Отпуск главного бухгалтера: как оформить и передать полномочия

Главный бухгалтер – это такой же сотрудник организации, как и все остальные. Он также может уйти в ежегодный, дополнительный или декретный отпуск, взять отгулы за свой счет и прочее. Но даже из-за отсутствия такого важного работника учет в организации прерываться не должен. Как следует из п. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, бухучет ведется непрерывно, начиная со дня регистрации компании до момента прекращения ее деятельности. И ответственность за это несет руководитель (п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ). Давайте разберемся, как правильно отпустить главбуха в отпуск, на кого можно переложить его работу и как оформить все документы для этого.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Сколько дней отпуска положено главному бухгалтеру
2. Дополнительный отпуск главного бухгалтера: кому положен и сколько дней
3. Кто подписывает документы, если главный бухгалтер ушел в отпуск
4. Замещение главного бухгалтера на время отпуска: как оформить
5. Приказ на отпуск главного бухгалтера: образец
6. Приказ о возложении обязанностей на время отпуска: образец
7. Декретный отпуск главного бухгалтера: особенности

Сколько дней отпуска положено главному бухгалтеру

За каждый отработанный год работодатель обязан предоставить работникам ежегодный основной оплачиваемый отпуск. По общему правилу его продолжительность не должна быть меньше 28 календарных дней. Но если работнику (в том числе главбуху) установлена группа инвалидности, оплачиваемый отпуск должен быть увеличен до 30 календарных дней, как минимум (ст. 115 ТК РФ).

Отпуск можно предоставить полностью или разделить его на части, если бухгалтер на это согласится. Дробить отпуск на части необходимо так, чтобы одна из них была не меньше 14 календарных дней. Но соглашаться ли на это, главбух будет решать сам, если его это не устроит, отпуск придется предоставить полностью (ст. 125 ТК РФ).

Дополнительный отпуск главного бухгалтера: кому положен и сколько дней

В определенных случаях главбуху необходимо предоставить дополнительный отпуск. Он полагается, если (ст. 116 ТК РФ):

• главному бухгалтеру установлен ненормированный рабочий день;
• место работы находится в районе Крайнего Севера или приравненном к нему регионе;
• главбух является государственным или муниципальным служащим;
• работа проводится во вредных условиях.

Кроме того, работодатель может по личной инициативе предоставить главному бухгалтеру дополнительный отпуск. Но это должно быть закреплено в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Учитывая особенности работы на должности главного бухгалтера, большинство работодателей устанавливает сотрудникам, которые ее занимают, ненормированный рабочий день. За счет него у главных бухгалтеров и появляется допотпуск. В соответствии со ст. 119 ТК РФ он должен длиться не менее 3 календарных дней.

Но право на допотпуск должно подтверждаться документально. Прежде всего, работодателю необходимо установить перечень должностей с ненормированным режимом труда, в который включена должность главного бухгалтера. Перечень можно закрепить коллективным договором или соглашением. Кроме того,   график работы, в том числе ненормированный режим труда, необходимо прописать в трудовом договоре (ст. 56, 100 ТК РФ).

Кто подписывает документы, если главный бухгалтер ушел в отпуск

Вместо главбуха документы может подписывать руководитель. Он вправе ставить подпись на любых документах компании – от первички до бухгалтерской и налоговой отчетности. Право первой подписи принадлежит именно руководителю (ст. 53 ГК РФ, п. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, ч. 6 ст. 169 НК РФ).

Кроме того, право на подписание документов можно передать человеку, который будет исполнять обязанности главного бухгалтера. По общему правилу возложение обязанностей и передача полномочий на подписание документов оформляется приказом. В нем можно перечислить, какие именно документы будет подписывать новый главбух. Это особенно важно, если часть документов (например, годовую отчетность) станет заверять только руководитель.

Замещение главного бухгалтера на время отпуска: как оформить

Как мы уже выяснили, на период отсутствия главбуха ведение бухгалтерского учета в организации не должно приостанавливаться. Деятельность компании продолжается: нужно начислять зарплату, платить налоги, взносы, заверять документы, взаимодействовать с проверяющими и прочее.

В связи с этим на время отсутствия главбуха руководитель должен найти ему замену. Если в компании есть заместитель главного бухгалтера, работу обычно передают ему. Как правило, в должностной инструкции или трудовом договоре с таким работником прямо указано, что он должен исполнять обязанности главного бухгалтера во время отсутствия последнего.

В этом случае никаких доплат за увеличение объема работы делать не нужно, зам исполняет свои трудовые обязанности, которые установлены трудовым договором или должностной инструкцией. Можете даже не оформлять приказ о передаче дел, заместитель автоматически начинает исполнять обязанности главбуха с первого дня его отпуска.

