Где посмотреть электронную трудовую книжку

На сотрудников, впервые поступающих на работу, наниматель заводит лишь электронную трудовую книжку (ч. 1 ст. 66.1, ч. 4 ст. 65 ТК РФ; ч. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Кроме того, ее необходимо вести и на остальной персонал. Но как сотруднику узнать, какие записи в нее внесены? Как получить выписку из электронной трудовой? Имеется ли у нанимателя доступ к ней? Ответы на эти вопросы изложены в статье.   

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Может ли работодатель посмотреть электронную трудовую книжку
2. Может ли работник посмотреть электронную трудовую книжку
3. Как посмотреть электронную трудовую книжку
4. Где посмотреть электронную трудовую книжку на «Госуслугах»

Может ли работодатель посмотреть электронную трудовую книжку

Все работодатели передают в СФР информацию о приеме, переводе и увольнении каждого сотрудника в электронном формате. В фонде все собранные данные обобщаются и хранятся в цифровом виде. По сути это и есть электронная трудовая книжка (ЭТК).

На лиц, которые начали трудовую деятельность в 2020 году и позже, классическая трудовая книжка уже не заводится. Все сведения хранятся в цифровом виде. Сотрудники, начавшие работать до указанного срока, по выбору продолжают вести бумажную трудовую или переходят на ее электронный аналог.

Если трудоустраивается человек с бумажной трудовой книжкой, все понятно: сведения о стаже новый наниматель возьмет из нее. Но как быть с сотрудниками, которые перешли на электронную трудовую? Ответ на это вопрос имеется в абз. 3 ст. 66.1 ТК РФ. Как сказано в указанной норме, устраиваясь на работу, сотрудник обязан предъявить новому нанимателю трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности вместо нее. В последнем случае речь идет о справке СТД-СФР или СТД-Р.

Форму СТД-Р каждый наниматель обязан выдавать сотруднику в день увольнения либо в процессе работы на протяжении трех рабочих дней с момента поступления соответствующего заявления.  В справке от нанимателя содержится вся необходимая информация, как то:

• сведения о месте трудоустройства: наименование нанимателя, его регистрационный номер, данные об изменении названия работодателя;
• данные о выполняемой работе: должность по штатному расписанию, специальность, профессия, квалификация специалиста, вид выполняемой работы;
• периоды работы с указанием реквизитов приказов и иной документации, подтверждающей прием на работу, перевод на другую должность или на другое место работы и увольнение (с указанием причины);
• код выполняемой функции (если имеется);
• данные о том, в каком виде сотрудник выбрал трудовую книжку (в справке указывается, подавал ли он заявление о переходе на ЭТК или предпочел ее бумажный аналог).

Форма СТД-СФР отличается только тем, что содержит информацию обо всех работодателях застрахованного лица.  Заказать ее можно в центрах государственных и муниципальных услуг, а также в цифровом виде.

Как видно из представленного перечня, данные, которые хранятся в ЭТК, практически полностью совпадают по содержанию с теми, которые указывают кадровики в бумажных трудовых книжках. В электронной версии не хватает лишь сведений о поощрении сотрудника. Поэтому информации из справки СТД вполне достаточно, чтобы новый работодатель ее использовал и для исчисления страхового стажа.

Посмотреть же электронную трудовую со всеми периодами трудовой деятельности работодатель не может. Доступ ко всем сведениям, которые в ней содержатся, имеется только у сотрудника. Каждый наниматель выдает работнику сведения только за время работы у него. Причем в соответствии с абзацем 6 статьи 66.1 ТК РФ работодатель обязан это сделать. Сведения о трудовой деятельности выдаются в виде бумажного либо электронного документа, заверенного надлежащим образом. В каком именно виде сотрудник хочет получить эти сведения, он указывает в заявлении.

Может ли работник посмотреть электронную трудовую книжку

В электронной форме сведения о трудовой деятельности формируются с 1 января 2020 года (ст. 3 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). На граждан же, приступивших к работе после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые вообще не заводятся (абз. 3 ст. 66 ТК РФ, ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Вся информация передается работодателем и хранится в СФР исключительно в цифровом виде.

Сотрудник, который перешел на трудовую книжку в электронном виде или впервые приступил к работе в 2020 году, может посмотреть, какие записи присутствуют в ней по специальной выписке. Но так как наниматели стали вносить в нее информацию начиная с 1 января 2020 года, сведения о трудовой деятельности до указанной даты в ЭТК могут отсутствовать. То есть в этом случае у человека, перешедшего на электронную трудовую, будет две книжки:

• бумажная, в которой указаны периоды работы включительно по 31 декабря 2019 года;
• электронная, в которую внесены периоды трудовой деятельности начиная с 1 января 2020 года.

При этом каждое застрахованное лицо может подать в СФР заявление о перенесении периодов работы до 1 января 2020 года в электронную трудовую (ч. 2 ст. 12 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). На основании записей в бумажной трудовой сотрудники фонда внесут информацию в ЭТК.

Проверять данные, занесенные в ЭТК работодателем, время от времени будет нелишним. Чтобы избежать проблем с начислением пенсии, назначением социальных пособий, оформлением кредита и прочее, лучше убедиться, что в СФР переданы все необходимые и верные сведения.

Если в выписке присутствуют ошибки, отсутствует определенная информация, человек может обратиться к работодателю, допустившему недочет для его устранения. Также откорректировать сведения можно путем обращения в СФР с соответствующим заявлением и подтверждающими документами, а также через госуслуги.

