Путевой лист грузового автомобиля — 2023

Назначение путевки раскрывает в первую очередь его определение. В частности. Путевой лист – это документ, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства (далее ТС) и водителя (п. 14 ч. 1 ст. 2 Устава автомобильного транспорта).

То есть благодаря ему контролируется ряд процессов:

— исправность автомобиля;

— способность водителя управлять ТС. Прошел он медосмотр или не прошел;

— количество времени отработанного водителем;

— маршрут поездки. Если информация о нём указана в листе;

— обоснованность пробега.

Также данный документ служит для документального подтверждения расходов:

— на парковку;

— ЗП водителя;

— компенсацию за личный транспорт сотрудника;

— аренду ТС;

— затраты на ГСМ.

Путевка нужна также при следующих обстоятельствах:

— ее могут запросить сотрудники полиции;

— она может понадобиться для подтверждения расходов при эксплуатации авто;

— при начислении заработной платы водителям;

— при подтверждении использования сотрудником личного транспорта;

— при аренде автомобиля.

Документ может пригодиться и в других случаях. Исчерпывающего перечня не существует.

Путевка может быть оформлена как в электронном виде, так и на бумажном носителе. С 11 марта действует Приказ ФНС России от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@, который утверждает формат электронного листа. Если же формат бумажный, то для него не установлено форм, которые обязательны к применению.

Заполняет путевой лист при выпуске ТС на линию ответственный сотрудник, который назначается руководителем организации. Также отметки проставляются медицинским работником, который осуществляет медосмотр водителя.

Что изменилось с 1 марта 2023 года?

Ранее упомянутый Приказ Минтранса № 390 утвердил следующие изменения:

— наименование и номер путевого листа перестали быть обязательными сведениями;

— вместо сведений о владельце теперь сведения об организации или ИП, оформивших путевку;

— пояснили, что указывать в сведениях о виде перевозки и сообщения;

— утвержден порядок составления электронных путевых листов. Также это коснулось порядка подписания документа медработником и ответственным за техническое состояние ТС;

— при приеме груза для перевозки предъявляется электронный путевой лист или бумажная копия;

— убрали обязанность вести журнал регистрации;

— путевой лист оформляется арендодателем, если ТС передается по договору аренды с экипажем;

— показания одометра при оформлении нескольких листов на одно ТС.

Приказ действуют до 1 марта 2029 года. 

Все организации и индивидуальные предприниматели, которые эксплуатируют ТС, должны оформлять путевки. В частности они необходимы если:

— вы занимаетесь перевозками пассажиров, багажа или грузов и используете при этом свои автомобили;

— вы передаете авто в аренду с экипажем;

Если же организация использует автомобиль для собственных нужд, то и здесь лучше оформить соответствующий документ. На этот факт указывает совокупность данных из официальных источников:

— п. 10 Приказа Минтранса России от 28.09.2022 N 390;

— п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 N 26;

— Письмо Минтранса России от 17.03.2017 N 03-525ПГ

Остается единственный вариант, когда водитель находится в машине один. То есть, нет других людей, которых он перевозит и каких-либо грузов. Похоже, что этот случай недостаточно четко урегулирован законодательством. Тем не менее. Учитывая отсутствие однозначности в этом вопросе. Вряд ли при возникновении спора с контролирующими органами они будут обращать внимание на этот пробел в законе. Поэтому не оформлять путевой лист в этом случае весьма рискованно.

В случае нарушения предусмотрены следующие виды ответственности.

При отсутствии путевых листов:

1. Административная:

— предупреждение или штраф в размере 500 рублей для водителя (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);

— штраф в размере от 5 000 до 10 000 рублей для должностных лиц (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ);

2.Налоговая:

— штраф от 10 тыс. руб. до 20 процентов от размера неуплаченного налога. Но не меньше 40 тыс. руб. Касается организаций.

