Передача дел при увольнении

Обычно порядок, по которому увольняющийся сотрудник должен передать дела новому работнику, компания может установить самостоятельно (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ). В редких случаях этот процесс регулируют нормативно. Так, он установлен для руководителя кредитной компании, который при освобождении от должности обязан передать дела лицу из руководства этой организации (ч. 13 ст. 24 Закона о банках и банковской деятельности от 02.12.1990 № 395-1).

Если для компании порядок передачи дел нормативно не установлен, она может закрепить его в своих внутренних документах. Какой именно должен быть локальный нормативный акт, законодательно не установлено. Эту процедуру можно прописать, к примеру, в правилах внутреннего распорядка.

Работодатель по своему усмотрению решает, какие положения включить в данный документ. Обычно указывают, кому передаются дела, в какой срок и какие документы должны быть оформлены в рамках передачи.

Конкретный перечень дел, которые подлежат передаче при увольнении сотрудника,  законом не установлен. Он зависит от должности, которую занимает человек. Так, при увольнении гендиректора это могут быть учредительные документы, лицензии, документы бухучета, акты контрольных органов, печать, ключи от офиса и сейфа, за сохранность которых несет ответственность руководитель.

Помимо передачи дел при увольнении сотрудника рассматриваемая процедура включает в себя издание соответствующего приказа и подписание акта. В некоторых случаях дополнительно проводят инвентаризацию. А при прекращении трудовых отношений с обычным работником, который должен передать только некоторые документы или материальные ценности, можно ограничиться составлением обходного листа.

Инвентаризацию проводят при увольнении:

• материально-ответственного лица. Таким лицом в силу своей должности является генеральный директор компании;
• сотрудника в связи с хищением, растратой, умышленным уничтожением или повреждением имущества компании, если эти факты установлены вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях (по пп. «г» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Такие выводы следуют из части 3 статьи 11 Закона о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, абз. 4, 5 п. 27 положения, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.

В своих внутренних документах работодатель может предусмотреть и другие случаи, когда потребуется инвентаризация при увольнении работников (ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Проводится она по общим правилам, установленным Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Для этого создается инвентаризационная комиссия, которая проверяет фактические остатки основных средств, запасов, товаров, денег и вносит результаты в специальные описи.

Что касается обходного листа, то он не является обязательным документом (письмо Минтруда РФ от 16.09.2020 № 14-2/ООГ-14959). Однако по нему будет легко проверить, какие документы или материальные ценности, находящиеся у сотрудника, переданы им при увольнении. Требование об обязательном оформлении обходного листа при прекращении трудовых отношений со своим работником компания может зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка или другом внутреннем документе.

В жизни возможна ситуация, когда работник отказывается передавать дела при увольнении. Если порядок передачи дел установлен внутренними документами компании и работник с ним ознакомлен, то работодатель вправе объявить ему дисциплинарное взыскание. Если же в локальных актах предприятия такой порядок не урегулирован, требовать от работника передачи дел невозможно, как и наказать за отказ. В этом случае непосредственный руководитель, который должен быть в курсе объема работы увольняющегося сотрудника, может составить опись дел, которые у этого работника находились в момент увольнения. По данной описи можно передать дела другому работнику или распределить на нескольких сотрудников. 

Приказ о приеме-передаче дел оформляют в свободной форме, поскольку нормативно утвержденной формы нет.

Указывают  в нем следующие сведения:

• Ф.И.О. и должность увольняющегося сотрудника, который передает дела;
• Ф.И.О. и должность лица, принимающего дела;
• Ф.И.О. и должности других специалистов компании, которые принимают участие в передаче дел. Это может касаться замдиректора, руководителя отдела, кадровика, секретаря;
• причину проведения данной процедуры — увольнение работника;
• сроки ее проведения.

Руководство фирмы определяет, кому передавать дела при увольнении сотрудника. При этом нужно отталкиваться от его должности. Так, рядовой сотрудник или заместитель руководителя могут передавать дела своему руководителю.

Генеральный директор или начальник отдела при прекращении отношений с работодателем может передавать дела своему заместителю. Также руководство компании может определить другого сотрудника для принятия дел. Законодательные требования по этому вопросу отсутствуют, поэтому решение принимается исходя из структуры юрлица и с учетом отношений подчиненности.

Если объем передаваемых дел значительный, можно создать специальную комиссию, состав которой также указывают в приказе, с которым знакомят под подпись всех лиц, которые в нем упоминаются.

Образец приказа о передаче дел.

Общество с ограниченной ответственностью «Правильный курс»

ООО «Правильный курс»

Приказ № 5

Москва                                                                                                         20.11.2023

В связи с увольнением 04.12.2023 Федорова А.И. с должности юрисконсульта

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести процедуру приема-передачи дел не позднее 01.12.2023 в соответствии с порядком, утвержденным настоящим приказом.
2. Назначить ответственным за прием дел от юрисконсульта Федорова А.И. начальника юридического отдела Колосова Е.П.
3. Установить, что передаче подлежат следующие документы:

• судебные дела, в том числе архивные;
• переписка с контрагентами;
• хозяйственные договоры с приложениями;
• претензии и ответы на них;
• контакты контрагентов.

