Суммированный учет рабочего времени

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Не все работодатели могут обеспечить еженедельное соблюдение 40-часовой нормы. Например, на одной неделе работник отработал 35 часов, а на другой — 45 часов при норме 40 часов в неделю. В таких ситуациях чаще всего и применяют суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Он позволяет работодателю соблюсти норму рабочего времени за более длительный учетный период. И подсчитывать сверхурочную работу именно по итогу данного периода.

При суммированном учете рабочего времени переработка в течение недели не является сверхурочной работой, если она компенсируется недоработкой в течение других недель в пределах учетного периода — от месяца до года (письмо Роструда от 28.10.2020 № ПГ/49630-6-1).

В обязательном порядке суммированный учет рабочего времени должен быть введен только при вахтовом методе работы (ст. 300 ТК РФ). В остальных случаях его устанавливают при невозможности или нецелесообразности применения поденного либо понедельного учета (ст. 104 ТК РФ). Чаще всего суммированный учет устанавливают непрерывно работающие промышленные предприятия и организации, сотрудники которых:

• работают в две, три или четыре смены (ст. 103 ТК РФ) или с предоставлением выходных по скользящему графику (ст. 100 ТК РФ);
• придерживаются гибкого графика работы, при котором продолжительность рабочего дня устанавливается по соглашению сторон и может часто меняться (ст. 102 ТК РФ).

При таких режимах труда количество отрабатываемых часов меняется от недели к неделе, иногда превышая, а иногда недотягивая до нормы. Такой вид учета рабочего времени, как суммированный учет, применяется для преодоления этого дисбаланса.

В действующем законодательстве отсутствуют какие-либо ограничения для отдельных категорий работодателей при введении суммированного учета рабочего времени. То есть любая компания либо индивидуальный предприниматель может перейти на такой учет, если продолжительность рабочего времени отклоняется от установленной нормы 40 часов в неделю.

При суммированном учете рабочего времени должен быть определен учетный период — временной промежуток, в течение которого изначально запланировано, что работники не будут перерабатывать. По усмотрению работодателя он может равняться месяцу, кварталу или другому периоду, но не может быть больше одного года.

Исключения из этого правила установлены:

• водителям автомобилей, для которых установлен учетный период месяц (п. 5 особенностей режима рабочего времени и времени отдыха, условий труда водителей автомобилей, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 16.10.2020 № 424). Его можно увеличить до трех месяцев по согласованию с выборным органом первичной профорганизации (при ее отсутствии — с иным представительным органом работников);
• работникам с вредными и (или) опасными условиями труда, для которых учетный период, как правило, не может быть больше трех месяцев. Установить им учетный период от трех месяцев до года можно в исключительных случаях, а именно когда по причинам сезонного и (или) технологического характера нельзя соблюсти норму рабочих часов за трехмесячный учетный период. Но такая возможность должна быть предусмотрена отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором (ч. 1, 2 ст. 104 ТК РФ).

Работодатель может установить для разных сотрудников разные учетные периоды, например, охранникам год, водителям — месяц.

По общему правилу за учетный период нельзя превышать установленную для сотрудника норму рабочих часов (ч. 2 ст. 102, ч. 1—3 ст. 104 ТК РФ).

Определять норму рабочих часов за учетный период удобно по производственному календарю на соответствующий год. Также можно посчитать ее самостоятельно. Для этого необходимо воспользоваться порядком, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н.

Чтобы посчитать зарплату, нужно умножить часовую тарифную ставку на количество отработанных часов. Зарплата за разные месяцы может отличаться. Если заработок за полностью отработанный месяц оказался ниже МРОТ, необходимо начислить доплату до МРОТ. Норму рабочего времени уменьшают на время отпуска, болезни и тому подобное (письмо Минтруда РФ от 01.09.2021 № 14-6/ООГ-8378).

При суммированном учете считают норму рабочего времени за установленный учетный период. Например, при учетном периоде — месяц норма на август для работника с 40-часовой рабочей неделей — 184 рабочих часа.

Пример 1

Охраннику Петрову установлена тарифная ставка 240 руб./ч. В августе он отработал 184 часа, в сентябре — 168 часов. Его зарплата за август составила 240 руб./ч x 184 ч = 44 160 рублей. За сентябрь 240 руб./ч x 168 ч = 40 320 рублей.

Сверхурочные часы – это переработка сверх нормы за учетный период.

Сверхурочные часы оформляют и оплачивают как сверхурочную работу. Минимальный размер доплаты: по 1,5 часовые ставки за первые два часа сверхурочной работы в учетном периоде, по 2 — за каждый следующий. Конкретный размер доплаты компания устанавливает в своем локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре. Доплату за сверхурочные считают по итогам учетного периода (ст. 152 ТК РФ, Постановление КС РФ от 27.06.2023 № 35-П).