Труднее найти замену главному бухгалтеру руководителям компаний, в которых небольшой штат либо главбух один занимается ведением всей бухгалтерии. Но и в данном случае есть несколько вариантов:

1. Если главбух ушел в отпуск на 14 или 28 дней, можно просто на это время оформить совмещение должностей на подходящего сотрудника (ст. 60.2 ТК РФ). Им может стать обычный бухгалтер, экономист или даже сам руководитель. В этом случае в рамках рабочего времени совмещающий работник будет выполнять свои должностные обязанности и работу главбуха.

Совмещение должностей должно оформляться следующими документами:

• Приказом руководителя о совмещении (образец представлен ниже).
• Допсоглашением к трудовому договору, которое будет подтверждать согласие сотрудника на дополнительную нагрузку (письменное согласие необходимо получить по закону). В допсоглашении укажите, какую должность будет замещать работник (главного бухгалтера), его обязанности, а также период совмещения и размер доплаты. Также можно заключить допсоглашение на неопределенный срок или без его указания. Но это также должно отражаться в приказе.

2. На время недолгого отсутствия главбуха можно найти внутреннего совместителя. Он будет выполнять работу главбуха в свободное от основной работы время (ст. 60.1 ТК РФ). При этом учтите, нагрузка на должности главбуха у внутреннего совместителя не должна превышать 4 часов в день (ст. 284 ТК РФ). На весь период внутреннего совместительства с работником необходимо заключить трудовой договор (ст. 282 ТК РФ).
3. Если главбух ушел в длительный отпуск, например, в декрет, можно временно перевести подходящего сотрудника на его должность (ст. 72.2 ТК РФ). На время перевода работник полностью освобождается от своих прежних трудовых обязанностей и выполняет только работу главбуха. Перевод оформляется на время отсутствия основного работника следующими документами:

• допсоглашением к трудовому договору, которое также будет письменным согласием на перевод;
• приказом руководителя.

4. Также на время длительного отсутствия главбуха на его должность можно принять человека по срочному трудовому договору (ст. 59 ТК РФ). Срок прекращения действия такого договора можно определить датой выхода главбуха на работу. Формулировка может быть такой: «трудовой договор действует до даты выхода основного работника на работу».
5. Если главбух будет отсутствовать долго, бухгалтерию можно передать на аутсорсинг до его возврата (п. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ). Для этого достаточно заключить договор со сторонней организацией, которая специализируется на ведении бухгалтерского учета.

Помимо приказа и иных документов, уход главбуха в отпуск и передача его полномочий новому специалисту может потребовать оформления:

• доверенности на представление интересов организации;
• банковских карточек с образцами подписей и оттиском печати, сертификата ключа электронной подписи «Клиент-банк», если новый главбух будет подписывать банковские документы.

Как правило, главный бухгалтер отвечает за сохранность бухгалтерской и налоговой отчетности, ключей и иных ценностей. Их передача  может подтверждаться приказом о приеме-передаче дел и аналогичным актом, который оформляется после завершения процесса передачи. При этом внутренними правилами компании может быть предусмотрен иной порядок.

Если прежний главбух нес материальную ответственность, можно переложить ее на нового специалиста. Для этого достаточно включить соответствующее условие в трудовой договор. Но в этом случае во время передачи дел необходимо провести ревизию. Также она может быть предусмотрена локальным актом компании даже без материальной ответственности главбуха.

Приказ на отпуск главного бухгалтера: образец

Закон не обязывает оформлять приказ на отпуск, но рекомендуем это сделать, чтобы обосновать начисление отпускных и упростить кадровый учет. Если в вашей компании не разработана собственная форма приказа на отпуск, можете использовать унифицированный бланк № Т-6.

Скачать образец приказа на отпуск главному бухгалтеру по форме № Т-6

Приказ о возложении обязанностей на время отпуска: образец

Скачать образец приказа о передаче полномочий главного бухгалтера

Декретный отпуск главного бухгалтера: особенности

Найти замену бухгалтеру, который уходит в декрет, можно любым из вышеуказанных способов. При отсутствии зама можете кого-либо из сотрудников временно перевести на должность главбуха или принять человека извне по срочному трудовому договору. Порядок оформления документов также никак не меняется.

Но если вам не удалось найти достойную кандидатуру, можете попросить своего главбуха поработать удаленно или неполное время в офисе. Важно в данном случае следующее: даже если главбух выйдет на работу на полный день, право на получение пособия по уходу за ребенком у него не пропадет (ст. 256 ТК РФ).

Чтобы у матери было время на ребенка, и она согласилась на удобный для нее формат работы, можете договориться с ней о неполном рабочем дне. Новый график работы можно установить допсоглашением к трудовому договору, которое будет действовать до выхода из декрета. Так она сможет регулировать свою занятость, уделять время ребенку, а вам не придется в срочном порядке искать замену специалисту, с которым вы уже сработались.