Электронные перевозочные документы

Рассмотрим новые правила оформления перевозочных документов, которые вступят в силу в 2026 году.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. С первого сентября 2026 года электронные перевозочные документы станут обязательны
2. Кто должен перейти на электронные перевозочные документы
3. Какие документы относятся к перевозочным
4. Какие перевозочные документы должны стать электронными
5. Переход на электронные перевозочные документы
6. Реестр операторов электронных перевозочных документов
7. Государственная электронная система перевозочных документов
8. Обмен электронными перевозочными документами

С первого сентября 2026 года электронные перевозочные документы станут обязательны

Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ внесен ряд изменений, касающихся правил перевозок автомобильным, воздушным и железнодорожным транспортом. В частности, определено, что документы на перевозку следует оформлять исключительно в электронном формате.

Предусмотрено, что подписывать их необходимо усиленной электронной подписью (квалифицированной или неквалифицированной).

Кроме этого, их нужно размещать в государственной информационной системе (ГИС ЭПД) (пп. «б» п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 2, п. 2 ст. 3 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ).

Минтрансом РФ определены случаи, когда допустимо будет, как и раньше, составлять документы о перевозке на бумажном носителе. Соответствующий приказ также вступит в силу с 1 сентября 2026 года. Так, это будет возможно при приеме грузов (Приказ Минтранса России от 21.11.2025 № 407):
• для перевозок железнодорожным транспортом по территории России (отдельного субъекта или муниципального образования),- на которой введен режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения, военного положения, правовой режим контртеррористической операции;
• для осуществления воинских железнодорожных перевозок;
• если у грузоотправителя (отправителя) отсутствует возможность представления перевозчику транспортной железнодорожной накладной в электронном виде, сформированной посредством Интернета ввиду наличия обстоятельств непреодолимой силы;
• если у перевозчика отсутствует техническая возможность принятия от грузоотправителя (отправителя) электронной транспортной железнодорожной накладной в связи с обстоятельствами непреодолимой силы.

Кто должен перейти на электронные перевозочные документы

Указанные выше изменения коснутся лиц, участвующих в перевозках, независимо от того, какой вид деятельности они осуществляют в качестве основного. В частности, это:
• грузоотправители,
• грузополучатели,
• перевозчики,
• экспедиторы.

Какие документы относятся к перевозочным

Перевозочными являются любые документы, которые используются при оказании услуг перевозки грузов, пассажиров и багажа.

В частности, Воздушным кодексом определено, что таковыми являются (ч. 1 ст. 105 ВК РФ):
• билет,
• багажная квитанция,
• грузовая накладная,
• почтовая накладная,
• иные бумаги, оформляемые при оказании услуг перевозки.

Какие перевозочные документы должны стать электронными

Законодательством определен перечень документов, которые являются перевозочными и должны будут формироваться исключительно в электронном виде (пп. 27 п. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, ст. 2—4 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ):
• транспортная накладная, в том числе железнодорожная;
• авиационная грузовая накладная;
• заказ-наряд;
• сопроводительная ведомость;
• договор фрахтования;
• путевой лист;
• заказ и заявка;
• экспедиторские документы;
• иные документы, на основании которых осуществляется перевозка.

Переход на электронные перевозочные документы

Для перехода на электронный обмен информацией компании (ИП) необходимо (информация ФНС России «ФНС разъяснила, как перейти на электронные перевозочные документы»):
• оформить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или на сотрудника. В последнем случае необходимо составить машиночитаемую доверенность;
• заключить соглашение об ЭДО с одним из аккредитованных операторов информационной системы. С их перечнем можно ознакомиться на сайте Минтранса России (https://mintrans.gov.ru/activities/214/376/377/380);
• предоставить сотрудникам доступ к сервису и назначить администратора.

Налоговая служба рекомендовала обеспечить внедрение электронного обмена заранее, еще до начала действия описанных нововведений. Это позволит компании (предпринимателю) получить ряд преимуществ, а именно:
• протестировать технологию и подготовиться к обязательному новому порядку с 1 сентября;
• сэкономить время и финансы, так как отпадет необходимость распечатывать большое количество документации и доставлять ее курьерской службой;
• исключена потеря какой-либо информации. Даже если у компании возникли технические проблемы, которые привели к утрате данных, электронные сведения о перевозке не будут утрачены, так как они хранятся в информационной системе и у ее операторов;
• оплата за услуги перевозки будет поступать раньше, поскольку не нужно отправлять оригинал транспортной накладной грузоотправителю на бумажном носителе. Все участники перевозки имеют доступ к сведениям о перевозке посредством электронного ресурса;
• количество запросов контролирующих органов на представление того или иного документа сократится, так как они будут иметь доступ к информационной системе с данными о перевозках.

