Организация работы с договорами

В процессе своей деятельности каждая организация заключает договоры. И часто случается так, что из-за несогласованности действий сотрудников внутри самой компании сделка может затянуться или вовсе сорваться. В статье расскажем, как правильно организовать договорную работу в компании, чтобы избежать путаницы и проволочек.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Этапы работы с договорами в организации
2. Положение о договорной работе
3. Назначение сотрудников, участвующих в договорной работе
4. Определение основных условий
5. Проверка контрагентов
6. Согласование
7. Подписание
8. Контроль за исполнением
9. Реестр и хранение договоров

Этапы работы с договорами в организации

Как правило, договорная работа предполагает осуществление следующих этапов:

• разработка проекта соглашения и определение его основных условий;
• проверка контрагента;
• согласование условий договора как внутри компании, так и с контрагентом;
• подписание соглашения;
• осуществление контроля за ходом исполнения договора;
• хранение.

Каждый из описанных этапов является важной составляющей всего процесса ведения работы с договорами внутри организации. Поэтому стоит четко структурировать его и определить, кто из сотрудников должен отвечать за ту или иную часть договорной работы.

Для этого можно утвердить Положение о договорной работе.

Положение о договорной работе

Положение о договорной работе (далее — Положение) представляет собой внутренний акт компании, который закрепляет порядок ведения договорной работы поэтапно. К слову, именовать его можно по-разному. Это может быть, например, регламент или правила. Законодательством указанный вопрос не урегулирован, поэтому организация самостоятельно принимает решение о принятии указанного документа и о его содержании. Рекомендуем указать в нем следующее:

1. Распределить между отделами компании обязанности по ведению договорной работы. Например, можно указать, что юридический отдел проверяет договор на соответствие его положений действующему законодательству и проводит оценку рисков. А бухгалтерия анализирует налоговые последствия совершения сделки.

2. Каких правил должны придерживаться сотрудники компании при составлении договора. Так, можно указать, что он должен быть составлен на бумаге в виде одного документа, подписанного сторонами.

Если компания часто заключает определенный вид договоров (например, договоры поставки для торговой компании), то можно разработать его шаблон, который сотрудники должны будут применять, и сделать его приложением к Положению.

3. В каких случаях для заключения сделки у контрагентов должны быть запрошены документы. В частности, можно указать, что дополнительные сведения от второго участника понадобятся, если сумма сделки превышает определенную сумму.

Документы чаще всего нужны для того, чтобы оценить, в частности, платёжеспособность и благонадежность контрагента. Особенно это может быть актуально, когда он просит предоставить ему рассрочку или отсрочку по оплате.

В некоторых случаях они также могут быть необходимы для подтверждения правомерности совершения контрагентом определенной сделки. Например, решение об одобрении крупной сделки ООО или справка о том, что она не является крупной (ч. 1 ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

В Положении можно указать примерный перечень документов, которые следует истребовать, форма, в которой они должны быть предоставлены.

Также нужно определить, как действовать ответственным сотрудникам, если контрагент ничего не предоставил. Как правило, в указанной ситуации последнее слово остается за руководителем компании. Он, после консультации с профильными отделами, принимает решение о том, стоит ли подписывать договор на свой страх и риск.

4. Порядок подготовки проекта договора и его согласование внутри компании и с контрагентом. В данном разделе стоит прописать, в какой форме каждый из ответственных отделов будет делать замечания. Например, будет ли это отдельный лист согласования или же они должны составлять соответствующие служебные записки.
Если же проект договора был подготовлен контрагентом, то в Положении может быть предусмотрено, что перед подписанием договора его проверку должен произвести юротдел. При необходимости должен быть составлен лист согласования договора, где будут указаны замечания относительно его положений.

5. Порядок изменения и расторжения. В разделе можно предусмотреть, кто вправе инициировать указанные процессы, какие документы должны быть составлены в каждом случае.

6. Правила осуществления контроля за исполнением договора как внутри компании, так и контрагентом.

7. Порядок учета и хранения соглашений.

В данном разделе должно быть указано, каким образом в компании ведется учет договоров, лица, ответственные за его осуществление.

Также нужно определить, кто и где хранит соглашения. Подробнее обо всех этапах расскажем ниже.

