Карточка учета организации: форма № 18

Каждая вновь созданная компания направляет в военный комиссариат карточку учета организации (форму № 18). Далее она сдается ежегодно. В материале разберем, кто именно, в какие сроки и для чего сдает форму № 18. Расскажем, как она заполняется, а также предоставим бланк и образец заполнения для скачивания.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Кто сдает карточку учета организации
2. Карточка учета организации для военкомата
3. Как заполнить карточку учета организации
4. Срок сдачи карточки учета организации
5. Образец карточки учета организации
6. Скачать форму карточки учета организации

Кто сдает карточку учета организации

Обязанности по ведению воинского учета каждым юрлицом определены п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ. Для постановки на воинский учет компания должна быть зарегистрирована как организация, в которой ведется воинский учет. Но на законодательном уровне не определено, как именно провести данную регистрацию. Для решения данного вопроса работодатели обычно обращаются в комиссии по бронированию, созданные на муниципальном уровне, или в военкоматы.

Более подробные рекомендации о том, как именно поставить организацию на воинский учет, вы найдете в нашей статье. Но обычно для регистрации у компании запрашивают карточку учета организаций по форме № 18. Ее направляют в комиссию по бронированию и военкомат сразу после того, как завершена регистрация компании в налоговой и далее ежегодно. То есть форма № 18 – это один из отчетов, который обязаны сдавать в комиссию по бронированию и военкомат все вновь созданные и действующие юрлица, независимо от формы собственности и видов деятельности.

Карточка учета организации для военкомата

В карточке учета организаций указывается информация о предприятии, видах деятельности, а также о его сотрудниках, в том числе подлежащих воинскому учету. Обязательства по предоставлению карточки не установлены на законодательном уровне. При этом работодатель должен направлять в военный комиссариат информацию по воинскому учету своих сотрудников, сообщать об изменениях, отчитываться о текущем положении дел. Для этого и необходима форма № 18. Она приведена в приложении № 1 к письму Минкультуры РФ от 21.10.2015 N 344-01-39-ВА. Бланк разработан 10 лет назад, но, несмотря на это, новая форма пока не утверждалась. По данной причине в 2025 и 2026 годах компании продолжат пользоваться старым бланком.

Но рассматриваемая форма не является бланком строгой отчетности, а лишь рекомендуется к применению. Каждый муниципалитет может устанавливать свою форму. Например, можно взять за основу бланк, рекомендованный Минкультом, и внести в него свои корректировки. Поэтому лучше узнать в военкомате или комиссии по бронированию, по какой форме необходимо подавать информацию.

Сведения, содержащиеся в отчетности, присутствуют в цифровом Реестре воинского учета. Но так как он работает пока не по всей стране, юрлица обязаны заполнять форму № 18 и направлять ее в военный комиссариат и комиссию по бронированию.

Как заполнить карточку учета организации

Для военкомата форма № 18 является учетной карточкой юрлица, по которой производится ежегодная сверка. Компания сообщает обо всех изменениях по персоналу, видам деятельности, о ликвидации и прочее. Обычно данный отчет заполняется в конце года по состоянию на первый день нового года. Например, в декабре 2025 года отчет формируют по состоянию на 01.01.2026.

Порядок заполнения карточки представлен в приложении № 2 к письму Минкультуры РФ № 344-01-39-ВА. Наша подробная инструкция поможет правильно заполнить все пункты карточки.

При заполнении лицевой стороны можете воспользоваться нашими рекомендациями:

• В строке 1 обязательно укажите полное название компании, как указано в ЕГРЮЛ или уставе. Если это ООО, напишите: «Общество с ограниченной ответственностью».
• Ниже напишите Ф.И.О. и должность руководителя, а также номер его телефона и факса. Допустим, Иванов Иван Иванович, генеральный директор, +7 999 999 99 99.
• В следующей строке укажите Ф.И.О., номер телефона (факса) сотрудника, который отвечает за воинский учет и бронирование в компании в таком формате: Петров Петр Петрович, +7 999 999 99 99.
• В строке 4 напишите дату регистрации или последней перерегистрации в налоговой, полное наименование отделения ФНС, серию и номер свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ.
• Далее в строках 5–7 укажите: юридический адрес компании, обозначенный в ЕГРЮЛ, фактический адрес, по которому работает юрлицо, и почтовый адрес, на который необходимо высылать письма.
• Если имеется головная организация, в строку 8 внесите ее название. Если она отсутствует, напишите: «Нет».
• В поле 9 необходимо указать основные коды организации: ИНН, ОГРН, ОКТМО (взамен ОКАТО), ОКПО, ОКОПФ, ОКФС, основной и неосновные ОКВЭДы.

