Разъездная работа: оформление и налоги в 2024 году

Разъездная работа — это тип трудовой деятельности, при которой человек не работает постоянно на одном месте, а перемещается между разными объектами для выполнения должностных обязанностей. Примерами профессий, где нужно много передвигаться, могут быть курьеры и выездные специалисты. Рассыльные доставляют посылки и товары клиентам по различным адресам.

Выездные специалисты часто посещают разные объекты или клиентов, чтобы их проконсультировать, обслужить, установить или отремонтировать оборудование. К примеру, юристы нередко выезжают на судебные процессы и предоставляют консультации клиентам за пределами офиса.

Важно учитывать разницу между разъездной работой и служебными командировками. Чтобы признать работу разъездной, требуется выполнение следующих условий:

• разъезды носят постоянный характер;
• работа выполняется за пределами местонахождения организации;
• работа позволяет ежедневно возвращаться домой;
• условия разъездной работы определены в трудовом договоре (письма Минтруда РФ от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047, от 02.09.2020 № 14-2/ООГ-14185).

Именно регулярный характер поездок отличает разъездную работу от командировки. Трудовым договором могут быть прописаны особенности разъездной работы. Например, ограничена территория для осуществления трудовой деятельности (в границах города или области). В то же время нерегулярные поездки такого работника за пределы обозначенный территории, оформляются как служебные командировки (письмо Роструда от 12.12.2013 №4209-ТЗВ).

Работодатель в приказе определяет перечень должностей с разъездным характером работы в соответствии с особенностями компании. При этом необязательно включать каждого работника в перечень, а особенности работы указать в контракте (ст. 57 ТК РФ). Нормативным актом, регламентирующим служебные поездки в компании, выступает положение о разъездном характере работы (ст. 168.1 ТК РФ).

Положение о разъездном характере работы разрабатывается организацией, чтобы регулировать условия труда, связанные с частыми перемещениями персонала между разными местами работы. Главная цель этого положения — создать ясность в трудовых отношениях, где важна разъездная работа. В документе определяют следующие пункты:

1. Формулировка понятия разъездной работы и установление критериев, которые определяют работу как таковую.
2. Правило о том, что понятие «разъездная работа» распространяется на всех работников предприятия, включая основных и совместителей. Это условие в обязательном порядке отражается в трудовом договоре.
3. Перечень работ, профессий, должностей, обладающих разъездным характером работы.
4. Условие о том, что разъездной характер работы оговаривается как в момент приема сотрудника на работу, так и в процессе труда, при переводе на должность с разъездным характером работы.
5. Порядок возмещения сотрудникам расходов, связанных с исполнением служебных обязанностей.
6. Список документов для ведения учета затрат и порядка предоставления отчета о потраченных суммах.
7. Условия и порядок работы в разъезде, режим рабочего времени и времени отдыха.
8. Принципы оплаты труда, установление надбавок и премий за разъездной характер работы.
9. Право направления сотрудников компании в служебные командировки для выполнения поручений и распоряжений работодателя за пределами территории, обусловленной трудовым договором.

Такое положение имеет смысл утверждать организациям с распределенной инфраструктурой, а также работодателям в индустрии сервиса. Положение поможет управлять трудовыми ресурсами, сокращать расходы и создавать стандарты безопасности, а также станет инструментом для систематизации и контроля работы на разных объектах.

Важно отметить, что положение, приказы и должностные инструкции, определяющие разъездной характер работ, в обязательном порядке необходимо довести до работников под подпись (ст. 68 ТК РФ).

Образец положения можно скачать по ссылке. 

Согласно ТК РФ в трудовом договоре с работником, занятым в разъездной работе, указывают место работы и условия, определяющие характер работы, в том числе подвижной, разъездной, в пути (ст. 57 ТК РФ).

Место выполнения работы четко определяется в трудовом договоре. Если работа носит разъездной характер, то в договоре указывают, что работа выполняется в различных локациях в соответствии с потребностями работодателя. Также стоит предусмотреть вероятность изменения места работы по согласованию сторон.

Если изначально работник соглашается на работу с разъездным характером, трудовой договор заключается с ним на основании ст. 57 ТК РФ. Если потребность в разъездах появляется позже, то работодатель обязан известить об изменениях условий труда сотрудника за два месяца, а по истечении этого срока изменить трудовой договор в соответствии со ст. 72, 74 ТК РФ.

Один из важных вопросов, который регулируется в трудовом договоре для работников, занятых в разъездной работе, — это регламентирование трудового времени и графика работы. В контракте указывают, как будет учитываться время в пути и допустимость работы в выходные и праздничные дни. В зависимости от специфики служебных поездок возможно установление гибкого графика работы и введение ненормированного рабочего времени.

В разъездной работе, как правило, предусматриваются компенсация за переезды и дополнительные расходы работников, связанные с поездками. Кроме обязательной компенсации расходов, в трудовой договор включают размер доплат за разъездной характер работ (ч. 1 ст. 129, ст. 149 ТК РФ).