Для введения Положения в действие руководитель компании должен издать соответствующий приказ.

Сотрудники, которые будут задействованы в договорной работе, должны быть ознакомлены под роспись как с приказом, так и с самим Положением (ст. 22 ТК РФ).

Назначение сотрудников, участвующих в договорной работе

В Положении рекомендуется определить, какие конкретно сотрудники внутри каждого отдела будут отвечать за ведение различных этапов договорной работы.

Чем подробнее будет описана процедура, тем сотрудникам будет проще разобраться в том, что они должны делать. Каждый будет четко понимать, какова его роль и каков его порядок действий. Соответственно, это позволит избежать путаницы, несогласованности действий и проволочек внутри компании.

Для удобства за каждым договором можно закрепить ответственного сотрудника (куратора), который будет контролировать весь процесс от заключения договора до его исполнения.
При распределении обязанностей между сотрудниками важно помнить, что они должны соответствовать той трудовой функции, которая была определена при заключении трудового договора с работником. Поручать выполнение работы, не предусмотренной указанным документом, неправомерно. Например, нельзя поручить менеджеру отдела продаж проверку соглашения на «юридическую чистоту» (ст. 60 ТК РФ).

Определение основных условий

Как правило, разработкой условий договора занимается юридический отдел компании (если таковой есть). Специалисты готовят проект и направляют его на согласование.

Также часто встречаются случаи, когда в компании применяются разработанные ранее шаблоны соглашений. Особенно это актуально для тех компаний, которые не имеют своих юристов в штате. В этом случае сотрудники профильных отделов заполняют недостающие данные в проекте и отправляют контрагенту на подписание.

Проверка контрагентов

Законодательство требование о проведении проверки контрагентов не установлено. Однако она позволит избежать целого ряда негативных последствий.

В первую очередь, вы сможете оценить, есть ли риск неисполнения вторым участником взятых на себя обязательств. Например, можно посмотреть его бухгалтерскую отчетность, из которой будет понятно, ведет ли компания деятельность, каков оборот ее средств и есть ли прибыль. Указанная информация размещена на официальном сайте налоговой и является открытой (https://bo.nalog.gov.ru/).

Также можно изучить картотеку арбитражных споров и исполнительных производств. Вы сможете узнать, есть ли у контрагента неисполненные обязательства и ведутся ли судебные тяжбы, в которых ваш контрагент является ответчиком. Такая информация позволит оценить добросовестность второго участника сделки. Ресурсы также являются открытыми (https://fssp.gov.ru/iss/ip/; https://kad.arbitr.ru/).

Во-вторых, можно определить, возможны ли нежелательные налоговые последствия заключения договора. В данном случае речь идет о получении необоснованной налоговой выгоды при заключении сделки с «технической» компанией, которая фактически существует только на бумаге.

ФНС выделяет следующие признаки того, что компания является «технической» (Письмо Минфина России от 22.10.2020 № 03-12-13/91957):

• не было представлено документальное подтверждение полномочий руководителя контрагента (его представителя);
• отсутствуют копии документа, удостоверяющего личность руководителя (представителя);
• нет сведений о фактическом месте нахождения организации, ее производственных и (или) торговых площадей;
• отсутствие свидетельств самой возможности реального выполнения контрагентом условий договора.

За получение необоснованной налоговой выгоды компания может получить штраф (ч. ч. 1, 3 ст. 122 НК РФ, п. 19 Письма ФНС России от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@).
Для того чтобы избежать указанных последствий, компания должна будет доказать, что проявила должную осмотрительность при заключении сделки и провела проверку контрагента (п. 20 Письма ФНС России от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@). Поэтому, помимо указанной выше информации, также следует проверить следующее:

• зарегистрирован ли контрагент в ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
• находится ли руководитель компании в реестре дисквалифицированных лиц;
• совпадает ли адрес контрагента с одним из адресов массовой регистрации.

Указанные сведения можно узнать посредством сервиса налоговой «Прозрачный бизнес», который доступен всем пользователям (https://pb.nalog.ru/).

Кроме этого, можно проверить полномочия лица, которое от имени контрагента собирается подписывать договор. В частности, на сайте Федеральной нотариальной палаты можно проверить действительность представленной вам доверенности (https://www.reestr-dover.ru/).

