Закрывающие документы

В законодательстве нет такого определения, как «закрывающие документы». Но оно часто используется в обиходе предпринимателями, представителями исполнительных и контрольных органов. Какие же документы могут считаться закрывающими, каков порядок их составления и обмена сторонами сделки, рассмотрим в статье.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Какие документы считаются закрывающими
2. Оформление закрывающих документов
3. Подписание закрывающих документов
4. Порядок предоставления закрывающих документов
5. Чем грозит отсутствие закрывающих документов

Какие документы считаются закрывающими

Поскольку нормативными актами не установлено понятие закрывающих документов, то нет и их перечня.

На практике указанное определение используют в отношении первички, которой стороны подтверждают факт исполнения обязательств по договору. Она необходима для принятия к учету расходов и доходов компании, так как без них не получится обосновать их правомерность и действительность.

Это могут быть такие бухгалтерские и финансовые документы, как:

• акты выполненных работ,
• товарные и транспортные накладные,
• приходный и расходный кассовый ордер,
• платежные поручения,
• акты о приемке материалов и прочие.

Нужно заметить, что чек также может быть признан первичным учетным документом, но только если он содержит все его обязательные реквизиты, а также обязательные сведения, определенные законом о ККТ. Только в этом случае будет возможно идентифицировать как покупателя, так и продавца (пп. 1, 6.1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, письмо Минфина РФ от 20.08.2019 № 03-01-15/63722).

Кроме того, счет на оплату услуг (работ, товаров) также может быть подтверждением факта хозяйственной жизни, если содержит информацию, которая является обязательной для первички (письма Минфина РФ от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, от 19.01.2009 № 03-03-07/2).

Какую конкретно документацию нужно оформлять компании, зависит от специфики деятельности, которую она осуществляет, а также вида производимых работ или оказываемых услуг. Так, строительная компания будет оформлять такую закрывающую первичку, как:

• акт выполненных работ,
• журнал учета выполненных работ,
• рапорт-наряд о работе строительной машины и прочее.

Оформление закрывающих документов

До 2013 года действовали унифицированные формы первичных документов, которые применялись компаниями в обязательном порядке. Для каждого вида деятельности был разработан отдельный их альбом, в котором содержалась аннотация по применению и порядок заполнения (например, «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ», утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 № 100, Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения», утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66).

Но на сегодняшний день почти все из них носят лишь рекомендательный характер, и каждый субъект хозяйственной деятельности решает самостоятельно, будет ли он применять их или использует собственные формы (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Однако есть унифицированные формы, которые должны применяться в обязательном порядке и сейчас. В частности, это документы, подтверждающие проведение кассовых операций, перевозку грузов железнодорожным и автомобильным транспортом (письмо Минфина РФ от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, Положение Банка России от 29.06.2021 № 762-П, Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N№88, Приказ Минтранса РФ от 19.06.2019 № 191, приложения № № 4, 9 к Постановлению Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).

Если было решено пойти по второму пути и разработать свои образцы документов, необходимо соблюдать требования законодательства и предусмотреть указание обязательных сведений. К ним относятся (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
• наименование документа,
• дата его составления,
• наименование хозяйствующего субъекта, составившего документ,
• содержание события хозяйственной жизни,
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни,
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление,
• подпись ответственного лица, с указанием фамилий и инициалов или других реквизитов, позволяющих его идентифицировать.

Кроме этого, организация должна закрепить в учетной политике, какие именно формы она будет использовать. Унифицированные документы можно лишь перечислить, а разработанные самостоятельно их образцы необходимо оформить в качестве приложения.

Составлять первичку нужно по каждому событию хозяйственной жизни субъекта, непосредственно в тот момент, когда оно произошло (например, при отгрузке товара покупателю). Если по каким-то причинам это невозможно, оформить документ нужно сразу после его окончания. При этом недопустимо оформление первички по сделкам, которые по факту не были совершены, в том числе мнимым и притворным (пп. 1, 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Важно, что первичные учетные документы необходимы и тем компаниям, которые применяют налоговые спецрежимы, такие как УСН (письмо Минфина РФ от 14.06.2024 № 03-11-11/55025).
А вот самозанятый обязан в соответствии с законодательством составлять и передавать контрагентам только чеки (ч. 1, 2 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Однако последним для учета расходов его будет недостаточно, поэтому дополнительно следует оформить еще и первичку (письмо ФНС РФ от 30.10.2020 № АБ-4-20/17902@, информация ФНС РФ «Обязательно ли компании подписывать акт о выполнении работ с самозанятым»).

