Заполнение табеля учета рабочего времени в 2024 году

Работодатель обязан вести учет фактически отработанного каждым сотрудником времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). На практике для этого чаще всего используют табель учета рабочего времени и назначают ответственного за его ведение.

В документе ежедневно фиксируют количество отработанных каждым сотрудником часов, а также итоговое количество часов явок (неявок) по видам оплачиваемого труда. Табель предназначен для:

• ведения учета фактически отработанного времени в течение рабочего дня или смены, если компания использует сменный график;

• ведения учета неотработанного времени (время болезни, прогул, простой и так далее);

• контроля соблюдения сотрудниками режима рабочего времени;

• получения данных об отработанном времени, необходимых для расчета оплаты труда;

• статистического наблюдения за численностью сотрудников организации и оплатой труда.

Для контроля за использованием рабочего времени дополнительно можно вести журнал учета рабочего времени. Порядок ведения такого документа рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте, например, в положении о табельном учете рабочего времени (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Законом не установлено, кто именно должен вести табель учета рабочего времени. В небольших компаниях такую функцию, как правило, выполняет работник кадровой службы. На большом предприятии зачастую табели ведут отдельно на каждое структурное подразделение. В каждом подразделении назначают ответственного сотрудника. Обязанность по ведению табеля необходимо закрепить в трудовом договоре или должностной инструкции (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Дополнительно рекомендуем издать приказ о назначении ответственного за ведение табеля. Документ хоть и необязательный, но в нем желательно закрепить ведение табеля за конкретным сотрудником компании или структурного подразделения.

Как известно, с 01.01.2013 компании (за исключением организаций государственного сектора) вправе применять как формы первичных учетных документов, разработанных ими самостоятельно, так и унифицированные формы. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 для учета рабочего времени утверждены две формы:

• № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;

• № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Форма № Т-13 применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Соответственно, форму Т-12 используют те компании, которые ведут табель на бумаге. Форма Т-12 состоит из двух разделов:

«Учет рабочего времени» (страница 2);

«Расчет с персоналом по оплате труда» (страницы 3 и 4).

В случае если заработная плата сотрудникам исчисляется в других регистрах бухучета, в табеле можно заполнять только раздел 1, без заполнения раздела 2.

Какой табель учета рабочего времени использовать компания решает самостоятельно.
Бюджетные организации и учреждения должны применять типовую форму Табеля учета использования рабочего времени (ОКУД 0504421). Форма и методические рекомендации по ее заполнению утверждены приказом Минфина России «Об утверждении форм первичных учетных документов…» от 30.03.2015 № 52н.

Для заполнения табеля учета рабочего времени нужно применять условные обозначения. Для унифицированных форм № Т-12 и Т-13 они указаны на титульном листе формы № Т-12. Вид выбранного обозначения (буквенный или цифровой код) рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте.

Разберем на примерах наиболее часто употребляемые коды:

• «Я» (01) обозначает продолжительность работы в дневное время. Суммарное количество часов, обозначенных им, не может быть больше (только равно или меньше) количества рабочих часов, установленных графиком на соответствующий период. Когда сотрудник работает неполный рабочий день, в верхней строке указывается код «Я», а в нижней – фактически отработанное время. Например, в предпраздничный день 22 февраля продолжительность рабочего дня или смены уменьшается на 1 час (ч. 1 ст. 95 ТК РФ).

• «Н» (02) необходим для отражения продолжительности работы в ночное время.

• «РВ» (03) – для отражения продолжительности работы в нерабочие праздничные дни (являющиеся рабочими по графику). Если режим работы компании в целом или производства отдельных видов работ предполагает работу в нерабочие праздничные дни, то, хотя работа в указанные дни производится в соответствии с графиком и в пределах установленной продолжительности рабочего времени, в табеле необходимо использовать код «РВ» (03) – рабочий выходной.

• «К» (06) нужен для обозначения дней пребывания в командировке, как рабочих, так и выходных или праздничных дней. Если сотрудник отработал смену, а вечером отправился в командировку, в табеле целесообразно ставить через разделительную черту оба кода (Я/К).

• «ОТ» (09) используют для обозначения ежегодного оплачиваемого отпуска. Последний исчисляется в календарных днях, поэтому в рабочие и выходные дни необходимо проставлять данный код. Если же период отпуска совпадает с нерабочим праздничным днем, то, так как праздничный день в число дней отпуска не включается (ст. 120 ТК РФ), этот день необходимо отмечать кодом «В» (или 26) — еженедельные выходные и нерабочий праздничный день.

