Прием на работу дистанционного работника

От дистанционного сотрудника нужно получить обязательные документы: (ч. 1 ст. 65 ТК РФ):

1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2) трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР;
3) документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Это может быть карточка СНИЛС, выданная до 01.04.2019, либо уведомление о регистрации в данной системе в виде электронного документа или на бумажном носителе по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п, или по форме, утвержденной Приказом СФР от 23.06.2023 № 1199. Лицо, впервые заключающее трудовой договор, получает документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ). Согласно разъяснениям ПФР у дистанционных сотрудников есть право выбора: открыть индивидуальный лицевой счет самим или через работодателя (письмо от 28.06.2019 № 09-19/13246);
4) документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
5) документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний. Он предъявляется, если работа требует специальных знаний или спецподготовки. К документам об образовании и о квалификации относятся, в частности, диплом о среднем профессиональном образовании, дипломы бакалавра, специалиста, магистра (пп. 1–4 ч. 7 ст. 60 Закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 № 273-ФЗ);
6) справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования на реабилитирующих основаниях (в отдельных случаях), Например, она нужна, если работник на удаланке принимается на работу, предполагающую осуществление педагогической деятельности (абз. 7 ч. 1 ст. 65, абз. 3, 4 ч. 2 ст. 331 ТК РФ);
7) справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ. Она нужна при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой по федеральным законам не допускаются те, кто подвергся этому наказанию. Запрет действует до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым наказанию (абз. 8 ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

В некоторых случаях, предусмотренных ТК РФ, федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, лицо, поступающее на работу, должно представить дополнительные документы (ч. 2 ст. 65 ТК РФ). К таким документам относится, например, разрешение на работу или патент — для временно пребывающих в РФ иностранных граждан либо лиц без гражданства. Исключение – категории иностранных граждан или лиц без гражданства, которые в соответствии с федеральными законами или международными договорами РФ вправе осуществлять трудовую деятельность на территории РФ без таких документов (абз. 3 ч. 1 ст. 327.3 ТК РФ, п. 4 ст. 13 Закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами, то указанные в ст. 65 ТК РФ документы могут быть предъявлены работодателю в электронной форме (если иное не предусмотрено законодательством). По требованию работодателя будущий удаленный сотрудник должен представить на бумажном носителе их нотариально заверенные копии (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Прием на работу лица, не представившего документы, необходимые в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, является нарушением трудового законодательства. За него предусмотрено привлечение к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а за повторное совершение аналогичного нарушения — по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Кроме того, для работодателя существуют иные риски. Например, за привлечение к трудовой деятельности в России иностранного гражданина, у которого отсутствует разрешение на работу либо патент, требующиеся согласно федеральному закону, работодатель может быть подвергнут административному наказанию по ч. 1 ст. 18.15 КоАП РФ, по которой компании грозит штраф до 800 тыс. рублей либо административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток. Если нарушение совершено в Москве или Санкт-Петербурге либо в Московской или Ленинградской области, то ответственность наступает по ч. 4 ст. 18.15 КоАП РФ, по которой размер штрафа достигает 1 млн рублей.

Ознакомление лица, поступающего на дистанционную работу, с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, может осуществляться как в письменной форме, так и путем обмена электронными документами. В аналогичном порядке сотрудник может быть ознакомлен с иными локальными нормативными актами, связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами (ч. 3 ст. 68, ст. 309.2, ч. 5 ст. 312.2, ч. 5 ст. 312.3 ТК РФ).

Содержание трудового договора с дистанционным работником должно соответствовать ст. 57 ТК РФ. В частности, в него обязательно включают условие о выполнении им трудовой функции дистанционно на постоянной основе либо временно (непрерывно или периодически) (ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Место работы дистанционного работника в трудовом договоре указывается в общем порядке. Специальные требования не предусмотрены (ч. 2 ст. 57, ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Обязательно нужно указать в трудовом договоре следующие условия, если они не установлены в коллективном договоре, ЛНА, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации:

1) порядок взаимодействия работодателя и сотрудника (в частности, в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о ней по запросам работодателя), в том числе (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ):

• срок отправки подтверждения получения электронного документа – при взаимодействии путем обмена электронными документами (ч. 3 ст. 312.3 ТК РФ);
• порядок подтверждения действий дистанционного работника и работодателя, связанных с предоставлением друг другу информации – при взаимодействии в форме, отличной от обмена электронными документами (ч. 4 ст. 312.3 ТК РФ);
• форму взаимодействия дистанционного работника и работодателя (если применяется такое взаимодействие), отличную от обмена электронными документами (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ);

2) порядок предоставления сотруднику, выполняющему дистанционную работу на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ);

3) порядок, сроки и размеры компенсации за использование принадлежащих дистанционному работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещения расходов, связанных с их использованием. Важное условие: работник использует их с согласия или ведома работодателя и в его интересах (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ).

