Ведение воинского учета в организации в 2023 году

Основные цели и задачи воинского учета изложены в пп. 2, 3 положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (далее – положение № 719) и п. 3 методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ (ВС РФ) 11.07.2017 (далее – методические рекомендации).

Основная цель воинского учета – это обеспечение полного и качественного укомплектования призывниками ВС РФ, других войск, воинских формирований и органов в мирное время. А также обеспечение в периоды мобилизации, военного положения и в военное время:

• потребностей войск в мобилизационных людских ресурсах путем заблаговременной приписки в их состав граждан, пребывающих в запасе;

• потребностей органов госвласти, муниципалитетов и организаций в трудовых ресурсах путем закрепления за ними необходимого количества руководителей и специалистов из числа граждан, пребывающих в запасе, работающих в этих органах и организациях.

Основные задачи учета:

• обеспечение исполнения гражданами воинской обязанности;

• документальное оформление сведений о гражданах, состоящих на воинском учете;

• анализ количественного состава и качественного состояния призывных и мобилизационных людских ресурсов для их использования в интересах обороны и безопасности государства;

• проведение плановой работы по подготовке необходимого количества военнообученных граждан, пребывающих в запасе, для обеспечения мероприятий по переводу ВС РФ с мирного на военное время в период мобилизации и поддержание их укомплектованности в военное время.

На момент актуализации статьи последним новшеством в сфере организации воинского учета является вступление в силу с 08.01.2022 новой инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета, утвержденной Приказом Минобороны РФ от 22.11.2021 № 700 (далее – инструкция № 700). Ею установлено, что на каждого работника-призывника или военнообязанного нужно вести специальную карточку гражданина, подлежащего воинскому учету. В ней нужно отражать личные данные работников, сведения о воинском учете, приемах и об увольнениях. Заполнять карточку нужно на основании удостоверений призывников и военных билетов или документов, которые заменяют военный билет.

Ранее сведения о воинском учете вносили в личные карточки сотрудников (форма Т-2). Новые карточки следует формировать и хранить в бумажном и электронном виде.
Бумажные карточки нужно хранить в картотеке в алфавитном порядке по разделам:

• офицеры запаса;

• солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса;

• военнообязанные запаса женского пола;

• призывники.

Напомним, что с 21.09.2022 в России была объявлена частичная мобилизация (Указ Президента РФ от 21.09.2022 № 647 «Об объявлении частичной мобилизации в Российской Федерации»). Однако, каких-либо новшеств, связанных именно с воинским учетом в организациях, это событие не вызвало.

Воинский учет сотрудников, в том числе совместителей и дистанционщиков, обязаны вести все компании (пп. 6 п. 1 ст. 8 Закона «Об обороне» от 31.05.1996 № 61-ФЗ, п. 7 ст. 8 Закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ). В отношении предпринимателей такая обязанность законодательством не предусмотрена.

За состояние учета отвечает руководитель компании, который назначает ответственного сотрудника или ответсотрудников в зависимости от количества лиц, стоящих на воинском учете. Количество ответственных должностных лиц определяют ежегодно. Нормативы установлены п. 12 положения о № 719.

Если в компании воинский учет ведут два и более сотрудника, то создается отдельное подразделение, которое носит название военно-учетного стола.

Работники, ведущие воинский учет, должны быть обеспечены специально оборудованным помещением и железными шкафами для обеспечения сохранности документации (п. 21 методических рекомендаций).

Компании должны вести воинский учет по документам, перечень, формы, порядок заполнения и хранения которых устанавливает Минобороны России (п. 27 положения № 719).
Согласно разделу IV инструкции № 700 для осуществления воинского учета необходимы:

• карточки граждан, подлежащих воинскому учету в организации (форма № 10 приведена в приложении № 22 к инструкции № 700);

• картотека указанных карточек.

Кроме того, компании должны хранить вторые экземпляры списков граждан, пребывающих в запасе, с указанием регистрационного номера и даты отправки (п. 36 инструкции № 700). Форма списков установлена приложением № 23 к инструкции № 700.

В организации также должен быть журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе ВС РФ. В нем отражают результаты соответствующих проверок. Форма журнала установлена приложением № 29 к инструкции № 700.

Согласно пункту 39 методических рекомендаций каждая компания должна разработать и вести:

1. Приказ об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе.

2. План работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе.

3. Служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения в компании воинского учета граждан и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

4. Другие документы в соответствии с требованиями органов власти (местного самоуправления) и руководителя организации.

5. Справочную информацию по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации.

