Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Путевой лист грузового автомобиля — 2023

Одной из множества особенностей, с которыми сталкиваются компании (ИП) в своей деятельности, является путевой лист. Порядок и необходимость его заполнения вызывают массу вопросов, ведь ситуации на практике бывают разными. Также разными являются и транспортные средства. В сегодняшней статье мы поговорим не только о самом путевом листе, но в частности коснемся грузовых автомобилей. Подробнее о действующих в 2023 году требованиях в данной отрасли, читайте далее.

Зачем нужен путевой лист

Определение путевого листа содержится в статье 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ (ред. от 21.11.2022) «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Звучит оно так: «путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя».
Иными словами такой документ свидетельствует о следующих показателях:
— транспортное средство находится в исправном (неисправном) состоянии (такие отметки могут проверить сотрудники ГИБДД и Минтранса);
— водитель прошел (не прошел) необходимый осмотр и способен (неспособен) управлять автомобилем (отметки могут проверить представители Росздравнадзора и Роструда);
— определен маршрут, по которому следует ТС;
— определен расход топлива и километры;
— количество рабочего времени водителя.
Однако путевой лист нужен не только для вышеуказанных целей. Он также служит в качестве первичного учетного документа. То есть с помощью данного листа можно документально подтверждать расходы, например на следующие затраты:
— оплата парковки;
— заработная плата водителя;
— компенсация за использование личного транспорта сотрудника;
— аренда (лизинг) транспортного средства;
— затраты на горюче-смазочные материалы.
Помимо перечисленного, путевой лист может быть нужен в следующих случаях:
— при запросе его сотрудниками полиции;
— при начислении ЗП водителям автомобилей;
— подтверждение времени отработанного водителем;
— подтверждение обоснованности поездки;
Перечень не является исчерпывающим, поэтому такой документ может понадобиться и в других ситуациях. Однако основные задачи путевки мы перечислили.
Данный документ оформляют организации и ИП, которые эксплуатируют автомобили. Это могут быть любые авто (грузовые, легковые) и специальная техника.
Обычно путевой лист оформляется, когда организация (предприниматель):
— официально занимается перевозками (грузов, людей) по договору;
— использует данный документ в качестве подтверждения расходов при налогообложении;
— не занимается перевозками по договору, однако всё же эксплуатирует транспортное средство с целью перевозки грузов и людей.

Можно ли ездить без путевого листа

По общему правилу путевой лист необходим, если организация осуществляет перевозки пассажиров, багажа или грузов (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ). Для ИП оформление путевки не исключение, если предприниматель использует для перевозок транспортное средство.
Казалось бы, по такой логике, если организация (ИП) использует автомобиль в перевозках (людей кроме водителя или материальных объектов) для собственных нужд, оформлять путевой лист нет необходимости. Однако и в такой ситуации рекомендуется всё-таки его оформить, это следует из п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 N 26 и Письма Минтранса России от 17.03.2017 N 03-525ПГ. Согласно этим разъяснениям, вне зависимости от того, что перевозка осуществляется для собственных нужд, применяются общие правила, установленные ст.20 Закона о безопасности дорожного движения.
Тем не менее, видится, что ездить без путевого листа всё же можно. Однако для этого необходимо чтобы соблюдались несколько критериев:
— автомобиль используется для служебных поездок;
— сотрудник не выполняет трудовой функции водителя;
— при поездке не перевозятся люди (кроме водителя) и грузы;
По другим данным, если водитель эксплуатирует транспортное средство в личных интересах, документ тоже не нужен.
Однако стоит учесть, что соблюдение данных требований еще не означает, что у контролирующих органов не появятся вопросы. Связано это с тем, что в действующих нормах есть некоторая расплывчатость и неточность.
В случае отсутствия путевки или необходимых отметок в нём организация (ИП) могут быть привлечены к ответственности. Санкции предусмотрены следующими статьями:
— статья 12.3 КоАП РФ устанавливает штрафы для физических и юридических лиц от 500 до 5000 рублей;
— статья 12.31.1 КоАП РФ предусматривает штрафы для физ. лиц и юр. лиц в размере от 1000 до 100 000 рублей;
— статья 120 НК РФ устанавливает штраф в размере от десяти тысяч рублей, если вы нарушите правила учета доходов и расходов.
— статья 122 НК РФ влечет взыскание штрафа в размере от 20 процентов от неуплаченной суммы налога. Если ошибки в листе (его отсутствие) повлекли недоимку.