Так как разъездная работа часто связана с поездками и пребыванием в различных условиях, в трудовом договоре также уточняется, как будет гарантироваться безопасность и забота о здоровье работника в пути. Это может включать в себя страхование от несчастных случаев, предоставление медицинской страховки, а также инструкции по безопасности.

Кроме того, в трудовом договоре с работником, занятым в разъездной работе, могут быть предусмотрены и другие условия, связанные со спецификой деятельности, такие как:

• порядок и условия заполнения маршрутных листов и другой документации;
• предоставление служебного транспорта или условия возмещения расходов, связанных с использованием личного транспорта для служебных поездок;
• порядок и условия предоставления средств индивидуальной защиты и специальной одежды;
• порядок и условия прохождения медицинских осмотров и других обязательных обследований.

Все эти условия должны быть согласованы между работодателем и работником и отражены в трудовом договоре (ст. 68 ТК РФ). 

Суточное довольствие или, проще говоря, суточные представляют собой выплату от организации для трат без согласования с работодателем. То есть по этим денежным суммам отчеты сдавать не придется.

Размер суточного довольствия устанавливается положением о разъездном характере работ. До 2024 года суточные при разъездной работе в полном объеме освобождались от налога на доходы физических лиц и обложения страховыми взносами (письмо Минфина РФ от 05.07.2013 № 03-04-06/25956).

С первого января 2024 года суточные ограничиваются суммой, на которую не будет начисляться налог на доходы и страховые взносы. Лимит 700 рублей в день при работе на территории России и 2 500 рублей в день – за границей.

Таким образом, если в компании положением о разъездном характере работ утвержден размер суточных, к примеру, 1 000 рублей в день, то начиная с 1 января 2024 года, 700 рублей в день освобождают от налогов и взносов, а с 300 рублей нужно будет заплатить налог на доходы и обложить эти 300 рублей страховыми взносами.

Перед поездкой сотруднику выдается аванс. Денежная сумма может быть выдана как наличными, так и перечислена на банковскую карту. Бухгалтерские проводки в этом случае следующие: Дт 71.01 Кт 50 (51).

Затраты, связанные с поездками, компенсируют сотрудникам на основе авансовых отчетов и подтверждающих документов: кассовых чеков, квитанций, проездных билетов и т.п. В подтверждение того, что поездки несут производственный характер, следует использовать журналы учета поездок и маршрутные листы.

При отчете сотрудника формируют следующие бухгалтерские проводки:

Дт 26 (44) Кт 71.01 — принятие к учету расходов,

Дт 19.04 Кт 71.01 — принятие к учету НДС, если организация использует общую систему налогообложения,

Дт 68.02 Кт 19.04 —принятие НДС к вычету.

Для отражения в бухгалтерском учете суточных сверх лимита проводки должны быть следующие:

Дт 70 Кт 68.01 – удержание НДФЛ,

Дт 26 (44) Кт 69 – начисление страховых взносов.

Также важно помнить, что в случае, если в трудовом договоре отсутствует упоминание о разъездном характере работы, это грозит работодателю штрафами в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ. За первое нарушение должностное лицо, предпринимателя оштрафуют на 5 тыс. рублей, а организацию — на 50 тыс. рублей.

За повторное нарушение штраф для должностного лица составит 30 тыс. рублей или его дисквалифицируют сроком от 1 года до 3 лет, для предпринимателя 20 тыс. рублей, для организации – 70 тыс. рублей.

Когда речь заходит об оплате за разъездную работу, различают следующие виды выплат, получаемых работниками при выполнении служебных обязанностей. В частности, это оплата за выполнение трудовых обязанностей (оклад, повременная оплата), доплаты за работу, связанную с разъездным характером, в соответствии с условиями трудового договора (надбавки к окладу, премии к заработной плате), а также компенсационные выплаты:

• затраты на дорогу;
• расходы на аренду помещений;
• дополнительные расходы, возникающие у сотрудника в связи с нахождением за пределами обычного места пребывания (суточные);
• прочие траты, осуществленные с разрешения работодателя.

Оплата за выполнение должностных обязанностей и доплаты, предусмотренные трудовым договором, представляют собой доход работника и облагаются НДФЛ и страховыми взносами в соответствии с налоговым законодательством (ст. 217, ст. 422 НК РФ).

Компенсационные выплаты не облагаются налогом на доходы, так как относятся к расходам, осуществленным в связи с выполнением трудовых обязанностей работника (п. 3 ст. 217 НК РФ), и освобождаются от уплаты страховых взносов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Важно отметить необходимость правильного оформления работ, связанных со служебными поездками. Если в локальных положениях организации и трудовых договорах сотрудников отсутствует описание работы за пределами компании, то направление сотрудника в поездку рассматривается как командировка. При таком варианте работодателю грозят дополнительные финансовые расходы, так как время пребывания в командировке оплачивается сотруднику на основе среднего заработка (ст. 167 ТК РФ).