Электронный документооборот: отдел кадров по-новому

Организовать электронный кадровый ДО могут компании, которые планируют создавать, использовать, передавать и хранить кадровые документы в электронном виде, не дублируя их на бумаге.

Обмениваться кадровой электронной документацией можно со всеми сотрудниками, в том числе с удаленщиками.

Перевод кадровых документов в электронный вид происходил поэтапно.

Вначале чиновники разрешили вести кадровую электронную документацию, которую в то же время требовалось дублировать на бумаге.

На следующем этапе внедрения ЭКДО можно было принять участие в эксперименте по оформлению кадровых бумаг только в электронном формате, без ведения бумажных дубликатов.

Двадцать второго ноября 2021 года эти правила были утверждены федеральным законом № 377-ФЗ. В связи со вступлением в силу данного закона ЭКДО был фактически введен в сферу трудовых отношений.

С этого момента организовать ведение кадровых дел в электронном формате компаниям разрешили посредством:

– информационной системы работодателя (ИСР). Работать с данной системой можно было уже с 22 ноября 2021 года. ИСР обеспечивает создание, подписание, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений. При этом работодатель вправе разработать собственное программное обеспечение, но может использовать и покупное;

– портала «Работа в России». Цифровую систему «Работа в России» можно использовать только после 1 сентября 2022 года. Доступ к цифровой платформе «Работа в России» можно получить в том числе с помощью единого портала госуслуг.

При этом введение порядка взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» или ИС работодателя и госуслуг возложили на кабмин. В рамках этих функций правительство издало Постановление от 01.07.2022 года № 1192. С его помощью чиновники установили порядок обмена компаний и сотрудников кадровыми электронными документами через сайт госуслуг.

С первого сентября 2022 года появится возможность оформлять, подписывать электронной подписью и отправлять работодателю кадровые документы с помощью личного кабинета.

Перевести в электронный вид можно почти все кадровые документы, за исключением некоторых.

В электронный вид нельзя переводить:

– трудовые книжки;

– сведения о трудовой деятельности;

– акты о несчастном случае на производстве;

– приказы или распоряжения об увольнении;

– документы, которые подтверждают прохождение инструктажа по охране труда.

Вышеперечисленные документы нужно оформлять по обычным правилам.

Напомним, что теперь при приеме на работу следует оформлять только трудовой договор. Использовать как в бумажном, так и в электронном кадровом деле приказ о приеме на работу необязательно. Его исключили из необходимых для оформления документов, поскольку в нем дублируется информация, содержащаяся в трудовом договоре с сотрудником. Принимая на работу нового сотрудника, работодатель вправе, но не обязан оформлять приказ.

В кадровом ЭДО используются следующие электронные подписи:

– усиленная квалифицированная электронная подпись фирмы;

– усиленная квалифицированная электронная подпись сотрудника;

– усиленная неквалифицированная электронная подпись сотрудника;

– простая электронная подпись сотрудника.

Виды подписей, используемых в ЭКДО, дифференцируются в зависимости от информационной системы, с которой работает компания.

Усиленную КЭП работодателя, УКЭП или усиленную неквалифицированную ЭП лица используют при оформлении документов с помощью информационной системы работодателя:

– при заключении трудовых или ученических договоров, договоров о материальной ответственности, на получение образования;

– при оформлении заявления на увольнение, приказа о применении дисциплинарных взысканий;

– для ознакомления с приказом об увольнении, с уведомлением об изменении условий трудового договора.

При подписании иных электронных документов можно использовать простую электронную подпись работника в ИС работодателя. Она применяется, если соглашением сторон трудового договора установлены правила идентификации лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

Если компания организует ЭКДО при помощи ИС «Работа в России», используется УКЭП или УНЭП.

Расходы на получение ЭП для сотрудников компания обязана взять на себя.

Каждый работодатель  решает самостоятельно, переходить на электронный КДО или нет. Однако сроки перехода зависят от того, участвовали или нет компании в эксперименте Минтруда в 2021 году.

Те компании, которые тестировали ЭДО, получили право применять этот документооборот с 16 ноября 2021 года. Если работодатели уже протестировали правила кадрового ЭДО, то мероприятия по полному переходу на них требовалось закончить до 1 июля 2022 года.

Если фирмы участия в этом не принимали, перейти на ЭКДО можно в любое время.

Для перехода на электронный КДО компании потребуется:

– определиться с системой, которая будут использовать при оформлении документов. Это может быть собственная система работодателя или сайт «Работа в России»;

– назначить кадровика, ответственного за переход на ведение электронных документов;

– издать локальный акт, например, положение об ЭКДО;

– уведомить персонал о переходе на ЭКДО и получить согласие на его использование.

Образец уведомления сотрудника о переходе на ЭКДО.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Руководителю отдела кадров
Петровой В.А.

Уведомление о переходе на электронный документооборот в сфере трудовых отношений
№ 23

г. Москва                                                                                                                              10 июля 2022 г.

Уважаемая Валерия Анатольевна!

Настоящим уведомляем Вас, что с 1 августа 2022 года ООО «Альфа» переходит на электронный документооборот в сфере трудовых отношений (далее – ЭДО).

В связи с внедрением в ООО «Альфа» кадровые документы можно составлять, подписывать и хранить в электронном виде, без дублирования на бумаге.

Для осуществления кадрового ЭДО ООО «Альфа» будет использовать собственную информационную систему. Вам создадут личный кабинет в информационной системе ООО «Альфа» и оформят усиленную квалифицированную электронную подпись.

Переход на ЭДО для Вас бесплатный. Все расходы, в том числе на оформление электронной подписи, несет ООО «Альфа».

Вы можете отказаться от перехода на ЭДО. В этом случае после 1 августа 2022 года ООО «Альфа» продолжит оформлять, использовать и хранить Ваши кадровые документы на бумаге.

Просим Вас не позднее 15 июля 2022 года представить заявление о согласии на переход на ЭДО либо об отказе вести кадровые документы в электронном виде.

Генеральный директор

ООО «Альфа»                                   ________________ Иванов А.А.

Руководитель отдела кадров

                                                            ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­________________  Петрова В.А.

С работниками, которые отказались взаимодействовать с работодателем по новым правилам, следует продолжить вести бумажный документооборот. Уволить лицо за отказ от участия в ЭКДО либо привлечь его к дисциплинарной ответственности на этом основании нельзя.

В таком случае работодателю придется оформлять документацию в двух форматах: в электронном – на тех, кто согласился с ЭДО, и в бумажном – на тех, кто отказался от перехода.

Сотрудников, которых компания трудоустроила после 1 января 2022 года, можно сразу перевести на ЭКДО. Получать у них согласие не нужно — но только в случае, если у новых работников нет трудового стажа.