УПД и УКД: в чем разница

Организации и ИП могут упростить документооборот и составлять единый универсальный документ, заменяющий сразу несколько других актов. Разберемся, в каких случаях нужно составить УПД, а в каких требуется УКД и в чем разница между ними.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Что такое УПД
2. Случаи применения УПД
3. Что такое УКД
4. Случаи применения УКД
5. УПД и УКД – отличия

Что такое УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) составляется для подтверждения фактов хозяйственной деятельности и необходим для их отражения в бухгалтерском и налоговом учете.

Он может объединять в себе счет-фактуру и первичный учетный документ (акт выполненных работ, ТОРГ-12) или же просто иметь статус первички (Письмо УФНС России по МО от 07.03.2024 № 15-19/015870@, Письмо ФНС России от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623).

Важно, что УПД не может заменить те первичные документы, для которых органом исполнительной власти утверждена обязательная форма. Например, это транспортная накладная (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012, ч. 2 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Утвержденной формы универсального передаточного документа нет. Поэтому организации (ИП) могут разработать ее самостоятельно или же применять форму, рекомендуемую ФНС (Приложение № 1 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

В случае использования образца, предложенного ФНС, нужно учитывать, что в части счета-фактуры УПД нужно привести в соответствие с требованиями законодательства относительно формы счета. Так, должны быть указаны все обязательные реквизиты, которые в рекомендуемом образце отсутствуют (об этом подробнее ниже). Например, нужно добавить строку «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)», если это необходимо.

При дополнении рекомендуемой формы универсального документа может измениться нумерация его строк, это не будет считаться ошибкой.

При разработке собственной формы также нужно помнить о том, что УПД в части счета-фактуры должен соответствовать установленной для него форме и содержать обязательные реквизиты (Письмо ФНС России от 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638, Приложение № 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Напомним, что для счета-фактуры обязательно требуется указать следующие данные (ч. 5 ст. 169 НК РФ):

— порядковый номер и дату составления;

— наименование, адрес, ИНН налогового агента и покупателя;

— наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

— номер платежно-расчетного документа в случае получения частичной или полной предоплаты;

— порядковый номер записи поставленных товаров (переданных имущественных прав), описание выполненных работ (оказанных услуг) и единицу измерения (при возможности ее указания);

— количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);

— наименование валюты;

— идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии);

— цену (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога;

— сумму акциза по подакцизным товарам;

— налоговую ставку;

— сумму налога, предъявляемую покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав;

— стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;

— регистрационный номер декларации на товары;

— код вида товара в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза (если товар вывозится за пределы России на территорию государства — члена ЕАЭС).

Для прослеживаемых товаров дополнительно нужно указать:

— регистрационный номер партии;

— количественную единицу измерения;

— количество;

— их стоимость.

Если помимо указанной выше информации лицу нужно указать дополнительные сведения (например, номер договора), то разместить их можно (Письмо Минфина России от 28.07.2021 № 03-07-09/60435):

— после предусмотренных формой счета-фактуры подписей руководителя и главного бухгалтера организации или ИП;

— между строкой 7 «Валюта: наименование, код» и табличной частью счета-фактуры;

— в табличной части счета-фактуры (при условии сохранения последовательности граф в форме).

Также УПД должен содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, а именно (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

— наименование;

— дату составления;

— наименование организации, составившей документ;

— вид совершаемой операции;

— стоимость;

— должности и подписи лиц, совершивших сделку или ответственных за ее оформление, с расшифровкой.

Если универсальный документ заменяет и счет-фактуру и первичку, то ему присваивается статус «1». Если же он применяется только в качестве последнего, то следует указать статус «2».

Выбранную форму УПД и порядок ее применения нужно закрепить в учетной политике компании (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Случаи применения УПД

Применение универсального передаточного документа не является обязательным. Каждая компания самостоятельно принимает решение о необходимости его использования, как правило, для оптимизации рабочих процессов и упрощения документооборота.

Кроме того, организация решает, для каких операций будет применяться УПД. Примерный их перечень приведен в Приложении № 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . Так, УПД может применяться (Письмо ФНС России от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623):

— при отгрузке товаров, как с транспортировкой, так и без нее;

— при передаче имущественных прав;

— для подтверждения фактов оказания услуг или выполнения работ;

— при отгрузке (передаче) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел их от своего имени в интересах комитента (принципала).

