Отпуск без сохранения заработной платы: образец заявления

Иногда сотруднику требуется время для решения личных вопросов, для чего необходимо временное освобождение от работы. В таких случаях оформляется отпуск без сохранения заработной платы. В нашей статье мы расскажем, когда работодатель вправе предоставить такой отпуск, в каких ситуациях он обязан это сделать, а также как правильно документально оформить отсутствие сотрудника.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Статья 128 ТК РФ: отпуск без сохранения заработной платы
2. Причины отпуска за свой счет
3. Кому нельзя отказать в отпуске без сохранения
4. Как оформить отпуск за свой счет
5. Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы
6. Отпуск без сохранения в табеле учета рабочего времени
7. Максимальный срок отпуска без содержания

Статья 128 ТК РФ: отпуск без сохранения заработной платы

Ст. 128 ТК РФ предусматривает возможность ухода сотрудника в отпуск за свой счет. Такой вид отдыха предоставляется исключительно на основании заявления сотрудника. Работодатель не может быть инициатором такого отпуска. В ст. 128 ТК РФ приведены льготные категории сотрудников, которым работодатель обязан предоставить дни отдыха за свой счет. В остальных случаях, отпуск предоставляется при достижении согласия. По соглашению сторон устанавливается и продолжительность отсутствия сотрудника на рабочем месте.

Отпуск без оплаты, который не превышает 14 дней, включается в стаж для ежегодного отдыха (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ). Если общий период таких дней превысит две недели, то при расчете отпускного стажа не учитываются календарные дни, начиная с 15-го (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 04.06.2020 № 77/10-20669-ОБ/18-1299).

Во время нахождения в отпуске за свой счет в пользу работника не производятся выплаты, облагаемые страховыми взносами, поэтому такие периоды по общему правилу не входят в страховой стаж для назначения пенсии (ч. 1 ст. 11 Закона «О страховых пенсиях» от 28.12.2013 № 400-ФЗ).

Не оплачивается и больничный лист, если дни нетрудоспособности пришлись на этот период (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Причины отпуска за свой счет

Как правило, сотрудник обращается с просьбой предоставить дни отдыха без оплаты для решения личных и семейных вопросов. Главное – работодатель должен признать такие причины уважительными. Примером может служить:
• посещение медучреждений с пожилыми родителями;
• сбор и отправка малыша в первый класс;
• сопровождение ребенка при поступлении в вуз или в иное учебное заведение, расположенное в другом населенном пункте;
• бытовая авария или другая проблема с коммунальными службами, которые требуют личного присутствия сотрудника;
• юбилей или свадьба родственника;
• посещение госорганов, участие в судебных заседаниях и так далее.

Кому нельзя отказать в отпуске без сохранения

Существуют отдельные категории сотрудников, которым работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет. Речь идет, в частности:
• об участниках ВОВ. Им положено до 35 календарных дней отдыха за свой счет в году;
• о работающих пенсионерах, которые могут взять до 14 календарных дней в году;
• о сотрудниках с инвалидностью. Им доступно до 60 календарных дней без оплаты в году;
• о родителях, супругах, детях (в том числе, достигших возраста 18 лет) военных, добровольцев и сотрудников силовых структур, погибших при прохождении службы либо вследствие заболевания, связанного с военной службой. Им можно взять за свой счет до 14 календарных дней в течение года;
• о родителях, супругах, детях (в том числе, достигших возраста 18 лет) раненых военнослужащих (добровольцев, сотрудников силовых структур), которым требуется уход по медицинским показаниям. Таким работникам положено до 35 календарных дней отпуска без оплаты в год;
• о сотрудниках, которые совмещают работу с обучением. Сроки отпусков для них предусмотрены ст.ст. 173, 174 ТК РФ.

Любой работник имеет право на отпуск за свой счет продолжительностью до 5 календарных дней в случае рождения малыша, бракосочетания или смерти близкого родственника: родителя, ребенка, бабушки или дедушки (ст. 14 СК РФ, Письмо Минтруда России от 30.08.2019 № 14-2/ООГ-6315).

С 1 сентября 2026 года отпуск без сохранения зарплаты до 5 календарных дней смогут взять сотрудники, проживающие в зонах ЧС природного или техногенного характера в случае утраты имущества или нарушения условий жизнедеятельности.

Обязанность работодателя предоставить дни отдыха за свой счет может содержаться не только в ТК РФ, но и в других законах.