Составить закрывающие документы можно как бумаге, так и в электронном виде. При этом если субъект использует последний способ, то в случаях, определенных законом или договором, он обязан предоставить контрагенту (госоргану) экземпляр на бумажном носителе за свой счет (пп. 5, 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 14 ФСБУ 27/2021).

При этом допускается несколько связанных между собой фактов хозяйственной жизни фиксировать в одном документе.

Длящиеся или повторяющиеся события можно оформлять первичкой, составляемой с определенной периодичностью, которая устанавливается организацией самостоятельно (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021).

В случае когда в закрывающих документах были допущены ошибки (опечатки), их можно исправить, но соблюдая при этом законодательно закрепленные правила. Так, должна быть указана дата внесения правки и подпись сделавшего ее лица с указанием его идентифицирующих данных. Для электронного варианта допускается составление нового экземпляра, где будет указано, что он составлен взамен первоначального, дата исправления и подписи лиц с указанием их Ф.И.О. и должности (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пп. 19, 20 ФСБУ 27/2021).

Однако законодательством установлены ситуации, где исправление ошибок недопустимо. Это составление документов для банка, а также отражение движения средств по кассе (п. 16 положения, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если субъект фиксирует факты своей хозяйственной деятельности на бумаге, необходимо соблюсти требования к используемым для этого средствам. Так, они должны обеспечить сохранность записей в течение всего установленного законом 5-летнего срока хранения документов (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 13 ФСБУ 27/2021). То есть заполнить закрывающие документы карандашом очевидно нельзя, так как записи быстро сотрутся.

Законодательством предусмотрена обязательная регистрация первички в регистрах бухгалтерского учета. Их форму каждый руководитель определяет самостоятельно, закрепив это в учетной политике (п. 3 ст. 9, пп. 1, 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Подписание закрывающих документов

Правом подписи закрывающих документов обладает руководитель компании, главный бухгалтер.

Но допускается подписание и иными лицами, если такие полномочия им были предоставлены распоряжением генерального директора. С этой целью может быть оформлен как внутренний акт (приказ о наделении правом подписи), так и доверенность. Но нужно учитывать, что приказ обязателен только внутри компании, а вот доверенность будет удостоверять право лица на подпись документов и перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ, информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Для заверения электронных документов необходимо иметь советующую подпись. При этом не допускается использование обезличенной подписи, не позволяющей идентифицировать подписанта (письмо ФНС РФ от 17.07.2024 № ЗГ-2-26/10319).

Порядок предоставления закрывающих документов

Порядок обмена закрывающими документами, как правило, стороны определяют в договоре. Они вправе обозначить как период, в течение которого необходимо предоставить первичку, так и конкретную дату.

Также участники правоотношений могут договориться о применении электронного документооборота. С этой целью они могут пользоваться услугами операторов ЭДО, а также производить обмен без их участия. В последнем случае контрагенты должны заключить соглашение, в котором определят (ст. 3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, пп. 1.3, 1.5 методических рекомендаций по порядку обмена электронными документами):
• перечень используемых форматов электронных документов;
• способ направления и получения файлов. Стороны могут указать конкретные электронные адреса, направление на которые будет считаться надлежащим исполнением обязательства по направлению файлов;
• виды электронных подписей, используемых участниками соглашения. Так, участники могут выбрать любой предусмотренный законом вид;
• порядок проверки подписей;
• порядок уведомления о результатах указанных проверок;
• перечень должностных лиц каждого контрагента, ответственных за процесс обмена;
• способ подтверждения отправления и получения файла;
• требования к обеспечению конфиденциальности при обмене;
• факт доставки электронных документов;
• форс-мажорные обстоятельства.

При этом если оба контрагента применяют усиленную квалифицированную электронную подпись, заключение соглашения не является обязательным. Подписанные указанным способом документы в силу закона являются равнозначными бумажной версии, подписанной от руки (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Чем грозит отсутствие закрывающих документов

В первую очередь отсутствие закрывающих документов будет грозить налоговыми последствиями, так как лицо не сможет подтвердить свои расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ, информация ФНС РФ «Обязательно ли компании подписывать акт о выполнении работ с самозанятым», Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 08.08.2025 № Ф10-2002/2025 по делу № А08-10829/2023).

Кроме этого, хозяйствующему субъекту может грозить ответственность за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета. Так, компании могут назначить штраф в размере (ст. 120 НК РФ):
• 10 тыс. рублей – если нарушения имели место только в одном налоговом периоде;
• 30 тыс. рублей – если документы не составлялись более одного налогового периода;
• 20 процентов от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но при этом не менее 40 тыс. рублей – если нарушение привело к занижению налоговой базы (базы для начисления страховых взносов).