Пример 2

Грузчик Сидоров трудится в дневное время посменно, по 12 часов по графику 2/2. При применении суммированного учета рабочего времени исходные данные таковы:

• нормальная продолжительность рабочей недели грузчика Сидорова — 40 часов;
• учетный период — календарный месяц;
• часовая ставка оплаты труда грузчика — 250 рублей;
• за октябрь он отработал 192 часа;
• стандартная норма в октябре для 40-часовой недели — 176 часов.

При данных условиях переработка по итогам октября составит 16 часов (192 ч — 176 ч). Такая сверхурочная работа оплачивается за первые два часа переработки не меньше чем в полуторном размере, а за остальные 14 часов переработки — не менее чем в двойном размере.

За октябрь грузчику Сидорову начислена зарплата в сумме 192 ч x 250 руб./ч + 2 ч x 250 руб./ч x 0,5 + 14 ч x 250 руб./ч = 51 750 рублей.

Недоработка по вине работодателя возникает, когда за учетный период все часы по графику отработаны, но это меньше нормы. За недоработанные до нормы часы выплачивают средний часовой заработок (ст. 102, 155 ТК РФ).

Пример 3

Слесарю Фомину установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом три месяца, норма часов рассчитывается из 40-часовой рабочей недели. Он работал в июле, августе, сентябре 2023 года точно по сменному графику. По итогам учетного периода у него получилось 516 рабочих часов, а по производственному календарю должно быть 520 часов.

Недоработка 4 часа (520 ч — 516 ч) образовалась из-за того, что работодатель не обеспечил сотруднику отработку нормы часов.

Среднечасовый заработок слесаря Фомина составил 224,23 рубля. За неотработанные часы произведена доплата в размере 224,23 руб. x 4 ч = 896,92 рублей.

Правила внутреннего трудового распорядка

Порядок введения суммированного учета рабочего времени должен быть прописан в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (ч. 4 ст. 104 ТК РФ). Эти правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 104, 190 ТК РФ).
В правилах можно прописать общую возможность введения суммированного учета, а устанавливать его в отношении трудящихся по отдельным должностям (профессиям) по мере необходимости.

В ПВТР обычно устанавливается порядок введения суммированного учета. Такой порядок можно прописать в разделе «Режим рабочего времени» (ст. 100 ТК РФ). Чаще всего в нем указывают, что суммированный учет вводится приказом (распоряжением) работодателя с учетом мнения представительного органа работников или без такового.

Если работодатель утвердил ПВТР до введения суммированного учета и в них нет упоминания о применении такого вида учета рабочего времени, то ему потребуется принять приказ, вносящий изменения в правила. При наличии представительного органа работников придется учесть его мнение по этому поводу (процедура обычно аналогична установленной в ст. 372 ТК РФ).

В ПВТР должен быть указан учетный период — временной промежуток, в течение которого изначально запланировано, что работники не будут перерабатывать. По усмотрению работодателя он может равняться месяцу, кварталу или другому периоду, но не может быть больше одного года.

Положение о суммированном учете рабочего времени

Некоторые работодатели, помимо ПВТР, принимают отдельный локальный нормативный акт – положение о суммированном учете рабочего времени. Это право, а не обязанность работодателя. Такой документ целесообразен, если суммированный учет рабочего времени устанавливается для значительного числа сотрудников и процедура его применения требует регламентации, определения ответственных лиц. В нем подробно прописывают нюансы выбранной системы, перечисляют должности (профессии), на которые распространяется действие документа, а также обязанности сотрудников, занимающихся сбором, систематизацией и учетом данных об отработанном времени.

Положение о суммированном учете рабочего времени можно разделить на следующие разделы:

• «Общие положения», в которых указывают основания для введения суммированного учета рабочего времени и информацию о продолжительности учетного периода;
• «Порядок учета рабочего времени»;
• «Обязанности работников по ведению учета» (как правило, руководителей структурных подразделений);
• «Должности, в отношении которых применяется суммированный учет». Как правило, этот список оформляется отдельным приложением.

Приказ о введении суммированного учета рабочего времени

Работодателю также может понадобиться оформить приказ, в котором будут прописаны все организационно-штатные мероприятия, связанные с началом ведения суммированного учета. Если учет будет распространяться на сотрудников, которые уже работают в организации, то в преамбуле приказа следует отразить, какие организационные или технологические перемены повлекли изменения условий трудового договора и как именно эти изменения будут проходить.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Любые изменения трудового договора возможны по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). Поэтому если работники согласны с тем, что будут трудиться по графику и у них будет суммированный учет рабочего времени, то можно заключить дополнительные соглашения. В них можно предусмотреть срок начала работы в новых условиях значительно раньше, чем два месяца, которые положены по ст. 74 ТК РФ, если это не противоречит изданному приказу о введении для всех с определенной даты суммированного учета рабочего времени.

