Большинство компаний должно иметь комплект обязательных локальных нормативных актов. В нашей статье расскажем, какие документы должны быть в этом комплекте, как их правильно составить и утвердить, а также представим образцы ЛНА, доступные для скачивания.
Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла
Содержание
- Понятие локального нормативного акта
- Виды локальных нормативных актов
- Обязательные локальные акты в организации
- Кто разрабатывает локальные нормативные акты в организации
- Кто утверждает локальные нормативные акты в организации
- Сроки хранения локальных нормативных актов
- Инструкции по охране труда
- Образец правил внутреннего трудового распорядка
- Образец положения о работе с персональными данными
- Образец положения об оплате труда
- Ответственность за отсутствие ЛНА
Понятие локального нормативного акта
Локальный нормативный акт представляет собой внутренний документ работодателя, который устанавливает права и обязанности компании, всех или отдельных категорий ее сотрудников в части, не урегулированной трудовым законодательством. Данный документ рассчитан на неоднократное применение (ст. 8 ТК РФ). Его принимают работодатели – организации и работодатели — ИП.
Примером ЛНА служат правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание, график отпусков (Письма Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1, от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1, от 31.10.2007 № 4414-6).
Не являются локальными нормативными актам документы однократного применения или документы, касающиеся отдельного сотрудника. Например, приказ о приеме на работу, об увольнении, о выплате материальной помощи и так далее.
Виды локальных нормативных актов
Локальные нормативные акты можно разделить по различным основаниям. Например, по сфере деятельности:
• на общие акты, которые регулируют вопросы трудовой деятельности всех работников фирмы (ПВТР, штатное расписание);
• на специальные акты, которые затрагивают отдельные категории сотрудников (положение об отделе, которое действует исключительно отношении сотрудников конкретного отдела).
По содержанию и целям ЛНА можно разделить на:
• организационные акты, которые устанавливают структуру и порядок функционирования подразделений организации (положение о структурном подразделении);
• акты, регламентирующие систему оплаты труда, стимулирования и социальных гарантий (положение об оплате труда);
• акты по охране труда, которые обеспечивают безопасность труда (инструкции по охране труда).
Обязательные локальные акты в организации
По общему правилу в каждой компании должен быть разработан и утвержден комплект обязательных локальных нормативных актов. Исключение сделано для работодателей, являющихся некоммерческими организациями и микропредприятиями. Они могут полностью или частично отказаться от принятия ЛНА (исключение – ЛНА о временном переводе сотрудников на дистанционную работу по ст. 312.9 ТК РФ). Такие работодатели обязаны включать вопросы, которые должны регулироваться локальными нормативными актами, в трудовые договоры, подписываемые с работниками. Их необходимо составлять по типовой форме, которая утверждена Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ).
К обязательным локальным нормативным актам прочих компаний относятся:
• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• Положение по вопросам обработки персональных данных (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ);
• Положение об оплате труда (ч. 2 ст. 135 ТК РФ). Документ требуется составить, если условия об оплате труда не закреплены в коллективном договоре, соглашении или в другом ЛНА;
• ЛНА, который содержит перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем, если такой режим установлен (ст. ст. 57, 101 ТК РФ). Примером может служить положение о ненормированном рабочем дне. Однако не обязательно разрабатывать отдельный локальный нормативный акт, данный перечень можно включить в текст коллективного договора, соглашения, ПВТР;
• ЛНА, которые предусматривает разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ). Однако нормы, регулирующие количество частей рабочего дня, их продолжительность, можно закрепить и в ПВТР;
• Правила и инструкции по охране труда (ст. 214 ТК РФ).
Кто разрабатывает локальные нормативные акты в организации
В разработке локальных нормативных актов участвуют различные подразделения компании в зависимости от вида документа и принятых правил документооборота. Обычно в этой процедуре принимает участие:
• Юридический отдел. Юристы обеспечивают юридически грамотное составление документов, проверяют их на соответствие действующему законодательству.
• Отдел кадров. Специалисты отдела кадров, как правило, участвуют в подготовке документов, связанных с вопросами кадрового учета и трудовых отношений.
• Бухгалтерия. Специалисты этого подразделения участвуют в разработке финансовых документов, таких как положение об оплате труда. Кроме того, бухгалтерия контролирует экономическое обоснование предлагаемых выплат.
• Служба охраны труда. Специалисты этой службы разрабатывают ЛНА, касающиеся охраны труда, соблюдения техники безопасности при проведении работ. Они разрабатывают, в частности, инструкции по охране труда.
В разработке ЛНА компании могут принимать участие и другие заинтересованные подразделения фирмы.