Виды путевых листов грузового автомобиля

Конкретно для грузовых автомобилей есть рекомендованные формы путевых листов. К применению они не обязательны, однако вы можете их использовать Утверждены они Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». В частности речь идет о формах:
— форма N 4-С – применяется при сдельных расценках с водителем;
— форма N 4-П – применяется, если вы оплачиваете работу водителя по временному тарифу;
Сами по себе путевые листы также могут быть однодневными или многодневными, в зависимости от рейса.
Помимо этого путевка может быть в бумажном виде, а с 1 марта 2023 г. его можно формировать в виде электронного документа.
Порядок заполнения электронного листа будет определяться правилами, установленными ст.6 Устава автомобильного транспорта. Формат электронных листов утвердит ФНС.

Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля

Оформить данный документ может любой работник организации, которому дали полномочия на его заполнение. Момент оформления листа связан с длительностью рейса:
— в случае, когда длительность рейса превышает смену (рабочий день), лист оформляется перед каждым рейсом;
— если наоборот продолжительность рейса меньше дня (смены) то оформление происходит перед первым рейсом (их может быть несколько за день).
Документ можно сразу оформить на несколько дней (или месяц). Но тогда форма листа должна быть сделана так, чтобы в ней можно было проставлять необходимые отметки перед рейсом и после рейса. В частности речь идет о таких отметках как:
— сведения о заезде (выезде);
— состояние ТС;
— показатели одометра;
— медосмотр.
Заполнить лист можно как вручную, так и с использованием компьютера, или использовать оба способа одновременно.
Какой-либо обязательной формы путевки для грузового автомобиля законодательство не предусматривает. Поэтому вы либо можете разработать такую форму самостоятельно, либо взять за основу форму N 4-С или форму N 4-П. Если вы будете использовать эти формы (или разработаете свою), то вам нужно будет их доработать, добавив необходимые обязательные реквизиты. Те формы, которые в итоге вы будете использовать нужно, закрепить в учетной политике.
Обязательные реквизиты на данный момент установлены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 (а с 1 марта 2023 Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390) и ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
1.Приказом Минтранса № 368 установлены следующие реквизиты:
— наименование и номер;
— сведения о сроке действия путевого листа;
— данные о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве;
— информация о водителе;
— сведения о перевозке.
Еще раз напомню, что с 1 марта 2023 использоваться будут реквизиты Приказа Минтранса России от 28.09.2022 N 390. Приказ 368 утратит силу.
2.Законом о бухгалтерском учете предусмотрены такие реквизиты (эти реквизиты остаются после 1 марта):
— наименование документа;
— дату составления документа;
— наименование экономического субъекта, составившего документ;
— содержание факта хозяйственной жизни;
— величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
— наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
— подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Помимо перечисленных реквизитов вы можете указать дополнительные данные соответствующие вашей деятельности.
В остальном путевой лист грузового автомобиля заполняется по общим правилам. Данный общий порядок пока предусмотрен п. п. 8 — 18 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 N 368 (с 1 марта Приказом № 390).
Также нужно учитывать следующие нюансы:
— после заполнения лист выдавайте под расписку;
— после того как водитель сдаст предыдущий лист можно выдать ему новый;
— вносите в путевку реквизиты товарно-транспортных документов (с указанием характеристик груза) если перевозите материальные ценности.
Ну и конечно нужно пояснить какие именно изменения в порядке заполнения имеют место в 2023 году. Данные поправки внёс ранее упомянутый Приказ Минтранса N 390, который вступает в силу 1 марта 2023 года (действует до 1 марта 2029). Изменилось содержание и порядок оформления путевого листа, а именно:
— наименование и номер документа исключены из обязательных реквизитов;
