Переход на электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года

С первого сентября 2026 года по общему правилу транспортная накладная может быть составлена только в электронной форме. Кто обязан применять ЭТН, как подготовиться к переходу на ее использование, расскажем в нашей статье.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Обязательно ли переходить на ЭТН: что говорит закон
2. Кто оформляет электронную транспортную накладную
3. Порядок перехода на электронные транспортные документы
4. Как работать с электронными транспортными накладными

Обязательно ли переходить на ЭТН: что говорит закон

С 1 сентября 2026 года ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» будет действовать в новой редакции. Соответствующие изменения были внесены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Данная норма предписывает формировать транспортные накладные исключительно в электронной форме. Составлять документ на бумаге можно будет только в случаях, которые определит Минтранс России. Пока такой документ не принят. Однако существует проект приказа (ID проекта:166281), согласно которому в список исключений попала перевозка автомобильным транспортом:
• грузов по территории региона, в котором введен режим ЧС, военного положения или режим контртеррористической операции;
• воинских грузов;
• грузов, когда клиентом выступает зарубежная компания или иностранный гражданин;
• при каботажных перевозках грузов, которые осуществляются иностранными перевозчиками из стран, входящих в ЕАЭС;
• специальных грузов в целях удовлетворения особо важных государственных и оборонных нужд и обеспечения безопасности государства
• грузов физлица, когда это происходит в личных, семейных и других целях, которые не связаны с осуществлением предпринимательской деятельности.

Отметим, что с 1 сентября 2026 года исключительно в электронной форме также будут оформляться:
• экспедиторские документы: поручения экспедитору, складские и экспедиторские расписки. Правила обмена такими документами утверждены Постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 № 469, которое вступит в силу с 01.09.2026;
• железнодорожные накладные. Правила работы с ними утверждены Постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 № 470 (вступит в силу с 01.09.2026);
• грузовые авианакладные. Правила обмена такими документами утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.04.2026 № 446 (вступит в силу с 01.09.2026).

Кто оформляет электронную транспортную накладную

По общему правилу составляет электронную транспортную накладную грузоотправитель (ч. 1 ст. 8 Закона № 259-ФЗ). Далее с документом работают, формируют и подписывают каждый свой раздел (титул) другие участники перевозки. Ими, как правило, наряду с грузоотправителем выступают перевозчик и получатель груза. Однако в некоторых случаях стороны могут совпадать, например, компания, перевозя грузы между своими складами, выступает одновременно и грузоотправителем и грузополучателем.

Отметим, что электронные транспортные накладные с 01.09.2026 станут обязательными не только для перевозчиков. Их должны будут применять компании из других отраслей, которые выступают отправителем груза или его получателем. Примером могут служить производители товаров, торговые центры, операторы складов, строительные фирмы и другие.

Порядок перехода на электронные транспортные документы

До 1 сентября 2026 осталось не так много времени и к работе с электронными транспортными накладными нужно подготовиться. Для перехода на использование ЭТН необходимо:
1) Подписать соглашение с оператором информационной системы электронных перевозочных документов. Он должен состоять в специальном реестре операторов, который можно найти на официальном сайте Минтранса России https://mintrans.gov.ru/activities/214/376/377/380 (ч. 9, 14, 15 ст. 18.1 Закона № 259-ФЗ). Такой оператор будет осуществлять обмен документами между участниками грузоперевозки и передавать ЭТН и содержащиеся в ней сведения в ГИС ЭПД (ч. 2, 4 ст. 18.1 Закона № 259-ФЗ).
2) Получить на сотрудников, которые будут подписывать ЭТН, сертификат усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписи и оформить на них машиночитаемые доверенности (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона № 259-ФЗ);
3) Настроить доступ сотрудников к системе и научить их работе в ней.
4) Приобрести недостающие технические средства (ноутбуки, планшеты и так далее).

Чтобы быть уверенным, что все отлажено, рекомендуем до 01.09.2026 провести несколько пробных рейсов.

