Кадровый резерв организации

Кадровый резерв сэкономит время и силы на поиске работников для вакантных должностей. Также резервистов готовят для должностей, которые вскоре будут введены или освободятся. Из материала вы узнаете, что такое резерв кадров и для чего он нужен. Также разберемся, как его сформировать из собственных сотрудников и соискателей со стороны.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Что такое кадровый резерв
2. Внутренний кадровый резерв
3. Внешний кадровый резерв
4. Для чего нужен кадровый резерв
5. Формирование кадрового резерва организации

Что такое кадровый резерв

Кадровый резерв – это перечень, формируемый из лиц, образование, деловые качества, опыт и перспективы роста которых позволяют занимать определенные должности в организации.

В России резервная группа работников в обязательном порядке формируется для замещения должностей государственной гражданской и муниципальной службы (законы от 27.07.2004 № 79-ФЗ, от 02.03.2007 № 25-ФЗ). На муниципальном уровне законодатели также разрабатывают собственные нормы. Например, в Москве это Постановление правительства Москвы от 19.03.2002 № 185-ПП.

В частном бизнесе формированием резервной группы работников в большинстве случаев занимаются крупные предприятия. Также она необходима организациям с большой текучкой или дефицитом кадров, отсутствием преемственности и иными сложностями. Подумать о создании резерва можно, если предстоит расширение производства или рынка сбыта продукции.

Запас персонала можете формировать на свободные должности, а также на те, что заняты, но могут стать вакантными по тем или иным причинам. Например, если сотрудник является пенсионером и может в любой момент уволиться. Также зарезервировать персонал можно на новые должности, которые планируется ввести в организации в скором времени.

Чтобы упростить работу по формированию кадрового резерва, разработайте список определенных критериев, которым должен отвечать кандидат. Это может быть:

• Общий стаж. Многие работодатели опасаются принимать на работу совсем неопытных людей. Чтобы исключить данную категорию соискателей, можете одним из критериев сделать общий стаж работы. Допустим, на должности руководителей среднего звена можно отбирать кандидатов с трудовым стажем от 3–5 лет, высшего звена – от 5–7 лет.
• Образование. Если речь идет о начальнике отдела, цеха либо иного подразделения, кандидату на включение в резерв кадров достаточно высшего образования. Если же вы подбираете претендентов на должности высшего управления, рассматривайте претендентов с высшим образованием в области управления, экономики или финансов.
• Опыт работы на аналогичной должности. На руководящие должности лучше резервировать претендентов, которые получили опыт работы на аналогичных позициях в других компаниях.
• Результаты работы. Резервируйте сотрудников, которые показывают хорошие результаты. Если же на включение в резерв вы оцениваете претендента извне, поинтересуйтесь у него о наличии благодарственных писем, грамот, нагрудных знаков, наград и прочее. Информацию о различного рода награждениях за профессиональные успехи обычно вносят в трудовую книжку.
• Тестирование. Для претендентов на включение в резервную группу можно разработать тесты, которые оценивают личностные и профессиональные качества, стремление претендента к саморазвитию, профессиональному росту, его адаптивность, стрессоустойчивость, умение грамотно распределять время.

Для создания резерва кадров и работы с ним недостаточно участия руководства и кадровиков. Учитывая специфику отбора претендентов, отличие профессиональных и личных навыков на разные должности, для которых создается запас персонала, к работе с ним следует привлекать специалистов разных областей. Это могут быть психологи, юристы, начальники подразделений, профсоюзные органы и прочее. Для решения вопросов по кадровому резерву создайте специальную комиссию или комитет. Определите внутренним нормативным актом состав данного органа и его основные задачи – работа с резервистами, выработка решений, которые касаются создания резерва. Например, многие компании разрабатывают положение о кадровом резерве. Оно может определять:

• функции и смысл создания резервной группы работников;
• должности, для которых нужно создавать запас персонала;
• регламент создания и обновления резерва;
• критерии, по которым будет проходить отбор;
• критерии и правила, по которым кандидаты будут исключаться из резерва;
• регламент подготовки зарезервированных работников (для этого может быть предусмотрена индивидуальная обучающая программа);
• процесс анализа эффективности работы с зарезервированными кадрами.

Также в положение можете добавить в виде приложений бланки документов, которые будут оформляться при работе с резервистами.

Внутренний кадровый резерв

Внутренний резерв формируется из работников компании, которые сумели пройти отбор и готовы к замещению вышестоящих или схожих со своей должностей в другом подразделении. У внутренних кандидатов по сравнению с внешними имеются такие преимущества:

• внутренние кандидаты рассматриваются первыми на закрытие вакансий компании;
• имеется возможность оценить результаты работы претендента, провести его переобучение или подготовку к работе на другой должности;
• работников включают в программу управления персоналом.

Внутренний резерв создается для аналогичных или вышестоящих должностей. В первом случае сотрудник может сразу занять другую должность в своем или другом отделе. Для этого не потребуется переобучать работника, направлять его на курсы и прочее. То есть в данном случае от компании не нужны никакие усилия и затраты.

Если вы формируете резерв на позиции руководителей, потребуются затраты на развитие претендентов в профессиональном и деловом плане. Чтобы подготовить человека к будущей работе, можно назначить ему наставника, направить на обучение. В качестве аттестации предложите ему разработать и защитить проект, который будет выгоден предприятию.

Внешний кадровый резерв

Во внешний резерв включают соискателей из кадровых агентств, которым удалось пройти собеседование и отбор, получить высокую оценку, но по тем или иным причинам их не пригласили на должность. При этом такие кандидаты могут привлекаться на работу по ГПД. Также это могут быть студенты, прошедшие стажировку в вашей компании.