Если сотрудники не согласны с подобными нововведениями, работодатель может изменить условия трудового договора только при наличии оснований и по процедуре, установленной в ст. 74 ТК РФ. Следовательно, если есть вероятность, что персонал не согласится с введением работы по графику, лучше сразу инициировать процедуру изменения определенных сторонами условий трудового договора ввиду преобразования организационных или технологических условий труда согласно ст. 74 ТК РФ. А именно:

• проверить наличие оснований для изменения условий трудового договора (организационные или технологические изменения условий труда) и издать приказ о грядущих переменах;
• уведомить работников об изменении определенных сторонами условий трудового договора не менее чем за два месяца;
• заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками, которые согласны на изменения;
• предложить каждому несогласному трудиться в новых условиях сотруднику другую имеющуюся у работодателя работу при ее наличии (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу) либо сообщить об отсутствии подходящей работы;
• в случае отсутствия другой работы или отказа от предложенной работы уволить сотрудников, несогласных с введением работы по графику и суммированного учета, по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с предоставлением всех положенных им гарантий и компенсаций. В том числе выплатить выходное пособие в размере 2-недельного среднего заработка (абз. 7 ч. 7 ст. 178 ТК РФ).

Графики работы и сменности

При суммированном учете составляют график работы с чередованием рабочих и выходных дней или график сменности. Цель любого подобного графика – не только зафиксировать режим труда и отдыха, но и заранее проинформировать сотрудников о режиме, в котором им предстоит трудиться. Руководителям графики помогают контролировать нормы часов работы и распределять возникающие переработки и недоработки. В обязательном порядке составлять отдельный график необходимо, только если работники трудятся в сменном режиме, вахтовым методом работы или с выходными по скользящему графику (ч. 1 ст. 100, ч. 2 ст. 103, ч. 1 ст. 301 ТК РФ).

График может составляться как для всего предприятия, так и для отдельных категорий персонала или групп сотрудников, применяться на постоянной основе или вводиться временно. При его составлении необходимо учитывать требования трудового законодательства:

• не допускать выхода одного и того же сотрудника на работу в течение двух и более смен подряд (ст. 103 ТК РФ);
• предоставлять каждому сотруднику ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ);
• устанавливать персоналу обеденный перерыв, продолжительность которого укладывается в отведенные законодателем временные рамки – не менее получаса и не более двух часов (ст. 108 ТК РФ);
• сокращать продолжительность ночных смен по сравнению с дневными на 1 час (ст. 96 ТК РФ);
• представлять сотрудникам еженедельный непрерывный отдых продолжительностью не менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ).

Нельзя планировать график изначально с переработками.

При составлении графика сменности, в том числе для водителей автомобилей, в соответствии с особенностями № 424 нужно учесть мнение представительного органа работников. При составлении графика работы на вахте необходимо учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации. Сделать это нужно до утверждения графика в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ (ч. 3 ст. 103, ч. 1 ст. 301, ст. 372 ТК РФ, п. 3 особенностей № 424).

При составлении графиков работы в других случаях, например, гибкого графика работы учитывать мнение представительного органа работников не требуется.

Срок ознакомления сотрудников с графиком сменности – обычно минимум за месяц до введения его в действие. А с графиком работы на вахте – минимум за два месяца до его введения (ч. 4 ст. 103, ч. 1 ст. 301 ТК РФ). В отношении других графиков срок нормативно не установлен. Поэтому целесообразно прописать порядок ознакомления с ними в ПВТР. Срок ознакомления лучше не сокращать, а подстраховаться и сделать его по аналогии с применяемым по отношению к графикам сменности.

Табель учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет отработанного работниками времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Воспользоваться можно как унифицированными формами табеля учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), так и самостоятельно разработанными.

За нарушения суммированного учета рабочего времени компании грозит административная ответственность:

• по частям 1, 2 статьи 5.27 КоАП РФ — например, если в компании отсутствует график работы на вахте или не были прописаны все элементы режима рабочего времени и времени отдыха в ПВТР или трудовом договоре, если у работника особенный режим рабочего времени или порядок расчета часовой тарифной ставки не закреплен внутренним документом;
• по частям 6, 7 статьи 5.27 КоАП РФ и матответственность по ст. 236 ТК РФ – за невыплату или неполную выплату в положенный срок причитающихся работнику сумм. Например, это возможно, если работнику не была оплачена сверхурочная работа в повышенном размере;
• по статье 5.31 КоАП РФ — если не было, к примеру, учтено мнение профсоюза относительно графика работы, в то время как это предусмотрено отраслевым соглашением или коллективным договором.