Реестр операторов электронных перевозочных документов

Рассматриваемый реестр ведет Минтранс РФ. Сведения, включенные в него, являются общедоступными (пп. 1, 4 Приказа Минтранса России от 10.02.2022 № 40).

Действует заявительный порядок включения в него компании. Решение о включении той или иной организации указанное ведомство принимает по согласованию с ФНС.
В реестр операторов могут попасть только юридические лица, которые отвечают установленным законом требованиям, а именно (пп. 1—5 ч. 4 ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):

1. Зарегистрированные на территории России.

2. В высшем органе управления и составе учредителей которого отсутствуют:
 иностранные граждане;
 граждане РФ, имеющие двойное гражданство;
лица без гражданства;
 иностранные юридические лица.
Указанные выше лица не должны также прямо или косвенно участвовать в уставном капитале оператора.

3. Имеющие в собственности или на ином законном основании расположенную на территории России информационно-телекоммуникационную инфраструктуру, представляющую собой совокупность сетей и технических устройств, в том числе программно-аппаратных комплексов, предназначенных для обработки и хранения данных, получаемых от участников информационного взаимодействия, и программно-аппаратных средств доступа к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Она должна при этом обеспечивать обработку сведений, представленных в электронном виде, их передачу в государственную информационную систему в круглосуточном режиме.

4. Обладающие на праве собственности аппаратными средствами электронной подписи и имеющие право использовать соответствующие программные средства.

5. Имеющие чистые активы, стоимость которых составляет не менее 300 млн рублей.

6. Не должны иметь задолженности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов, процентов, подлежащих уплате в соответствии с налоговым законодательством РФ.

7. На день подачи заявления о включении в рассматриваемый реестр компания не должна находиться в процессе реорганизации, ликвидации или предстоящего исключения из единого государственного реестра юридических лиц по решению регистрирующего органа, а также являться лицом, в отношении которого возбуждено производство по делу о банкротстве.

Если компания соответствует указанным выше требованиям, для включения в реестр операторов она должна (п. 4 Приказа Минтранса России от 25.05.2022 № 200):

1. Составить заявление по установленной форме (приложение к приказу № 200).

2. Присоединить к нему копии документов, подтверждающих соответствие обязательным требованиям, а именно:
• справку об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сбора, плательщиком страховых взносов, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов, процентов. Получить ее необходимо не позднее чем за 20 рабочих дней до даты подачи заявления;
• бухгалтерский баланс и расчет стоимости чистых активов, подтверждающие:
 наличие в собственности или на ином законном основании расположенной на территории России телекоммуникационной инфраструктуры, представляющей собой совокупность информационно-телекоммуникационных сетей и технических устройств;
 обладание чистыми активами в размере не менее 300 млн рублей;
• подтверждение права собственности, владения или использования аппаратных средств электронной подписи;
• подтверждение права собственности (иного законного права на использование) на помещение на территории РФ связанной системы инженерной и IТ-инфраструктуры, оборудования, подключенного к внешним инженерным и телекоммуникационным сетям;
• перечень сертифицированных средств электронной подписи, соответствующих требованиям, установленным федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности в соответствии с п. 2 ч. 5 ст. 8 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ;
• договор и акты приема-передачи, подтверждающие право использования программных средств электронной подписи.
Направить описанный выше пакет документов можно как через портал «Госуслуги», так и посредством Интернета.
Помимо этого, соискатель должен провести демонстрацию работоспособности программ и систем, которые он планирует использовать (п. 5 Приказа Минтранса России от 25.05.2022 № 200).

Минтранс должен принять решение в течение 15 рабочих дней с момента поступления заявления от компании. По просьбе соискателя срок принятия решения может быть увеличен до 30 рабочих дней (п. 6 Приказа Минтранса России от 25.05.2022 № 200).

Отказать могут в следующих случаях (п. 9 Приказа Минтранса России от 25.05.2022 № 200):
• предоставлены недостоверные или неполные сведения, необходимые для включения в реестр;
• компания не соответствует установленным требованиям.

Если после включения лица в реестр у него изменились какие-либо сведения, указанные ранее, то оператор обязан в течение трех рабочих дней уведомить об этом Минтранс (п. 10 Приказа Минтранса России от 25.05.2022 № 200).

