельно от остальной формы. Однако в этом случае необходимо также заполнить (п. 12 Порядка № 1462):
• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1.

Заполнение титульного листа

В соответствующих графах титульного листа формы ЕФС-1 нужно указать (п.п. 19 – 32 Порядка № 1462):
• регистрационный номер компании в территориальном органе СФР. Его можно узнать на сайте Фонда (https://ecp.sfr.gov.ru/new-reg-num). Чтобы составить запрос необходимо указать ИНН и КПП фирмы;
• полное или сокращенное (при наличии) название компании;
• ИНН – в соответствии с выпиской из ЕГРЮЛ, ЕГРН или со свидетельством о постановке на налоговый учет. В данном поле предусмотрено 12 знакомест. ИНН фирмы состоит из 10, потому в двух последних ячейках ставится прочерк;
• КПП – в соответствии с выпиской из ЕГРЮЛ или со свидетельством о постановке на налоговый учет;
• код по ОКВЭД – в соответствии с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2) по состоянию на дату сдачи отчетности;
• ОГРН – в соответствии с выпиской из ЕГРЮЛ или со свидетельством о госрегистрации фирмы. Данное поле содержит 15 ячеек, а ОГРН состоит из 13 цифр, поэтому в первых двух ячейках ставятся нули (00);
• номер контактного телефона. Это может быть мобильный или стационарный телефон компании или ее представителя. Номер указывается полностью: с кодом города или оператора сотовой связи. При этом знаки «тире» и «скобка» не используются;
• адрес электронной почты. При его заполнении можно использовать точки или тире. Использовать пробелы, запятые и другие знаки препинания нельзя;
• наименование должности руководителя компании, например, директор или генеральный директор;
• фамилию имя отчество руководителя компании;
• дату составления документа.

При составлении формы на бумаге в поле «Подпись» – расписывается директор компании, а в графе «М.П. (при наличии)» – проставляется печать юрлица.

Поля «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» обязательно заполняются при представлении сведений, предусмотренных подразделом 1.3 подраздела 1 формы ЕФС-1. Думается, что в нашем случае их можно не заполнять.

Поле «Код категории страхователя — физического лица» юрлица не проставляют.

Заполнение подраздела 1 раздела 1

В соответствующие поля подраздела 1 раздела 1 нужно внести следующие данные уволившегося сотрудника (п.п. 33 – 39 Порядка № 1462):
• СНИЛС;
• ИНН (при наличии) – в соответствии с выпиской из ЕГРИП, ЕГРН или со свидетельством о постановке на налоговый учет;
• Фамилию, Имя, Отчество – полностью, без использования инициалов;
• дату рождения в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

В поле «Статус ЗЛ» следует проставить один из следующих кодов:
• ГРФ – граждане России;
• ПЖИГ – иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие в России;
• ВЖИГ – иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие в России;
• ВПИГ – иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов), временно пребывающие на территории РФ;
• ВКС – иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающие на территории РФ;
• МДИГ – иностранные граждане, подлежащие в соответствии с международными договорами РФ обязательному пенсионному страхованию и (или) обязательному социальному страхованию.

В поле «Гражданство (код страны)» проставляется соответствующий код страны, гражданство которой имеет уволившийся работник. Для этого используют Общероссийский классификатор стран мира. Так, в отношении россиян ставится код в ЕФС-1 «643», в отношении граждан Республики Беларусь – «112», в отношении граждан Республики Казахстан – «398». Если уволившийся сотрудник – лицо без гражданства, проставляется код «000».

Заполнение подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1

В представленной таблице в соответствующие графы нужно внести (п.п. 41 – 50 Порядка № 1462):
1) номер кадрового мероприятия;
2) дату увольнения в формате «ДД.ММ.ГГГГ»;
3) название кадрового мероприятия – УВОЛЬНЕНИЕ;
4) код РКС или МКС, если уволившийся сотрудник работал в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях;
5) трудовую функцию работника, с которым прекращены трудовые отношения. Здесь нужно прописать название должности уволившегося сотрудника в соответствии со штатным расписанием. Если его в трудовом договоре было прописано условие о работе в конкретном структурном подразделении, то необходимо указать наименование такого подразделения. Кроме того в этой графе проставляется код вида договора, который был заключен с сотрудником. Так, значение «0» соответствует бессрочным трудовым договорам, «1» – трудовым договорам, заключенным с совместителями. Полный перечень значений можно найти в п. 45 Порядка № 1463. Например, при увольнении бухгалтера-совместителя в графе 5 таблицы нужно указать: «бухгалтер 1».
6) код выполняемой функции – в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОК 010-2014 (МСКЗ-08));
7) код причины увольнения, а также без каких-либо сокращений причину расторжения трудового договора в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона. Соответствующий код можно найти в Приложении к Приказу СФР от 17.11.2025 № 1462. Например, используется код «п3ч1с77тк» – если трудовой договор расторгнут по инициативе работника, «ч1с71тк» – если причиной увольнения послужили неудовлетворительные результаты испытания. При расторжении служебного контракта по инициативе госслужащего проставляется код «п3ч1с33фз79 с36фз79», при истечении срока срочного служебного контракта используется код «п2ч1с33фз79 с35фз79». Если необходимый код отсутствует, то указывается «иное». В этом случае нужно прописать реквизиты нормативного правового акта, а также указать пункт, часть статьи, статью, ставшие основанием для увольнения;
8) документ-основание увольнения. В графе 8 – прописывается название такого документа, например, приказ или распоряжение. В графе 9 указывается дата его издания в формате «ДД.ММ.ГГГГ». В графе 10 – номер. При этом знак «№» не ставится.

Образец заполнения ЕФС-1 при увольнении работника

По ссылке можно посмотреть Образец заполнения ЕФС-1 при увольнении работника.

Скачать форму ЕФС-1

По ссылке можно скачать бланк формы ЕФС-1.

Штрафы

Должное лицо фирмы могут привлечь к административной ответственности по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ:
• за непредставление в установленный срок сведений о трудовой деятельности;
• за предоставление неполных или недостоверных данных.

Такое нарушение влечет предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей.

По мнению Верховного суда РФ, к ответственности за несвоевременное представление данных привлекается руководитель компании, даже если подача формы ЕФС-1 входит в обязанности главного бухгалтера (Постановление Верховного Суда РФ от 10.06.2024 № 32-АД24-9-К1). Он мотивирует свое мнение тем, что руководитель действует от имени юрлица без доверенности и отвечает за сдачу отчетности в СФР. Наличие главного бухгалтера, выполняющего формирование и представление отчетности, не снимает с руководителя обязанности по контролю исполнения и персональной ответственности за допущенные нарушения.

Если фирма не подаст форму ЕФС-1 при увольнении сотрудника в электронной форме в случаях, когда соблюдение такой формы обязательно, ей грозит штраф в размере 1 тыс. рублей (п. 2 ст. 8, ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).