Учет расходов на подбор кадров

Подбор квалифицированных сотрудников — важный этап в развитии любой компании. Однако этот процесс требует не только времени и усилий HR-специалистов, но и влечет за собой существенные финансовые затраты. Потенциальные работодатели ищут персонал своими силами или с привлечением сторонних рекрутинговых агентств. В любом случае расходы на поиск и отбор кандидатов формируют отдельную статью затрат. Грамотный учет этих издержек — задача не только кадровой службы, но и бухгалтерии. Важно не просто зафиксировать затраты, но и правильно отразить их в бухгалтерском и налоговом учете.

Над статьей работали:
Автор: Чистякова Людмила; редактор: Александр Чепенко

Содержание

1. Расходы на подбор кадров на ОСН
2. Расходы на подбор кадров на УСН
3. Бухгалтерский учет расходов на подбор кадров

Расходы на подбор кадров на ОСН

Поиск сотрудников — это не просто организационная задача, а отдельная статья затрат для компании. Как правило, в расходы по поиску персонала включается оплата:

а) услуг рекрутинговых агентств. Компании нередко обращаются к специализированным компаниям, которые оказывают услуги по мониторингу рынка труда, подбирают соискателей на открытые вакансии, проводят с ними собеседования;
б) доступа к онлайн-базам резюме. Чтобы найти подходящих специалистов, работодатели покупают подписку или разовый доступ к онлайн-платформам с резюме соискателей;
в) за рекламу вакансий. Размещение объявлений требует вложений — это может быть публикация в СМИ, на профильных сайтах по трудоустройству, участие в специализированных ярмарках вакансий;
г) тестирования специалистов. К примеру, когда компания покупает доступ к онлайн-базам психологических или профессиональных тестов или привлекает к проведению собеседований специалистов-психологов.

Такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль, но только если соблюдаются требования ст. 252 НК РФ, к которым относится:

а) экономическая обоснованность затрат — они должны быть напрямую связаны с деятельностью компании, которая приносит или поможет принести доход;
б) документальное подтверждение. Каждая трата должна быть подтверждена официальными бумагами — договорами с агентствами, актами выполненных услуг, чеками, квитанциями или платежными поручениями. Без документов учесть расходы не получится;
в) бизнес-ориентированность. Это условие устанавливает относимость затрат при условии, что они направлены на достижение корпоративных целей и служат интересам компании. К примеру, поиск персонала осуществляется для решения конкретной производственной задачи — закрытия важной вакансии для запуска нового проекта.

На ОСН учет затрат на подбор персонала осуществляется в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ. Так, на основании этого подпункта на набор персонала относятся к расходам, связанным с производством и реализацией.

При этом НК не содержит в качестве дополнительных условий для отнесения расходов по набору персонала обязательный прием кандидата на работу (Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 15.04.2024 № 08АП-2465/2024).

Так же как НК не содержит и дополнительных требований, что у компании не должно быть специализированной кадровой службы, которая занимается подбором персонала.

Наличие кадрового подразделения в составе компании не исключает заключения соответствующего договора по вопросам подбора персонала и учета соответствующих затрат на основании пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Однако налоговики, ссылаясь на разъяснения Минфина РФ в письме от 06.12.2006 № 03-03-04/2/257 по аналогичному вопросу (касающемуся юридической службы), настаивают, что услуги сторонних компаний учитываются в целях налогообложения прибыли при условии, что привлеченные специалисты не дублируют обязанности, установленные для собственных служб налогоплательщика.

В судах не соглашались, что наличие в структуре компании самостоятельного подразделения — службы управления персоналом (отдела кадров) не может служить основанием для исключения из состава расходов рассматриваемых затрат, поскольку данное право налогоплательщика предусмотрено нормами ст. 252, 253, 264 Налогового кодекса (Постановление ФАС Московского округа от 09.11.2007 № КА-А40/10001-07).

