Работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников средствами, которые необходимы для выполнения трудовой функции. На деле это не всегда оказывается возможным. Сотрудники пользуются собственным транспортом, оргтехникой, инструментами для удобства и более эффективного выполнения своих трудовых обязанностей. Это влечёт дополнительные материальные затраты и повышенный износ вещей. Взамен сотрудник вправе рассчитывать на денежные выплаты. Что следует учесть в таком случае работодателю? Как не допустить злоупотреблений? Поговорим об этом в нашей статье.
Над статьей работали:
Автор: Елена Хребтиевская; редактор: Александр Чепенко
Содержание
- Когда работнику полагается компенсация за использование личного имущества?
- Компенсация за использование личного имущества в ЛНА
- Аренда имущества у работника
- Компенсация за использование личного имущества работника в учете
«Онлайн-подбор документов по теме трудовое право»
Бесплатная подборка документов (нормативные акты, судебная практика, формы, консультации) из базы КонсультантПлюс на дистанционной встрече с экспертом. После чего все найденные документы направляются вам на e-mail.
Нажимая на кнопку, вы даете свое согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой обработки персональных данных
Когда работнику полагается компенсация за использование личного имущества?
Из совокупности норм ч. 2 ст. 22 и ст. 188 ТК РФ вытекает следующий ответ: сотрудник имеет право на возмещение затрат, связанных с использованием личного имущества (ЛИ), при наличии следующих условий:
1) использование вещи связано с выполнением трудовой функции (осуществляется в интересах наймодателя) (поездка домой в обеденный перерыв на своём автомобиле для приёма пищи такому критерию не соответствует);
2) наймодатель аналогичное имущество не предоставил (работа на своём более современном и производительном ноутбуке при наличии служебного, пригодного для выполнения трудовых обязанностей, не предполагает безусловное право на компенсацию);
3) наймодатель осведомлён о факте использования ЛИ сотрудником и не возражает против этого. Подтвердить такую осведомлённость может только фиксация соответствующего обстоятельства в письменном виде (в трудовом договоре и/или локальных правовых актах (ЛПА)).
Данный вывод согласуется с позицией Роструда, выраженной в письме от 05.02.2025 № ПГ/00849-6-1.
Под личным имуществом для целей настоящей статьи понимаются вещи, которые принадлежат работнику на праве собственности/ином законном основании. Это может быть транспортное средство (ТС), оргтехника, мобильный телефон, инструменты.
Работнику положены не только возмещение понесённых затрат (ремонт/приобретение ГСМ/мойка, платная парковка), но и компенсация за сам факт применения ЛИ в служебных целях и его износ (амортизацию).
Для некоторых сфер размеры компенсации утверждены нормативно. Такие сферы касаются государственной службы. Для коммерческих организаций соответствующее правовое регулирование отсутствует. Наймодатель имеет право устанавливать размер возмещения по своему усмотрению. Договорённости с конкретным сотрудником закрепляются в трудовом договоре (ТД) при приёме на работу/дополнительном соглашении к нему. Значение имеет именно письменная форма.
Чем более подробно в ТД будут изложены соответствующие пункты, тем меньше разногласий может возникнуть в дальнейшем.
Если сотрудник осуществляет разъезды по служебной необходимости на своём ТС, в трудовом договоре целесообразно отразить:
| Обоснование необходимости использования ЛИ |
Указывается:
|
Основание со ссылкой на должностную инструкцию и/или перечень служебных обязанностей. Цель (визиты к клиентам/иная служебная необходимость). |
| Факт принадлежности конкретному лицу | Серия и номер ПТС | |
| Характеристики ЛИ | Марка, модель, год изготовления, рабочий объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN), цвет. | |
| Характер возмещения | Сумма компенсации и/или возмещения. В качестве ориентира для расчёта расхода ГСМ могут применяться нормы, утверждённые Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. | |
| Порядок подтверждения затрат | Прописывается, как и когда работник должен отчитываться, какие документы ему надлежит прилагать (заявление, чеки ККТ АЗС). | |
| Даты выплаты денежных средств | ||
Неоформление работодателем договорённостей с сотрудником в письменной форме само по себе не лишает последнего права на возмещение понесённых затрат. Условие ─ работодатель знал, что его сотрудник выполняет трудовую функцию на личном ТС, и допускал это (определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации от 07.11.2022 № 5-КГ22-91-К2).
Что следует учитывать при установлении/согласовании с сотрудником суммы компенсации?