— сведения о собственнике (владельце) ТС заменили на сведения о юрлице или ИП, которые оформили путевой лист;
— конкретизировали, что указывать в сведениях о виде перевозки и виде сообщения;
— установлен порядок формирования электронных путевок;
— исключили обязанность ведения журнала учета путевых листов. Но это не означает, что вы не можете вести такой журнал по своей инициативе;
— путевой лист можно оформить в электронном виде;
— отметки о медосмотре, о дате и времени выпуска ТС, дате (времени) и показаниях одометра, предрейсовом контроле технического состояния автомобиля, могут быть заверены УКЭП или УНЭП (при оформлении в электронном виде);
— в случае передачи в аренду ТС с экипажем оформлять лист должен арендодатель;
— конкретизировали порядок указания отметки о медосмотре и показаний одометра. При медосмотре теперь дополнительно указывается наименование медицинского учреждения и реквизиты лицензии на проведение осмотров. А при показаниях одометра (если несколько листов на одно ТС), данные указываются при приеме-сдаче ТС следующему водителю по окончанию смены. Подпись ставит принимающий водитель.
— возможность включения дополнительных сведений в документ осталась.
Исходя из перечисленных изменений, с марта 2023 года порядок заполнения путевого листа грузового автомобиля будет следующим:
1. Заполняйте лист с учетом общих правил. Они установлены п. п. 9 — 14 Порядка оформления и формирования путевого листа утв. Приказом № 390. В частности:
— на каждое транспортное средство оформите одну путевку;
— если одно ТС используют разные водители можно оформить лист на каждого из них;
— отметки о медосмотрах делает медработник;
— медработник заверяет данные собственноручной подписью или с помощью электронной подписи (если оформление в электронном виде);
— медработником выносится заключение по результату осмотра водителя с проставлением определенных отметок;
— контроль технического состояния ТС проводит должностное лицо, ответственное за техническое состояние и безопасную эксплуатацию;
— такое должностное лицо заверяет данные также собственноручной подписью или с использованием УКЭП и УНЭП;
— данным лицом проставляется отметка «выпуск на линию разрешен» или «выпуск на линию не разрешен»;
— показание одометра (даты, времени) проставляет уполномоченное лицо, назначенное руководителем. Заверяется тем же способом;
— при оформлении нескольких путевых листов, при сдаче ТС следующему водителю, подпись ставит уполномоченное лицо или водитель, принимающий ТС;
— журнал учета путевых листов вести не обязательно, но рекомендуется фиксировать в журнале выдачу и возврат.
— соблюдайте иные правила предусмотренные порядком оформления и формирования путевки.
2.Используйте формы N 4-С, N 4-П или разработайте свою. Включите в форму обязательные реквизиты. Такие обязательные сведения перечислены:
— в ч. 3 ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Реквизиты утверждены Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390;
— в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Можете добавить дополнительные реквизиты имеющие отношение к вашей деятельности.
3.В случае перевозки мат. ценностей включите в лист реквизиты товарно-транспортных документов (ТТД), которые в свою очередь содержат критерии груза.
4.Осуществляйте хранение листа и ТТД в одном месте.
Также укажите в путевке указанные ниже сведения:
— сведения о сроке действия листа (конкретную дату, если один день, даты начала и окончания, если несколько дней);
— сведения о лице, оформившем документ (наименование организации, адрес, телефон, ОГРН);
— сведения о ТС (модель, номер и так далее);
— сведения о водителе (ФИО, время и результат осмотра);
— сведения о виде перевозки и виде сообщения (коммерческая или другая перевозка, междугородняя или иной вид);

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля

Скачать образцы заполнения документов на основе формы N 4-С и формы N 4-П вы можете по ссылкам представленным ниже.

Образец заполнения 1

Образец заполнения 2

Скачать бланк путевого листа грузового автомобиля

Скачать бланк документа вы также можете по ссылке расположенной ниже в тексте.

Бланк путевого листа