Отметим, что, учитывая давность этих разъяснений, споры с налоговиками по данному вопросу все еще возможны. Поэтому налогоплательщикам следует обосновать необходимость дополнительного привлечения рекрутинговых агентств при наличии в штате собственных специалистов по поиску сотрудников.

Однако есть затраты, которые не получится учесть на основании пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ. В их числе затраты:

1. На оплату проезда иногороднего соискателя до места собеседования.

Расходы на проезду или переезд в другую местность по ТК относятся к гарантиям, установленным для уже трудоустроенных сотрудников (ст. 168, 169 ТК РФ). Они осуществляются в соответствии с условиями ЛНА, коллективных или трудовых договоров. Но поскольку кандидат на вакансию еще не принят в штат, на него не распространяются гарантии, предусмотренные работодателем.

Представители налоговой службы и судьи также придерживались мнения, что если затраты на оплату проезда для собеседования иногороднего специалиста произведены до его принятия на должность, они не признаются при формировании базы для исчисления налога на прибыль (письмо УМНС по г. Москве от 30.06.2004 № 26-12/43527, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.10.2014 № Ф05-12749/14).

На основании других положений кодекса, к примеру, п. 26 ст. 270 НК РФ, учесть такие затраты также не получится (письмо Минфина РФ от 12.08.2024 № 03-03-06/1/75207).

По общему правилу на основании пункта 26 статьи 270 НК издержки работодателя на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом не входят в расчет налога на прибыль. Исключение:

а) суммы, подлежащие включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства;
б) расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) или коллективными договорами.

Следовательно, если расходы налогоплательщика на оплату проезда, проживания и питания произведены в силу технологических особенностей производства, а также если такие расходы являются формой системы оплаты труда у данного налогоплательщика и предусмотрены трудовым или коллективным договором, они входят в расчет налога на прибыль при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ.

В иных случаях расходы на оплату проезда к месту и обратно не учитываются по налогу на прибыль на основании п. 26 ст. 270 НК РФ.

В данном случае с кандидатом, приезжающим на собеседование, трудовой договор еще не заключен. Следовательно, такие затраты не признаются экономически обоснованными для компании.

2. На оплату обязательного предварительного медосмотра при приеме на работу.

В случае если прохождение медосмотра при поступлении на работу установлено ТК и другими подзаконными НПА, издержки работодателя, компенсирующего претенденту затраты на медосмотр, относятся к прочим расходам, учитываемым на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ (ст. 220 Трудового кодекса РФ, Приказ Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29н, письмо Минфина РФ от 10.09.2015 № 03-03-06/52289).

3. На оплату стипендии по ученическому договору.

При этом возможность учета подобных издержек на основании других норм НК также зависит от того, осуществляются ли подобные расходы в отношении лиц, которые стали сотрудниками предприятия, или еще нет.

Поскольку соискатели-учащиеся еще не являются сотрудниками предприятия-работодателя на основании трудовых договоров, затраты на выплату им стипендий и оплату практических занятий не включаются в состав ФОТ.

В периоде принятия учащихся в штат компании-работодателя по окончании обучения расходы на выплату им стипендий, понесенные за период обучения в соответствии с ученическими договорами, могут уменьшать базу по налогу на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом оснований для принятия затрат предприятия на выплату стипендий учащимся, не принятым в штат работодателя по окончании обучения, для целей налогообложения прибыли не возникает (письмо Минфина РФ от 26.03.2015 № 03-03-06/1/16621).

Услуги рекрутинговых компаний по подбору кадров облагаются НДС.

Сумму НДС, предъявленную специализированным агентством, оказавшим услуги в области подбора персонала, организация вправе принять к вычету после принятия к учету оказанных услуг при наличии счета-фактуры исполнителя (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Расходы на подбор кадров на УСН

До 2026 года возможность учета на УСН с объектом «Доходы минус расходы» затрат на подбор персонала зависела от того, кто их списывал — специализированное рекрутинговое агентство или компания, которая воспользовалась его услугами.

