Компенсация за использование личного автомобиля

Выплата компенсации за использование личного автомобиля в 2023 году закреплена в Трудовом кодексе РФ как обязанность работодателя. Претендовать на выплату могут сотрудники, которые используют свои машины в интересах работодателя вследствие служебной необходимости. Например, при разъездной работе или в командировках.

На данный момент нормы компенсации расходов за использование личного автотранспорта в служебных целях следующие:
• для владельцев легкового автомобиля мощностью до 2 тыс. куб. см. – 1 200 рублей;
• собственников авто с мощностью двигателя свыше 2 тыс. куб. см. – 1 500 рублей;
• обладателей мотоциклов – 600 рублей.
Такие правила установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92.

Разговоры об изменении норм компенсации расходов за эксплуатацию личного авто сотрудникам компании ведутся на уровне государственных чиновников на протяжении последних трех лет.

Еще в 2020 году в письме Минфина РФ 02.10.20 № 03-03-06/3/86372 чиновники сообщили, что изменения показателей компенсационных норм не предвидится, так как их увеличение приведет к снижению поступления налога на прибыль в региональный бюджет.

Однако уже в 2022 году в очередном письме Министерство финансов РФ заявило, что оценка необходимости пересмотра норм будет включена в проект рассмотрения бюджета на 2024–2025 годы (письмо Минфина РФ от 03.08.22 № 03-03-07/74968).

Несмотря на это, предприниматель или компания вправе использовать свои показатели для расчета компенсации. Главное – обосновать сумму расходов. Например, можно сравнить расходы со стоимостью такси или обосновать данными о потреблении бензина и ГСМ.

Важно установить сумму компенсации в разумных пределах. В противном случае налоговики могут прировнять компенсацию к заработной плате с дальнейшим доначислением налогов и взносов.

Информацию об установленной компенсации нужно прописать в трудовом договоре или в дополнительном соглашении. Обычно для этого в договоре указывают фиксированную сумму выплаты или расчетные показатели, которые влияют на размер компенсации (ст. 188 ТК РФ).

Компания возмещает работнику все затраты, которые могут возникнуть при использовании его личного транспорта в служебных целях. В частности, это касается и горюче-смазочных материалов.

Возможны два варианта расчета выплат: в виде фиксированной суммы, которая уже включает в себя все расходы на бензин, горюче-смазочные материалы и ремонт или в виде компенсации отдельных расходов, в которые входит и ГСМ.

Компенсационная выплата работнику за использование личного транспорта в служебных целях не облагается страховыми взносами и НДФЛ в размере, который согласовали работодатель и сотрудник (п. 1 ст. 217, п. 1 ст. 422 НК РФ).

По разъяснениям Минфина, чтобы применить освобождение от НДФЛ, работодателю потребуются документы, подтверждающие:
• право собственности работника на имущество, используемое в служебных целях;
• эксплуатацию автотранспорта в интересах предприятия;
• понесенные расходы.
Также во время проверки может понадобиться расчет компенсации, если не применяются нормы, утвержденные правительством.

Что касается налога на прибыль и УСН, то компенсацию можно отнести к прочим производственным расходам, снизив базу для расчета. Но учесть в расходах можно только часть компенсации в пределах лимитов (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Расходы можно доказать путевым листом, который подтвердит использование автомобиля в служебных целях и обоснованность расходов. В нем указаны реквизиты организации, данные на автомобиль, расход топлива и производственные маршруты.

Однако в налоговом кодексе нет обязательных требований к применению путевых листов, поэтому некоторые организации отказываются от их ведения. В этом случае расходы подтвердит копия техпаспорта, приказ руководителя и должностные инструкции сотрудников.

В бухгалтерском учете начисление компенсации за использование личного транспорта отражается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Для учета расходов используются счета 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) в зависимости от подразделения, в котором числится сотрудник.

Если компания выплачивает сотруднику компенсацию больше предусмотренной в законе, то в бухучете сумма компенсации будет учтена полностью, а в налоговом – в пределах установленных лимитов. В связи с этим в учете на сумму превышения образуется постоянная разница и соответствующий постоянный налоговый расход (ПНР).

Также в бухгалтерском учете компенсация в полном объеме признается на дату начисления, а в налоговом – на дату выплаты. При выплате компенсации в следующем месяце в учете возникнет вычитаемая временная разница (ВВР) и соответствующий ей отложенный налоговый актив (ОНА). Временная разница и отложенный актив погасятся в дату выплаты.

Пример. Выплата компенсации в размере большем, чем предусмотрено в законе.

Организация пользуется автомобилем сотрудника. Мощность двигателя авто не превышает 2 тыс. куб. см. На предприятии приняты нормы компенсации – 9 тыс. рублей.
В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 73 – начислена компенсация в сумме 9 тыс. рублей.
Дебет 99 Кредит 68 – отражен ПНР в размере 1 560 рублей (9 000 — 1 200) x 20 %).
Дебет 09 Кредит 68 – отражен ОНА в сумме 240 рублей (1 200 x 20 %).
Дебет 73 Кредит 51 (50) – выплачена компенсация в размере 9 тыс. рублей.
Дебет 68 Кредит 09 – погашен ОНА в размере 240 рублей (1 200 x 20 %).

В каждой компании установлен собственный алгоритм выплат компенсаций сотруднику за использование личного автомобиля. Но можно выделить два основных способа рассчитаться с сотрудником за использование его имущества.

Первый способ наиболее простой. Один раз прописать в трудовом договоре, соглашении или приказе фиксированную сумму и дату выплаты. Далее ежемесячно, в прописанную в договоре дату производить выплату на расчетный счет сотрудника.

Второй способ подразумевает подачу заявления со стороны работника. В заявлении работник указывает сумму понесенных расходов, период использования автотранспорта, данные ПТС, дату выплаты, банковские реквизиты. Второй вариант чаще используется при периодических выплатах, когда нет потребности в постоянной эксплуатации автомобиля сотрудника.

• Приказ о назначении компенсации за использование имущества сотрудника (автомобиля)
• Дополнительное соглашение к трудовому договору (использование личного автомобиля для служебных поездок