Личное дело работника образца 2023 года

Ведение личных дел обязательно только в некоторых случаях. Так, нормативными правовыми актами установлена обязанность по ведению личных дел в отношении государственных и муниципальных служащих, военнослужащих (ч. 3 ст. 42 Закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ст. 30 Закона «О муниципальной службе в Российской Федерации» от 02.03.2007 № 25-ФЗ, п. 5 ст. 2 Закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Если компания создана, например, в форме общества с ограниченной ответственностью или акционерного общества, то работодатель вправе решать вопрос о необходимости ведения личных дел самостоятельно. Если они ведутся, то это позволяет работодателю при подготовке к каким-либо мероприятиям, например, к проведению аттестации, сокращению штата, численности получить максимально большой объем информации о каждом сотруднике в кратчайшие сроки.

В личное дело работника вносят:

• персональные данные (паспортные данные, номер страхового пенсионного свидетельства, индивидуальный номер налогоплательщика, адрес регистрации и фактического проживания, семейное положение, трудовой стаж и другие), если это предусмотрено нормативным правовым актом, например указом № 609 для государственных гражданских служащих;

• сведения, связанные с трудовой деятельностью работника (о поступлениях на работу, переводах и увольнениях).

Удобно комплектовать по разделам входящие в личное дело документы:

• которые были представлены гражданином при приеме на работу;

• о прохождении конкурса, если приему на работу предшествовало это мероприятие;

• о деятельности работника в компании: личные заявления, копии приказов о приеме, перемещении, увольнении, документы о дисциплинарных взысканиях и поощрениях.

Документы располагаются в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу организации (п. 4.20 правил, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526).

Листы документов, включенных в личное дело, нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи.

Примерный перечень документов, включаемых в личное дело работника.

1. Внутренняя опись документов дела.

2. Первый раздел – общие документы:

• личный листок по учету кадров;

• анкета с фотографией;

• автобиография;

• характеристики и рекомендательные письма.

3. Второй раздел – документы о прохождении конкурса.

4. Третий раздел – документы о трудовой деятельности работника в компании:

• заявление о приеме на работу;

• трудовой договор (экземпляр работодателя);

• дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор (экземпляр работодателя);

• договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

• копия приказа (распоряжения) о приеме на работу;

• копии приказов (распоряжений) о переводе работника на другую работу, о временном замещении им иной должности;

• аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
• копия приказа (распоряжения) об увольнении работника.

5. Лист — заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

В личное дело целесообразно включать копии приказов о предоставлении отпусков по уходу за ребенком и отпусков без сохранения заработной платы в связи с тем, что их продолжительность влияет на стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

В личное дело не включают документы, не связанные с работой, — копии паспорта, документов об образовании, ИНН, СНИЛС, военного билета, о составе семьи и другие. Эти документы гражданин предъявляет при приеме на работу, но не передает копии на хранение (ст. 65 ТК РФ). Данные из них вносят в личную карточку Т-2 и возвращают сотруднику. Хранить эти документы ТК РФ не требует (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013). Это избыточные данные.

За необоснованное хранение копий документов организацию могут оштрафовать и обязать их уничтожить (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013, от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). Размер административного штрафа для юрлиц составляет (ст. 13.11 КоАП РФ):

• от 60 до 100 тыс. рублей – за первое нарушение;

• от 100 до 300 тыс. рублей – за повторное правонарушение.

Первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс трудоустройства. К таким документам относятся: заявление о приеме на работу, трудовой договор, приказ о приеме на работу и так далее.

В дальнейшем в личное дело включают документы, напрямую относящиеся к трудовой деятельности работника, в частности, дополнительные соглашения к трудовому договору, документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и так далее).

Последними документами, помещаемыми в личное дело, являются заявление об увольнении и приказ об увольнении сотрудника.

Личное дело оформляют при приеме сотрудника на работу. Документу присваивается учетный номер, заполняется обложка, корешок личного дела и вкладывается внутренняя опись.

Ведение личного дела — это:

• ведение внутренней описи личного дела;

• помещение в личное дело документов, подлежащих хранению в личных делах;

• изъятие документов, надобность в которых отпала;

• проверка состояния личного дела на предмет целостности документов.

Кадровая служба обязана:

• постоянно приобщать к личному делу документы, вновь образованные вследствие трудовой деятельности работника (приказы о перемещении, награждении, взысканиях и другое);

• обеспечить сохранность личных дел работников;

• обеспечить конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах работников;

• знакомить работников с документами своего личного дела.

Обложку дела необходимо оформить в соответствии с приложением № 28 к пунктам 4.19, 4.24 правил № 526. На ней следует указать:

• название компании (полностью, в именительном падеже) и ее подчиненность. Если организация имеет сокращенное название, то оно указывается в скобках после полного;

• номер личного дела в соответствии с регистрацией в журнале личных дел работников. Данный журнал вести необязательно, однако он удобен для учета личных дел;

• наименование структурного подразделения;

• индекс дела;

• номер тома (части);

• заголовок дела (тома, части) – как правило, в этой строке прописывают Ф.И.О. сотрудника;

• крайние даты дела (тома, части). Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной – дата увольнения работника;

• количество листов в деле (томе, части);

• срок хранения дела.

По ссылке можно скачать образец заполнения формы обложки личного дела.

Для удобства мы подготовили бланк обложки личного дела. Его можно заполнить своими данными.

Внутреннюю опись документов составляют для учета всех документов, находящихся в личном деле (п. 4.30 правил № 526). Форма описи приведена в приложении № 27 к правилам № 526. Специфика внутренней описи личного дела заключается в том, что ее включают в личное дело на этапе его формирования и заполняют по мере поступления в дело новых документов. В личное дело документы могут вкладываться, изыматься из него, заменяться (например, оригиналы заменяются на копии). Действия, производимые с документами, фиксируются в графе «Примечание».