Что касается застрахованных лиц, которые приступили к трудовой деятельности до начала 2020 года и предпочли, как и раньше, вести трудовую на бумажном носителе, информация по ним также собирается в СФР в электронном виде. При этом наниматели продолжают заполнять классическую трудовую и не должны выдавать таким сотрудникам сведения о трудовой деятельности в форме справок СТД-Р. Но так как сведения в цифровом формате хранятся в СФР, возможность запросить их имеется. Результатом услуги станет справка СТД-СФР.

Как посмотреть электронную трудовую книжку

Граждане, ведущие трудовую деятельность или завершившие ее, могут запросить сведения из ЭТК в следующем виде:

• в бумажном, электронном формате у нынешнего или предыдущего нанимателя (в виде справки СТД-Р);
• только на бумажном носителе по всем работодателям в виде справки СТД-СФР – в МФЦ;
• на бумажном носителе по всем работодателям в виде справки СТД-СФР – в отделении СФР;
• в электронном виде по всем работодателям в виде справки СТД-СФР – через портал «Госуслуги».

Способ 1. Получение выписки у работодателя

У работодателя сможете взять информацию только о текущем периоде работы. О трудовой деятельности в других компаниях у него данных нет.  Кроме того, запросить выписку из ЭТК могут лишь сотрудники, которые подали заявление о переходе на нее. Если выбрали бумажную трудовую, информацию о трудовой деятельности по форме СТД-Р наниматель давать не обязан. На это указано в письме Минтруда РФ от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465.

Чтобы запросить сведения о трудовой деятельности, напишите на имя руководителя компании соответствующее заявление и укажите в нем, в какой форме вам необходима информация. Если у нанимателя имеется усиленная квалифицированная электронная подпись, по вашему желанию данные могут предоставить в электронном или бумажном формате. При ее отсутствии выписку вы сможете получить исключительно на бумажном носителе.

Как отмечено выше, информация о трудовой деятельности выдается в день увольнения в обязательном порядке, а также по запросу сотрудника на протяжении трех рабочих дней. Если в день увольнения наниматель не выдал выписку из ЭТК, можете обратиться за ней позже в любое время. Сотрудникам, не перешедшим на электронную трудовую, при увольнении отдадут бумажную ее версию.

Способ 2. Получение выписки в МФЦ

В МФЦ можно получить сведения о трудовой деятельности исключительно на бумажном носителе (абз. 4 ст. 66.1 ТК РФ). Обратиться можно в любое отделение центра по месту нахождения.

Чтобы получить услугу, придется документально подтвердить свою личность. Поэтому возьмите с собой паспорт. На месте составите соответствующее заявление и передадите специалисту центра. Выписка будет готова на протяжении 30 минут  с учетом ожидания в очереди (п. 18, 19 административного регламента, утвержденного Приказом СФР от 04.09.2024 № 1541).

Получить выписку может и ваш представитель. Но для этого при себе у него должна быть нотариально заверенная доверенность и паспорт.

Способ 3. Получение выписки в СФР

Запросить информация в СФР можно тремя способами: при личном посещении отделения фонда, предварительно записавшись на прием через официальный сайт или направив запрос по почте.

Чтобы получить бумажную выписку, надо обратиться в территориальное отделение фонда с документом, по которому можно удостоверить личность просителя (например, паспорт). На месте напишете заявление и получите сведения о трудовой деятельности по всем работодателям на протяжении 30 минут с учетом очереди (п. 18, 19 административного регламента, утвержденного Приказом СФР от 04.09.2024 № 1541).

Чтобы не ждать в очереди, можно записаться на прием через сайт СФР. Но для этого потребуется подтвержденная учетная запись на «Госуслугах». В этом случае не придется ожидать получения справки в очереди, а время ожидания сократится в 2 раза.

Учетная запись потребуется для входа в личный кабинет. После авторизации для записи на прием сделайте следующее:

• В нижней части страницы нажмите по строке «Заказ справок и документов».
• После автоматического перехода в личный кабинет на «Госуслугах» нажмите кнопку «Начать».
• Укажите, кого хотите записать на прием: себя или другого человека (представителя).
• Укажите, что именно вас интересует: «Справка или выписка».
• Проверьте ваши данные, а также телефон и нажмите «Верно».
• Укажите, где хотите записаться на прием (необходимо выбрать отделение фонда).
• Определите дату и время приема, а затем нажмите на кнопку «Записаться на прием».

В назначенный день вам необходимо явиться в отделение фонда с паспортом, написать заявление и получить выписку из ЭТК. Ожидание не должно занять более 15 минут (п. 19 административного регламента, утвержденного Приказом СФР от 04.09.2024 № 1541).

Также есть имеется возможность запросить информацию в территориальном отделении СФР, направив запрос по почте. В этом случае услуга будет предоставлена на протяжении 5 рабочих дней с момента регистрации запроса (п. 11 административного регламента, утвержденного Приказом СФР от 04.09.2024 № 1541).

Где посмотреть электронную трудовую книжку на портале «Госуслуги»

Проще всего запросить выписку из ЭТК в режиме онлайн через «Госуслуги». В ней будет представлена информация, которая имеется в СФР по всем работодателям.

Для получения услуги потребуется подтвержденная учетная запись. Чтобы заказать выписку, сделайте следующее:

• зайдите в личный кабинет;
• в верхнем меню перейдите в раздел «Услуги»;
• в блоке «Справки_Выписки» нажмите по пункту «Выписка из электронной трудовой книжки»;
• ознакомьтесь с информацией и нажмите кнопку «Получить выписку» для отправки запроса.

Выписка из ЭТК появится в личном кабинете на протяжении 15 минут в формате pdf. Он будет подписан электронной подписью. Его вы можете скачать на компьютер или переслать по электронной почте. Если выписку необходимо заверить, можете обратиться в СФР или к нанимателю.

Также вы получите выписку в формате XML. При визуальном осмотре она похожа на набор символов. В данном формате справки могут запрашивать банки.