Учет расходов за услуги связи

Сотрудники каждой организации пользуются услугами связи. В нашей статье расскажем, как учесть расходы на такие услуги в бухгалтерском и налоговом учете. А также разберем некоторые частные случаи, например, как учесть траты на покупку корпоративной сим-карты или смартфона.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Что относится к услугам связи
2. Бухгалтерский учет
3. Налоговый учет
4. Можно ли на УСН учесть расходы за услуги связи

Что относится к услугам связи

Услуга связи – это деятельность по приему, обработке, хранению, передаче, доставке сообщений электросвязи или почтовых отправлений (п. 32 ст. 2 Закона «О связи» от 07.07.2003 № 126-ФЗ).

Можно выделить следующие основные виды:
• услуги телефонной связи – местной, внутризоновой, междугородней, международной, подвижной радиотелефонной (мобильной), подвижной спутниковой (п. 1 правил оказания услуг телефонной связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 30.12.2024 № 1994);
• телематические услуги связи – обеспечение доступа к сети Интернет (п. 1 правил оказания телематических услуг связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 31.12.2021 № 2607);
• услуги почтовой связи (п. 1 правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Приказом Минцифры РФ от 17.04.2023 № 382).

Бухгалтерский учет

Траты на услуги связи относятся к расходам по обычным видам деятельности. Их учитывают в том периоде, когда они были произведены (пп. 5, 16, 18 ПБУ 10/99).

Проводки в этом случае могут быть следующими.

Компенсация расходов сотрудников на мобильную связь

Суммы компенсации расходов сотрудников на мобильную связь включают в расходы по обычным видам деятельности (в качестве управленческих расходов, расходов на продажу и так далее) в том периоде, в котором у компании возникает обязанность компенсировать их работнику согласно трудовому договору или другому соглашению (пп. 5, 16, 18 ПБУ 10/99).

В этом случае бухгалтер делает следующие записи.

Приобретение корпоративной сим-карты

Траты на покупку корпоративной сим-карты (без НДС) в бухучете отражают в зависимости от условий, на которых она предоставлена:
• если стоимость сим-карты – плата за доступ к Сети, траты на ее покупку (без НДС) включают в расходы по обычным видам деятельности в качестве управленческих или коммерческих. Это делают в том отчетном периоде, в котором сим-карта была куплена (пп. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации»);
• если стоимость сим-карты – плата за другие услуги связи (кроме доступа к Сети) и зачисляется на лицевой счет, ее учитывают как выданный аванс. По мере оказания услуг мобильной связи авансовый платеж зачитывают в счет оплаты услуг;
• если стоимость сим-карты зачисляется на лицевой счет частично, сумму на лицевом счете учитывают как авансовый платеж, а разницу между общей и зачисленной на лицевой счет суммами учитывают как плату за доступ к Сети.

Покупка мобильного телефона

Купленный мобильный телефон в бухгалтерском учете, как правило, признают малоценным основным средством (пп. 4, 5, 11 ФСБУ 6/2020 «Основные средства»). Он удовлетворяет всем критериям основного средства, однако имеет небольшую стоимость.

Если согласно учетной политике компании смартфоны относятся к категории основных средств, признаваемой несущественной, или стоимость аппарата не превышает установленного лимита для отдельного объекта ОС, траты на их покупку признают затратами на создание других активов или текущими расходами в периоде их осуществления.

Если в компании установлен лимит стоимости основных средств для совокупности объектов и смартфоны не относятся к несущественной категории, рекомендуем объединить их в групповую единицу учета. В этом случае амортизация будет начисляться по групповой единице учета в целом, а не по каждому основному средству в отдельности.

Если в компании установлен лимит стоимости для отдельного объекта ОС и стоимость мобильного телефона не позволяет считать его малоценным основным средством, его принимают к учету в качестве основного средства в общем порядке.

Марки и маркированные конверты подтверждают оплату услуг почтовой связи, поэтому их относят к денежным документам.

Проводки в этом случае будут следующими.

«Входного» НДС не будет, так как продажа марок и маркированных конвертов этим налогом не облагается (пп. 9 п. 2 ст. 149 НК РФ).

Если подотчетное лицо покупает марки и конверты и сразу же отправляет корреспонденцию, их стоимость признают в расходах по авансовому отчету подотчетного лица.

Бухгалтерская запись в этом случае будет следующей.

Это мнение основано на письмах Минфина РФ от 11.02.2022 № 02-07-05/9717, от 18.10.2022 № 02-07-10/100881, в которых министерство высказало свою позицию относительно признания марок в бухгалтерском бюджетном учете. Думаем, что аналогичная логика применима и для коммерческих организаций — и не только для марок, но и для конвертов.

Немаркированные конверты относят к запасам, предназначенным для управленческих нужд (п. 3 ФСБУ 5/2019 «Запасы»). Поэтому можно:
• отражать покупку и списание немаркированных конвертов в порядке, действующем для запасов, с использованием счета 10 «Материалы»;
• в периоде приобретения включать стоимость немаркированных конвертов в управленческие расходы, если такое упрощение закреплено в учетной политике компании.

