Как сделать электронную трудовую книжку

Электронные трудовые книжки заводят на граждан, начавших трудовую деятельность с 2021 года. Бумажные трудовые на таких сотрудников не начинают вести. Граждане, приступившие к работе до указанной даты, могут перейти на ЭТК или отдать предпочтение ее бумажному аналогу. Но в последнем случае работодатель обязан вести как бумажную, так и электронную трудовую. А работник может в любой момент посмотреть, как ведется ЭТК. Из статьи вы узнаете, как заводится электронная трудовая, можно ли работнику оформить ее самому и как получить выписку из ЭТК.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

Можно ли оформить электронную трудовую книжку
Где оформить электронную трудовую книжку впервые
Как оформить электронную трудовую книжку
Как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно
Можно ли оформить электронную трудовую книжку через «Госуслуги»

Можно ли оформить электронную трудовую книжку

В электронной трудовой книжке (ЭТК) содержится информация о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудника. Собирается она в СФР и формируется на основании данных работодателя, которые отражаются в отчете ЕФС-1, а именно:

о сотруднике (его Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС);
месте и дате трудоустройства;
трудовой функции (должности, профессии, специальности, квалификации);
переводах на другие должности;
приостановлении и возобновлении трудового договора;
основаниях и причинах увольнения;
иные сведения в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (информация о работе на Крайнем Севере и приравненных к нему регионах, об отказе от бумажной трудовой или ее сохранении и прочее).

Как сказано в части 1 статьи 66.1 ТК РФ, обязанности по формированию в электронном виде информации о трудовой деятельности сотрудника выполняет работодатель. Он и передает ее в СФР, который, по сути, ведет электронную трудовую, накапливая сведения о каждом гражданине.

Все необходимые данные наниматель отражает в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 и направляет в фонд в следующие сроки:

об устройстве на работу – включительно до рабочего дня, следующего за днем подписания трудового договора;
о приостановлении, возобновлении, увольнении – после оформления приказа, включительно до следующего рабочего дня;
о подписании и прекращении договора ГПХ – не позднее следующего рабочего дня после одного из событий;
если работника перевели на другую должность либо он решил перейти на ЭТК – до 25-го числа следующего месяца.

Получается, что оформлением трудовой в электронном виде занимается наниматель совместно с СФР. Гражданам, устраивающимся на работу впервые, ЭТК будет заведена без их прямого участия.

Люди, выбравшие бумажную трудовую, могут оформить ее электронный аналог. Но следует понимать, что обратного пути уже не будет: вернуться опять на бумажную трудовую уже не получится.

Для перехода на ЭТК от сотрудника потребуется заявление в отдел кадров. Но перед его подачей рекомендуем проверить правильность записей в бумажной трудовой. Если имеются неточности, лучше сразу их устранить.

Где оформить электронную трудовую книжку впервые

При первичном трудоустройстве для оформления электронной трудовой работнику ничего специально делать не придется. Достаточно только подать нанимателю следующие документы (ст. 65 ТК РФ):

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
СНИЛС (при наличии);
документы воинского учета, если сотрудник военнообязанный или подлежит призыву (например, военный билет);
документ об образовании (диплом), о наличии квалификации или специального звания.

Если в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами к работе нельзя допускать лиц с судимостью, наниматель также потребует справку об отсутствии судимости. Например, она необходима при устройстве на работу водителем такси, автобусом, трамваем, педагогом и прочее.

Кроме того, для работы на морском, воздушном судне, на железнодорожном транспорте и прочее наниматель требует справки об отсутствии административных наказаний за употребление наркотиков, психотропных и иных веществ без назначения врача. Также в отдельных случаях работодатель может потребовать иные документы в зависимости от специфики работы.

Получив все указанные документы, наниматель оформляет приказ о принятии на работу и трудовой договор. После его подписания обеими сторонами сведения о сотруднике будут переданы в СФР. Специалисты фонда откроют на сотрудника индивидуальный лицевой счет, если он не был заведен ранее, и на основе данных, поступающих от нанимателя, в системе СФР начнет формироваться электронная трудовая.

