Работа с доверенностями

Генеральный директор – единственное лицо в компании, которое действует от ее имени без доверенности. Всем остальным сотрудникам, чтобы представлять интересы фирмы в госорганах и перед контрагентами, потребуется оформление данного документа. В нашей статье расскажем, как организовать работу с доверенностями на предприятии.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Кому поручить работу с доверенностями
2. Организация работы с доверенностями
3. Положение о работе с доверенностями
4. Учет и хранение доверенностей
5. Работа с машиночитаемыми доверенностями
6. Образец доверенности с места работы

Кому поручить работу с доверенностями

Кому будет поручена работа с доверенностями, решает руководство компании. В небольших фирмах этой работой занимается один–два сотрудника. Как правило, бухгалтер выдает и учитывает доверенности на получение товарно-материальных ценностей. А всеми остальными занимается юрист.

В крупных компаниях работа с документами может быть разделена между несколькими структурными подразделениями, например:
• бухгалтерии поручено оформлять и учитывать доверенности на получение ТМЦ;
• юридическому отделу – разработка форм других доверенностей, подготовка документов по запросам заинтересованных подразделений;
• специалистам секретариата – подписание документов у руководителя и их регистрация;
• заинтересованным подразделениям – направление заявок в юридический отдел для составления доверенностей, выдачи готовых документов сотрудником подразделения.

Организация работы с доверенностями

При организации работы с доверенностями рекомендуем:

1) составить регламент, например, разработать и утвердить специальное положение о работе с доверенностями. В документе можно, в частности, зафиксировать, для кого какой вид доверенности может быть оформлен. Например, генеральную – выдают руководителям филиалов и представительств, специальную – юристу, например, на представление интересов в суде. Разовый документ можно выдать водителю на получение конкретной посылки;

2) назначить должностное лицо (структурное подразделение), ответственное за работу с такими документами. Как сказано выше, таких лиц или подразделений может быть несколько;

3) вести строгий учет выдаваемых документов, например, завести специальный журнал, в котором будет фиксироваться, кому была выдана доверенность, сколько она действует, какие полномочия предоставляет. Например, она выдана для суда или представления интересов в налоговой инспекции;

4) своевременно отменять доверенности, выданные сотрудникам, с которыми расторгается трудовой договор. Увольнение не прекращает действия доверенности, так как представлять интересы юрлица могут как сотрудники, так и сторонние лица. Если доверенность при расторжении трудового договора не отменить, она будет продолжать действовать. У увольняемого сотрудника необходимо забрать оригинал документа. Кроме того, об отмене доверенности нужно известить третьих лиц, для представительства перед которыми она была выдана (пп. 2 п. 1 ст. 188, п. 1 ст. 189 ГК РФ). Например, при увольнении главного бухгалтера об отмене доверенностей нужно известить банк, налоговую инспекцию, СФР. При увольнении юриста нужно уведомить суд, в котором он представлял интересы компании (ч. 2 ст. 54 ГПК РФ, ч. 5 ст. 56 КАС РФ). В АПК РФ такая обязанность прямо не закреплена, однако рекомендуем и в этом случае известить суд об отмене;

5) не выдавать доверенности с правом передоверия, а еще лучше прописывать в документе прямой запрет на передачу полномочий третьим лицам.

Положение о работе с доверенностями

Положение о работе с доверенностями – это локальный нормативный акт компании, в котором закреплен порядок работы с данным видом документов. Обычно он регулирует все этапы – от оформления доверенности до момента ее уничтожения. Как правило, в такой локальный акт включают следующие разделы:

1. Общие положения. Здесь перечисляют нормативные правовые акты, в соответствии с которыми разработано положение. Например, можно сослаться на статьи 185–188.1 ГК РФ, ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» 06.12.2011 № 402-ФЗ, Основы законодательства о нотариате. Кроме того, в этом разделе указывают структурные подразделения компании, работу которых регламентирует документ.

2. Порядок оформления доверенности. В этом разделе нужно прописать, кто и в каком порядке инициирует составление доверенности. Кто готовит документ, в каком порядке он согласовывается и подписывается. Также нужно расписать, кто и в каком алгоритме организует работу с нотариусом, если требуется нотариальная доверенность.

3. Доверенности на получение ТМЦ. Обычно такие документы составляют и выдают в специальном порядке, поэтому урегулированию данного вопроса рекомендуем посвятить отдельный раздел положения. Чаще всего такая работа поручается бухгалтерии.

4. Работа с МЧД. Такой документ нужен, чтобы сотрудники имели возможность подписывать документы в электронной форме от имени компании. Оформление таких доверенностей имеет свои особенности, которые нужно отразить в этом разделе. Можно, в частности, расписать, как выпускается МЧД, в каком порядке подписывается, как ведется учет таких документов.

5. Учет и хранение доверенностей. В этом разделе нужно указать:

• кто и в каком порядке регистрирует документы и выдает их сотрудникам;
• как производится отмена выданных доверенностей;
• на кого возложена обязанность извещать третьих лиц об отмене документа;
• кто принимает оригиналы отмененных документов и хранит их в течение установленного срока;
• в каком порядке происходит уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

6. Заключительные положения. В этом разделе прописывается порядок вступления положения в силу, приводится перечень локальных нормативных актов фирмы, которые утрачивают свою силу в связи с его принятием. Также здесь приводят порядок, в котором в документ вносятся изменения и дополнения.