• «НН» (30) обозначает неявку по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств). В последующем, когда причина неявки работника будет уточнена, в табель необходимо внести правки. Как только сотрудник появился на рабочем месте, работодатель обязан потребовать от него объяснение причины отсутствия. В зависимости от нее определяют код. Чаще всего это «Б» (19) – временная нетрудоспособность, подтвержденная листком нетрудоспособности, «Г» (23) — исполнение государственных или общественных обязанностей, например, донорство подтвержденное соответствующей справкой или «ПР» (24) – прогул – при отсутствии уважительных причин.

• «ЛЧ» (21) означает сокращенную продолжительность рабочего времени в предусмотренных законом случаях. Необходимо указать такой код и фактически отработанные часы, если сотрудник относится к категории тех, кому законом установлено сокращенное рабочее время. Например, он не достиг 18 лет, является инвалидом I или II группы.

• «НП» (32) необходим для обозначения простоя, который возник по причинам, не зависящим от работодателя и сотрудника. Например, если из-за внепланового ремонта после аварии, в которой работник не виноват (письмо Минтруда России от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375).

• «НО» (34) отражает отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством. Например, этот код используют, если сотрудник не по своей вине не прошел обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда либо обязательный предварительный (периодический) медосмотр (ч. 3 ст. 76 ТК РФ).

Если нужного обозначения в перечне нет, то можно ввести его самостоятельно. Для этого необходимо издать приказ (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ, абз. 2, 3 Порядка применения унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20). Его составляют в произвольной форме. Рекомендуем указать в нем, в частности:

• причину введения нового кода в табеле;

• новый код;

• дату, с которой вводится новое обозначение;

• поручения ответственным работникам. Например, начальнику отдела кадров — довести данный приказ до сведения работников, которые отвечают за ведение табеля.
С приказом необходимо ознакомить ответственных лиц, которых он касается, под подпись.
Можно, например, дополнительно ввести:

• код для обозначения перерывов для кормления ребенка, например буквенный код «КР» либо цифровой – «37». Такие перерывы включаются в рабочее время и оплачиваются (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).

• код «ОН» для обозначения оплачиваемых нерабочих дней и так далее.

На законодательном уровне сроки представления табеля в бухгалтерию не установлены. Поэтому рекомендуем прописать их в Положении о табельном учете рабочего времени.

Следует учитывать, что табель оформляется за период, за который предусмотрена выплата зарплаты. И на его основе начисляется заработная плата. А так как выплачивать зарплату нужно не реже чем каждые полмесяца, рекомендуем и табель представлять в бухгалтерию также дважды в месяц.

Случаи внесения правок в табель учета рабочего времени законодательно не установлены. На практике чаще всего исправления вносят, когда сведения в табеле:

• неполные. Например, сотрудник отработал сверхурочно, но в табеле стоит только код работы в дневное время – «Я», а код для сверхурочной работы не указан;

• изменились после предоставления сотрудником подтверждающих документов. Например, в табеле указан код «НН» (неявка по невыясненным причинам), а работник принес больничный на эти дни или впоследствии был установлен факт прогула;

• ошибочные. Например, кадровик внес данные одного сотрудника в графу другого, отметил обычный выходной, тогда как нужно было отметить дополнительный оплачиваемый выходной для ухода за ребенком-инвалидом и так далее.

На практике используют два способа внесения правок:

• оформляют отдельный корректирующий табель;

• вносят правки в ранее составленный документ вручную.

Порядок оформления корректирующего табеля нормативно не установлен. На практике его составляют следующим образом. В форме табеля проставляется отметка о том, что он корректирующий. Далее в документ вносятся верные данные. Дополнительно рекомендуем указать реквизиты документа, на основании которых скорректирован табель.

При ведении табеля на бумаге можно исправить первоначальный документ вручную. Для этого работник, ответственный за ведение табеля, должен аккуратно зачеркнуть неправильное обозначение одной чертой и над зачеркнутым указать правильное. Затем поставить надпись «исправлено», свою должность, подпись, Ф.И.О., дату внесения правок. Такой порядок используется, в частности для исправления первичных учетных документов (ч. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. п. 19, 21 ФСБУ 27/2021). Полагаем, что этот способ можно применять и для внесения правок в табель.

Если нужно исправить данные в отношении одного или нескольких работников, полагаем, что можно составить корректирующий табель только на них.

Если компания использует унифицированную форму табеля, то отметить, что он корректирующий, можно в графе «номер документа» через дробь после номера (например, буквенным обозначением «к» или «корр.»). Также можно добавить отдельную строку для обозначения корректирующего табеля, тогда потребуется издать приказ об этом (абз. 2, 3 Порядка).

При использовании своей формы табеля учета рабочего времени можно разработать отдельную корректирующую форму.

Срок для внесения исправлений законодательно не установлен. Сделать это нужно сразу после того, как была обнаружена ошибка или неточность. Это позволит правильно рассчитать зарплату и избежать споров с работником. При обнаружении ошибки уже после выплат, своевременное внесение правок позволит оперативно сделать перерасчет и избежать дополнительных финансовых потерь. Например, сократит период, за который нужно выплатить сотруднику компенсацию за задержку зарплаты по ст. 236 ТК РФ.

Табель учета рабочего времени следует хранить пять лет. Исключение составляет табель, в котором указаны работники с вредными и (или) опасными условиями труда. Его следует хранить 75 лет, если делопроизводство по нему закончено до 1 января 2003, и 50 лет, если после указанной даты. Срок следует исчислять с первого января, следующего за годом, в котором табель был окончен делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, ст. 402 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Нормативно не определено, в каком отделе должен храниться табель учета рабочего времени. На практике оригинал обычно хранят в бухгалтерии, а в отделе кадров – копию с подписью бухгалтера о получении оригинала. Место хранения можно прописать в Положении о табельном учете рабочего времени. Не запрещено указывать конкретное место (например, глухой запирающийся шкаф в бухгалтерии). А также назначать работника, ответственного за хранение документа.

При наличии архива рекомендуем по окончании календарного года сдавать туда документы на хранение. Для организации правильного архивного хранения рекомендуем руководствоваться Правилами, утвержденными Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ч. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ). В частности, табели учета рабочего времени работников с вредными и (или) опасными условиями труда за календарный год, подшейте в одно дело, пронумеруйте листы, составьте лист-заверитель и внутреннюю опись дела, оформите обложку дела по установленной форме (п. п. 48, 50 названных Правил, ст. 402 Перечня типовых управленческих архивных документов). Это поможет вам избежать споров с контролирующими органами о привлечении к ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения архивных документов.

Обязанность по ведению учета рабочего времени установлена ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Если компания не будет его вести, в частности не будет оформлять соответствующий табель, ей грозит административная ответственность. За первое нарушение может быть наложен штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП):

• на компанию в размере 30 000 – 50 000 рублей;

• на должностных лиц – 1 000 – 5 000 рублей.

За повторное нарушение наказание будет строже (ч. 2 ст. 5.27 КоАП):

• фирме грозит штраф в размере 50 000 – 70 000 рублей;

• должностным лицам – 10 000 – 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до трех лет.

Табель следует заполнять ежедневно на основании фактического нахождения работника на работе или документов, являющихся основанием его отсутствия (приказы о командировании, справки, листки нетрудоспособности и так далее). Нельзя заполнять табель со слов сотрудника. В локальных нормативных актах, например в Правилах внутреннего трудового распорядка, необходимо закрепить обязанность работника своевременно представлять документы, подтверждающие его отсутствие на рабочем месте.

Табель заполняют одним из двух способов:

• Способом сплошной регистрации явок и неявок на работу. Его используют при суммированном учете рабочего времени.

• Способом регистрации только отклонений рабочего времени от нормального (неявок, прогулов, опозданий). Заполняют только те дни, когда сотрудник не трудился, работал неполный рабочий день, работал сверхурочно. Такой метод удобен при учете рабочего времени сотрудников, которым установлена неизменная продолжительность рабочего дня на протяжении всей рабочей недели, например пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днем.

Способ заполнения табеля определяет сама организация и закрепляет принятое решение в локальном нормативном акте.

В отработанное время включают: дневные часы, работу в ночное время, сверхурочную работу, нахождение в служебной командировке, работу в выходные и праздничные дни.

Отметки о неявке должны подтверждаться оправдательными документами.