Кто утверждает локальные нормативные акты в организации
Локальные нормативные акты утверждает генеральный директор фирмы своим приказом. Если на предприятии есть профсоюз, то некоторые документы, например, инструкции по охране труда, надо принимать с учетом его мнения, который предусмотрен ст. 372 ТК РФ (ст. 8 ТК РФ, п. 29 Требований, утвержденных Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 772н). В этом случае работодатель должен до утверждения ЛНА направить проект документа и обоснование по нему в представительный орган работников (профсоюз).
Профсоюз в течение 5 рабочих дней с момента получения документов направляет работодателю свое мотивированное мнение в письменной форме. Если такое мнение содержит предложения по его совершенствованию документа, работодатель может согласиться с ним. В противном случае он обязан в течение 3 дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения.
Если стороны не достигли компромисса, то разногласия заносят в протокол. После этого работодатель может принять локальный нормативный акт. Профсоюз же в свою очередь может обжаловать этот документ в государственную инспекцию труда или в суд. Кроме того он имеет право начать процедуру коллективного трудового спора.
С утвержденным ЛНА нужно ознакомить под роспись всех работников, чью трудовую деятельность они затрагивают. Вновь принимаемого сотрудника знакомят со всеми необходимыми локальными нормативными актами при трудоустройстве. Факт ознакомления можно зафиксировать:
• в тексте трудового договора, перечислив все ЛНА, с которыми сотрудник ознакомлен до подписания договора;
• в отдельном документе – в листе ознакомления с локальным нормативным актом.
Кроме того работодатель может разработать журнал ознакомления сотрудников с ЛНА, в котором они будут расписываться в подтверждение того, что ознакомлены с соответствующими актами.
Сроки хранения локальных нормативных актов
Сроки хранения локальных нормативных актов установлены Перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Их нужно соблюдать в силу ч. 1 ст. 17 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Часть ЛНА подлежит постоянному хранению, а часть – в течение определенных сроков.
Так, нужно хранить:
• ПВТР – 1 год после замены новыми правилами (п. 381 Перечня № 236);
• график отпусков – 3 года (п. 453 Перечня № 236).
Постоянно нужно хранить (п.п. 8, 40, 294, 380, 394, 440 Перечня № 236):
• инструкции по охране труда;
• штатные расписания;
• положения об оплате труда и премировании работников;
• положения, уставы о дисциплине;
• ЛНА, предусматривающие введение, замену, пересмотр норм труда;
• положения и инструкции об обработке персональных данных.
Срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности компаний – источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Если компания не является источником комплектования архивов, такие документы не могут храниться менее 10 лет (сноска 1 к Перечню № 236, п. 4.4 Инструкции по применению Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Инструкции по охране труда
Требования к порядку разработки и содержанию инструкций по охране труда утверждены Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 772н. Документ нужно составить исходя из должности сотрудника, профессии, направления трудовой деятельности или вида выполняемой работы (п. 18 Требований № 772н). При разработке инструкции по охране труда за основу нужно брать (п. 19 Требований № 772н):
• установленные государственные нормативные требования охраны труда;
• результаты анализа трудовой функции сотрудников по профессии, должности, виду и составу выполняемой работы;
• результаты специальной оценки условий труда;
• требования соответствующих профессиональных стандартов;
• профессиональные риски и опасности, которые характерны для работ, выполняемых сотрудниками соответствующей должности, профессии;
• данные анализа результатов расследования несчастных случаев, а также типичных причин несчастных случаев на производстве и профзаболеваний для соответствующих видов работ, должностей, профессий;
• результаты определения безопасных методов и приемов выполнения трудовых функций и работ.
В инструкцию по охране труда нужно включить следующие разделы:
1) Общие требования охраны труда. Содержание этого раздела определено в п. 22 Требований № 772н. В нем необходимо прописать, в частности, требования по выполнению режима рабочего времени и времени отдыха при производстве работ, перечень вредных и опасных производственных факторов, которые могут повлиять на сотрудника, правила личной гигиены и так далее.
2) Требования охраны труда перед началом работы. В этот раздел нужно включить положения, указанные в п. 23 Требований № 772н. Это порядок подготовки рабочего места и проверки исходных материалов при их наличии, порядок осмотра и подготовки СИЗ, порядок проверки исправности оборудования, инструментов, ограждений.
3) Требования охраны труда во время работы. Этот раздел разрабатывается на основании п. 24 Требований № 772н. В нем нужно расписать способы и приемы безопасного выполнения работ, использования оборудования и инструментов, требования безопасного обращения с сырьем и заготовками, а также прописать действия сотрудников, направленные на предотвращение аварий.
4) Требования охраны труда в аварийных ситуациях. Здесь нужно отразить сведения, предусмотренные п. 25 Требований № 772н. В частности – привести перечень основных возможных аварий, причины, которые могут их вызвать. Также расписать действия сотрудников при возникновении аварийных ситуаций и действия по оказанию первой помощи пострадавшим.