Минфин разрешал учитывать такие издержки только тем компаниям, для которых они были связаны с осуществляемой ими предпринимательской деятельностью.

В таком случае налогоплательщик, применяющий УСН с объектом «Доходы минус расходы» и оказывающий услуги по подбору персонала, включал затраты на размещение вакансий в газетах, журналах и на интернет-сайтах при определении налоговой базы по УСН-налогу в состав материальных расходов на основании пп. 6 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса (письма Минфина РФ от 01.06.2021 № 03-11-11/42636, от 16.08.2012 № 03-11-06/2/111).

Что касалось обычных компаний, которые заказывали услуги по подбору персонала у кадрового агентства, соответствующие затраты они не учитывали по УСН-налогу.

Минфин отмечал, что перечень затрат для УСНщиков, установленный п. 1 ст. 346.16 НК РФ, был закрытым. По этой причине Минфин отмечал невозможность учета затрат на подбор персонала для компаний на упрощенке (письмо Минфина РФ от 31.05.2016 № 03-11-06/2/31416).

Однако с 2026 года перечень затрат, уменьшающих доходы, при определении налоговой базы по УСН стал открытым (пп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК, Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ).

При этом включение расходов возможно при соблюдении требований главы 25 НК РФ. Это значит, что бизнес сможет учитывать все экономически оправданные и документально подтвержденные расходы — аналогично компаниям на ОСН, которые учитывают затраты по налогу на прибыль.

В связи с этим при УСН могут учитываться затраты по набору кадров, включая расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала, в порядке, установленном пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В то же время на УСН с объектом «Доходы» затраты на подбор персонала не учитываются (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

При применении УСН компания-заказчик сможет принять к вычету НДС по услугам рекрутингового агентства только в случае, если применяет ставку НДС 22 процента.

Если заказчик на УСН и не является плательщиком НДС, к примеру, он освобожден от уплаты НДС или применяет пониженные ставки 5 или 7 процентов, он не может принять к вычету входной НДС.

В случае когда у заказчика на УСН нет права на вычет «входного» НДС, этот налог по приобретенным услугам включается в их стоимость и признается в расходах в ее составе. Принятые услуги признаются в расходах по мере оплаты исполнителю (пп. 3, 8 п. 2 ст. 170, п. 2 ст. 347.17 НК РФ, письмо Минфина РФ от 26.05.2025 № 03-11-09/51466).

При объекте «Доходы» НДС в расходы не входит (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Бухгалтерский учет расходов на подбор кадров

Затраты компании в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются:

а) на расходы по обычным видам деятельности;
б) прочие расходы.

Это следует из пункта 4 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденные Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н.

В бухучете издержки по набору кадров, включая затраты на услуги специализированных рекрутинговых агентств по подбору персонала, напрямую связаны с деятельностью компании и признаются в качестве управленческих, формирующих расходы по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99).

Затраты на услуги специализированных агентств по подбору кадров принимаются к бухучету в сумме, установленной договором, без НДС (п. 6 ПБУ 10/99).

Расходы фирмы на самостоятельный поиск кадров, а также на оплату услуг рекрутинговых агентств учитываются в том отчетном периоде, в котором были осуществлены, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п. 16, п. 18 ПБУ 10/99).

Управленческие издержки учитываются на счете 26.

В бухучете работодателя оплата услуг рекрутингового агентства по поиску персонала отражаются следующими проводками:

а) Дт 60 – Кт 51 — перечислена предоплата кадровому агентству;

б) Дт 26 – Кт 60 — учтены затраты на оплату услуг кадрового агентства;

в) Дт 19 Кт 60 — учтен НДС по услугам кадрового агентства;

г) Дт 60 – Кт 51 — перечислен остаток вознаграждения кадровому агентству;

д) Дт 68 — Кт 19 — поставлен к вычету НДС по услугам кадрового агентства.

К документам, на основании которых в бухучете отражаются издержки работодателя на поиск и привлечение кадров, относятся договор с агентством, акт, платежки, подтверждающие оплату услуг.