Вакцинация работников: документы, учет и налоги

Проверить, должна ли ваша компания проводить вакцинацию сотрудников, позволяют установленные законодательством перечни, в которых закреплены правила проведения обязательной вакцинации. В настоящее время есть три списка, по которым можно определить, для кого из работников вакцинация обязательна.

Первый состоит из перечня работ, которые выполняют с высоким риском заболеть инфекционными болезнями (Постановление Правительства РФ от 15.07.1999 № 825 (перечень № 825). Например, это сельскохозяйственные, гидромелиоративные, строительные, заготовительные, промысловые работы. Вакцинация также обязательна для медиков, педагогов, сотрудников предприятий торговли, общественного питания, транспорта.

Второй — национальный календарь профпрививок, где перечислены виды прививок и категории граждан, для которых они обязательны (приложение 1 к Приказу Минздрава РФ от 06.12.2021 № 1122н (приказ № 1122н).

Перечень обязательных прививок обширный, и отсутствие любой из них может стать причиной для отстранения сотрудника. Так, нельзя допускать к работе сотрудников, которые не сделали обязательные прививки (абз. 9 ч. 1 ст. 76 ТК РФ, ч. 2 ст. 5 Закона от 17.09.1998 № 157-ФЗ «Об иммунопрофилактике инфекционных болезней» (закон об иммунопрофилактике).

Обязательность третьего списка вакцинации зависит от эпидемиологической ситуации. Если возникла угроза эпидемии и главный санитарный врач страны или региона утвердил постановление, проводят обязательную вакцинацию из календаря профпрививок по эпидемическим показаниям (приложение 2 к приказу № 1122н). Это условие действует и для прививок против COVID-19.

Учтите, что с 3 апреля по 31 декабря 2023 года субъекты должны провести подчищающую иммунизацию против кори — привить граждан России и мигрантов:
• не привитых против кори;
• не имеющих сведений о прививках против кори;
• непереболевших.

Работодатели до конца года должны провести иммунизацию иностранных сотрудников против кори. Наниматель вправе запросить у работника сведения о заболеваемости корью или прививках от нее. При этом работники не обязаны предоставлять сведения о прививках (Постановление Девятого КСОЮ от 24.07.2019 № 09АП-31581/2019).

Таким образом, вакцинация сотрудников обязательна, если ее предусматривают действующее санитарное законодательство, постановления, предписания и санитарно-эпидемиологические заключения Роспотребнадзора.

При тяжелой эпидемиологической ситуации главный санитарный врач страны или региона может принять решение об обязательности дополнительных прививок. Например, с наступлением осенне-зимнего сезона в организацию может поступить предписание из Роспотребнадзора провести вакцинацию от гриппа.
Если допустите к исполнению обязанностей работников без обязательных прививок, Роспотребнадзор может потребовать приостановить деятельность организации на 90 дней (ст. 6.3 КоАП).

Провести вакцинацию сотрудников можно несколькими способами:
• заключить договор с медицинским учреждением о вакцинации;
• внести вакцинацию в перечень услуг, предоставляемых по полису добровольного медицинского страхования.

Для проведения вакцинации руководитель организации издает приказ в произвольной форме. С приказом ознакомляют всех сотрудников, которые подлежат вакцинации.
В приказе о вакцинации работников прописывают, кто будет проходить вакцинацию и порядок ее проведения. С приказом нужно ознакомить всех сотрудников, которые подлежат вакцинированию, под подпись. Если сотрудники работают дистанционно, то отправьте скан документа по электронной почте.

Ограничение к проведению профилактической вакцинации – наличие у сотрудника медицинских противопоказаний (ч. 3 ст. 11 Закона от 17.09.1998 № 157-ФЗ, перечень медицинских противопоказаний к проведению профилактических прививок, утвержденный Главным санитарным врачом РФ 09.01.2002).

Принудить работников сделать прививки, которых нет в перечне обязательных, нельзя. Также не удастся обязать вакцинироваться работников, профессии которых не указаны в приказе Минздрава. Однако работодатель вправе устанавливать на уровне организации систему мотивации работников, чтобы убедить их пройти вакцинацию.