При отсутствии отметок о медосмотрах и техническом контроле грозят штрафы в размере (ч. 2, 3 ст. 12.31.1, ст. ст. 23.3, 23.36 КоАП РФ):

— 3000 руб. для водителя;

— 5000 руб. для должностных лиц;

— 30000 руб. для организации.

При отсутствии отметок об обязательном медосмотре в начале рабочего дня, в случае выявления Рострудом (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ):

— для должностных лиц и ИП от 15 до 25 тыс. руб.;

— для организаций от 110 до 130 тыс. руб.

Если отсутствие отметки о медосмотре выявил Росздравнадзор (11.32 КоАП):

— для должностных от 2 до 3 тыс. руб.;

— для организаций и ИП от 30 до 50 тыс. руб.

Если отсутствие листа или его неверное оформление привело к неуплате (неполной уплате) налога на прибыль предусмотрен штраф (122 НК РФ):

20 процентов от неуплаченной суммы налога или 40 процентов при умышленном деянии. 

В качестве основы для путевки грузового транспортного средства можно использовать унифицированные документы утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78:

 форму N 4-С — подходит для сдельных расценок;

форму N 4-П — для повременного тарифа.

Если вы будете использовать указанные формы, дополните их обязательными реквизитами. О них мы поговорим чуть позже.

Также вы можете самостоятельно разработать форму данного документа. Но в ней тоже нужно будет учесть все обязательные реквизиты.

В своей учетной политике нужно будет закрепить бланк той формы, которую в конечном итоге вы будете использовать. 

1.В случае с грузовым автомобилем при заполнении применяются общие правила. В частности нужно учитывать требования, предусмотренные п. п. 9 — 14 Состава сведений и порядка оформления путевого листа (Приказ 390). К ним относятся:

— оформление должно быть на бумажном носителе или в форме электронного документа;

— лист оформляется владельцем на каждое ТС. В случае если ТС передается по договору аренды с экипажем, путевка должна быть оформлена арендодателем. При посменном использовании одного автомобиля можно оформить несколько путевок на каждого водителя;

— оформление листа должно происходить до выпуска автомобиля на линию;

— дата и время проведения медосмотров проставляются медработником проводящим осмотр. При использовании бумажного листа он ставит собственноручную подпись, при электронном используется УКЭП. Результатом осмотра является специальная отметка о его прохождении. Также указывается его ФИО, наименование организации, данные лицензии на проведение осмотров;

— дата и время выпуска ТС на линию. А также данные о проведении технического осмотра проставляются должностным лицом ответственным за эксплуатацию и состояние автомобилей. Лицо назначается директором или ИП. Ответственный должен также поставить собственноручную подпись или УКЭП (УНЭП). Результатом проведения также является специальная отметка;

— дата и время показаний одометра при выезде и заезде на парковку. Проставляется уполномоченным на это лицом, которое назначил директор юрлица или ИП. Заверяется таким же способом. При формировании нескольких листов на одно ТС, подпись ставит тот водитель, который принимает автомобиль при приемке-сдачи после смены.

2.Также главное чтобы в путевку были включены все обязательные сведения и реквизиты. К ним относятся:

1). Перечень реквизитов перечисленных в ч. 3 ст. 6 Устава автомобильного транспорта. А именно: срок действия документа, лицо оформившее путевку, сведения о ТС и водителе, а также о виде перевозки и сообщения. Рассмотрим подробнее, что включить в каждый из перечисленных пунктов:

— срок действия листа. При оформлении на один день указывается полная дата, когда этот документ можно использовать. В случае если это более чем один день, указывается начало и окончания срока использования;

— сведения о лице, оформившем путевку. Если это организация указывается наименование, адрес местонахождения, номер телефона, ОГРН. Если это ИП указывается ФИО, адрес регистрации, телефон, регистрационный номер ИП;

— информация о транспортном средстве. Включаются следующие сведения. Тип (марка, модель) ТС, номер машины. Сведения о техническом состоянии авто (дата, время, результат осмотра).  Дата и время выпуска и возвращения ТС на линию, показания одометра;

— данные о водителе. ФИО водителя, а также дату, время и результат медицинского осмотра;

— сведения о виде перевозки и виде сообщения. Это может быть коммерческая перевозка, для собственных нужд или работа специальных ТС. По видом сообщения понимается: городское, пригородное, междугороднее и международное. Если их сразу несколько, они указываются через запятую.

2). Обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В частности: его наименование, дата составления, имя экономического субъекта, содержание факта хоз. жизни, величина измерения, наименование должности ответственного, подписи с инициалами;

3). Другие сведения, которые относятся к конкретно вашей деятельности. Пункт не обязательный, можно использовать по желанию.

При заполнении путевки на грузовое авто есть небольшие особенности. В частности при перевозке материальных ценностей укажите в листе реквизиты товарно-транспортных документов (ТТД), в которых есть характеристики груза. Путевку храните вместе с ТТД.

Есть также и другие нюансы:

— технический контроль и медосмотр между собой могут проводиться в любой очередности. Законодательство этот вопрос не регулирует. Делайте так, как вам удобно;

— при длительности рейса более одного дня отметки о медосмотрах ставятся перед рейсом и после рейса. Если рейсов в течение дня несколько, то они ставятся перед первым и после последнего рейса;

— при посменной работе на одном ТС контроль проводится до начала рейса (смены) водителя, который первый выезжает с парковки;

— обязанности вести журнал учета движения путевых листов, законом не предусмотрено. Это делается по желанию хозяина автомобилей. Однако рекомендуется всё-таки такой журнал завести. Сделать его можно как в бумажном, так и в электронном виде;

— исправить ошибки на бумажном листе можно зачеркнув ошибку одной чертой. После чего поставить «исправлено» указав дату такого исправления. Заверить это подписями ответственного и водителя;

— законодательство не устанавливает обязанности нумеровать путевки. Вы можете это сделать в целях организации их учета;

— маршрут путевого листа не является обязательным реквизитом. При этом есть некоторые особенности. Указание маршрута может повлиять на возможность списания расходов на ГСМ и иных затрат в налоговом учете. Благодаря ему контролирующие органы проверяют использование ТС в служебных целях. Поэтому целесообразно его указать, чтобы вам не отказали в признании расходов. В частности можно указать такие данные: адреса, названия организаций, цель поездки, время отправления и прибытия, количество километров и другие данные. Главное чтобы все эти сведения были конкретные, без общих формулировок;

— в путевом листе ставятся подписи сразу нескольких лиц. В частности: уполномоченное лицо, которое снимает показания одометра, медицинского работника и ответственного за состояние технического средства. Также подпись ставит водитель. Этот перечень не ограничен, в зависимости от вашей путевки подписи могут ставить и другие лица

— арендатор тоже должен оформлять путевку при перемещении людей, багажа и груза. Но только если это случай, когда авто передано в аренду без экипажа. Если же автомобилем управляет водитель арендодателя (то есть средство передано с экипажем), то оформить лист тогда должен именно арендодатель;

— если в документе отсутствует отметка о прохождении медосмотра, можно сказать, что в таком случае водитель не может быть допущен к рейсу. То есть ее отсутствие может говорить о фактическом наличии у водителя признаков, при которых он не может быть допущен к работе. Состояние здоровья, алкогольное опьянение и прочее;

— вероятно, показания одометра и проставление отметок о техническом контроле не запрещено проставлять одним и тем же уполномоченным лицом. 

Актуальные образцы заполнения с учетом изменений, на основе формы N 4-С и формы N 4-П скачивайте по ссылке расположенной ниже.

Форма N 4-C

Форма N 4-П

Для скачивания бланка путевого листа также перейдите по ссылке расположенной ниже.

Бланк