В описи содержатся сведения о порядковом номере документа, регистрационном индексе, дате документа, наименовании документа и количестве листов, из которого состоит регистрируемый документ. Все листы описи должны быть пронумерованы карандашом. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела работника.

В случае когда личное дело переплетено или подшито без внутренней описи, она подклеивается к внутренней стороне обложки личного дела (п. 4.30 правил № 526).

Внутренняя опись подписывается работником, ответственным за ее составление.

По ссылке можно посмотреть образец описи документов личного дела.

Личные дела руководителей и сотрудников компании хранятся (п. 445 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. п. 4.8, 4.9 инструкции по применению указанного перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237):

• 75 лет, если закончены делопроизводством до 01.01.2003;

• 50 лет, если закончены делопроизводством после 01.01.2003.

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения сотрудника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Компании обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе бумаг по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных законодательством (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

На архивное хранение личное дело передается после увольнения работника из данной организации. Правилами № 526 установлены сроки передачи в архив компании документов по личному составу: не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (п. 4.1 правил № 526).

Для передачи личных дел уволенных работников в архив компании дела должны быть оформлены и описаны. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (п. 4.19 правил № 526).

Полное оформление дела на бумажном носителе предусматривает выполнение следующих действий:

• подшивку или переплет документов дела;

• нумерацию листов дела;

• оформление обложки дела;

• составление внутренней описи документов дела;

• составление листа — заверителя дела.

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов.

Передача личных дел в архив компании осуществляется по описям дел, составленным структурными подразделениями (п. 4.31 правил № 526). Опись составляют в двух экземплярах. Сведения, описывающие каждое из дел, включенных в опись, составляют описательную статью, которая содержит (п. 5.5 правил № 526):

• порядковый номер;

• индекс дела;

• заголовок дела (тома, части);

• крайние даты;

• количество листов в деле (томе, части);

• срок хранения дела (тома, части);

• примечание.

Графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

В конце описи дел структурного подразделения вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи: наличие литерных или пропущенных номеров.

Графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (п. 4.32 правил № 526).

Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности, а также проставляется дата составления описи (п. 4.1.4 методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций, разработанных ВНИИДАД).

Опись дел структурного подразделения подписывает руководитель структурного подразделения и согласовывает с руководителем службы делопроизводства (п. 1.4 методических рекомендаций по применению правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях).

При подшивке (переплете) дела выполняют следующие действия (п. 4.21 правил № 526):

• металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляют;

• в начале дела, при необходимости, подшивают листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела подшивают лист — заверитель дела;

• документы, составляющие дело, подшивают на четыре прокола (на три прокола — для малоформатных дел) в твердую обложку из картона или переплетают с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При наличии в деле отдельных, особо ценных документов, а также невостребованных документов (трудовых книжек, дипломов) их вкладывают в конверт, который затем подшивают в дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься и формироваться в отдельное дело.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале обозначается цифрами конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (п. 4.22 правил № 526).

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Если в деле нумерация листов отличается от фактического количества листов, то в зависимости от ситуации вносят следующие коррективы.

1. Не пронумерованы листы. Этим листам присваивают номер предыдущего листа с присвоением буквы (литерные номера). Например, после 57-го листа следуют еще два листа без номеров и далее лист номер 58. В этом случае непронумерованным листам присваиваем номера 57а и 57б. В листе-заверителе указываем: «Литерные номера: 57а, 57б».

2. Нескольким листам присвоен один и тот же номер. Например, после листа номер 35 идут три листа с номером 36 и далее лист 37. В этом случае первый лист остается без изменений, а последующим присваивается буквенное обозначение 36а, 36б. Нумерация листов с 35-го по 37-й будет выглядеть следующим образом: 35, 36, 36а, 36б, 37. В листе-заверителе указываем: «Литерные номера: 36а, 36б».

3. Листы пропущены. Это ситуация, когда, например, за листом номер 15 идет сразу лист номер 17, то есть вместо номера 16 листу присвоен номер 17. Изменения в нумерацию листов не вносят, а в листе-заверителе делается запись: «Пропущенные номера: 16».

В случае обнаружения большого количества ошибок проводится перенумерация листов.

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно дело, так как нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа (п. 2.1 методических рекомендаций).
Дела передают в архив компании по утвержденному администрацией компании графику, согласованному с руководителями структурных подразделений. Форма графика произвольная (п. 4.33 правил № 526).

При приеме-передаче дел в архив необходимо проверить правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел компании. Выявленные в ходе проверки недостатки, неточности устраняют структурные подразделения.

При непосредственной передаче личных дел уволенных работников присутствуют работник структурного подразделения, от которого они передаются, и работник архива. В описи в графе «Примечание» на уровне каждого заголовка дела проставляют отметки о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают (пп. 4.32, 4.33 правил № 526):

• количество фактически принятых в архив дел;

• номера отсутствующих дел;

• дату приема-передачи дел;

• наименования должностей, подписи и расшифровку подписей передавшего дела и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

На основании такой описи дел в архиве организации осуществляют поиск документов в архиве.

Завершается личное дело листом-заверителем. Его оформляют на отдельном листе по форме согласно приложению № 8 к правилам № 526.

Если лист-заверитель по какой-то причине не подшит в личное дело, то он наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела (п. 4.23 правил № 526).

Запрещено выносить лист-заверитель:

• на обложку дела;

• на чистый оборот листа последнего документа (п. 4.23 правил № 526). Количество листов внутренней описи личного дела указывается в листе-заверителе через «+». Например, всего в деле 27 листов + 2 листа внутренней описи.

Лист-заверитель подписывает лицо, составляющее дело.

По ссылке можно посмотреть образец заполнения листа — заверителя дела.