Затраты на компенсацию в установленных пределах влияют на налоговую базу по налогу на прибыль (такие затраты можно учесть в составе расходов). Некоторые наймодатели руководствуются такими пределами в качестве ориентира для определения размера компенсации. К примеру, компания устанавливает сумму возмещения за разъезды на личном автомобиле в служебных целях в размере 2400 ₽ в месяц. Цель ─ не выйти за порог суммы, которую можно учесть в составе «прочих расходов на производство (реализацию)» (именно такая сумма предусмотрена для учёта возмещения применительно к автомобилям с объёмом двигателя менее 2000 см³).
Допускается устанавливать и бо́льшую сумму, но учесть её целиком при исчислении налоговой базы не получится (п. 38 ст. 270 НК РФ).
Могут ли «удалёнщики» рассчитывать на компенсацию?
Да. Такое право закреплено в специальной ст. 312.6 ТК РФ. «Удалёнщикам» могут возмещаться затраты, связанные с функционированием оборудования, программного обеспечения, средств защиты информации. Суммы возмещения могут быть установлены в коллективном/трудовом договоре, ЛПА.
Также может быть частично компенсирована оплата коммунальных услуг, услуг телефонной связи и Интернета (п. 4 раздела «Возмещение работодателем расходов работника» Руководства, утв. приказом Роструда от 11.11.2022 № 253).
Несёт ли работодатель материальную ответственность за порчу ЛИ сотрудника?
Да, при соблюдении следующих критериев:
— имущество использовалось при выполнении трудовой функции, и данный факт может быть доказан;
— причинение ущерба обусловлено виновными действиями работодателя. К примеру, ноутбук «сгорел» в офисе вследствие эксплуатации электропроводки с нарушениями.Ущерб возмещается в полном объёме по рыночным ценам на день возмещения. Допускается предоставление иного имущества взамен по согласованию сторон ТД (ст. 235 ТК РФ).
Может ли сотрудник требовать компенсацию за хранение габаритного имущества работодателя на собственном земельном участке?
Да, если он несёт затраты по организации хранения, которые могут быть подтверждены документально. Это первое условие. Второе условие ─ наличие достигнутого между сторонами соглашения о хранении имущества на земельном участке работника. Данный вывод следует из содержания Апелляционного определения Ростовского областного суда от 31.05.2024 № 33-8070/2024.
Компенсация за использование личного имущества в ЛНА
Помимо закрепления договорённостей в ТД/дополнительном соглашении к нему, возможность использования работником ЛИ должна быть зафиксирована в ЛПА:
| ЛПА | Цель издания |
| Распоряжение/положение об использовании ЛИ. |
1. Утверждение основ и цели использования ЛИ в интересах компании. Варианты: – периодическое посещение/встречи клиентов (при разъездах на личном ТС); 2. Установление должностей, которые вправе рассчитывать на компенсацию (возмещение затрат). 3. Закрепление порядка компенсации: – периодичности выплат, их размер; |
|
Приказ о назначении ежемесячной компенсации и/или возмещении затрат, связанных с использованием ЛИ в служебных целях. |
Назначение выплаты конкретному сотруднику. |
| Порядок компенсации расходов для дистанционных работников. |
Установление: – видов расходов, которые «удалёнщик» несёт в служебных целях (оплата электроэнергии, услуги интернета/связи); |
| Приказ об утверждении формы отчёта об использовании ЛИ. | Закрепление единообразного способа предоставления отчётности с отражением нужных для бухгалтерии сведений. |
Наличие у компании пакета документов, в полной мере регламентирующего вопрос использования ЛИ, способствует снижению количества разногласий между сторонами трудовых отношений. Такие документы могут подтвердить обоснованность расчёта возмещения перед налоговыми органами.
Аренда имущества у работника
Заключение договора аренды выступает альтернативным вариантом оформления взаимоотношений в части использования личного ТС сотрудника в интересах работодателя. Варианты:
| ТС управляет сам сотрудник. Он же проводит его техническое обслуживание. | Применятся нормы об аренде: | С экипажем (ст. ст. 632-641 ГК РФ). |
| Обязанности по управлению возлагаются на третьих лиц. | Без экипажа (ст.ст. 642-649 ГК РФ). |
По общему правилу, затраты на оплату топлива несёт арендатор. Иное может быть закреплено в договоре. Доходы сотрудника в виде арендной платы облагаются НДФЛ. Арендная плата подлежит включению в прочие расходы по налогу на прибыль в полном объеме (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Компенсация за использование личного имущества работника в учете
В бухгалтерском учёте соответствующие затраты организации квалифицируются как расходы по обычным видам деятельности. Они признаются в том отчётном периоде, за который выплачивается компенсация, в сумме, подлежащей выплате сотруднику (п. п. 5, 6, 7, 16, 18 ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).