5) Требования охраны труда по окончании работы. В соответствии с п. 26 Требований № 772н в этом разделе нужно расписать действия сотрудника при передаче смены, если на предприятии действует непрерывный технологический процесс. Кроме того в нем описывают последовательность отключения оборудования и механизмов, порядок уборки отходов, процесс извещения руководителя работ о недостатках, которые влияют на безопасность труда, обнаруженные во время работы.
Для учета разработанных инструкций можно использовать журнал, форма которого приведена в Приложении 2 к Методическим рекомендациям, утвержденным Минтрудом РФ 13.05.2004.
Инструкции по охране труда могут (п. 10 Методических рекомендаций):
• выдаваться сотрудникам на руки для изучения при первичном инструктаже,
• вывешиваться на рабочих местах или участках;
• храниться в доступном для сотрудников месте.
Инструкции нужно пересматривать (п. 30 Требований № 772н):
• если изменились условия труда;
• при внедрении новой техники и технологии;
• по результатам анализа материалов расследования аварий, несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• по требованию представителей региональных органов власти в области охраны труда или органов федеральной инспекции труда.
Рекомендуется проводить проверку инструкций на актуальность не реже чем раз в 5 лет. Если условия труда не изменились, то срок действия документа продлевается на следующие 5 лет (п.п. 6, 8 Методических рекомендаций).
Образец правил внутреннего трудового распорядка
В Правила внутреннего трудового распорядка нужно обязательно включить следующие разделы (ч. 4 ст. 189 ТК РФ, Руководство, утвержденное Приказом Роструда от 11.11.2022 № 253):
1) Порядок приема сотрудников. В этот раздел включают информацию о документах, которые сотрудник должен представить при приеме на работу, о допуске к работе, требования к заключению трудового договора, оформлению приказа о приеме на работу, трудовой книжки. Эти вопросы четко регламентированы главами 10 и 11 ТК РФ.
2) Порядок увольнения сотрудников. В этот раздел необходимо перенести сведения из главы 13 ТК РФ. Работодатель не может прописать в ПВТР дополнительные основания для прекращения трудового договора.
3) Основные права и обязанности сотрудников. Этот раздел необходимо составить на основании ст. 21 ТК РФ. В него можно включить и другие обязанности работника, например, быть вежливым с коллегами и клиентами;
4) Основные права и обязанности работодателя. В этот раздел нужно внести информацию из ст. 22 ТК РФ.
5) Ответственность сотрудников и работодателя. Здесь нужно привести положения о материальной ответственности сторон трудового договора, руководствуясь разделом 11 ТК РФ. Эти нормы носят императивный характер и не могут быть дополнены или изменены.
6) Режим работы. В этом разделе прописывается режим работы, действующий в компании. При этом нужно учитывать, что рабочее время не должно превышать 40 часов в неделю либо установленную норму рабочего времени за учетный период (ч. 2, 3 ст. 91, ч. 1, 3 ст. 104 ТК РФ). Кроме того для отдельных категорий сотрудников установлена меньшая норма рабочего времени, например для инвалидов I или II группы (ч. 1 ст. 92 ТК РФ). Описывая режим работы нужно указать продолжительность рабочей недели, продолжительность рабочего дня (смены), количество смен в сутки – при сменной работе, чередование рабочих и нерабочих дней, порядок введения суммированного учета рабочего времени – при необходимости (ч. 1 ст. 100 ТК РФ). В отношении некоторых категорий сотрудников предусмотрены особенности режима рабочего времени в силу ч. 2 ст. 100 ТК РФ, которые также необходимо учитывать. Например, они установлены для водителей автомобилей Приказом Минтранса России от 16.10.2020 № 424.
7) Время отдыха. В этом разделе следует указать все виды времени отдыха, которые предоставляются сотрудникам фирмы с учетом ст. 107 ТК РФ: перерывы в течение рабочего дня (смены), ежедневный (междусменный) отдых, выходные дни, нерабочие праздничные дни, основной и дополнительные отпуска. Нерабочие праздничные дни можно не расписывать, так как они установлены законом. Они положены сотрудникам вне зависимости от того указаны они в ПВТР или нет.
8) Меры поощрения работников. Здесь нужно указать основные виды поощрений, которые действуют в компании. Это объявление благодарности, премирование, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии. Кроме того прописываются другие меры поощрения, если они есть (ст. 191 ТК РФ). Порядок поощрения можно не расписывать, если в компании есть соответствующий ЛНА, в котором он описан. Достаточно сделать отсылку к этому документу.
