Заполнение личных карточек по форме Т-2

В Трудовом кодексе напрямую не сказано, что требуется ведение карточек. Однако о том, что заводить такой документ кадровикам все же необходимо, свидетельствуют положения других нормативных правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Так, упоминание о личных карточках имеется в п. 12 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В нем сказано, что работодатель обязан дублировать в личной карточке записи из трудовой книжки о выполняемой работе, переводах и увольнении, а также знакомить сотрудника под подпись с соответствующей записью в личной карточке.

Раньше о необходимости обязательного ведения личных карточек следовало и из положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. В пункте 27 документа говорилось, что воинский учет мужчин у работодателя ведется по личным карточкам, в частности, по форме № Т-2 раздела 2.

Однако с октября 2019 года данную норму скорректировали. Теперь воинский учет у работодателей должен вестись по документам, формы которых утверждает Минобороны. Но ведомство все еще не утвердило бланки для ведения военучета. Поэтому на практике воинский учет так и продолжают вести по форме № Т-2. Соответственно, ведение карточки в целях военучета тоже необходимо.

Следует сказать, что бланк Т-2 не носит обязательного характера. С 2013 года бланки кадровых первичных учетных документов необязательны к применению (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012). Соответственно, организация вправе самостоятельно разработать форму личной карточки. Об этом же говорил и Роструд в письме от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.

Ведомство ссылалось на часть 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, где сказано, что формы «первички» определяет руководитель экономического субъекта.

В действительности же при разработке собственной формы личной карточки могут возникнуть сложности. Это связано с тем, что документ должен содержать определенные реквизиты, о которых говорится в законе о бухучете и в ТК РФ.

Поэтому кадровикам будет удобнее использовать в работе унифицированный бланк Т-2.

Вносить сведения в форму Т-2 нужно по определенным правилам. Порядок заполнения утвержден тем же документом, что и бланк личной карточки – Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

В правилах сказано, что на трудоустроенное лицо Т-2 заполняется сотрудником кадрового отдела. Сведения в Т-2 заносятся на основе информации, указанной:

• в приказе о приеме на работу;
• в паспорте или другом удостоверяющем личность документе;
• в трудовой книжке или документе, подтверждающем трудовой стаж;
• в СНИЛС;
• в документах воинского учета (для военнообязанных);
• в документе об образовании, если прием на работу требует специальных знаний;
• на основе сведений, которые сотрудник сообщил о себе.

Если во исполнение требований закона для принятия сотрудника на какую-либо работу требуется представить дополнительные документы, например, справку о наличии (отсутствии) судимости или медзаключение, то соответствующие сведения также отражаются в карточке.

Порядок заполнения карточек утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Заполнять Т-2 нужно с учетом требований, указанных в этом документе.

Страница 1.

Для того чтобы корректно заполнить унифицированную форму личной карточки, необходимо обратиться к классификаторам.

В самом начале бланка надо указать код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Этот код присваивает автоматически орган статистики после регистрации в ЕГРЮЛ, ЕГРИП. Код можно узнать на сайте Росстата (https://websbor.gks.ru/online/info).

В пункте 3 потребуется указать место рождения согласно коду по ОКАТО (Классификатор объектов административно-территориального деления, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 № 413). Например, Москве присвоен код 45.

В пунктах 4 «Гражданство», 5 «Знание иностранного языка», 6 «Образование», 9 «Состояние в браке» указываются коды по ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении, утвержденный Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2019-ст.).

Таким образом, в графе «Гражданство» согласно фасету 02 указывается:

• код 1 – гражданин РФ;
• код 2 – гражданин РФ и иностранного государства;
• код 3 – иностранец;
• код 4 — лицо без гражданства.

Графа «Знание иностранного языка»:

Сначала указывается код языка (например, фасет 04, английский 016). Затем указывается код степени знания (фасет 05):

• код 1 — читает и переводит со словарем;
• код 2 — читает и может объясняться;
• код 3 — владеет свободно.

Графа «Образование» (фасет 30):

• код 04 — среднее общее;
• код 05 — среднее профессиональное;
• код 06 – высшее (бакалавриат);
• код 07 – высшее (специалитет или магистратура);
• код 08 – высшее послевузовское (аспирантура, ординатура, ассистентура — стажировка).

Специальность указывается согласно коду по ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию, утвержденный Приказом Росстандарта РФ от 08.12.2016 № 2007-ст), а профессия — согласно коду по ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367).

Графа «Состояние в браке» (фасет 10):

• код 1 – никогда не состоял;
• код 2 – состоит в зарегистрированном;
• код 3 – состоит в незарегистрированном;
• код 4 – вдова, вдовец;
• код 5 – развод;
• код 6 – разошлись.

Страница 2.