Налоговый учет

Расходы на услуги связи включают в прочие расходы (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Их учитывают:
• при методе начисления – на дату предъявления документов, которые служат основанием для расчетов, либо на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Дата предъявления документа – это дата составления такого документа (письмо Минфина РФ от 08.10.2019 № 03-03-06/1/77295);
• при кассовом методе – после фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Расходы на услуги связи должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Например, для признания расходов на сотовую связь потребуются (письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):
• договор с оператором на оказание услуг связи;
• счета за услуги связи;
• перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование мобильной связи.

Компенсация расходов сотрудников на мобильную связь

Сумму компенсации расходов сотрудника на мобильную связь (в размере, не превышающем фактически понесенных им затрат на служебные цели) включают в прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Сделать это нужно на дату, на которую у организации возникает обязанность компенсировать их работнику согласно трудовому или коллективному договору или иному соглашению (пп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 272 НК РФ, письмо УФНС России по городу Москве от 18.06.2009 № 16-15/061735).

Для документального подтверждения расходов компании нужно иметь (п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, УФНС России по городу Москве от 18.06.2009 № 16-15/061735):
• перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
• копию договора сотрудника с оператором связи. Он подтвердит принадлежность сим-карты работнику;
• документы, подтверждающие размер понесенных работником расходов и использование мобильной связи в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи);
• документ об условиях и размерах компенсации расходов на мобильную связь (трудовой договор, соглашение о компенсации расходов и так далее);
• бухгалтерскую справку-расчет с определением размера компенсации (при необходимости).

Компенсацию работнику расходов на мобильную связь можно считать компенсацией расходов, связанных с использованием принадлежащей ему сим-карты. Сам телефон при этом может принадлежать как компании, так и сотруднику.

Возмещение расходов работника на мобильную связь в размере, установленном в трудовом договоре или отдельном соглашении (но не выше фактических затрат сотрудника), не облагают:
• НДФЛ (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ, письма Минфина РФ от 30.09.2021 № 03-04-05/79075, от 30.12.2019 № 03-04-05/103335, от 08.11.2019 № 03-04-05/86158);
• всеми видами страховых взносов (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, п. 2 письма Минфина РФ от 24.11.2017 № 03-04-05/78097, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

При этом компания должна иметь подтверждающие документы, о которых мы рассказали выше (письмо Минфина РФ от 30.09.2021 № 03-04-05/79075, пп. 1, 2 письма Минфина РФ от 14.12.2017 № 03-04-06/83831).

Приобретение корпоративной сим-карты

Траты на покупку корпоративной сим-карты (без НДС) включают в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, как расходы на оплату услуг связи. Расходы признают (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):
• единовременно на дату покупки сим-карты, если ее стоимость является платой за доступ к Сети;
• по мере использования услуг мобильной связи согласно выставленным оператором связи счетам, если стоимость карты является авансом за услуги связи и зачисляется на лицевой счет абонента.

Если часть платы за карту зачисляется на лицевой счет, а часть представляет собой платеж за доступ к Сети, каждую такую часть признают в расходах отдельно по своим правилам. Размер платежа за доступ к Сети — это разница между стоимостью карты и суммой, зачисленной на лицевой счет.

Покупка мобильного телефона

Траты на покупку мобильного телефона, как правило, включают в материальные расходы:
• единовременно — на дату ввода его в эксплуатацию;
• постепенно — в течение нескольких отчетных периодов, исходя из срока его использования.

Это обусловлено тем, что стоимость смартфона обычно не превышает 100 тыс. рублей.
Если его первоначальная стоимость превышает 100 тыс. рублей, его нужно принять к учету как основное средство и начислять по нему амортизацию (п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ).

Покупка марок и конвертов

Траты на покупку почтовых марок и маркированных конвертов учитывают в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, в качестве затрат на почтовые услуги. При этом неважно, кому отправлялись письма — акционерам, в суд или клиентам, а также имеется ли на конвертах логотип фирмы (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина РФ от 20.03.2015 № 03-03-06/1/15525, от 11.07.2008 № 03-03-06/2/77, от 02.11.2006 № 03-03-04/2/228, УФНС России по городу Москве от 02.02.2009 № 08-19/008020).

Траты на покупку немаркированных конвертов включают в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, в качестве затрат на канцелярские товары (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Независимо от наличия на конвертах логотипа компании или ссылки на ее сайт траты на покупку или изготовление конвертов нельзя признать рекламными расходами (письмо Минфина РФ от 29.11.2006 № 03-03-04/1/801).

Траты на покупку марок и конвертов нужно учитывать в расходах в тех периодах, в которых они фактически были использованы (п. 1 ст. 272 НК РФ). Если их приобрел и использовал сотрудник, получивший деньги под отчет, расход признают на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Можно ли на УСН учесть расходы за услуги связи

Упрощенцы, работающие на объекте налогообложения «Доходы», расходы на услуги связи учесть не могут (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Использующие объект налогообложения «Доходы минус расходы» могут включить в расходы затраты на связь, в том числе (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ):
• услуги телефонной связи, включая плату за выбор номера телефона (письмо Минфина РФ от 11.11.2011 № 03-11-06/2/159);
• почтовые услуги;
• доступ к Интернету.

Расходы учитывают в день их оплаты (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Упрощенец должен иметь документы, подтверждающие обоснованность затрат на связь (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).