Служебное задание на командировку не входит в число обязательных документов, оформляемых командированному сотруднику. Однако наличие такого документа позволит избежать недоразумений и неточностей, а также облегчит контроль над исполнением поручений со стороны работодателя. О том, какие нюансы надо учитывать при его оформлении, разъяснено в материале.
Над статьей работали:
Автор: Чистякова Людмила; редактор: Чапис Елена
Содержание
- Что такое служебное задание для направления в командировку
- Отмена служебных заданий на командировку
- Когда нужно оформлять служебное задание на командировку
- Форма служебного задания на командировку
- Порядок заполнения служебного задания на командировку
- Цель поездки в командировку: примеры формулировок
- Служебное задание на командировку: скачать бланк и образец
- Отчет о выполнении служебного задания по командировке
Что такое служебное задание для направления в командировку
Служебная командировка — это поездка сотрудника по распоряжению руководства на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Местом постоянной работы считается место расположения организации или ее обособленного структурного подразделения, работа в которой обусловлена трудовым договором.
Для признания поездки сотрудника вне места его работы командировкой необходимо наличие одновременно следующих условий:
а) поездка осуществляется по распоряжению работодателя;
б) сотрудник на законном основании работает вне места нахождения работодателя;
в) определен срок поездки;
г) сотрудник выполняет служебное поручение работодателя.
Как правило, поручение командированному сотруднику оформляется служебным заданием работодателя.
Служебное задание на командировку — это документ, в котором содержатся подробные сведения о целях и сроках служебной поездки. В нем также перечислены задачи, которые обязан выполнить командированный сотрудник.
Отмена служебных заданий на командировку
Обязанность оформления служебного задания при направлении сотрудника в командировку была установлена п. 6 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — постановление № 749).
С восьмого января 2015 года такие понятия, как «командировочное удостоверение» и «служебное задание», упразднены. В настоящее время постановление № 749 не обязывает работодателя оформлять ни служебные задания, ни командировочные удостоверения.
Теперь в соответствии с пунктом 3 постановления № 749 основанием направления сотрудника в поездку для выполнения служебного поручения является решение работодателя, которое решение лишь приказом о направлении специалиста в командировку.
Документальным подтверждением фактического срока пребывания в месте командирования являются оправдательные, прежде всего проездные документы (в том числе соответствующие билеты), из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения (п. 7 постановления № 749).
Таким образом, работодатель вправе ограничиться оформлением приказа (распоряжения) о направлении сотрудника в командировку с указанием в нем места и сроков командировки, а также ее цели. Для этого в приказе нужно сформулировать служебное поручение, в целях выполнения которого работник и направляется в поездку.
С первого сентября 2025 года действует новое положение о командировках, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501. Как и прежнее, оно не перечисляет командировочное задание в числе обязательных документов, которые составляются при направлении сотрудника в служебную поездку.
Когда нужно оформлять служебное задание на командировку
Работодатель вправе по своему решению оформлять командировочные удостоверения и служебные здания.
Законодательного запрета на это нет. Однако для оформления подобных документов решение работодателя должно быть зафиксировано в соответствующих ЛНА, к примеру, в положении о командировках.
Положения ЛНА обязательны для применения в компании в силу ч. 2 ст. 5, абз. 4 ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189 ТК РФ.
В то же время командировочное задание целесообразнее оформлять. Оно поможет:
а) подтвердить направление сотрудника в командировку. Этим документом фиксируется распоряжение работодателя о служебной поездке сотрудника, что важно для соответствия трудовому законодательству и внутренним ЛНА компании;
б) определить цели и задачи поездки. Детальное перечисление перечня поставленных сотруднику задач позволит начальству оценить достигнутые результаты;
в) урегулировать обязанности и полномочия командированного лица. В задании, как правило, указывается, какие действия сотрудник выполняет и какие решения вправе принимать, а также сроки выполнения;
г) иметь основание для возмещения расходов. Служебное задание послужит основанием для возмещения проезда, проживания, суточных и других расходов. Этот документ поможет доказать налоговикам необходимость поездки и размер выплаченных сотруднику суточных;
д) иметь документ для отчетности и контроля. Он позволяет руководству и бухгалтерии контролировать выполнение служебного распоряжения работодателя и оформить отчет по командировке;
е) обеспечить безопасность и страхования. В некоторых случаях служебное задание требуется для оформления страховок, пропусков или доступа на объекты.
Кроме того, на основании служебного задания работодатель издает приказ о командировке.
Форма служебного задания на командировку
Работодатель, который оформляет служебное задание для командированных сотрудников, вправе:
а) воспользоваться типовой формой документа. Унифицированная форма служебного задания Т-10а утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;
б) доработать существующую форму под свои нужды, удалив ненужные графы и добавив необходимые.
Как правило, в командировочном задании указывают:
а) наименование документа, номер, дату, название компании, отправившей сотрудника в служебную поездку — в шапке документа;
б) Ф.И.О. командированного сотрудника и должность;
в) место и сроки командировки;
г) цель и задачи поездки;
д) обязанности и полномочия;
е) подпись руководителя и дату.
Документ подписывают руководитель компании и начальник структурного подразделения, в котором числится сотрудник, а также командированный.