Сотрудники могут прививаться по своей инициативе, если компания не организует вакцинацию в офисе. По договоренности с работодателем сотрудник может сделать прививку в рабочее время.

Чтобы проинформировать сотрудников об обязательной вакцинации, составляют отдельное уведомление, в котором указывают, где и когда сотрудники могут пройти вакцинацию. Ознакомьте всех сотрудников с уведомлением под подпись, отправьте уведомление по электронной почте или разместите на внутреннем сайте компании.

В случае отказа работника от вакцинации выдайте ему специальный бланк, в котором он укажет причины отказа от вакцинации, поставит дату и подпись. Такими причинами могут быть наличие медицинских противопоказаний, личные убеждения и другие доводы, почему сотрудник против вакцинации.

Когда работник отказывается написать отказ, составьте об этом акт. Его должны подписать не менее трех сотрудников, которые являлись свидетелями отказа. С актом работника, который отказался от прививки, надо ознакомить под подпись. Отказывается подписывать — зачитайте ему акт вслух и сделайте на документе отметку о том, что ознакомили с ним сотрудника таким образом.

Если работник, который обязан вакцинироваться, отказывается делать прививку без уважительной причины, то отстраните его от работы, пока он не сделает прививку (п. 2 ст. 5 Закона от 17.09.1998 № 157-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 15.07.1999 № 825). Зарплату сотруднику за время отстранения от работы не начисляйте (ч. 3 ст. 76 ТК РФ).
На основании отказа от вакцинации издайте приказ об отстранении сотрудника от работы в произвольной форме. С приказом ознакомьте сотрудника под подпись.

Учтите, что если вместо отстранения отказников переведут их на удаленную работу, есть риск получить штраф от 10 до 20 тыс. рублей или приостановку деятельности компании на 90 суток (ст. 6.3 КоАП). Если в регионе объявили режим чрезвычайной ситуации или карантин, при угрозе распространения заболевания размер штрафа составит от 200 до 500 тыс. рублей (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП).

В случае если власти отменили обязательную вакцинацию, примите меры по уведомлению работников. В какой срок это нужно сделать, закон не говорит, но если не хотите получить претензии от работников, которые в период отстранения остались без оплаты, уведомите их об этом в кратчайшие сроки.

Следите за решениями властей вашего региона и публикациями в СМИ, чтобы не пропустить информацию о том, что оснований для отстранения больше нет.

Если обстоятельства, явившиеся основанием для отстранения, уже не действуют, вам следует как можно скорее вернуть сотрудников на рабочие места. Иначе работники обвинят вас в том, что лишили их возможности трудиться, и могут через суд взыскать не полученную за это время зарплату (ст. 234 ТК РФ).

При расчете налога на прибыль расходы на вакцинацию сотрудников можно включить в состав прочих расходов. Но для этого нужно соблюдать одно условие: в ходе вакцинации сотрудников работодатель выполняет возложенные на него законодательством обязанности. То есть такая вакцинация должна быть обязательной (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК, письма Минфина РФ от 23.11.2017 № 03-03-06/1/77634, от 01.06.2007 № 03-03-06/1/357).

На упрощенке расходы на вакцинацию можно учесть, только если они включены в договор ДМС (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, пп. 16 ст. 255 НК).

Расходы учитывают на основании коллективного договора, в котором предусмотрена обязанность проводить вакцинацию, а также документов, подтверждающих траты на обязательную вакцинацию.

Стоимость вакцинации надо подтвердить документами, это:
• приказ о вакцинации;
• письменные согласия сотрудников;
• договор с медучреждением, имеющим лицензию на вакцинацию;
• акт об оказании услуг по проведению вакцинации.

В разгар пандемии COVID‑19 чиновники советовали компаниям предоставлять привитым сотрудникам пару оплачиваемых выходных дней (письмо Минтруда РФ от 25.10.2021 № 14-4/10/п-7902). Но это лишь рекомендация, поэтому учитывать оплату таких выходных в расходах рискованно. Аналогично — если будете давать дополнительные дни отпуска в связи с вакцинацией.

Если все же решите учитывать такие расходы, пропишите право на дополнительные дни отдыха в коллективном договоре и возьмите у сотрудников подтверждение того, что они сделали прививку, — справку из медучреждения.