Как оформить электронную трудовую книжку

Гражданин, который ранее выбрал бумажную трудовую, может в любое время перейти на ее электронную версию (ч. 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Для этого потребуется подать заявление в кадровый отдел. Составляется оно в произвольной форме на имя руководителя с указанием должности и Ф.И.О. заявителя. Формулировка может быть такой:

«Прошу с 21.01.2026 вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».

Завершается заявление датой написания и подписью заявителя.

Готовый бланк такого заявления имеется в учетных программах компаний, в частности, в «1С». Поэтому кадровики могут распечатать бланк и передать его сотруднику для заполнения. Обладает ли такими возможностями ваш наниматель, спросите у специалиста отдела кадров.

После получения заявления кадровик должен сверить записи в бумажной трудовой с информацией, которая имеется в СФР. Все даты и события должны совпадать: даты увольнения, приема, перевода и прочее. При наличии несоответствий необходимо выяснить, в каком источнике указана достоверная информация, а в каком — нет, и устранить ошибку.

Далее в бумажной трудовой специалист по кадрам делает пометку о том, что сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК. Данная запись заверяется подписью ответственного кадровика и руководителя, а также печатью (при наличии).

Затем на протяжении трех дней с момента принятия заявления бумажную книжку отдают сотруднику. В журнал учета трудовых вносится соответствующая запись с указанием даты и причины выдачи.

На основе полученного заявления кадровик заполняет соответствующий блок подраздела 1.1 отчета ЕФС-1 и направляет его в СФР. Сделано это будет до 25-го числа нового месяца. То есть, если заявление подано 21 января, информацию о переходе сотрудника на ЭТК в фонд направят до 25 февраля. На этом переход на электронную версию книжки завершается. Наниматель прекращает вести бумажную трудовую, сведения о сотруднике аккумулируются только в базе СФР.

Как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно

Как уже сказано, сотрудник не занимается оформлением ЭТК. При первичном трудоустройстве для этого достаточно передать необходимые документы нанимателю, во всех остальных случаях – подать заявление в кадровую службу. Но на практике под оформлением электронной трудовой часто понимается получение информации из нее. То есть выписки (справки). Данный документ необходим в следующих случаях:

при трудоустройстве к новому нанимателю – выписка подтверждает наличие стажа, опыта работы;
при оформлении некоторых социальных выплат и субсидий, если их получение зависит от наличия работы и трудового стажа;
при оформлении пенсии – в базе фонда может отсутствовать определенная информация, содержаться ошибки, в этом случае сотрудники СФР запросят дополнительную информацию;
для получения кредита, ипотеки, визы – в некоторых консульствах и банках запрашивают документы, подтверждающие трудоустройство при принятии решения об одобрении заявки;
при обращении в суд, если в процессе разбирательств судья запросит сведения о трудовом стаже;
если компания переходит на электронный кадровый учет – выписка потребуется для внесения информации о сотруднике в систему.

Необходимо отметить, что сведения о трудовой деятельности можно получить в виде справки СТД-СФР и (или) СТД-Р. Их форма утверждена Приказом Минтруда РФ от 10.11.2022 № 713н. По сути, в каждой из этих справок содержатся аналогичные сведения:

о сотруднике (его Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС);
нанимателе (наименование, регистрационный номер в СФР);
подаче заявления о переходе на ЭТК или продолжении ведения бумажной трудовой;
дата приема, перевода и увольнения сотрудника;
трудовая функция, ее код;
причины увольнения.

Но имеется одно существенное различие в данных документах: в справке СТД-Р содержатся сведения только о текущем работодателе, а в СТД-СФР – обо всех. Выписку СТД-Р выдают по месту трудовой деятельности. А у нанимателя просто нет доступа к данным о предыдущих местах работы сотрудника, поэтому он не может отразить их в документе.

