Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Какие документы нужны при приеме на работу

Перечень документов, которые может затребовать работодатель при подписании трудового договора, закреплен на законодательном уровне. Часть из них обязаны предоставлять отдельные категории специалистов, часть – все будущие работники без исключения. О том, кто и какие документы должен предоставить при трудоустройстве, и пойдет речь в нашей статье.

Обязательные документы при приеме на работу по ТК РФ

Список документов, которые сотрудник должен предоставить при поступлении на работу, закреплен в ч. 1 ст. 65 ТК РФ. В перечень входят:

1. Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Паспорт гражданина РФ — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ на территории России (указ Президента РФ от 13.03.1997 № 232, положение о паспорте гражданина РФ, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828). Его обязан иметь каждый гражданин России, достигший 14-летнего возраста и проживающий на территории Российской Федерации. В некоторых случаях можно предъявить другие документы, удостоверяющие личность, как то:
• свидетельство о рождении – лица, не достигшие возраста 14 лет;
• временное удостоверение личности гражданина РФ – лица, чей паспорт оформляется, например, при замене документа с достижением его владельцем определенного возраста, при утрате или хищении паспорта;
• удостоверение личности военнослужащего, военный билет солдата, матроса – для военных;
• документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина или лица без гражданства.

2. Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР. Эти документы не нужны работнику, устраивающемуся на работу впервые. Если сотрудник, ранее отказавшийся от бумажной трудовой книжки, представляет оригинал справки СТД-ПФР при новом трудоустройстве, работодатель вправе вернуть его или оставить у себя. По мнению Роструда, выбор остается за работодателем, поскольку этот вопрос не урегулирован законодательством («Обзор актуальных вопросов от работников и работодателей за сентябрь 2020 года» с сайта «Онлайнинспекция.РФ»). Полагаем, что аналогичный подход можно применить, если предъявлена справка по форме СТД-Р. Однако существуют особенности при приеме совместителей и дистанционных сотрудников:
• если на работу устраивается совместитель и на него ведется трудовая книжка у основного работодателя, ему не нужно предъявлять трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности. Если устраивающийся по совместительству работник выбрал предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности, при устройстве на работу он предъявляет трудовую книжку с внесенной в нее записью о подаче соответствующего заявления, а также сведения о трудовой деятельности. Если сотрудник устроился на работу впервые после 31.12.2020, он предъявляет работодателю по совместительству только сведения о трудовой деятельности (ч. 1 ст. 65 и ст. 283 ТК РФ, ч. 8 ст. 2 Закона «О внесении изменений…» от 16.12.2019 № 439-ФЗ);
• дистанционный работник не обязан представлять трудовую книжку. В предъявленный документ сведения о трудовой деятельности вносятся по желанию сотрудника. Если трудовая книжка утрачена, повреждена или отсутствует по другой причине, работник может написать заявление с просьбой оформить ему новую трудовую. В заявлении нужно указать причину отсутствия документа. В этом случае работодатель обязан оформить новый документ (ч. 5 ст. 65, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, письмо Роструда от 31.03.2021 № ПГ/06237-6-1).

3. Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Это может быть:
• карточка СНИЛС, выданная до 01.04.2019;
• уведомление о регистрации в системе в виде электронного документа или на бумажном носителе по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п.
Исключение – первое поступление на работу лица, на которое не открыт индивидуальный лицевой счет. Работодатель должен представить в свой территориальный орган ПФР сведения для регистрации такого сотрудника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (абз. 4 ч. 1, ч. 4 ст. 65 ТК РФ, пп. 2, 3 ст. 9 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Информирование лица о регистрации в системе и выдача подтверждающего документа происходит через работодателя (письмо Минтруда РФ от 17.05.2019 № 21-3/В-574). Если трудовой договор о дистанционной работе заключен с лицом, впервые поступающим на работу, путем обмена электронными документами, то СНИЛС такой сотрудник получает самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

4. Документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу),в частности: (п. 5.1 ст. 8, п. 1 ст. 10 Закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ, п. 1 порядка, утвержденного Приказом Минобороны РФ от 18.07.2014 № 495):
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
• военный билет – для граждан, пребывающих в запасе;
• временное удостоверение, выданное взамен военного билета. Оно выдается при отсутствии документов, являющихся основанием для выдачи военного билета или при необходимости проверки их подлинности;
• справка, выданная взамен военного билета гражданам, не прошедшим военную службу по призыву, не имея на то законных оснований.

5. Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Документ нужен в отдельных случаях, установленных законом. Например, справка необходима при приеме на работу педагога (ст. 331 ТК РФ). Порядок выдачи и форму документа можно найти в административном регламенте, утвержденном Приказом МВД России от 27.09.2019 № 660.

6. Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний. Их необходимо предъявить, если работа требует специальных знаний или особой подготовки. К таким документам, в частности, относят диплом о среднем профессиональном образовании, дипломы бакалавра, специалиста, магистра (пп. 1–4 ч. 7 ст. 60 Закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 № 273-ФЗ). Пример документа о наличии специальных знаний – это, например, свидетельство бортпроводника, бортрадиста (абз. 10, 13 п. 1.2 Федеральных авиационных правил, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 12.09.2008 № 147 в соответствии со ст. 53 Воздушного кодекса РФ).

7. Справка о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за употребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача. Она нужна при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой по федеральным законам не допускаются те, кто подвергся этому наказанию. Например, лица, подвергнутые упомянутому наказанию, не принимаются на должности специалистов авиационного персонала, а также на работу, непосредственно связанную с обеспечением транспортной безопасности. Запрет действует до окончания срока, в течение которого они считаются подвергнутыми данному наказанию (абз. 3 п. 3.1 ст. 52 Воздушного кодекса РФ, п. 9 ч. 1 ст. 10 Закона «О транспортной безопасности» от 09.02.2007 № 16-ФЗ).

Дополнительные документы при приеме на работу

В отдельных случаях от будущего сотрудника требуют предоставление дополнительных документов (ч. 2 ст. 65 ТК РФ). К ним относят:
• справку о характере и условиях труда по основному месту работы – для внешних совместителей при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 283 ТК РФ);
• медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – для сотрудников, привлекаемых на работу в указанные районы и местности из других территорий (ст. 324 ТК РФ);
• разрешение на работу или патент, а также полис ДМС – для временно пребывающих в РФ иностранных граждан либо лиц без гражданства, за исключением тех категорий иммигрантов или лиц без гражданства, которые в соответствии с федеральными законами или международными договорами РФ вправе осуществлять трудовую деятельность на территории РФ без указанных документов (абз. 3 ч. 1 ст. 327.3 ТК РФ, п. 4 ст. 13 Закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
• решение комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав о допуске к педагогической или трудовой деятельности в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, соцзащиты и соцобслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних — для лиц, перечисленных в ч. 3 ст. 331 и ч. 3 ст. 351.1 ТК РФ, которые намерены заниматься каким-либо из названных видов деятельности. Решение принимает указанной комиссия в соответствии с правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 05.08.2015 № 796;
• письменное согласие одного из родителей (попечителя) на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 15 лет (ст. 63 ТК РФ);
• разрешение или письменное согласие органа опеки и попечительства на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 14 и 15 лет соответственно (ст. 63 ТК РФ).

Некоторые лица при поступлении на работу обязаны представить сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (своих, супруга, несовершеннолетних детей). В частности, такие данные нужны (ч. 1 ст. 8 Закона «О противодействии коррупции» от 25.12.2008 № 273-ФЗ):
• при назначении на должности руководителей государственных (муниципальных) учреждений;
• поступлении на госслужбу;
• поступлении на муниципальную службу на определенные должности;
• приеме на работу в Центральный банк РФ на определенные должности;
• приеме на работу в государственные корпорации на определенные должности;
• приеме на работу на определенные должности в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
• приеме на работу на определенные должности в иные организации, которые созданы для выполнения задач, поставленных перед федеральными государственными органами. Перечень названных организаций, а также перечень должностей, утверждены Постановлением Правительства РФ от 22.07.2013 № 613;
• приеме на работу на должности финансового уполномоченного, руководителя службы обеспечения деятельности финансового уполномоченного.

Если в перечисленных случаях лицо не представит сведения о доходах и имуществе, работодатель вправе отказать ему в приеме на работу (ч. 8 ст. 8 закона № 273).

Работодатель может предложить, а сотрудник по собственной инициативе может предоставить:

1. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе с присвоением ИНН (п. 7 ст. 83, п. 2 ст. 84 НК РФ). Налоговые органы не вправе отказать налоговому агенту в приеме представляемой в фискальный орган отчетности, в которой в сведениях об отдельных физических лицах – получателях доходов не указан ИНН по причине его отсутствия (письмо МНС РФ от 27.02.2001 № БГ-6-12/169@). Поэтому свидетельство о присвоении ИНН к обязательным при устройстве на работу документам не относится.

2. Свидетельства о рождении детей. Они необходимы, если сотрудник планирует получать вычеты по НДФЛ, а также пользоваться гарантиями и компенсациями, предусмотренными для работников, имеющих детей (ст. 254–263, 264 ТК РФ, пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

3. Сведения о себе, необходимые работодателю и территориальному органу ФСС РФ для выплаты страхового обеспечения (п. 2 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).

4. Справку о сумме заработка с места работы у другого работодателя для расчета пособий по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни (ст. 13 Закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Обсуждение