Если в компании есть профсоюз, то при принятии документа необходимо учесть его мнение в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ. Положение вступает в силу с момента его утверждения, если в нем не установлен другой срок (ст. 12 ТК РФ). С документом нужно ознакомить сотрудников, с чьей трудовой деятельностью он связан (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Учет и хранение доверенностей

Выдачу доверенностей удобно фиксировать в специальном журнале. Утвержденной формы такого документа нет, поэтому ее нужно разработать самостоятельно. Страницы такого журнала необходимо прошить и пронумеровать. В нем обычно предусматривают графы:
• для номера и даты выдачи доверенности;
• должности и Ф.И.О. доверенного лица;
• наименования госоргана, контрагента, для представительства перед которым выдан документ;
• срока действия;
• подписи доверенного лица в получении доверенности;
• даты отмены;
• отметки о возврате оригинала (дата, должность и Ф.И.О. сотрудника, принявшего оригинал доверенности, его подпись).

Доверенность, выданную руководителем компании, нужно хранить 5 лет после истечения срока ее действия или отзыва (п. 36 перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденных Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по документу было закончено (ч. 2 ст. 21.1 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 4.1 инструкции по применению перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

В своих внутренних документах компания может предусмотреть более длительный срок хранения.

Работа с машиночитаемыми доверенностями

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это такая доверенность, которую информационные системы формируют в виде электронного файла и обрабатывают автоматически. На ее основании лица, представляющие интересы компании, могут подписывать электронные документы с помощью своей квалифицированной электронной подписи (пп. 2, 2.2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3, ч. 1 ст. 17.5 Закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

МЧД создается в электронной форме в формате XML. Ее должен подписать руководитель компании своей усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 1 единых требований, утвержденных Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857). Документ должен содержать:
• название, номер, дату совершения и срок действия (при наличии);
• сведения о доверителе: для ИП – Ф.И.О., СНИЛС, ИНН, ОГРНИП; для юрлица — наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, Ф.И.О. директора и его СНИЛС;
• сведения о представителе – Ф.И.О., дату рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН;
• перечень полномочий представителя;
• УКЭП доверителя;
• возможность передоверия.

Конкретный формат доверенности каждая информационная система утверждает самостоятельно. Например, формат доверенности, подтверждающей полномочия представителя налогоплательщика, утвержден Приказом ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@.

МЧД необходима для взаимодействия:
• с госорганами (СФР, ФНС, Росстатом);
• государственными информационными системами (ЕГАИС, «Честный знак»);
• контрагентами, если компании договорились использовать электронный документооборот.

Документ можно оформить различными способами:
• на сайте ФНС с помощью специального сервиса. Здесь можно оформить как доверенность, необходимую для взаимодействия с налоговой инспекцией (5.03), так и единую форму доверенности (формат 003);
• на порталах государственных информационных систем (ЕГАИС, «Честный знак» ЕИС «Закупки»). Такие документы будут работать только с той системой, где они выпущены;
• через операторов электронного документооборота. Это платный вариант, однако такие сервисы, как правило, дают возможность выпускать МЧД любых форматов, взаимодействуют с реестром ФНС, позволяют вести учет всех МЧД компании в едином реестре.

Если компания не пользуется услугами оператора ЭДО, чей сервис позволяет ей учитывать все электронные доверенности, ей необходимо организовать ведение учета оформленных МЧД. Например, вносить сведения о них в общий журнал учета доверенностей или разработать отдельную форму документа.

Образец доверенности с места работы

В большинстве случаев доверенность на представление интересов компании составляется в простой письменной форме. Однако в некоторых случаях потребуется обратиться к нотариусу. Например, нотариальная доверенность потребуется:
• для государственной регистрации прав на недвижимое имущество (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ, ч. 4 ст. 15, ч. 14 ст. 29 Закона «О государственной регистрации недвижимости» от 13.07.2015 № 218-ФЗ);
• для совершения сделки, которая требует нотариального удостоверения (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ).

Унифицированная форма доверенности для представления интересов юридического лица законодательством не предусмотрена. Как правило, она составляется в свободной форме.
В документе обязательно должна быть указана дата составления. Доверенность, в которой отсутствует дата ее выдачи, считается ничтожной (п. 1 ст. 186 ГК).

Кроме этого, в стандартный бланк доверенности включают следующие реквизиты:
• место оформления;
• данные представляемого лица — название компании, ИНН, ОГРН, место и дату госрегистрации, должность, Ф.И.О., паспортные данные директора, наименование и реквизиты документов, на основании которых он осуществляет свои полномочия
• данные представителя — Ф.И.О., паспортные данные, место жительства.
• список передаваемых полномочий, например, отправлять и получать корреспонденцию, подписывать определенные документы; В некоторых случаях при формулировании полномочий нужно учитывать требования нормативных актов. Например, в доверенности на представление интересов компании в суде должно быть специально оговорено право на подписание иска, заключение мирового соглашения, обжалование судебного акта (п. 2 ст. 62 АПК РФ). Если у представителя организации, подписавшего иск, в доверенности не будет такого полномочия, суд возвратит исковое заявление (п. 6 ч. 1 ст. 129 АПК РФ).
• срок действий доверенности – в настоящий момент законом такой срок не ограничен. Доверенность, в которой не прописан срок ее действия, считается выданной на год (ст. 186 ГК РФ).

По ссылке можно скачать образец доверенности с места работы.