В статье разберем, как устанавливаются сроки исполнения документов и правильно исчисляются. Также вы узнаете, каким образом организовать в делопроизводстве контроль за соблюдением предписанных сроков.
Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Бурцева Алла
Содержание
- Как устанавливается срок исполнения документа
- Как исчисляется срок исполнения документов
- Контроль за сроками исполнения документов
Как устанавливается срок исполнения документа
Под сроком исполнения понимают определенный период времени, на протяжении которого ответственный сотрудник обязан исполнить решение или требование, отраженное в документе. При этом имеются официальные бумаги, которые предусматривают постоянный характер исполнения. Например, к таким документам можно отнести распоряжение о непрерывном мониторинге доли наличных расчетов. Также на выполнение вам могут передать бумагу без определенного срока, но с одной из пометок (п. 5.9 Приказа Росархива от 22.05.2019 № 71):
• «весьма срочно» — выполнение поручения на протяжении 1—2 дней;
• «срочно» — у исполнителя есть три дня;
• «оперативно» — на исполнение у сотрудника есть 10 дней.
Обратите внимание, что нормативные документы Росархива обязательны к применению только для бюджетных организаций. Коммерческие компании могут использовать свои нормативы или ориентироваться на установленный государством период.
Но каким бы ни было время исполнения (постоянное или ограниченное определенным периодом), помните, что официальные бумаги стоят на контроле. Как правило, контроль распространяется на все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Сроки обычно указываются либо в самой бумаге, либо определяются локальным нормативным актом. Для некоторых документов периоды устанавливаются нормативными правовыми актами. В зависимости от норматива, которым регламентируются сроки исполнения, выделяют следующие их виды:
• стандартные (типовые),
• индивидуальные.
Определение стандартных сроков как раз и проводится нормативными правовыми актами. Это могут быть федеральные законы, кодексы, указы президента, распоряжения и постановления правительства, инструкции, регламенты и прочее. Руководство компании не может по своему усмотрению увеличить период, установленный данными нормативными актами.
Рассмотрим несколько примеров документов с типовыми сроками:
• претензия контрагента, на которую по общему правилу необходимо ответить в течение 30 дней (п. 2 ст. 452 ГК РФ);
• претензия покупателя на низкое качество товара, ответить на которую необходимо на протяжении 10 дней (п. 1 ст. 31 Закона от 07.02.1992 № 2300-1);
• требование налоговой инспекции при камеральной или выездной проверке, которое необходимо исполнить в большинстве случаев за 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК РФ);
• требование ФНС при камеральной проверке декларации по НДС с нулевой ставкой налогообложения – 20 календарных дней по услугам такс-фри, 30 календарных дней в остальных случаях (п. 3.10, 1.2, 1.3, 3.9, 5, 5.1, 6.1, 6.2, 15 ст. 165);
• требование при проверке сделок между взаимозависимыми лицами необходимо исполнить на протяжении 30 рабочих дней (п. 6 ст. 105.17 НК РФ).
Компания может разработать свой перечень документов с типовыми сроками. В него можно включить наиболее распространенные документы. Данный перечень можно установить приказом или инструкцией по делопроизводству.
Индивидуальный срок определяется руководителем или составителем официальной бумаги. Продолжительность такого периода зависит от содержания бумаги и особенностей бизнеса. Если исполнитель аргументирует необходимость увеличения времени, руководитель может его продлить. Исполнение такого документа можно и приостановить, если оно зависит от действий третьих лиц. Например, необходимо дождаться, пока контрагент передаст какую-либо информацию.
Индивидуальные сроки также можно прописать во внутренних нормативных актах компании. Но в этом случае и увеличить их можно только внесением изменений в данные акты.
Как исчисляется срок исполнения документов
Определяя период выполнения, важно установить момент, с которого он начнет отсчитываться. Как правило, датой отсчета служит:
• определенный законодательством или руководителем день;
• день, когда произойдет какое-либо событие;
• день, когда материал поступил в компанию или исполнителю.