Графа 8 «Стаж работы» заполняется согласно сведениям, зафиксированным в трудовой книжке сотрудника СТД.

В графе 9 «Состояние в браке» согласно ОКИН (фасет 10) отражаются следующие коды:

• код 1 – никогда не состоял;
• код 2 – состоит в зарегистрированном;
• код 3 – состоит в незарегистрированном;
• код 4 – вдова, вдовец;
• код 5 – развод;
• код 6 – разошлись.

Строка 10 «Состав семьи» заполняется по желанию работника. Об этом сообщал Роструд в письме от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1.

В строке 12 указывается адрес места жительства согласно регистрации и фактический.

В разделе II «Сведения о воинском учете» информация отражается согласно сведениям из документов воинского учета, представленных сотрудником (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1). Это военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Страница 3.

В разделе III «Прием на работу и переводы» сведения отражаются на основе информации, указанной в трудовой книжке. При этом проставляется личная подпись ее владельца напротив каждой записи, внесенной в графы раздела.

На этой же странице делаются отметки об аттестации, повышении квалификации и о профессиональной подготовке.

Страница 4.

На данной странице потребуется указать награды и почетные звания, отпуска, социальные льготы и дополнительные сведения.

Согласно правилам заполнения карточки по форме Т-2, в разделе «Отпуск» требуется учитывать все виды отпусков, предоставленных сотруднику в период его работы.

Раздел «Дополнительные сведения» нужен, чтобы учесть все важные сведения о работнике. В нем можно зафиксировать факт инвалидности, указать, что работник — студент и другую информацию.

Несмотря на то что личная карточка по форме Т-2 является первичным учетным документом организации, делать прочерки в пустых окошках, как этого требует другая «первичка», нельзя. Это будет являться ошибкой, так как Т-2 ведется весь период работы сотрудника и может появиться необходимость дополнить ее или внести какие-либо сведения.

Другая ошибка при ведения формы Т-2 может возникнуть при заполнении раздела о воинском учете. Для оформления данного раздела установлены особые требования методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утвержденными Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017. В пункте 7 указано, что раздел II должен вестись аккуратно, четким и разборчивым почерком. Сокращения и помарки не допускаются, а записи производятся чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного или синего цветов. Отметки о сверке с документами воинского учета делают простым карандашом.

Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20 не допускается удалять реквизиты учетного документа. Коды, номер формы, наименование должны оставаться неизменными. А вот дополнение к карточке допустимо. В нее можно включить новые реквизиты. Например, если в графе «Отпуска» закончились строки, нужно сделать дополнение к карточке – распечатать таблицу, и это нарушением не будет. Однако следует учитывать, что корректировка бланка должна быть оформлена организационно-распорядительным документом компании.

Расширение и сужение граф и строк, включение дополнительных строк, подшивка вкладышей ошибками тоже не будут.

А вот при приеме сотрудника в филиал есть риск допустить ошибку. Здесь следует учесть, что наименование филиала нужно отразить в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» в графе 2 «Структурное подразделение», а вот на самом верху в строке «Наименование организации» указывается название предприятия-работодателя согласно уставу.

Говоря об ошибках, нельзя не упомянуть и о правилах их исправления. В Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 установлено, что при изменении сведений о работнике в личной карточке исправление заверяется подписью кадровика.

Кроме того, чтобы верно исправить ошибки, допускается руководствоваться более подробными правилами, установленными для «первички» (пункты 4.2–4.3 положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

В частности, неправильный текст зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы можно было его прочитать, и над ним пишется корректный текст. Рядом проставляются надпись: «Исправлено», дата и подпись сотрудника кадровой службы.

Т-2

Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 не установлено требование об учете личных карточек сотрудников в специальном журнале.

Вместе с тем методическими рекомендациям по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) установлено, что личные карточки работников, журналы учета, а также ряд других документов относятся к документам по учету кадров.

Поэтому в целях полного и удобного кадрового документооборота журнал учета карточек по форме Т-2 следует завести. В нем можно в сжатом виде отразить основные реквизиты карточки и главные кадровые мероприятия по сотруднику. Достаточно указать дату оформления личной карточки, Ф.И.О. работника, табельный номер, даты приема  и увольнения. Отдельную графу можно выделить для примечаний.

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден обновленный перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов МСУ и организаций, с указанием сроков их хранения.

Документом определено, что личные карточки работников, законченные делопроизводством до 2003 года, хранятся 75 лет, а законченные после 2003 года — 50 лет. При этом имеется отметка «ЭПК», которая означает, что после истечения указанных сроков карточки могут быть отобраны на постоянное хранение.

Таким образом, хранение карточки Т-2 осуществляется с учетом вышеуказанных правил и предполагает передачу таких документов в архив карточек на длительный срок.