Проводки:
|
Операция |
Дебет | Кредит |
Первичный документ. |
| Начислена компенсация | 26 (44) | 73 |
Трудовой договор. Распоряжение руководителя. Бухгалтерская справка. |
| Отражено перечисление денег сотруднику | 73 | 51 | Выписка по счёту |
Суммы компенсации могут влиять на размер налоговой базы по налогу на прибыль организации, а также по налогу на УСН в форме «доходы минус расходы». Такие суммы могут учитываться в составе расходов. Общее условие — затраты обоснованы и документально подтверждены. В отношении отдельного имущества установлены специальные правила:
1. Личные легковые автомобили и мотоциклы. Расходы на компенсацию такого транспорта прямо поименованы в законе как «прочие расходы, связанные с производством (реализацией)». Учитываются в пределах следующих норм:
| Вид ТС | Предельная сумма, которая может быть учтена в расходах | |
| Мотоцикл | 1200 ₽ | |
| Легковой автомобиль. Объём двигателя: | ≤ 2000 см³. | 2400 ₽ |
| > 2000 см³. | 3000 ₽ | |
Ранее указанные лимиты определяло Правительство РФ (постановление от 08.02.2002 № 92). С 25.05.2025 они прямо закреплены в НК РФ (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Указанные суммы включают и компенсацию, и возмещение затрат, возникающих в ходе эксплуатации. Это означает, что стоимость бензина, к примеру, не может быть учтена в дополнение к компенсации (письмо Минфина России от 17.01.2025 № 03-03-07/3188).
Поясним на примере: компания взяла на себя обязательство выплачивать сотруднику 4000 ₽ за поездки к клиентам на автомобиле с объёмом двигателя 1600 см³. Учесть в расходах можно только 2400 ₽.
Указанные лимиты также применяются при использовании УСН «доходы минус расходы» (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Применительно к иным видам транспорта имеются следующие разъяснения Минфина России:
— электромобиль. Суммы компенсации за поездки на таком ТС в служебных целях учитывать в расходах нельзя. Для них не установлены лимиты (письмо от 19.08.2025 № 03-03-06/1/80897);
— микроавтобус. Также относится к ТС, для которого не установлены нормы компенсации. Затраты на компенсацию не включаются в состав «прочих расходов». Для учёта расходов в целях налогообложения рекомендовано заключать договоры гражданско-правового характера с работником ─ владельцем ТС (письмо от 24.04.2008 № 03-03-06/1/293);
— грузовой транспорт. Суммы компенсации, начисленные работникам, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе «прочих расходов». Условие – они отвечают требованиям ст. 252 НК РФ (письмо от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150).
Приведём перечень документов, которые подтверждают обоснованность затрат при компенсации разъездов на личном ТС:
| Копия ПТС (выписка из электронного ПТС) | Удостоверяет принадлежность ТС определённому лицу | |
| Трудовой договор или приказ о назначении компенсации/иной внутренний документ (бухгалтерская справка). | Подтверждает: | Расчёт суммы возмещения. |
| Путевой лист, приказ о направлении в командировку, должностная инструкция. | Факт поездок в служебных целях | |
| Платёжные документы | Факт выплаты денег сотруднику | |
2. Оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации, которые используются дистанционным работником. Сумма компенсации также учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством (реализацией) в силу прямого указания закона (пп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В целях налога на прибыль, для определения компенсации за использование личного имущества дистанционным работником можно использовать Классификацию основных средств, утвержденную Постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 года № 1.
Предел для освобождения от НДФЛ составляет 35 рублей в день (п. 1 ст. 217 НК РФ).
3. Иное имущество. Нормы расходов нормативно не определены. Минфин России допускает возможность учитывать затраты при компенсации использования ЛИ в составе «прочих расходов» по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Действует общее условие — затраты обоснованы (экономически оправданы) и документально подтверждены (письма от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186, от 11.04.2013 № 03-04-06/11996).
Названная позиция поддерживается и судами (постановление ФАС Центрального округа от 24.06.2011 по делу № А35-8471/2009).
Облагается ли НДФЛ компенсация за автомобиль, который не принадлежит сотруднику на праве собственности?
Минфин России в письме от 24.11.2021 № 03-04-06/94831 указал, что суммы такого возмещения облагаются НДФЛ. В судебной практике встречается противоположная позиция (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 № Ф07-6326/2014).
Вы можете оставить первый комментарий