Также можно проверить, действителен ли паспорт представителя. Сделать это можно на сайте «Госуслуги» в разделе «Проверка действительности паспорта».

Если для исполнения договора у контрагента должна быть лицензия, то проверить ее наличие также можно через открытый ресурс.

Все полученные в ходе проведения проверки сведения должны храниться в электронном или распечатанном виде, так как они могут потребоваться в случае предъявления претензий ФНС РФ и помогут доказать, что компания заключала договор не с целью получения необоснованной выгоды и проявила осмотрительность при выборе контрагента.

Согласование

Процесс согласования обычно выглядит следующим образом:

1. Если проект предлагаете вы, то сначала его нужно согласовать внутри самой компании. Для этого профильные отделы производят его проверку и в случае необходимости делают свои замечания. После этого проект передается на согласование руководителю.

Только после этого документ передается контрагенту. Как правило, если у него есть замечания и предложения, то стороны проводят переговоры, в ходе которых достигаются договоренности об окончательном варианте договора.

2. При поступлении проекта от контрагента, его также сначала должны проверить сотрудники вашей компании, ответственные за заключение договора. По результатам проверки они готовят свои замечания и предложения.

Если контрагент с ними согласен, то стороны подписывают договор.

Если же он не готов подписывать соглашение на предложенных условиях, то стороны проводят переговоры, в ходе которых может быть составлен протокол разногласий и подписан договор в окончательной форме.

Подписание

Договор подписывается руководителями компаний или сотрудниками, наделенными соответствующими полномочиями.

Если со стороны контрагента действует его представитель, то рекомендуем запросить у него копию доверенности, где должно быть прописано, что он имеет право подписи. Впоследствии это поможет избежать споров о том, что соглашение было подписано ненадлежащим лицом.

Заметим, что законодательство не обязывает лицо передавать контрагенту по его требованию оригинал или копию доверенности. Он обязан только предъявить ее для ознакомления. Поэтому прописать указанную обязанность можно непосредственно в договоре (ч. 3 ст. 185, ч. 4 ст. 421 ГК РФ).

Контроль за исполнением

В Положении должно быть указано, какой отдел отвечает за исполнение того или иного договора. Как правило, это профильные отделы. Например, поручить мониторинг договора поставки можно отделу продаж.

Если соглашение имеет длящийся характер или значительную для компании цену, то целесообразно закрепить его за конкретным сотрудником отдела, и тогда уже именно он будет осуществлять контроль за исполнением.

Также следует определить, как должны действовать работники при обнаружении нарушений. Например, ответственный сотрудник обязан сообщить об этом руководителю компании, а тот уже будет решать, какие меры должны быть предприняты.

Реестр и хранение договоров

Каждая компания обязана хранить договоры в течение установленных законодательством сроков (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Для удобства рекомендуется вести учет и систематизацию заключенных компанией договоров. С этой целью может быть создан специальный реестр договоров или журнал, где будут фиксироваться, например, следующие данные:

• дата заключения договора;
• его предмет;
• стадия исполнения;
• отдел, в котором хранится бумажный экземпляр;
• сотрудник, в работе которого находится договор.

Во-первых, это позволит быстро находить нужные документы. Они могут потребоваться в самых разных случаях. Например, договор запросит налоговая в рамках проверки, или же они необходимы юристу для участия в судебном процессе.

Во-вторых, так проще отследить, какие договоры уже были исполнены, а какие еще нет.

В большинстве случаев срок хранения составляет 5 лет (п. п. 11, 525, 537, 541 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

В отношении некоторых видов соглашений установлены более длительные сроки. Например, договоры на оказание услуг физическим лицом нужно хранить в течение:

• 50 лет, если делопроизводство было окончено после 01.01.2003 г.;
• 75 лет, если делопроизводство окончено до 01.01.2003 г.

Договоры купли-продажи зданий, земли и вовсе хранятся до ликвидации компании (п. 87 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

В Положении рекомендуется закрепить место хранения договоров (например, указать конкретный отдел), а также определить ответственных сотрудников.

Для удобства можно делать виртуальные копии соглашений. Это позволит быстро отыскать нужный документ в электронной базе и снизит риски утраты бумажных экземпляров.