Образец приказа о смене фамилии сотрудника

Самой частой причиной смены фамилии является заключение брака. Закон не содержит требования о составлении приказа при смене фамилии. Чтобы привести в порядок кадровые документы, вполне достаточно паспорта с измененной фамилией и свидетельства о браке. Однако приказ нужен для кадровой службы и бухгалтерии работодателя. О том, как составить этот документ, изложено в нашей статье.

Над статьей работали:
Автор: Бурцева Алла

Содержание

1. Нужен ли приказ при смене фамилии сотрудника
2. Как оформить смену фамилии сотрудника
3. Заявление сотрудника о смене фамилии
4. Скачать образец приказа о смене фамилии сотрудника
5. Скачать бланк приказа о смене фамилии сотрудника
6. ЕФС-1 при смене фамилии сотрудника

Нужен ли приказ при смене фамилии сотрудника

Издание приказа при смене фамилии законодательством не предусмотрено. Но для того чтобы работодатель смог внести изменения в персональные документы сотрудника, поменявшего фамилию, его рекомендуется составить.

Форма заполнения приказа может быть произвольной. Однако одного устного заявления о смене фамилии для составления приказа недостаточно.

Основанием для издания приказа станут оригиналы документов, подтверждающих смену личных данных. Такими документами являются:

• паспорт, в котором указана новая фамилия;
• свидетельство о заключении брака.

Не будет лишним и заявление работника об изменении фамилии. Хотя по закону оно необязательно, но этот документ станет дополнительным основанием для издания приказа об изменении фамилии. К тому же в заявлении работник сможет указать причину смены фамилии, а также реквизиты подтверждающих документов.

Как оформить смену фамилии сотрудника

Для оформления смены фамилии работника рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.

1. Попросить работника написать заявление о смене фамилии. Форма документа произвольная. В заявлении нужно указать причину изменения фамилии и реквизиты документов, подтверждающих это событие (паспорт, свидетельство о регистрации брака).

2. Издать приказ о смене фамилии.

3. В случае ведения трудовой книжки внести в нее запись об изменении фамилии (ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Для этого нужно аккуратно зачеркнуть прежние данные и вписать новые. Реквизиты подтверждающих документов необходимо указать на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Их потребуется заверить подписью работодателя или ответственного за ведение книжек лица, а также печатью организации или кадровой службы. Это требование следует из п. 7  Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

4. Внести изменения в трудовой договор. Эти изменения вносятся по усмотрению работодателя, так как законодательно они не требуются. Если наниматель решит их учесть, нужно оформить соответствующее дополнительное соглашение.

5. Отразить изменения в личной карточке работника. Для этого прежние сведения нужно зачеркнуть одной чертой и вписать новые данные. Эту информацию необходимо заверить подписью работника кадровой службы, а также поставить дату заверки.

Если фамилию меняет директор, дополнительно потребуется:

• подать заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ, если директор — иностранный гражданин. Форма заявления утверждена Приказом ФНС РФ от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@. Если директор — гражданин России, сведения об изменении фамилии регорган внесет самостоятельно на основе данных, полученных от МВД РФ (ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ, п. 3 Положения о паспорте гражданина РФ, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 23.12.2023 № 2267). Для проверки можно запросить выписку из ЕГРЮЛ;
• уведомить банк о смене фамилии, чтобы внести изменения в карточку с образцами подписей. Для этого нужно заполнить специальный бланк и приложить к нему копию нового паспорта руководителя (п. п. 5.3, 5.8 Инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И);
• уведомить контрагентов в случае, если такое условие есть в договорах с ними. Для этого нужно составить письмо в произвольной форме. В нем следует указать дату изменения фамилии и отправить затем документ контрагентам.

Если фамилию меняет главный бухгалтер, подпись которого есть в карточке с образцами подписей, к общему алгоритму потребуется добавить лишь информирование банка. Для этого необходимо оповестить банк письмом, приложив к нему новую карточку с образцами подписей и оттиском печати, а также копию нового паспорта главбуха (п. п. 5.3, 5.8 Инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И). Уведомлять при этом ИФНС не потребуется, поскольку НК РФ не предусматривает подачу таких сведений.

Заявление сотрудника о смене фамилии

Заявление об изменении фамилии – необязательный документ. Закон не требует его подачи работодателю. Но лучше все же попросить работника его заполнить, чтобы было дополнительное основание для издания приказа о смене фамилии. Форма заявления произвольная. Например, можно составить документ по следующему образцу.

Генеральному директору ООО «Омега»

Нечаеву И.П.

от главного бухгалтера Красоткиной Л.И.

Заявление

В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Петровой на Красоткину прошу внести изменения в кадровые документы.

Приложения:

• копия свидетельства о заключении брака;
• копия паспорта.

Красоткина

 14.10.2025

Скачать образец приказа о смене фамилии сотрудника

Скачать Образец приказа о смене фамилии.

Скачать бланк приказа о смене фамилии сотрудника

Скачать бланк приказа о смене фамилии сотрудника

ЕФС-1 при смене фамилии сотрудника

При смене фамилии подраздел 1.1 формы ЕФС-1 сдавать не потребуется. Однако, новая фамилия работника в форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР (п. 37 Порядка заполнения ЕФС-1, утвержденного Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281).

Номер СНИЛС при изменении фамилии также не меняется. Но все же нужно будет подать в СФР заявление, чтобы фонд поменял фамилию работника в его индивидуальном страховом счете. Для этого необходимо сдать форму АДВ-2, утвержденную Приказом СФР от 30.10.2023 № 2153. Сделать это может как сам сотрудник, так и работодатель (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. п. 19, 20 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 № 256н).

Как только сведения в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР откорректируют, работодатель сможет подавать форму ЕФС-1 в обычном порядке, отражая в ней измененную фамилию сотрудника. Это следует из положений пп. 2 п. 2 ст. 6, п. п. 1, 3 ст. 9, ч. 2 ст. 14 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 37 Порядка заполнения ЕФС-1.