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы на период до 14 календарных дней может быть предусмотрен коллективным договором для (ст. 263 ТК РФ):
• работника, имеющего двух или более детей в возрасте до 14-ти лет;
• сотрудника, имеющего ребенка-инвалида в возрасте до 18-ти лет;
• одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14-ти лет;
• отца, воспитывающего ребенка в возрасте до 14-ти лет без матери;
• сотрудника, который ухаживает за родственником-инвалидом I группы.

Кроме того, работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск за свой счет в других случаях, предусмотренных законом, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым или коллективным договором (ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 45, абз. 7 ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

Как оформить отпуск за свой счет

Оформление отпуска без сохранения заработной платы состоит из нескольких этапов:

1. Подача заявления. Для того чтобы уйти в отпуск за свой счет, сотрудник должен написать заявление (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). В нем он указывает причину и планируемые даты отсутствия на рабочем месте.

2. Согласование отпуска с работодателем. Руководитель компании или уполномоченное им лицо рассматривает заявление. Если сотрудник относится к льготной категории, то работодатель обязан предоставить отпуск в пределах установленных законом лимитов. В остальных случаях предоставление дней отдыха – его право, а не обязанность. Если работодатель сочтет причины неуважительными, то он может отказать сотруднику в отпуске. Свое согласие или несогласие руководитель, как правило, выражает проставлением визы, например «не возражаю», «согласовано» или «не согласен», «возражаю».

3. Издание приказа. Для оформления отпуска можно использовать:
• унифицированную форму № Т-6 или № Т-6а, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;
• форму, разработанную работодателем самостоятельно.

В разделе «Б» унифицированной формы приказа прописывают:
• вид отпуска: «без сохранения заработной платы»;
• даты начала и окончания;
• сколько дней отдыха представлено сотруднику.

Если отпуск за свой счет оформляют вместе с ежегодным основным оплачиваемым отпуском, то в форме № Т-6 также заполняют раздел «А».

В разделе «В» формы № Т-6 проставляется общее количество дней отпуска и его даты вне зависимости от того, заполнен раздел «А» или нет.

Приказ подписывает генеральный директор компании фирмы или уполномоченное им лицо (ч. 6 ст. 20 ТК РФ).

С приказом нужно ознакомить сотрудника под подпись.

4. Проставление отметки в табеле учета рабочего времени. О правилах отражения отпуска за свой счет в табеле мы подробно расскажем ниже.

5. Внесение записи в личную карточку. Если в компании ведутся личные карточки сотрудников (форма Т-2), то информацию об отпуске вносят в раздел VIII («Отпуск»). В соответствующих графах указывают:
• вид отпуска – «без сохранения заработной платы»;
• количество календарных дней отдыха;
• даты начала и окончания;
• основание – реквизиты приказа о предоставлении отпуска.

Работника не требуется знакомить с внесенной в личную карточку записью под роспись.

Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы

Сотрудник составляет заявление на отпуск за свой счет в произвольной форме. В документе он должен указать:
• свою фамилию, имя, отчество, должность, структурное подразделение (при наличии);
• просьбу предоставить отпуск без сохранения заработной платы;
• причину, по которой он просит дни отдыха, например, бракосочетание, рождение ребенка и так далее;
• срок, на который он просит отпуск;
• дату составления документа.

Для подтверждения причины отпуска за свой счет работник может приложить соответствующие документы, например, копию справки о рождении ребенка.

По ссылке можно скачать Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы.

Отпуск без сохранения в табеле учета рабочего времени

Если фирма использует унифицированную форму табеля № Т-12 или № Т-13, то отпуск за свой счет в ней отражается следующим образом (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»):

Если в компании применяется собственная форма табеля и свои условные обозначения, то необходимо использовать их.

Максимальный срок отпуска без содержания

Работодатель и сотрудник могут согласовать любую продолжительность неоплачиваемого отпуска (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

В отдельных случаях предельный срок такого отдыха ограничен законом. Например, для государственных и муниципальных служащих он не может превышать один год (ч. 15 ст. 46 закона «О государственной гражданской службе РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ч. 6 ст. 21 закона «О муниципальной службе в РФ» от 02.03.2007 №25-ФЗ).

Если сотрудник относится к льготной категории, которой отпуск положен в силу закона, то работодатель по его заявлению обязан предоставить установленное число дней отдыха. Однако стороны могут прийти к соглашению, и работник получит право не ходить на работу более продолжительное время. Так, написав, заявление на отпуск за свой счет в связи с рождением малыша, он может рассчитывать на 5 календарных дней. Если сотрудник договорится с работодателем, то сможет отдохнуть дольше.