При заполнении оборотной стороны придерживайтесь следующих рекомендаций:

• В строке 10 укажите, сколько человек работает в вашей компании. Считайте практически всех сотрудников: тех, кто работает, находится в отпусках, отгулах, на больничном и прочее. Не учитывайте только тех, кто работает по совместительству.
• Ниже (в поле 10.1) из строки 10 выделите тех, кто находится в запасе. Подсчитать сотрудников, пребывающих в запасе, можно по информации, указанной в военном билете. Не забывайте,  что в запасе могут числиться женщины с военно-учетной специальностью.

В поле 10.1 имеется несколько подпунктов: «а», «б» и «в». Чтобы заполнить подпункт «а», подсчитайте, сколько у вас работает офицеров. К ним относят сотрудников со званиями:

• младшего лейтенанта,
• лейтенанта,
• старшего лейтенанта,
• капитана,
• майора,
• подполковника,
• полковника,
• генерал-майора,
• генерал-лейтенанта;
• генерал-полковника,
• генерала армии.

В подпункте «б» напишите, сколько сотрудников у вас работает со званиями прапорщика, мичмана, сержанта, старшины, солдата и матроса.

В подпункте «в» выделите, сколько сотрудников из числа тех, что указаны в пп. «б», имеют категорию годности к военной службе «В».

Проверьте, чтобы количество сотрудников, указанных в строке 10.1, совпадало с суммой строк 10.1 «а» и 10.1 «б».

• В строке 10.2 укажите, сколько сотрудников забронировала ваша компания на период мобилизации. Количество подсчитайте по числу удостоверений о брони.
• В пункт ниже внесите, сколько человек из сотрудников, указанных в строке 10.1, имеют мобилизационное предписание. Узнать это можно по соответствующему штампу в военном билете.
• В пункт 10.4 внесите количество призывников (мужчин в возрасте от 18 до 30 лет с «приписным» свидетельством и без военного билета).
• Если ваша организация бронирует граждан, то в пункте 10.5 укажите, сколько сотрудников у вас не забронировано. Показатель в данном пункте должен равняться разности строк 10.1 и 10.2.
• В строке 11 укажите: «Да», если ваша компания бронирует своих сотрудников. В противном случае напишите: «Нет».
• Если выше вы указали: «Да», в расшифровке строки 12 укажите:
• количество видов экономической деятельности, по которым проводите бронирование (строка  1);
• количество должностей, по которым проводите бронирование (строка 12.2).
• В строке 13 напишите, в сфере ведения какого органа госвласти находится организация (при необходимости). Коммерческие компании ставят здесь прочерк. Юрлица со смешанной формой собственности, которые находятся в региональном ведении, пишут: «Субъекта РФ». Федеральное ведение обозначается аббревиатурой «ФОИВ» (Федеральный орган исполнительной власти).
• В строке 14 укажите, входит ли ваша организация в орган госвласти или местного самоуправления. Здесь нужно поставить: «Да» или «Нет». Для частного бизнеса указывайте: «Нет».
• Строку 15 заполняйте, если вы проводите бронирование сотрудников, находящихся в запасе.
• Ниже укажите должность руководителя, его Ф.И.О., рядом ему необходимо расписаться. Если у вашей компании имеется печать, заверьте ею документ. Проставьте дату формирования отчета.
• Строка о ликвидации заполняется районной комиссией, если ваша организация будет ликвидирована.

Если по каким-либо строкам у вас отсутствуют количественные показатели, проставляйте нули.