Кроме того, в трудовом договоре с дистанционщиком можно закрепить:

• режим рабочего времени (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ);
• продолжительность и (или) периодичность выполнения трудовой функции удаленно – при временной дистанционной работе (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ);
• условия и порядок вызова работника для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте – при временной дистанционной работе (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ);
• условия и порядок выхода на работу дистанционного работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте — при временной дистанционной работе (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ);
• дополнительные обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда согласно ст. 312.7 ТК РФ.

По мнению специалистов Роструда, при графике работы «два через два», когда из двух рабочих дней первый работник работает из дома, а второй — в офисе, условия трудового договора нужно формулировать таким образом, чтобы из него можно было однозначно установить, когда работа выполняется в офисе, а когда дома. Как правило, это оформляется графиком, который является неотъемлемой частью трудового договора (сайт «Онлайнинспекция.рф», 2022).

В трудовой договор с дистанционным работником нельзя включать условие о посещении его работодателем в течение рабочего дня для контроля рабочего процесса (письмо Роструда от 17.04.2021 № ПГ/08368-6-1).

Если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами, работник вправе обратиться с письменным заявлением о предоставлении ему экземпляра трудового договора на бумажном носителе. Работодатель обязан направить его не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

По мнению Минтруда РФ, не допускается заключение с гражданином трудового договора о дистанционной работе для осуществления трудовой деятельности за пределами РФ (письмо Минтруда РФ от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755). Работодатель вправе требовать, чтобы сотрудник исполнял трудовые обязанности в месте, указанном в трудовом договоре и расположенном на территории РФ (информация Роструда от 02.09.2022).

На основании трудового договора работодатель вправе издать приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Его оформляют так же, как при трудоустройстве других лиц:

• по унифицированной форме, например, по форме № Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1;
• по форме, разработанной работодателем.

Содержание документа должно соответствовать условиям договора. В частности, при использовании формы № Т-1 в строке «Условия приема на работу, характер работы» нужно указать информацию о выполнении работником трудовой функции дистанционно (ч. 1 ст. 68, ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ, указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Запись о приеме работника на дистанционную работу надо внести в трудовую книжку, если она ведется и работник представил ее по своему желанию. Если трудовая книжка утрачена, повреждена или отсутствует по другой причине, работник может написать заявление с просьбой оформить ему новую, указав причину ее отсутствия. В этом случае работодателю следует оформить новый документ (ч. 5 ст. 65, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, п. 2 порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н, письмо Роструда от 31.03.2021 № ПГ/06237-6-1).

Как работник должен выразить желание о внесении записи о приеме в его трудовую книжку, законодательно не установлено. Рекомендуем оформить его желание письменно. Например, работодатель может завизировать заявление, написанное работником. Такие действия защитят от привлечения к ответственности за несвоевременное оформление трудовой книжки.

Представить трудовую книжку работник может, в том числе направив ее заказным письмом с уведомлением (п. 2 порядка № 320н).

Запись о приеме на работу дистанционного сотрудника вносится в общем порядке. Указывать, что речь идет об удаленке, не нужно.

При приеме на работу дистанционщика нужно подать сведения о трудовой деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 1.4 порядка заполнения единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)», утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

Для представления подраздела 1.1 в СФР нужно обязательно заполнить титульный лист и подраздел 1 раздела 1 формы ЕФС-1 (п. 1.11 порядка № 245п). В таблице подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1 нужно указать:

— в графе 1 – номер записи;

— в графе 2 – дату приема на работу дистанционного работника;

— в графе 3 – кадровое мероприятие «Прием»;

— в графе 4 – код РКС или МКС – если сотрудник трудится в районах Крайнего Севера или в местности, приравненной к районам Крайнего Севера. В противном случае эта графа не заполняется;

— в графе 5 – наименование трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) согласно штатному расписанию;

— в графе 6 – код выполняемой функции по правилам п. 4.7 порядка № 245п. Кодовое обозначение занятия должно соответствовать занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей). Код состоит из пяти цифровых знаков. Формат записи — XXXX.X:

• первые четыре знака – код наименования группы занятий в ОКЗ;
• пятый знак – контрольное число.

— в графе 8 – название документа-основания, подтверждающего оформление трудовых отношений. Это может быть приказ (распоряжение) или другой документ;

— в графе 9 – дату выше указанного документа в формате ДД.ММ.ГГГГ;

— в графе 10 – номер такого документа.

Сведения подают в территориальный орган СФР. Сделать это можно в электронной форме или на бумажных носителях (в том числе в сопровождении магнитного носителя) (пп. 1.4, 1.13 порядка № 245п). Если численность застрахованных лиц за отчетный период превышает 10 человек, сведения предоставляют исключительно в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ).

За нарушение срока сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 и за ошибки в нем предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей, который накладывается на должностное лицо компании (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ).