Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Заполнение графика отпусков

Статья 114 Трудового кодекса РФ гарантирует каждому работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск общей длительностью не менее 28 календарных дней. За непредоставление такого отпуска или неоплату его для работодателей предусмотрено серьезное наказание. В то же время большинство работников в России предпочитают брать каникулы в летний период, чтобы можно было съездить в теплые края со своими детьми. При таком раскладе одновременный уход в отпуск нескольких сотрудников с аналогичным функционалом может затормозить работу организации. На помощь придет график отпусков, который способствует распределению законных отпускных дней между работниками так, чтобы не затормозился рабочий процесс. По общему правилу ведение графика отдыха является обязательным, а за его отсутствие может быть выписан штраф трудовой инспекцией. Из этой статьи вы узнаете, как заполнить график по новым правилам.

Для кого график отпусков является обязательным

График отпусков — это локальный нормативный акт, который определяет очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых каникул. График помогает выполнить сразу несколько функций:

• распределить отпускные периоды между всеми сотрудниками таким образом, чтобы не возникли периоды их острой нехватки. Такое может быть, если несколько сотрудников с аналогичными обязанностями захотели взять отгул одновременно. Обычно больше всего споров возникает из-за летних каникул;
• с помощью графика можно заранее подумать о взаимозаменямости сотрудников по дням работы и назначить ответственного на период отсутствия основного сотрудника;
• работодатель обязан уведомлять сотрудника об отпуске. И в этом кадровику поможет график;
• график поможет вести расчет неизрасходованных дней отпуска, что важно при расчетах с работников (особенно при увольнении).

По общему правилу график отдыха надо составлять обязательно. Исключение составляют микропредприятия и некоммерческие организации, которые имеют законное право отказаться от ведения графика отпусков. Условия по вопросам, которые должны были бы регулироваться графиком отпусков, они должны включить в трудовые договоры.

Например, в микропредприятии график каникул можно заменить на письменное соглашение между работодателем и работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме. Это следует из части 1, 2 ст. 123, ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ, писем Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193.

График отпусков является трудовым локальным нормативным актом (ЛНА). Хотя есть мнение, что график отпусков не является таковым. Однако это мнение не подтверждается законом. Кроме того, его не поддерживают ГИТ и суды.

График каникул нужен для того, чтобы упорядочить предоставление дней отдыха, запланировать их заранее и не допустить сбоя в работе. С ним удобно отслеживать полагающиеся и уже предоставленные оплачиваемые отпуска, а также перенесенные на другой срок. Без него будет трудно отправить работника на каникулы в срок, удобный работодателю, — ведь график отдыха обязателен и для работника согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ.

Если у вас микропредприятие или некоммерческая организация, то не стоит совсем отказываться от графика каникул и не утверждать его. Если вести график, то вам не придется заключать с работниками новые письменные соглашения каждый раз, когда меняются даты их отпусков — достаточно будет отразить такие изменения в графике.
Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания каникул.
Как разъяснил Минтруд, в график каникул следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры (письмо Минтруда РФ от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

За отсутствие графика отдыха предусмотрена административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. В первый раз предусмотрено предупреждение или штраф, например, для юрлица до 50 тыс. рублей. А если нарушитель ранее уже был привлечен к административной ответственности за аналогичное нарушение — дисквалификация должностного лица от года до трех лет и (или) штраф, например, для юрлица — до 70 тыс. рублей.

Как уже было сказано, ответственность за отсутствие графика отпусков не грозит только в том случае, если график не ведут микропредприятия или НКО, что однако не отменяет нормы ежегодных каникул ТК РФ. Причем оштрафовать могут как компанию, так и должностное лицо, в частности, директора.

Так, в Волгограде в начале 2021 года инспектор ГИТ обвинил директора компании в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначил наказание в виде административного штрафа в размере 2 500 рублей. Проверкой было установлено, что в нарушение ст. 123 ТК РФ в организации отсутствуют графики отпусков для водителей-экспедиторов на 2019 и 2020 годы.
Директор обратился в суд. Факта нарушения он не оспаривал, но просил посчитать правонарушение малозначительным и заменить штраф на предупреждение. Однако суд не нашел причин для замены штрафа и оставил его в силе (Решение Краснооктябрьского районного суда города Волгограда от 02.02.2021 по делу № 12-22/2021).

Однако штраф для юрлица может быть еще выше. В Камчатском крае ООО «Терминал-Флот» получило от ГИТ штраф в размере 35 тыс. рублей. В компании не было графика отдыха, что повлекло задержку выплаты отпускных. Этот факт был обнаружен при проверке. Не согласившись с постановлением, генеральный директор ООО «Терминал-Флот» обратился в суд с жалобой, в которой просил постановление отменить, производство по делу прекратить на основании малозначительного административного правонарушения, указав, что должностным лицом не приняты во внимание следующие обстоятельства:
• административное правонарушение совершено впервые;
• характер и степень совершенного административного правонарушения;
• отсутствие каких-либо неблагоприятных последствий;
• малозначительность совершенного административного правонарушения;
• отсутствие у работника претензий по факту задержки выплаты отпускных.