Однако указанный выше перечень не является закрытым, и компания может применять УПД и в иных случаях, если сочтет это необходимым. При этом в одном универсальном документе можно указать сразу несколько операций, которые связаны между собой (Письмо ФНС России от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910).

Нужно помнить, что в том случае, когда необходимо оформить только счет-фактуру без первичного документа (например, при получении аванса), применять УПД нельзя (Письмо ФНС России от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@).

Для пользователей ЭДО электронный УПД с 1 января 2026 года стал обязательным. Его формат утвержден Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (Приложение № 1 к указанному документу, Информация ФНС России «Бизнесу рекомендуется заранее начать переход на применение универсального передаточного документа»).

При этом нужно учитывать, что в большинстве случаев переход на ЭДО является добровольным, и обмениваться документами в электронном формате можно по договоренности с контрагентом. Однако если компания совершает операции с прослеживаемыми товарами (за исключением, например, осуществления экспорта таких товаров), то применение электронного УПД будет обязательным (ч. 1.1 ст. 169 НК РФ, пп. «г» п. 13 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108).

Что такое УКД

Универсальный корректировочный документ необходим в том случае, когда изменилась стоимость уже отгруженных товаров (оказанных услуг, выполненных работ) и участникам правоотношений необходимо отразить указанные изменения в документации. В такой ситуации им необходимо составить УКД, который совмещает в себе корректировочный счет-фактуру и документ об изменении стоимости поставленных товаров.

Разработанная ФНС форма корректировочного документа носит лишь рекомендательный характер. Поэтому организация вправе составить свой вариант бланка (Письмо ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@, Приложение № 2 к указанному документу).

При разработке собственной формы нужно помнить о том, что УКД должен содержать обязательные реквизиты первичного документа и корректировочного счета-фактуры, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (приложение № 2 к указанному нормативному акту).

Так, в корректировочном счете-фактуре обязательно должно быть указано (ч. 5.2 ст. 169 НК РФ):

— наименование «корректировочный счет-фактура», порядковый номер и дата составления;

— порядковый номер и дата составления счета-фактуры (счетов-фактур), в который вносятся изменения;

— наименования, адреса и ИНН налогового агента и покупателя;

— порядковый номер записи поставляемых (отгруженных) товаров (работ, услуг);

— количество товаров по счету-фактуре исходя из принятых по нему единиц измерения до и после корректировки;

— наименование валюты;

— идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии);

— цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) без учета налога до и после изменения;

— стоимость всего количества товаров без налога до и после корректировки;

— сумма акциза по подакцизным товарам;

— налоговая ставка;

— сумма налога до и после изменения стоимости отгруженных товаров;

— стоимость всего количества товаров с учетом суммы налога до и после внесения изменений;

— разница между показателями счета-фактуры, по которому осуществляется изменение стоимости, и показателями, исчисленными после корректировки;

— страна происхождения товара;

— регистрационный номер декларации на товары.

Относительно прослеживаемых товаров нужно указать:

— регистрационный номер партии;

— количественную единицу измерения;

— количество;

— стоимость.

Если УПД был составлен в электронном виде, то УКД должен быть электронным и применяться в формате, утвержденном ФНС (с 19.04.2026 года вступает в силу Приказ ФНС России от 19.01.2026 № ЕД-1-26/29@).

Статус УКД будет зависеть от того, какие документы он заменяет. «1» — если это одновременно счет-фактура и первичка, «2» — если он составлен в качестве первичного учетного документа.

Случаи применения УКД

Составить УКД нужно в случаях, когда (Приложение № 2 к Письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@):

— необходимо изменить цену и (или) количество отгруженных покупателю товаров (работ, услуг, имущественных прав) и эти изменения нужно согласовать с покупателем или уведомить его об этом. Если корректировка стоимости отгрузки связана с ошибками продавца в первоначальном комплекте документов, сопровождающих отгрузку, то УКД не составляется. В этом случае ошибки исправляются в ином порядке (приложение № 7 к Письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@);

— от покупателя поступила претензия, в которой он заявляет о несоответствии количества или качества поставленных товаров (работ, услуг) и продавец согласен с ней. В описанной ситуации УКД составляют в случае, если акт о расхождениях сторонами не подписывался.

УПД и УКД: отличия

Исходя из описанного выше, самым главным отличием являются основания составления УПД и УКД. Так, первый формируют с целью подтверждения факта совершения той или иной операции. Второй необходим, если по каким-либо причинам изменилась стоимость уже оказанных услуг (поставленного товара, произведенных работ) и нужно внести корректировки в подписанный ранее УПД.