4. Начальнику юридического отдела Колосову Е.П. представить акт приема-передачи документов от юрисконсульта Федорова А.И. не позднее 04.12.2023 в двух экземплярах.
5. Начальнику отдела кадров Бардыгиной Е.С. ознакомить с настоящим приказом под подпись Колосова Е.П. и Федорова А.И.
6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                               Никаноров                             Никаноров И.С.

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров                           Бардыгина                             Бардыгина Е.С.

20.11.2023

Начальник юридического отдела              Колосов                                 Колосов Е.П.

21.11.2023

Юрисконсульт                                             Федоров                                      Федоров А.И.

21.11.2023

В свободной форме  составляется и акт приема-передачи дел. Для этого документа нормативно утвержденная форма тоже не предусмотрена.

В акте указывают:

• Ф.И.О. увольняющегося сотрудника, а также фамилию и должности лиц, принимающих дела;
• название и количество переданных увольняющимся работником документов и ценностей. Можно подготовить опись и оформить ее как приложение к акту, если наименований в этом перечне окажется слишком много;
• итоги приема-передачи дел, которые должны отражать выявленные недочеты, содержать список документов и ценностей, которые отсутствуют на момент проведения процедуры;

Затем все лица, участвующие в приеме-передаче дел, проставляют в акте свои подписи. Такой документ составляют, как правило, в двух экземплярах. Один хранится в делах компании, а другой остается у увольняющегося специалиста. 

Законом не урегулирована процедура передачи дел при увольнении  бухгалтера. Компания может самостоятельно разработать и утвердить ее в своих внутренних документах.

Конкретный перечень дел, подлежащих передаче при уходе из компании такого сотрудника, также нормативно не установлен. Как правило, это касается документов, денежных средств и материальных ценностей, за сохранность которых несет ответственность данный работник.

К документам, которые подлежат передаче при прекращении трудовых отношений с главным бухгалтером, могут относиться следующие:

• учредительные документы, в том числе устав компании;
• регистрационные документы фирмы: свидетельство ИНН, документ, подтверждающий факт внесения записи в ЕГРЮЛ;
• документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета: учетная политика, налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность, бухгалтерские и налоговые регистры, налоговые декларации, первичные учетные документы;
• сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена документами с банками и контролирующими органами;
• акты проверок контрольных органов.

Также руководству компании целесообразно взять с увольняющегося главного бухгалтера пояснения, касающиеся ведения бухгалтерского и налогового учета, предоставления отчетности, порядка взаимодействия с другими структурными подразделениями, контрагентами, аудиторской компанией и контролирующими органами.

Это позволит оценить текущее состояние дел в бухгалтерии, выявить отсутствие каких-либо документов, нарушения или недочеты в работе прежнего главного бухгалтера, а также разграничить ответственность между ним и новым главным бухгалтером.

Если главный бухгалтер отсутствует в связи с болезнью или по другим причинам, лучше дождаться его выхода на работу и провести прием-передачу дел в его присутствии. Это связано с тем, что он достоверно знает, где хранятся необходимые документы, а также может дать разъяснения по бухгалтерской (финансовой) отчетности и ведению бухгалтерского учета.

Порядок действий в случаях, когда главный бухгалтер отсутствует и не может лично передать дела при увольнении, фирма может предусмотреть в своем  локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Так, можно указать, что в этом случае руководитель компании самостоятельно или с привлечение других работников проверяет наличие необходимых документов, которые должен был передать главный бухгалтер при увольнении. Итоги такой проверки нужно зафиксировать письменно, в частности, составить акт. В нем прописывают, какие документы в наличии, а какие отсутствуют, указывают выявленные недочеты. Кроме того, для более полной оценки состояния дел можно провести аудит.

На практике процесс передачи дел бухгалтером при увольнении обычно включает помимо передачи также издание соответствующего приказа  и подписание акта приема-передачи дел. Если в трудовом договоре с бухгалтером закреплено условие о его полной материальной ответственности, потребуется еще провести инвентаризацию (ч. 2 ст. 243 ТК РФ, ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 27 Положения от 29.07.1998 № 34н). Если же в трудовом договоре такого условия нет, то обязательность такой процедуры компания может зафиксировать в своих внутренних документах (ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Однако если инвентаризация не будет проведена, то при недостаче или утрате материальных ценностей компании сложно будет доказать, что они произошли в период работы конкретного бухгалтера, и взыскать с него убытки.

В приказе о передаче дел фиксируют, кому бухгалтер должен их передать при увольнении. Это может быть главный бухгалтер, другой работник бухгалтерии или несколько таких сотрудников, из которых образована специальная комиссия. Также принять дела может и руководитель. Еще один вариант, который  часто используют: принять на работу нового сотрудника, который впоследствии займет освободившуюся должность. Так, при увольнении главного бухгалтера можно оформить нового работника на должность его заместителя, указав в трудовом договоре обязанность участвовать в приеме-передаче дел при увольнении главного бухгалтера. А после увольнения прежнего главного бухгалтера оформить перевод на его должность заместителя главного бухгалтера (ч. 2 ст. 57, ст. 60, 72, ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).