Однако судья указал, что в данном случае существенная угроза охраняемым общественным отношениям заключается не в наступлении каких-либо материальных последствий от правонарушения, а в пренебрежительном отношении работодателя к исполнению своих обязанностей, возложенных на него трудовым законодательством, и к интересам работника, которому государством гарантируется создание условий беспрепятственного и своевременного получения отпускных выплат. Штраф был оставлен в силе (Решение Петропавловск-Камчатского городского суда Камчатского края от 18.03.2021 № 12-200/2021).

Кто составляет график отпусков

Поручить составление графика лучше всего кадровику или специалисту, который выполняет его функции в организации. Так, в небольших организациях функцию кадровика может выполнять бухгалтер. Однако из-за сложности трудового законодательства не рекомендуем перекладывать обязанности кадровика на бухгалтера или директора. Лучше всего иметь в штате отдельного кадрового специалиста, который будет вести учет стажа работы, дающего право на оплачиваемый отдых, и количества потраченных дней отдыха. Такой специалист должен в совершенстве знать Трудовой кодекс РФ, а также разъяснения Минтруда и Роструда.

Кроме того, вы можете ежегодно издавать приказ о составлении графика отпусков и назначать работника, ответственного за составление этого графика.

Кем утверждается график отпусков

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
В случае отсутствия руководителя и невозможности утвердить график в установленные законодательством сроки необходимо уполномочить на такие действия другое лицо — заместителя руководителя, начальника кадровой службы или иное. Определитесь, кто подписывает график за руководителя. При этом передача полномочий в части утверждения графика каникул оформляется приказом и доверенностью.

Когда утверждается график отпусков

График отпусков компания обязана утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется, то есть до 17 декабря. Но можно утвердить график и ранее этой даты, например, если она выпадает на выходной день (законодательством это не запрещено). Это следует из части 1 ст. 123 ТК РФ, письма Минтруда РФ от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.

Все организации обязаны составлять и утверждать график отпусков на будущий год до начала нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Составлять график каникул на текущий год закон не требует. При этом формировать графики отпусков в ситуации, когда организация начала свою деятельность после истечения сроков, установленных для его утверждения, законом не предусмотрено. Если ваша организация создана, к примеру, в начале года и у нее уже сформирован штат работников, целесообразно оформить график отпусков и в текущем году (письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193). Такой подход, в частности, позволит регламентировать порядок выхода в отпуск тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время на основании ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ.
Но обратите внимание, что составление графика каникул во вновь созданной организации в первый год работы до указанного в ч. 1 ст. 123 ТК РФ срока — ее право, а не обязанность. Если в этом случае в год создания организации график не будет утвержден, работники будут уходить в отпуск по заявлениям с учетом необходимого непрерывного шестимесячного срока работы (с учетом ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Как заполнять график отпусков

Составить график отпусков можно по унифицированной форме  № Т-7 или по разработанном вами шаблону. Заполняя график, укажите Ф.И.О., должности работников, количество дней и даты начала их ежегодных каникул — как основных, так и дополнительных. Если отпуск разделен на части, укажите даты начала каждой из них. Учтите пожелания некоторых работников о времени предоставления отпуска (например, несовершеннолетних). До утверждения направьте график в профсоюз для учета его мнения (если он есть).

Лучше всего начать составление графика каникул за несколько месяцев до его утверждения, например, в начале IV квартала. Тогда вы успеете запросить сведения о желаемых датах отпусков у тех работников, которым вы обязаны предоставить заслуженные дни отдыха в удобное для них время. Ознакомьте работников с утвержденным графиком отпусков и попросите их поставить свои подписи. Для этого дополните график еще одной графой или заведите ведомость, где работник укажет дату ознакомления и подпись.

Образец заполнения графика отпусков

Чтобы вам было легче заполнить график отпусков, редакция «Время Бухгалтера» подготовила образец заполнения графика отпусков. Его можно скачать по ссылке:

образец заполнения графика отпусков

Скачать бланк графика отпусков

Если вам требуется незаполненный бланк графика отпусков по унифицированной форме, то скачайте его по ссылке: бланк графика отпусков

Как внести изменения в график отпусков

Правила внесения изменений в график каникул законом не определены. Если меняете в графике даты отпуска работника (например, в связи с переносом отпуска), попросите его написать заявление с указанием новых дат. Иногда на практике издают приказ о внесении изменений в график. Он немаловажен, если их много. Затем внесите преобразования непосредственно в график, например, укажите в нем новые даты отпуска и реквизиты документа, на основании которых они преобразились.
Информацию об изменении количества дней отпуска работника рекомендуется отражать в графе «Примечание».

Приказ о внесении изменений в график отпусков оформляется в произвольной форме, так как нормативных требований к нему нет. В приказе лучше всего указать:
• Ф.И.О., должность работника, у которого есть полномочия на составление графика отпусков (обычно это специалист по кадрам);
• информацию о том, в чем заключаются изменения, и их причину;
• если хотите оформить перенос отпуска конкретного работника, то укажите Ф.И.О., его должность, новые даты его отпуска.;
• другие поручения ответственным лицам (например, кадровику — уведомить работника о новых датах отпуска не позднее чем за две недели до его начала).

Перенос отпуска по графику

Согласно ТК РФ работник имеет право написать заявление о переносе отпуска. Кроме того, сотрудник может может пойти в отпуск вне графика. Что делать в этом случае и как оформить перенос, читайте в нашей статье «Заявление на перенос отпуска по графику«.

Задать вопрос

















*Для организаций Москвы и МО