Передача права подписи

Впереди лето – пора отпусков. Отдых нужен не только простым работникам, но и руководству. Однако работа компании не должна останавливаться, все необходимые документы должны быть оперативно подписаны. Как передать право подписи, расскажем в нашей статье.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Право подписи: у кого оно есть
2. Кому можно передать право подписи
3. Как передать право подписи
4. Как передать право электронной подписи
5. Образец приказа о передаче права подписи кадровых документов
6. Образец приказа о передаче права подписи первичных документов

Право подписи: у кого оно есть

Действовать от имени компании, в том числе представлять ее интересы и совершать сделки, выдавать доверенности на право представительства вправе единоличный исполнительный орган. На практике это обычно директор, генеральный директор (пп. 1, 2 п. 3 ст. 40 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, п. 2 ст. 69 Закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Руководитель имеет право «первой» подписи и может подписывать от имени фирмы любые документы.

В некоторых случаях требуется подпись главного бухгалтера, так называемая «вторая» подпись. Например, она должна быть проставлена на счетах-фактурах и кассовых документах (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 4.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). На другой финансовой документации достаточно подписи генерального директора компании (ч. 8 ст. 13 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

При этом руководитель организации, которая вправе применять упрощенные способы ведения бухучета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель субъекта среднего предпринимательства (исключение – компании, перечисленные в ч. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ), может принять ведение бухгалтерского учета на себя. Для этого он издает специальный приказ. В этом случае руководитель компании может расписываться за главного бухгалтера.

В некоторых документах требуются подписи других ответственных лиц фирмы. Например, в товарной накладной, составленной по форме ТОРГ-12, ставятся подписи лиц, совершивших отгрузку (приемку) товарно-материальных ценностей и (или) ответственных за ее оформление со стороны продавца (грузоотправителя) и покупателя (грузополучателя) (п. п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В частности, следует проставить подписи уполномоченных сотрудников в следующих строках:
• «Отпуск груза разрешил» — с указанием должности и расшифровки подписи;
• «Главный (старший) бухгалтер» — с расшифровкой подписи;
• «Отпуск груза произвел» — с указанием должности и расшифровки подписи;
• «Груз принял» — с указанием должности и расшифровки подписи;
• «Груз получил грузополучатель» — с указанием должности и расшифровки подписи.

Перечень должностных лиц, которые имеют право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливает генеральный директор фирмы (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 16 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденного Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н).

Кому можно передать право подписи

Генеральный директор фирмы и главный бухгалтер могут передавать право подписи по различным причинам. Это может быть вызвано, например:
• уходом в отпуск;
• длительной командировкой;
• продолжительной болезнью;
• большим объемом документов, требующих подписания.

Закон не ограничивает круг лиц, которым может быть передано право подписи. Формально это может быть любой сотрудник фирмы или сторонний человек. Однако, на практике, руководитель передает право подписывать документы от имени компании своему заместителю. Бывают случаи, что подписантом становится главный бухгалтер.

Если в отпуск уходит главбух, то он может передать право своей подписи своему заму или простому бухгалтеру. Бывают ситуации, когда бухгалтерия состоит только из главного бухгалтера. В этом случае свое право подписывать документацию он может на время передать генеральному директору фирмы.

В некоторых случаях руководство компании может прийти к решению о передаче отдельных функций сторонней организации. В этом случае речь идет об аутсорсинге. Подробнее о нем можно прочитать в нашей статье: «Аутсорсинг: что это такое и как его учесть».

Как передать право подписи

Передача права подписи, как правило, оформляется приказом руководителя компании. В нем прописывается, какому должностному лицу и в какой сфере передаются полномочия подписывать документы от имени фирмы. Если такое лицо будет представлять интересы компании в отношениях с третьими лицами, то ему необходимо выдать доверенность (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Например, оформить такой документ потребуется, если сотрудник будет представлять интересы организации в налоговой инспекции (п.п. 1, 3 ст. 29 НК РФ).

Таким образом, на практике передачу права подписи оформляют:

• приказом руководителя. Его одного достаточно, если круг действий уполномоченного работника будет ограничен рамками компании (ч. 6 ст. 20 ТК РФ). Документ составляется в произвольной форме. В приказе прописывается ФИО, должность лица, которому передается право подписи, приводится список документов, которые такое лицо может подписывать. Если право передается на определенный срок, например, на период отпуска директора, то в документе нужно указать срок действия данных полномочий. С приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые работают в данной сфере, чтобы они знали, кто уполномочен подписывать соответствующие документы. Если руководитель передает право подписи нескольким лицам, то можно составить один общий приказ либо оформить на каждое должностное лицо отдельный документ;