Порядок заполнения служебного задания на командировку
Для того чтобы оформить командировочное задание, нужно заполнить в документе следующие реквизиты:
а) данные о командированном сотруднике — Ф.И.О., должность, табельный номер, подразделение, к которому он относится;
б) данные о командировке. К ним относятся наименование принимающей стороны, место командировки, даты ее предполагаемого начала и завершения. Указывают число дней командировки, в том числе без нахождения в пути. В форме Т-10а предусмотрено наименование организации, которая несет затраты на поездку. Имеется в виду организация, в которой работает командированный. Если документ составляется по правилам внутренних ЛНА компании, этот пункт может опускаться, поскольку принадлежность сотрудника к направляющей его стороне презюмируется;
в) документ-основание. Это может быть заключенный договор между контрагентами, для исполнения обязательств по которому сотрудника направляют в командировку;
г) содержание задания. В этой графе перечисляют действия, которые выполняет командированный сотрудник для выполнения цели распоряжения работодателя;
д) отчет о выполнении распоряжения. Эта графа заполняется после возвращения сотрудника либо им самим, либо непосредственным руководителем, способным объективно оценить, выполнил ли подчиненный поставленное задание.
В конце документа проставляются подписи — руководителя фирмы, подразделения и сотрудника.
Цель поездки в командировку: примеры формулировок
Цель служебной поездки — это распоряжение работодателя, которое должен выполнить сотрудник. Ее указывают обязательно, чтобы признать расходы на поездку экономически обоснованными.
По сути, цель командировки должна отвечать на такие вопросы руководителя и налогового инспектора:
а) зачем нужна командировка, каков результат поездки;
б) почему в командировку направили именно этого сотрудника.
Цель командировки должна быть:
а) конкретной, чтобы после возвращения сотрудника можно было оценить достигнутый результат. К примеру, «ведение переговоров и согласование коммерческих условий, включая цену, сроки и объемы поставки оборудования с ООО «Поставщик», «проведение сверки взаиморасчетов с ООО «Поставщик» по договору № 12 от 12.01.2024 и передача оригиналов документов»;
б) производственной, то есть направленной на решение задач бизнеса. К примеру, не стоит указывать в качестве цели поездки «участие в корпоративе», поскольку это мероприятие не относятся к трудовой деятельности;
в) соответствующей должности и трудовым полномочиям сотрудника. К примеру, в должностные обязанности инженера на производстве входит контроль исправности, плановое техобслуживание, регулировка и настройка машин и агрегатов. Поэтому не нужно указывать целью его поездки: «Проведение переговоров о сотрудничестве с партнерами». Цель поездки будет соответствовать должностным обязанностям сотрудника, если указать ее как «практическое ознакомление с работой нового образца оборудования» или «прохождение обучение работы новому технологическому процессу на оборудовании».
Как правило, представителей направляют в командировку для налаживания сотрудничества с контрагентом, ведения переговоров и подписания договора.
В случае если цель поездки не достигнута, компанию ожидают споры с налоговиками, которые будут оспаривать экономическую обоснованность затрат на командировку.
Если цели и задачи командировки связаны с деятельностью организации, направленной на получение дохода, то расходы на эту командировку смогут посчитать обоснованными.
Вместе с тем достижение каких-то реальных результатов, равно как и количество командировок, не является критерием, свидетельствующим об оправданности (либо неоправданности) затрат (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 13.09.2023 № Ф06-7284/2023).
В судах отмечалось, что достижение каких-либо конкретных результатов не является обязательным условием признания командировочных расходов в целях налогообложения прибыли.
Наличие у компании оправдательных документов, подтверждающих положительный результат от деятельности сотрудника в командировке (предварительные договоры, протоколы о намерениях), не предусмотрено законодательством.
Следовательно, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов, при наличии надлежащим образом оформленных командировочного удостоверения, приказа, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении, авансового отчета с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы, не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов.
Данная позиция была изложена в письме УФНС по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2 и использована в арбитражной практике (постановления ФАС Уральского округа от 15.04.2008 № Ф09-2237/08-С2 и от 06.03.2008 № Ф09-184/08-С3, Поволжского округа от 21.11.2011 № А55-129/2011, Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № А27-16987/2010. Московского округа от 07.09.2011 № А40-136255/10-129-436 и от 04.08.2010 № КА-А41/8345-10, Центрального округа от 23.10.2013 № А54-5835/2012 ФАС Северо-Западного округа от 25.09.2007 № А56-52300/2006 и от 26.12.2005 № А44-2051/2005-9 и др.).
Однако в последнее время налоговики уделяют более пристальное внимание порядку оформления первички. В этом вопросе они не обошли своим вниманием и порядок оформления командировочных документов.
Налоговики отмечают, а суды с ними соглашаются, что по командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).
Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является одобренный руководителем организации авансовый отчет, который утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя.
Установив, что в служебных заданиях не была раскрыта информация о целях командировок, а документы, подтверждающие их производственную необходимость, налогоплательщиком не представлялись, налоговики пришли к выводу, что, включив командировочные расходы в уменьшение налога на прибыль, компания завысила свои расходы (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 30.04.2025 № Ф07-4270/2025).
Служебное задание на командировку: скачать бланк и образец
Образец задания можно скачать по ссылке.
Отчет о выполнении служебного задания по командировке
Работник, прибывший из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе за время служебной поездки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом и другими документами.
Четких сроков сдачи сотрудником отчетности о ходе выполнения распоряжения работодателя нет.
В то же время, в связи с тем, что на представление авансового отчета у сотрудника есть 3 дня, оформить отчет о командировке следует в эти же сроки (п. 26 постановления № 749).
Если компания пользуется типовой формой служебного задания Т-10а, для отчета об исполнении задания сотрудник заполняет специальные графы в этой форме.
Компании вправе утвердить собственную форму отчета о выполнении служебного задания по командировке. В этом случае сотрудник заполняет ее, руководствуясь внутренними правилами учреждения.
Вы можете оставить первый комментарий