Внутренний и внешний резерв можете формировать из претендентов, которые соответствуют будущей должности. Также в него можете зачислить людей, в которых виден потенциал роста и развития. При этом у таких претендентов может не хватать опыта работы или необходимой подготовки.

Для чего нужен кадровый резерв

Кадровый резерв позволит быстро заменить уходящего со своей должности сотрудника претендентом, который отвечает всем ее  требованиям. Важнейшие цели и задачи резерва состоят в следующем:

• определение потенциала персонала;
• постоянный мониторинг профессионального мастерства среди руководящего состава и рядовых работников;
• создание системы обновления руководящего звена, которая обеспечит компанию руководителями, способными принимать эффективные решения в соответствии с нюансами ведения бизнеса, способствовать его дальнейшему развитию;
• закрытие вакансий;
• быстрая замена уходящего сотрудника;
• мотивация работников к профессиональному росту;
• подготовка и переподготовка персонала;
• снижение кадровой текучки;
• продвижение специалистов предприятия;
• поддержание преемственности при замене работников;
• снижение рисков при поиске и отборе претендентов;
• поддержание непрерывности производственного процесса;
• улучшение результатов деятельности предприятия.

При создании и работе с резервной группой придерживайтесь следующих принципов:

1. Стремитесь к быстрому закрытию освобождающихся вакансий внутренними кандидатами. На поиски внешних соискателей может уйти до нескольких месяцев. При этом за счет внутреннего резерва вакансию можно закрыть за пару дней или недель. Ваша компания обучит претендентов, готовых сразу занять свободную должность. Для обновления руководящего звена лучше иметь не менее 3–4 кандидатов.
2. Обеспечьте непрерывную работу с резервными работниками. Регулярное планирование карьерного роста кандидатов, развитие профессионального мастерства, подготовка к замещению должностей обеспечит корректное управление персоналом.
3. Анализируйте результаты труда зарезервированных работников, которые заняли освободившиеся места. Важны реальные показатели работы. Также узнайте, доволен ли кандидат своей деятельностью и новой должностью, что думает об этом его руководитель. Отслеживайте количество работников, которые не справляются с новой трудовой функцией и переходят на старые должности или увольняются.
4. Планируйте подготовку и переподготовку резервистов с учетом потребностей компании. Проанализируйте стратегию ее развития, предстоящие планы на ближайшие 1–3 года. Например, если компания намерена наладить выпуск новой продукции, необходимы руководители подразделений, знакомые с ее особенностями, возможными проблемами и способами их решения.

Формирование кадрового резерва организации

Процесс формирования резервной группы  начинается с определения ключевых должностей, для которых она требуется. Для руководящего звена управленческий резерв формируйте вне зависимости от того, предполагает ли компания менять сотрудников, занимающих данные позиции.

Процедуру создания кадрового резерва можно разбить на несколько этапов.

Этап 1. Выдвижение кандидатур с учетом требований конкретной должности. Если речь идет о внутреннем резерве, претендентов предлагают их непосредственные руководители. Также некоторые сотрудники самостоятельно выдвигают свои кандидатуры. Для привлечения людей извне можно обратиться в кадровый центр. Следите, чтобы предлагаемые кандидаты отвечали требованиям по возрасту, образованию, трудовому стажу и прочее.

Этап 2. Разработка предварительного перечня кандидатов на включение в группу резервистов. Проанализируйте документы претендента (диплом об образовании, трудовую книжку, свидетельства о прохождении курсов повышения квалификации, аттестации и прочее).

Этап 3. Проверка индивидуальных черт претендента на включение в кадровый резерв. Для этого можно провести собеседование или тестирование. По итогам данных мероприятий  вы сможете определить деловые и лидерские качества человека, его психологические и индивидуальные особенности, уровень адаптивности, самостоятельности, инициативности и прочее. Результаты по кандидатам, которые справились с испытанием, а также прогнозы по каждому из них внесите в рекомендации по зачислению в группу резервистов.

Этап 4. Подготовка окончательного перечня работников, зачисленных в резервную группу. По каждому кандидату укажите должность, на которую он претендует. Итоговый перечень формируется на заседании комиссии, комитета или иного органа, который занимается вопросами кадрового резерва.

Этап 5. Утверждение перечня приказом руководителя предприятия. Перечень лиц, включенных в кадровый резерв, может быть открытым для всего персонала или предназначен для пользования ограниченным  кругом сотрудников. Соответствующее решение принимает руководитель компании. При этом учтите, что общий доступ к указанному перечню может породить конфликт между претендентом на должность и сотрудником, который ее занимает. Вместе с тем, если работник будет знать, что его зачислили  в группу резервистов, это станет для него стимулом для развития и дальнейшей плодотворной деятельности.

В процессе работы с кадровым резервом старайтесь обеспечить:

• выработку у резервиста качеств, которые необходимы для будущей должности;
• обучение резервистов, приобретение знаний, навыков и умений, необходимых для будущей должности;
• получение резервистами практического опыта работы (например, сотрудник может замещать основного работника на время отпуска или болезни).

Чтобы добиться поставленных целей, разработайте программу обучения. Особенно она необходима для управленческого резерва. В обучении можно задействовать ресурсы компании, а также услуги сторонних лиц и организаций.

При разработке программы исходите из особенностей должности, а также стажа и опыта работы кандидатов. Узнайте, согласны ли они проходить обучение и нуждаются ли они в профессиональном росте. С учетом всех этих принципов и разрабатывается индивидуальная программа обучения. Она может состоять в следующем:

• прохождение курсов, стажировки, тренингов;
• получение высшего образования или МВА;
• повышение квалификации.

При серьезном и ответственном подходе к работе с резервистами в компании оптимизируется численность сотрудников, пропадет текучка, наладится кадровое планирование.