Как работать с электронными транспортными накладными

По общему правилу составляет электронную транспортную накладную грузоотправитель (ч. 1 ст. 8 Закона № 259-ФЗ). Ее формат утвержден Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. При работе с документом также необходимо руководствоваться:
• Правилами обмена электронными перевозочными документами, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931;
• Правилами предоставления информации в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), утвержденными Постановлением Правительства РФ от 03.03.2022 № 281.

Грузоотправитель создает транспортную накладную в виде электронного документа и заполняет все необходимые сведения о перевозке. В частности, указывает данные (п.п. «а» п. 3 Приложения № 1 к Постановлению № 931):
• об участниках перевозки;
• о существенных условиях договора перевозки;
• о поданном под погрузку транспортном средстве и его водителе (водителях);
• о грузе и сопроводительных документах на него;
• о фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке и погрузки груза в транспортное средство.

Сформированный файл своей УКЭП или УНЭП подписывает лицо, уполномоченное на подписание ЭТН от имени грузоотправителя или лицо, которое осуществило погрузку груза в транспортное средство.

Затем перевозчик при необходимости вносит в ЭТН дополнительные сведения в отношении принятия вверяемого груза и фактических обстоятельств погрузки груза в транспортное средство. Такой файл подписывает своей УКЭП или УНЭП лицо, уполномоченное от имени перевозчика подписывать ЭТН. После этого водитель сверяет представленный груз, тару, упаковку с данными, которые указал грузоотправитель. При необходимости в ЭТН вносятся оговорки и замечания перевозчика. Файл с такой информацией может подписать водитель своей простой подписью или УНЭП при условии, что его впоследствии подпишет своей УКЭП или УНЭП лицо, уполномоченное от имени перевозчика подписывать ЭТН (п.п. «б» п. 3 Приложения № 1 к Постановлению № 931).

Грузополучатель вносит в ЭТН сведения о приемке груза от перевозчика, а также о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приемки. Такой файл своей УКЭП или УНЭП должно подписать лицо, уполномоченное на подписание ЭТН от имени грузополучателя (п.п. «в» п. 3 Приложения № 1 к Постановлению № 931).

После этого перевозчик вносит дополнительные сведения к информации грузополучателя в отношении выдачи вверенного ему грузоотправителем груза и фактических обстоятельств такой выдачи. Такой файл подписывает своей УКЭП или УНЭП лицо, уполномоченное от имени перевозчика подписывать ЭТН. Если в документ вносятся оговорки и замечания перевозчика о выдаче груза, то такой файл может подписать водитель своей простой подписью или УНЭП при условии, что его впоследствии подпишет своей УКЭП или УНЭП лицо, уполномоченное от имени перевозчика подписывать ЭТН (п.п. «г» п. 3 Приложения № 1 к Постановлению № 931).

Кроме того, при необходимости в ЭТН вносится дополнительная информация, в частности:
• данные о переадресовке груза, в частности, сведения об изменении конечного пункта доставки груза и (или) сведений о новом грузополучателе. Такой файл подписывает своей УКЭП или УНЭП лицо, уполномоченное на подписание ЭТН от имени грузоотправителя. В этом случае перевозчик проставляет свои отметки при переадресовке. Их подписывает своей УКЭП или УНЭП лицо, уполномоченное от имени перевозчика подписывать ЭТН (п.п. «д», «е» п. 3 Приложения № 1 к Постановлению № 931);
• сведения перевозчика о заменах водителя (водителей) и (или) транспортного средства. Их подписывает своей УКЭП или УНЭП лицо, уполномоченное от имени перевозчика подписывать ЭТН (п.п. «ж» п. 3 Приложения № 1 к Постановлению № 931);
• данные об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки. Они состоят из сведений о выполнении перевозки, стоимости перевозки груза (об установленной плате) и порядке расчета платы за перевозку. Их подписывает своей УКЭП или УНЭП лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни со стороны перевозчика. Данный факт подтверждается грузоотправителем путем проставления УКЭП или УНЭП лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны грузоотправителя или уполномоченного им лица.