9) Меры взыскания, применяемые к сотрудникам. В этом разделе нужно перечислить дисциплинарные взыскания, которые возможно применить к сотрудникам. Это замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий сотрудников могут быть предусмотрены другие взыскания. Например, в отношении госслужащих можно применить такую меру, как предупреждение о неполном должностном соответствии (ст. 57 Закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Дополнительные виды взысканий, не предусмотренные законодательством, устанавливать нельзя.
В документ можно включить другие положения, которые характерны для компании (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). Важно, чтобы они не ухудшали положение сотрудников по сравнению с теми, что установлены в нормативных правовых актах, коллективном договоре, соглашениях. В противном случае, их применять нельзя (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).
По ссылке можно посмотреть Образец правил внутреннего трудового распорядка.
Образец положения о работе с персональными данными
Оператор персональных данных должен разработать локальные нормативные акты, которые (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ):
• определяют категории и перечень обрабатываемых личных сведений граждан для каждой из целей обработки;
• устанавливают категории физлиц, данные которых обрабатываются (работники, клиенты, исполнители и так далее);
• определяют способы, сроки обработки и хранения полученной информации;
• регулируют порядок уничтожения информации при достижении целей ее обработки;
• устанавливают процедуры, которые направлены на выявление нарушений законодательства, устранение последствий таких нарушений, а также на предотвращение совершения таких нарушений в будущем.
На практике нередко все перечисленные выше сведения включают в один документ – Положение о работе с персональными данными. При работе с личными сведениями сотрудников компании и граждан могут потребоваться и другие документы. С их перечнем можно ознакомиться в нашей статье Документы по обработке персональных данных.
По ссылке можно скачать Образец положения о работе с персональными данными.
Образец положения об оплате труда
В Положении об оплате труда описываются применяемые в компании системы оплаты труда, доплаты и надбавки компенсационного и стимулирующего характера, механизмы начисления и выплаты заработной платы (ч. 1, 2 ст. 135 ТК РФ). Такой документ можно не составлять, если все условия оплаты труда закреплены в трудовом или коллективном договоре либо в другом локальном акте, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Структуру и содержание Положения об оплате труда работодатель определяет самостоятельно, исходя из специфики своей деятельности, финансовых возможностей и штата фирмы (ч. 4 ст. 135 ТК РФ). Например, в документ можно включить следующие разделы:
1) Общие положения. В нем обычно прописывают цели разработки Положения и порядок его применения. Кроме того делают ссылку на действующие нормативные правовые акты, которыми регулируются вопросы оплаты труда.
2) Порядок и условия оплаты труда работников. В этом разделе описывают систему оплаты, которая действует в компании. Можно указать конкретные должностные оклады и тарифные ставки для каждой категории сотрудников или сделать отсылку к штатному расписанию. Здесь также описывается форма оплаты труда: наличными деньгами через кассу или перечислением на банковские карты, а также указываются сроки выплаты заработной платы.
3) Доплаты компенсационного характера. В этом разделе описываются случаи, когда сотрудникам положена такая доплата, а также устанавливается ее размер. Как правило, в ТК РФ установлен минимальный размер доплат, который работодатель не может снизить, однако может увеличить.
4) Выплаты стимулирующего характера. Этот раздел включают в Положение, если в компании отсутствует отдельное Положение о премировании. В нем приводят случаи премирования сотрудников, размеры премий, порядок и сроки их выплаты. В соответствии с ч. 3 ст. 135 ТК РФ снижение размера премии в связи с применением к сотруднику дисциплинарного взыскания возможно только в отношении только тех премий, входящих в состав заработной платы работника, которые начисляются за период, в котором к работнику было применено соответствующее дисциплинарное взыскание. Размер такого снижения не может приводить к уменьшению размера месячной зарплаты сотрудника более чем на 20 процентов.
5) Порядок индексации заработной платы работников. Здесь приводятся сроки и порядок индексации зарплаты. Индексация проводится в зависимости от роста потребительских цен.
По ссылке можно скачать Образец положения об оплате труда.
Ответственность за отсутствие ЛНА
Если в компании отсутствуют обязательные локальные нормативные акты, ей грозит административная ответственность. Если нарушение совершено впервые, то она предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения, штрафа. Размер последнего может составить:
• для должностного лица или ИП от 1 до 5 тыс. рублей;
• для организации – от 30 до 50 тыс. рублей.
За повторное нарушение ответственность предусмотрена ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа, дисквалификации должностного лица на срок от года до трех лет. Размер штрафа уже может составить от 10 до 20 тыс. рублей для должностного лица, а для компании от 50 до 70 тыс. рублей.
Если работодатель относится к СОНКО или малым предприятиям, в том числе микропредприятиям штраф для него будет назначаться, как для ИП. Для этого компания (ИП) на момент совершения нарушения должна состоять в соответствующем реестре (ч. 1 ст. 4.1.2 КоАП РФ).
Вы можете оставить первый комментарий