Выходит, что СТД-СФР более информативна и получить ее могут даже граждане, трудовая деятельность которых до сих пор отражается в бумажных трудовых. Это объясняется тем, что информация о таких сотрудниках накапливается в базе СФР на основе данных, полученных от работодателей.

Получить выписку СТД-СФР можно следующими способами (абз. 3 ст. 66.1 ТК РФ):

В МФЦ. Записаться на прием в ближайшее отделение центра можно при посещении офиса или по телефону. При себе необходимо иметь паспорт и СНИЛС. На месте специалист предложит заполнить заявление по определенной форме, идентифицирует личность по документам, и примерно через полчаса вы получите выписку на бумажном носителе (абз. 4 ст. 66.1 ТК РФ, п. 18. 19 административного регламента, утвержденного Приказом СФР от 04.09.2024 № 1541).
В СФР. Получить сведения можно в территориальном отделении фонда. Записаться на прием можете через сайт СФР (при наличии подтвержденной учетной записи на госуслугах) или при личном посещении. В последнем случае вас должны принять на протяжении получаса (п. 18. 19 административного регламента, утвержденного Приказом СФР от 04.09.2024 № 1541). Записываясь на прием через сайт, вы укажите удобные для вас дату и время. Для удостоверения личности возьмите с собой паспорт.

В назначенное время после проверки вашей личности специалист фонда предложит заполнить заявление, после чего вы сможете получить бумажную справку СТД-СФР.

Запросить справку о трудовой деятельности можно и без личного посещения территориального отделения. Для этого достаточно направить туда письменный запрос по почте. Справку вышлют на протяжении 5 дней после регистрации вашего запроса (п. 11 административного регламента, утвержденного Приказом СФР от 04.09.2024 № 1541).

Справку СТД-Р наниматель обязан выдавать только тем сотрудникам, на которых ведется ЭТК (абз. 3, 4 ст. 66.1 ТК РФ). То есть это работники, начавшие трудовую деятельность после 2021 года, и те, кто с бумажной трудовой перешел на ее электронную версию.

Закон обязывает нанимателя выдавать выписку СТД-Р по заявлению работника на протяжении трех рабочих дней с момента получения запроса. Также справка выдается в обязательном порядке в день увольнения. Если уволенный работник не получил выписку в последний день работы, обратиться за ней можно в любой другой день.

В заявлении сотрудник может указать форму, в которой ему необходима информация о трудовой деятельности (в электронном или бумажном виде). При этом электронную выписку можно получить только при наличии у работодателя усиленной квалифицированной электронной подписи, так как ею заверяется электронный документ. В противном случае СТД-Р можно получить только на бумаге.

Можно ли оформить электронную трудовую книжку через «Госуслуги»

Портал «Госуслуги» считается простым и быстрым способом получения информации о занятости гражданина. Через данную систему каждый россиянин, создавший подтвержденную учетную запись, может запросить в СФР выписку из ЭТК в режиме онлайн. Результатом запроса станет справка по форме СТД-СФР. Причем получить ее могут все работающие: граждане, перешедшие на ЭТК, а также те, кто предпочитает трудовую в классическом виде.

Для получения справки сделайте следующее:

зайдите в личный кабинет;
перейдите в блок «Услуги» (его можно найти в строке верхнего меню);
в подразделе «Справки_ Выписки» щелкните по строке «Выписка из электронной трудовой книжки»;
после ознакомления с информацией нажмите на кнопку «Получить выписку», чтобы отправить запрос.

Через несколько минут (но не более чем через 15 минут) в личный кабинет придет выписка в формате pdf и XML. Pdf-документ – это стандартная справка СТД-СФР, подписанная электронной подписью. Ее можно отнести в СФР или нанимателю для официального заверения.

XML-документ выглядит как файл с набором символов. В таком формате сведения запрашивают банки.