Номенклатуру дел по воинскому учету целесообразно включить в сводную номенклатуру дел компании. При этом дополняется раздел номенклатуры того подразделения, которое ведет воинский учет, например, отдела кадров. Для разработки номенклатуры дел можно использовать форму, приведенную в приложении № 25 к п. 4.18 правил, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526.

Карточки воинского учета по форме № 10 заполняют на основании следующих документов (п. 32 инструкции № 700):

• удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — для призывников;

• военного билета – для военнообязанных.

Некоторые сведения необходимо уточнить у работника, например, об образовании и семейном положении (п. 32 инструкции № 700).

Карточки нужно вести в электронном и бумажном виде. Вносить изменения в базу данных электронных карточек и распечатывать их имеет право только работник, осуществляющий воинский учет.

Бумажную карточку можно заполнять от руки чернилами (шариковой ручкой) черного, синего или фиолетового цвета. Почерк должен быть разборчивым. Помарки и неустановленные сокращения не допускаются. Некоторые записи, например, о семейном положении работника, нужно вносить карандашом. Карточка может быть заполнена в электронном виде, а затем распечатана (п. 33 инструкции № 700).

Поля «Сверка с документами воинского учета» и «Сверка с военным комиссариатом» заполняют сверху вниз простым карандашом. Проставляют дату соответствующей сверки в формате «00.00.00», где первая пара цифр — число, вторая — месяц, третья — год проведения сверки. Затем работник организации ставит подпись (например, 02.02.23, Петрова).

Если сверялись учетные сведения карточек с учетными данными граждан, состоящих на воинском учете в других военных комиссариатах, в отметке о проведении сверки указывается также регистрационный номер направленного в соответствующий военный комиссариат списка граждан, пребывающих в запасе, например, 02.02.23, № 7 Петрова» (пп. 33, 36 инструкции № 700).

В разделе I «Общие сведения»:

• подпункты 1–10 заполняют на основании данных паспорта гражданина РФ, документа воинского учета и других подтверждающих документов;

• пункт 3 «Место рождения» заполняют в следующей последовательности: село (деревня, аул, кишлак, рабочий поселок), город (поселок городского типа), район, округ, область, край, республика. Записи приводят в именительном падеже. В них используются разрешенные сокращения (п. 33 инструкции № 700).

Заполнение раздела II «Сведения о воинском учете», а также реквизита «Отметка о снятии с воинского учета» имеет свои особенности в зависимости от статуса лица, подлежащего воинскому учету.

В разделе III «Дополнительные сведения» указывают (п. 33 инструкции № 700):

• принадлежность к казачеству;

• наложение административных взысканий за невыполнение обязанностей по воинскому учету;

• наличие допуска контрольных органов;

• прохождение военных сборов (всех видов) во время работы в компании;

• заключение с гражданином контракта на пребывание в резерве;

• другие дополнительные сведения по вопросам воинского учета.

В разделе IV «Сведения о приеме и увольнении (переводе)»:

• графы 1 «Дата и номер приказа (распоряжения)» и 2 «Наименование должности, на которую принят (переведен) или с которой уволен» заполняют на основании соответствующих кадровых документов;
• запись в графе 3 «В какой военный комиссариат направлены сведения» должна совпадать с отметкой в п. 6 раздела II карточки;

• в графе 4 «Дата и исходящий номер сведений гражданина» ставится отметка о направлении сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету, в военный комиссариат, где он состоит на воинском учете.

После заполнения карточки работник, осуществляющий воинский учет, указывает в соответствующей строке свою должность, ставит подпись и приводит ее расшифровку. После этого гражданин, подлежащий воинскому учету, заверяет карточку своей подписью. Далее ставится дата.

По ссылке можно скачать Образец заполнения карточки по форме № 10.

Приказ об организации воинского учета необходимо издать при образовании компании. И далее оформлять ежегодно перед началом календарного года (п. 39 методических рекомендаций). Его форма приведена в приложении № 4 к методическим рекомендациям.

Проект приказа нужно согласовать с военным комиссаром муниципального образования, который осуществляет деятельность на территории, где расположена компания или ее структурное подразделение. Если военного комиссариата нет, следует обратиться в муниципалитет, который ведет первичный воинский учет на этой территории (п. 22 методических рекомендаций).

Скачать Образец приказа об организации воинского учета.

Компании разрабатывают план работы по ведению воинского учета в течение календарного года и согласовывают его с военным комиссариатом муниципального образования или с главой муниципалитета (п. 37 методических рекомендаций, приложение № 17 к ним).

План утверждает руководитель организации при ее образовании и далее ежегодно перед началом календарного года.

