Сотрудник может запросить у руководства компании, где он трудится, копии документов, связанных с работой. Но что делать работодателю, если у него просят предоставить сведения из штатного расписания? В этом случае возникает дилемма: как соблюсти права сотрудника, не нарушив при этом правила, касающиеся персональных данных других работников компании. В материале рассмотрим, в каких ситуациях может потребоваться выписка из штатного расписания, поговорим о том, как выглядит данный документ и как его правильно оформить. Также для наглядности приведем образец такой выписки, который можно скачать и использовать в работе.
Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения
Содержание:
- Выписка из штатного расписания сотрудников
- Как сделать выписку из штатного расписания
- Образец выписки из штатного расписания
Выписка из штатного расписания сотрудников
Штатное расписание используется, чтобы отразить структуру, штатный состав и количество сотрудников компании. Такой документ включает в себя перечисление отделов и других структурных подразделений фирмы, название должностей, специальностей, профессий с обозначением квалификации, а также сведения о числе имеющихся штатных единиц (абз. 1 раздела «Штатное расписание» Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Чтобы компаниям и частным коммерсантам удобнее было составлять данный документ, разработали унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Эта форма носит лишь рекомендательный характер и не считается обязательной для применения. По мнению Роструда, негосударственные компании могут применять формы первичных учетных документов, которые они разработали самостоятельно. Такую позицию ведомство неоднократно отражало в своих письмах от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1. В то же время применять унифицированную форму № Т-3 в работе очень удобно, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.
При подготовке штатного расписания не требуется вносить в него фамилии и инициалы сотрудников, занимающих определенные должности. Связано это с тем, что основная цель данного документа — обозначить структуру компании, штатную численность ее работников и величину заработной платы. Факт назначения на должность, указанную в штатном расписании, обычно отражают в другом документе — штатной расстановке.
Готовое штатное расписание содержит информацию, затрагивающую весь трудовой коллектив компании, ведь в нем прописывают:
- название структурных подразделений;
- наименование должностей, специальностей, профессий;
- количество штатных единиц;
- величину оклада или тарифной ставки;
- наличие и величину надбавки.
При этом любой сотрудник компании может обратиться к руководству с письменным заявлением о предоставлении ему копий документов, связанных с работой в данной компании (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). В такой ситуации работодатель обязан будет в срок, не превышающий трех рабочих дней, выдать работнику запрашиваемые копии документов, которые должны быть оформлены надлежащим образом и заверены. При этом сотруднику такие бумаги должны быть предоставлены безвозмездно.
В указанном порядке сотруднику предоставляют копии приказов о приме на работу, переводах на другие должности, справки о зарплате и другие бумаги. Но как быть работодателю, если сотрудник хочет ознакомиться со штатным расписанием компании? Ведь эта бумага, подтверждающая наличие сотрудников, содержит также и данные о величине их заработка. При этом предоставлять информацию о размерах окладов других работников не допускается согласно положениям ст. 88 ТК РФ о защите персональных данных в части их передачи.
В такой ситуации руководству фирмы не нужно представлять весь документ целиком. Работодатель, руководствуясь частью 1 статьи 62 ТК РФ, должен выдать сотруднику в трехдневный срок в случае его письменного обращения выписку из штатного расписания без окладов другого персонала компании.
Также выписку из штатного расписания могут затребовать у предприятия проверяющие органы (пп. 2, 3 ч. 2 ст. 29 Закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ, пп. 6.3 п. 6 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 № 324).
Как сделать выписку из штатного расписания
Выписка из штатного расписания может выдаваться проверяющим органам при запросе, оформленном надлежащим образом, или работнику после его письменного обращения к работодателю. Если сотрудник, воспользовавшись правом, предоставленным ему ч. 1 ст. 62 ТК РФ, подал руководству компании заявление о выдаче выписки из штатного расписания, то на подготовку этого документа у работодателя есть три рабочих дня. В случае если такая выписка будет касаться только конкретного сотрудника, отказать в ее предоставлении компания не вправе.
Составить такой документ может любой работник предприятия, на которого возложена данная функция. Это может быть и руководитель фирмы, и кадровик, и бухгалтер, и юрист.
В отечественном законодательстве нет специальных требований к оформлению выписки из штатного расписания. Форма для этого документа также не разработана. Однако учитывая, что штатное расписание рекомендуется оформлять по унифицированной форме № Т-3, для подготовки выписки лучше взять за основу эту форму. Нередко выписку составляют на фирменном бланке компании.
В документе должна содержаться только часть сведений из штатного расписания, которая касается конкретного работника, а точнее, его должности и соответствующих выплат. Размеры окладов других сотрудников компании нельзя прописывать в выписке, поскольку это будет являться нарушением ст. 88 ТК РФ. Данная норма говорит о защите персональных данных в части их передачи третьим лицам.
Руководствуясь частью 1 статьи 62 ТК РФ, подготовленную бумагу нужно надлежащим образом заверить. Поэтому на выписке должны быть прописаны данные ответственного за ее выдачу сотрудника, стоять его подпись и дата составления. Если в учредительных документах компании указано на применение в документообороте печати, нужно будет поставить ее на подготовленный документ. Сотруднику выписка передается безвозмездно.
Образец выписки из штатного расписания
При необходимости из штатного расписания можно сделать выписку, приведя в ней только требуемые данные. В данном разделе расположен образец такого документа, который можно скачать и использовать в работе.
За пример взята ситуация, когда выписку запрашивает сотрудник частной компании – общества с ограниченной ответственностью. Бумага подготовлена на основе унифицированной формы № Т-3, рекомендованной для составления штатного расписания и утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Подготовленная выписка заверена подписью ответственного сотрудника юрлица. Также на ней сделана отметка о том, где хранится подлинник штатного расписания общества.
Вы можете оставить первый комментарий