Если речь идет о бумажных документах, которые поступают в компанию от третьих лиц, то по общему правилу время выполнения отсчитывают с момента, когда такие документы получены от отправителя. Как правило, факт поступления официальных бумаг фиксируют канцелярия, секретарь либо помощник руководителя. При этом помните, что отправитель тоже фиксирует дату передачи вам материалов. Такой датой может быть:
• число о вручении на почтовом уведомлении;
• дата в отметке, проставленной вашей компанией на втором экземпляре обращения, который возвращают заявителю;
• день, когда курьер доставил документы в компанию.
Поэтому регистрацию входящих бумаг лучше проводить сразу в соответствующей книге учета. Если возникнет спор, именно дата доставки станет решающей, а не дата регистрации документа.
Для внутренней документации время выполнения отсчитывайте с момента подписания или утверждения официальной бумаги руководителем.
Для электронной документации моментом доставки может стать:
• Дата поступления корреспонденции в компанию, если отправителем является банк или государственный орган (налоговая, таможенная служба, Соцфонд и прочее). Дело в том, что большинство государственных ведомств и банки используют систему электронного документооборота (СЭД), которая позволяет точно определить дату и время, когда отправление поступило адресату. Например, электронная документация от ФНС считается полученной налогоплательщиком на шестой рабочий день с момента отправки через оператора электронного документооборота. Но если документ размещен в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или портале госуслуг, днем получения станет день, следующий за датой размещения данного отправления (п. 4 ст. 31 НК РФ).
• День и время, когда зафиксировано получение документа нотариусом, если между отправителем и получателем нет договоренности по обмену электронной документацией. В этом случае при возникновении споров именно нотариус сможет подтвердить, что определенный документ получен компанией в конкретный день (п. 10, 23 ст. 35 Основ законодательства РФ о нотариате, утвержденных ВС РФ от 11.02.1993 № 4462-1). Поэтому при отсутствии СЭД с контрагентами важную документацию лучше направляйте на бумажном носителе через «Почту России». А дубликаты можно выслать на электронную почту.
Период времени, на протяжении которого ответственный сотрудник должен исполнить документ, может определяться годами, кварталами, месяцами, днями или даже часами. Также срок может определяться наступлением некоторого события (ст. 190 ГК РФ).
Если сроки считаются днями, исполнение должно завершиться в последний день указанного периода. Если он выпадает на выходной, последний день выполнения переносится на первый рабочий день после него (ст. 193 ГК РФ).
Если срок считается месяцами, документ должен быть исполнен в определенное число последнего месяца периода (п. 3 ст. 192 ГК РФ). Например, требование получено 20 июня, на его выполнение отводится месяц. В этом случае последним днем станет 20 июля. Если же официальная бумага поступила 31 августа, исполнить ее придется до 30 сентября, так как в сентябре нет 31-го числа.
Для срока, исчисляемого кварталом, последним днем исполнения станет последний день последнего месяца периода. Кварталы отсчитываются с начала календарного года и соответствуют трем календарным месяцам (п. 4 ст. 6.1 НК РФ).
Если на исполнение отводится год, два и так далее, последний день будет приходиться на определенные месяц и дату крайнего года. Годом считается 12 подряд идущих месяцев (п. 3 ст. 6.1 НК РФ). Например, для документа с годовым периодом выполнения, поступившего 02.07.2025, последним сроком станет 02.07.2026.
Контроль за сроками исполнения документов
Контроль исполнения официальной бумаги начинается с момента ее регистрации секретарем или иным ответственным сотрудником. Система контроля может включать в себя целый ряд мероприятий:
• регистрация документа в журнале учета делопроизводителя, с момента которого и следует отсчитывать время выполнения. Если документ получен по системе электронного документооборота, контроль начинается автоматически со дня, когда был назначен исполнитель. Для бумажной документации контроль может проводиться со дня, когда исполнитель ознакомлен под подпись с поступившей корреспонденцией;
• контроль своевременного поступления документации исполнителю. Данный этап является важным, так как секретарь или руководитель подразделения могут промедлить с передачей официальной бумаги ответственному сотруднику;
• промежуточный контроль. Исполнителю рекомендуется напомнить, что установленный срок скоро пройдет. Обычно это делают за 3—5 дней;
• итоговая проверка выполнения;
• снятие документации с контроля;
• передача материалов в архив, возврат отправителю или подшивка в дело;
• анализ статистики выполнения поручений по итогам определенного календарного периода;
• передача руководителю информации по результатам анализа.
Вы можете оставить первый комментарий