По нашему мнению, поскольку с 08.01.2022 применяется новая инструкция № 700, компаниям целесообразно пересмотреть план работы на 2022 год и заново согласовать его в обычном порядке.

По ссылке можно скачать Образец плана работы по воинскому учету.

Работники, осуществляющие воинский учет на предприятиях, обязаны направлять следующую отчетность (п. 1 ст. 4 закона № 53-ФЗ, п. 32 положения № 719, п. 29 методических рекомендаций):

1. Сведения о поступлении на работу или увольнении с работы граждан, подлежащих воинскому учету, по форме, приведенной в приложении № 9 к методическим рекомендациям. Подать сведения нужно в двухнедельный срок в соответствующие военные комиссариаты или муниципалитеты. Согласие работника на передачу персональных данных в военкомат не требуется (абз. 5 п. 4 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве»).

2. По запросам военных комиссариатов сведения о сотрудниках, состоящих на воинском учете, а также о тех, кто не состоит, но обязан состоять на воинском учете, по форме, приведенной в приложении № 10 к методическим рекомендациям, — в двухнедельный срок.

3. Сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья работников, состоящих на воинском учете, по форме, приведенной в приложении № 2 к порядку, предусмотренному в приложении № 13 к методическим рекомендациям, — в двухнедельный срок (п. 2 порядка, предусмотренного в приложении № 13 к методическим рекомендациям).

4. Сведения о случаях выявления граждан, не состоящих на воинском учете, но обязанных состоять, — в двухнедельный срок. Форму, по которой направляются данные сведения, следует уточнить в военкомате.

5. Списки сотрудников мужского пола 15- и 16-летнего возраста по форме, приведенной в приложении № 11 к методическим рекомендациям, — в военные комиссариаты по месту жительства (месту пребывания) граждан ежегодно в срок до 15 сентября.

6. Списки сотрудников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году, составленные в алфавитном порядке и заверенные печатью организации по форме, приведенной в приложении № 11 к методическим рекомендациям, — ежегодно до 1 ноября (п. 2 примечания к данной форме).

7. Списки граждан, пребывающих в запасе, для сверки учетных сведений личных карточек с учетными данными граждан, состоящих на воинском учете в других военных комиссариатах, — не реже одного раза в год. Списки направляются согласно приложению № 12 к методическим рекомендациям. Дата и время сверки устанавливаются военным комиссариатом или главой муниципалитета, осуществляющим деятельность на территории, в пределах которой находится компания (п. п. 2, 5 приложения № 12 к методическим рекомендациям).

Кроме того, в военный комиссариат необходимо сдавать карточку учета организации. Унифицированная форма карточки законодательством не установлена, однако, как правило, ее можно представить по форме, утвержденной письмом Минкультуры РФ от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА. Сроки, порядок представления карточки и ее подлинную форму рекомендуем уточнить в своем военном комиссариате, так как формы могут отличаться в зависимости от региона.

Проверяют ведение учета органы военного управления Вооруженных Сил РФ, военкоматы и органы местного самоуправления в порядке, определяемом Министерством обороны РФ (п. 33 положения № 719).

Проверки проходят в соответствии с требованиями Закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (ч. 4 ст. 12) и инструкции № 700).

Порядок проведения проверок определен в инструкции № 700.

Периодичность проверок зависит от численности работников в организациях. При численности свыше 500 человек проверки проводятся ежегодно, в остальных — не реже одного раза в три года (п. 57 инструкции № 700). Дата проверки доводится военным комиссариатом (органом местного самоуправления) до руководителя компании не позднее 31 декабря года, предшествующего году поверки.

Качество осуществления воинского учета оценивается по следующим показателям:

• организация осуществления воинского учета;

• полнота и достоверность сведений, содержащихся в карточках призывников и граждан, пребывающих в запасе.

В ходе оценки деятельности компании проверяют следующие вопросы:

• полнота охвата граждан воинским учетом;

• качество осуществления воинского учета сотрудников компании;

• достоверность сведений, содержащихся в карточках лиц, подлежащих воинскому учету в организациях;

• организация и обеспечение исполнения сотрудниками обязанностей по воинскому учету.

Результаты проверок доводят до руководителей компаний, а также отражают в журнале проверок, который должен быть зарегистрирован, пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя компании. Срок его хранения – не менее пяти лет.

Результат проверки может также отображаться в акте, составляемом по ее результатам. При составлении такого акта в журнале проверок делается запись о его наличии (п. 62 инструкции № 700).

За неисполнение обязанности по ведению воинского учета должностные лица компании могут быть привлечены к административной ответственности. Ниже в таблице приведем список правонарушений и возможные санкции.