Карточку распечатайте на одном листе формата А4. С одной его стороны будет лицевая часть, на другой стороне – оборотная часть.

Сформируйте сразу три экземпляра отчета:

• один следует передать в муниципальную комиссию по бронированию. Ответственный сотрудник примет карточку, проставит в ней регистрационный номер вашей компании. А вы проставите его на оставшихся двух экземплярах;
• второй экземпляр направьте в военный комиссариат, в котором ваша компания числится на учете;
• третий сохраните у себя. Срок хранения карточки учета составляет 5 лет (п. 458 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Срок сдачи карточки учета организации

В первый раз карточку придется сдать в военкомат и комиссию по бронированию на протяжении 14 дней с момента регистрации компании в ЕГРЮЛ. Далее отчет сдавайте ежегодно до 31 декабря. Как показывает практика, обычно это делают в ноябре–декабре. Вместе с карточкой сдавайте формы № 6 и 19.

Более точную информацию о сроках сдачи отчетности дадут в местном военкомате. Дело в том, что эти сроки могут меняться в зависимости от муниципалитета. Также информация может быть размещена на сайте местной администрации. Например, юрлица из Москвы могут посмотреть сроки на портале mos.ru в разделе «Территориальные органы власти».

Образец карточки учета организации

Заполнение карточки можете проводить по нашему образцу.

Приложение № 1

Форма № 18

По состоянию на 01.01.2026                                                             Регистрационный номер ___________

(по учету районной комиссии)

КАРТОЧКА

учета организации

1. Полное наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Цветное настроение»
2. Ф.И.О., должность и номер телефона (факса) руководителя Сидоров Иван Петрович, генеральный директор, +7 999 999 99 99
3. Ф.И.О., телефон (факс) ответственного за воинский учет и бронирование Миронова Анастасия Сергеевна, +7 999 999 99 99
4. Дата и место регистрации (перерегистрации) 12.07.2015, инспекция Федеральной налоговой службы России № 27 по г. Москве, серия 77, № 159662784
5. Юридический адрес 125000, г. Москва, ул. Черемушкинская, д. 150
6. Фактический адрес 125000, г. Москва, ул. Черемушкинская, д. 150
7. Почтовый адрес 125000, г. Москва, ул. Черемушкинская, д. 150
8. Вышестоящая организация — нет
9. Основные коды организации:

10. Сведения о работающих:

всего работающих — 76

из них:

10.1. Граждан, пребывающих в запасе, — 33                                                                                                       из них:

а) офицеров и генералов — 10;

б) прапорщиков, мичманов, сержантов и старшин, солдат и матросов — 23;

в) в том числе ограниченно годных к военной службе — 9.                                                                   

10.2. Забронировано граждан, пребывающих в запасе — 0.                                                          

10.3. Граждан, пребывающих в запасе, имеющих мобпредписание, —  0.                                                                                                                              

10.4. Граждан, подлежащих призыву на военную службу, — 12.

10.5. Незабронированных граждан, пребывающих в запасе, — 0.                                                       11. Ведет ли организация бронирование (да, нет) — нет

12. Сведения о видах экономической деятельности и должностях, используемых в перечне должностей и профессий, по которым бронируются граждане, пребывающие в запасе:

12.1. Количество видов экономической деятельности —  0.                                                                      12.2. Количество должностей — 0.                                                                                                                  13. В сфере ведения какого органа государственной власти находится:

_________________________________­_-__________________________________________

14. Входит в  орган управления государственной власти, орган местного самоуправления (да, нет)                                                                                                                

15. Дополнительная информация:

Генеральный директор                        ____________                                            И.П. Сидоров

(руководитель организации)                   (подпись)                                      (инициалы, фамилия)

М.П.

«28″ декабря 2025 г.

Отметка о снятии с учета (ликвидации организации) _______________­­­­­­­­_________________

___________________________________________________________________________

(заполняется в районной комиссии)

Скачать образец заполнения карточки учета организации.

Скачать форму карточки учета организации

Чтобы не искать бланк карточки для заполнения в Интернете, можете скачать его здесь.