Определен также и перечень оснований для исключения организации из числа операторов (п. 12 Приказа Минтранса России от 25.05.2022 № 200):
• подача оператором заявления об исключении его из Реестра;
• невыполнение лицом одного или нескольких обязательных требований, описанных в ч. 4 ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ;
• исключение компании из Единого государственного реестра юридических лиц;
• представление оператором заведомо недостоверных сведений при подаче заявления о его включении в реестр.

Государственная электронная система перевозочных документов

Оператором ГИС ЭПД является Минтранс РФ. Все электронные перевозочные документы должны быть размещены в ней (ч. 6 ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

В рассматриваемую информационную систему попадают, например, следующие сведения (п. 10 Постановления Правительства РФ от 03.03.2022 № 281):
• о грузоотправителе (об уполномоченном им лице), лице, осуществляющем погрузку груза в транспортное средство, перевозчике, водителе, грузополучателе (уполномоченном им лице), заказчике услуг по организации перевозки груза;
• о грузе, в том числе о сопроводительных документах на груз;
• о приеме и выдаче груза;
• о транспортных средствах;
• о контейнерах;
• о стоимости услуг перевозки;
• о дате и времени создания электронного перевозочного документа, а также о его порядковом номере;
• сведения о фрахтовщике и фрахтователе;
• наименование груза;
• тип предоставляемого транспортного средства (при необходимости — количество транспортных средств);
• маршрут и место подачи транспортного средства;
• определенный или неопределенный круг лиц, для перевозки которых предоставляется транспортное средство;
• сроки выполнения перевозки;
• размер платы за пользование транспортным средством;
• порядок допуска пассажиров для посадки в транспортное средство, установленный с учетом требований, предусмотренных правилами перевозок пассажиров (в случае если транспортное средство предоставляется для перевозки определенного круга лиц);
• сведения, содержащиеся в путевом листе (ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ);
• прочая информация.

Указанные сведения должны поступать в инфосистему от оператора в течение 10 минут после их получения от участников электронного оборота (п. 2 Постановления Правительства РФ от 03.03.2022 № 281).

При поступлении производится проверка (п. 6 технических требований, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 03.03.2022 № 281):
• формата электронного перевозочного документа по XSD-описаниям;
• логики связи бизнес-данных;
• действительности усиленной квалифицированной (неквалифицированной) электронной подписи.

Установлен перечень государственных органов, которые имеют доступ к рассматриваемой информационной системе. Среди них  Постановление Правительства РФ от 03.03.2022 № 281):
• МВД,
• Минтранс,
• ФНС,
• Ространснадзор,
• Россельхознадзор,
• ФСБ.

По инициативе участника информационного взаимодействия могут быть внесены изменения в ранее представленные перевозочные документы. Нельзя исправить только электронную транспортную накладную в части (п. 10 Постановления Правительства РФ от 21.05.2022 № 931):
• сведений грузоотправителя о передаче груза при приеме груза перевозчиком;
• оговорок и замечаний перевозчика при приеме груза;
• сведений о приеме груза грузополучателем от перевозчика;
• оговорок и замечаний перевозчика при выдаче груза.

Обмен электронными перевозочными документами

Правила обмена электронной документацией закреплены в Постановлении Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.

При этом для каждого вида электронного перевозочного документа установлены свои правила и схемы обмена (приложения № 1—12 к правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931).

Проще говоря, участник информационного обмена сначала направляет тот или иной электронный документ оператору, с которым у него заключено соглашение. В этот момент ему присваивается номер-идентификатор. Оператор, в свою очередь, проверяет (п. 8 Постановления Правительства РФ от 21.05.2022 № 931):
• файл обмена на соответствие утвержденному формату;
• уникальный идентификатор на его уникальность и на принадлежность пулу (массиву значений) уникальных идентификаторов документа, выданных участнику информационного взаимодействия по его запросу из пула (массива значений) уникальных идентификаторов документа, ранее полученных оператором инфосистемы электронных перевозочных документов из государственной инфосистемы;
• действительность усиленной квалифицированной (неквалифицированной) электронной подписи.

Затем документ направляется в государственную информационную систему, где снова производится проверка (п. 15 Постановления Правительства РФ от 21.05.2022 № 931):
• на соответствие формату;
• уникального идентификатора документа на его уникальность;
• уникального идентификатора документа на принадлежность пулу (массиву значений) уникальных идентификаторов документа;
• действительности усиленной электронной подписи;
• соблюдения последовательности получения файлов обмена от участников информационного взаимодействия;
• идентификатора оператора инфосистемы электронных перевозочных документов на соответствие информации, содержащейся в реестре операторов.

Далее документы поступают другим участникам информационного обмена, которые смогут ознакомиться с ними и подписать электронной подписью.