• доверенностью. Как мы сказали выше, она необходима для того, чтобы лицо представляло интересы компании в отношениях с третьими лицами. Например, она потребуется, если сотрудник будет подписывать за директора налоговую отчетность, договоры, акты приема-передачи, акты выполненных работ (оказанных услуг) и так далее. Доверенность от имени компании выдается за подписью генерального директора фирмы (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). По общему правилу заверять ее у нотариуса не требуется. Однако если доверенность выдается на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами, то ее нужно заверить у нотариуса (п. 1 ст. 185.1, п. 1 ст. 186 ГК РФ). Выдать доверенность можно на любой срок. Если в ней не будет указан срок, то документ будет действовать в течение 1 года с даты выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). В доверенности нужно указать дату ее составления, данные компании, сведения о лице, которое будет представлять ее интересы, а также привести перечень его полномочий. Рекомендуется указать срок действия документа. Можно включить в текст и другую информацию, например, установить запрет передоверия или ограничить сумму договоров, которые вправе подписывать данный представитель. Доверенность на бумажном носителе подписывает генеральный директор собственноручно. Проставление факсимиле не допускается. По общему правилу заверять документ печатью, если она есть у компании, не обязательно. Однако ее необходимо проставить в тех случаях, когда этого требует закон напрямую. Так, печать нужна на судебной доверенности (ч. 6 ст. 59, ч. 5 ст. 61 АПК РФ, ч. 5, 6 ст. 57 КАС РФ, ч. 1 ст. 49, ч. 3 ст. 53 ГПК РФ, вопрос 10 Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации № 2 (2015), утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 26.06.2015).

Если право подписи передается третьему лицу, например, аутсорсинговой компании, то оформляется только доверенность (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

Если при получении права подписи у сотрудника изменятся должностные обязанности, то помимо составления приказа и (или) доверенности, нужно (ч. 1 ст. 60.2, ст. 72, ч. 1 ст. 151 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 06.04.2018 № 14-2/ООГ-2682):
• или внести соответствующие изменения в должностную инструкцию и трудовой договор;
• или предусмотреть дополнительную оплату за исполнение обязанностей, не предусмотренных трудовым договором.

Если при передаче подписи сотрудник временно переводится на должность руководителя, то следует издать соответствующий приказ, а также подписать с работником допсоглашение к трудовому договору, так как изменится его должность (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ).

Если сотрудник будет исполнять функции руководителя по совместительству, то необходимо оформить приказ и подписать с ним отдельный трудовой договор (ст. ст. 60.1, 282 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 26.04.2017 № 14-2/В-357).

Как передать право электронной подписи

Электронная подпись может быть простой. Для подтверждения того, что она сформирована конкретным лицом, используются коды, пароли или аналогичные средства (ч. 2 ст. 5 Закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Такую подпись компании нередко используют во внутреннем электронном документообороте.

Кроме того ЭП может быть усиленной: квалифицированной или неквалифицированной. Усиленная неквалифицированная подпись, как правило, используется в электронном документообороте с контрагентами при наличии соответствующего соглашения. Для отправки документов в госорганы, суды, для участия в госзакупках и подписания счетов-фактур требуется использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

При изготовлении УКЭП в обязательном порядке выдается сертификат ключа проверки ЭП. Такой сертификат может выдаваться и при изготовлении усиленной неквалифицированной электронной подписи. В нем в качестве владельца подписи по общему правилу указывают не только компанию, но и физлицо, которое имеет право представлять ее интересы без доверенности, то есть директора (ч. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ).

Передавать материальный носитель ЭП закон не запрещает. Однако владельцам электронной подписи предписано, не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия (п. 1 ч. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ). То есть проставить электронную подпись директора с его согласия и под его контролем можно. Однако возможность передать флешку с ЭЦП другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа или доверенности Закон № 63-ФЗ не предусматривает (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.07.2025 № 15АП-6502/2025 по делу № А32-2575/2025, Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.08.2022 № 20АП-3332/2022 по делу № А54-9367/2021).

Уполномоченный сотрудник может подписывать документы от имени фирмы своей УКЭП. Для этого на него должна быть оформлена доверенность. По общему правилу она должна быть включена в пакет электронных документов (п. п. 2, 2.2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ).

Единые требования к формам доверенностей, необходимых для использования КЭП утверждены Приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857. Для передачи своих полномочий директор должен сформировать машиночитаемую доверенность и заверить ее своей УКЭП (ч. 2 ст. 17.1 Закона № 63-ФЗ).

При наделении сотрудников правом подписи электронных документов от имени компании рекомендуем оформить приказ, в котором необходимо указать (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, п. 16 ФСБУ 27/2021):
• перечень работников, наделенных правом подписи;
• вид электронной подписи, которую может использовать каждый сотрудник;
• перечень полномочий каждого работника, связанных с применением ЭП;
• ссылку на меры безопасности при использовании и хранении электронной подписи.

Сотрудников, упомянутых в приказе нужно ознакомить с ним под роспись.

Образец приказа о передаче права подписи кадровых документов

По ссылке можно посмотреть Образец приказа о передаче права подписи кадровых документов.

Образец приказа о передаче права подписи первичных документов

По ссылке можно скачать Образец приказа о передаче права подписи первичных документов.