При поступлении на работу каждому сотруднику присваивают табельный номер, который приводится во всех документах по учету труда и заработной платы. Нового работника включают в табель в месяц приема на работу. Уволившегося сотрудника исключают из него в следующем за увольнением календарном месяце. Например, работник уволился в апреле, следовательно, в майском табеле его фамилии уже не будет.
В документ не включают лиц, работающих на основании гражданско-правовых договоров, а также в случае исполнения обязанностей по другой должности в основное рабочее время при совмещении профессий и при замещении временно отсутствующего работника.

Заполнение формы Т-12

Табель учета рабочего времени по форме № Т-12 составляют в виде электронного документа, подписанного электронной подписью или на бумажном носителе. Из формы видно, что ее можно использовать также для расчета оплаты труда. Если учет рабочего времени и расчеты с персоналом ведутся отдельно, то можно применять только вторую страницу формы как самостоятельный документ без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

Порядок составления табеля рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
В заголовочной части табеля нужно заполнить все графы, указав:

• наименование компании и ее код по ОКПО;

• название структурного подразделения, по которому ведется табель;

• порядковый номер табеля и дату его составления. Обычно указывается последний день календарного месяца, за который формируется табель. Но если этот день совпадает с выходным, то дата составления зависит от даты выплаты зарплаты. Если дата выплаты не совпадает с выходным, то рекомендуем составлять табель в первый рабочий день следующего месяца, а если совпадает – в последний рабочий день отчетного периода.

• отчетный период — календарный месяц с первого по последнее число включительно.

Раздел 1 «Учет рабочего времени» на второй странице заполняют следующим образом:

• в графе 1 проставляют порядковый номер;

• в графе 2 – ФИО и должность сотрудника;

• в графе 3 – его табельный номер;

• в графах 4 и 6 делают отметки о явках и неявках на работу по числам месяца;

• в графах 5 и 7, в верхней строке нужно отразить количество отработанных дней, а в нижней – количество отработанных часов за первую и вторую половину месяца соответственно;

• в графах 7 – 17 делают подсчет за месяц.

При сплошной регистрации явок и неявок на работу записи в графы 4 и 6 вносят следующим образом. В верхней строке необходимо указать подходящее условное обозначение, а в нижней – продолжительность отработанного и (или) неотработанного времени (в часах, минутах) по указанному коду. При отражении неявки на работу в днях (например, отпуск, больничный, отгулы), проставляют только код в верхней строке, а нижнюю строку не заполняют.

Если у работника одно или несколько отклонений за один день, то рекомендуем проставлять все условные обозначения. Сделать это можно двумя способами: через дробь либо ввести добавочную строку. Так, если работник помимо работы в дневное время отработал сверхурочно, то в верхней строке следует указать коды «Я»/«С» (или «01»/«04»), а в нижней – отработанное время по каждому коду.

При использовании метода регистрации только отклонений графы 4 и 6 нужно заполнять следующим образом. В верхней строке указать условное обозначение отклонения, а в нижней строке – либо отразить отработанное или неотработанное время (например, сверхурочные часы или опоздание), либо оставить ее пустой, если отклонение – в виде неявки на работу в днях (например, отпуск, больничный, отгул).

Если у работника за один день более одного отклонения, то рекомендуем проставлять все условные обозначения. Например, если работник работал в свой выходной день в ночное время, то в верхней строке следует указать коды «РВ»/ «Н» («03»/«02»), а в нижней – отработанное время по каждому коду.

Скачать Образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме T-12 в Excel

Заполнение формы Т-13

В табеле по форме № Т-13:

• В графе 4 на каждого работника отведены 4 строки: 2 строки на первую половину месяца с 1 по 15 число и 2 строки на вторую половину месяца с 16 по 31 число. В первой и третьей строках указываются буквенные и цифровые коды для обозначения явки и неявки работника на работу. Во второй и четвертой – продолжительность отработанного или неотработанного времени (в часах и минутах). Когда неявка учитывается в днях, то в первой и третьей строках указываются только коды, а вторая и четвертая строки остаются пустыми.

• В графе 5 в первой строке указывается количество дней, отработанных в течение первой половины месяца, в третьей – количество дней, отработанных в течение второй половины месяца, а во второй и четвертой строках – количество часов.

• В графе 6 в первой строке – количество дней, отработанных в месяц, а во второй – количество часов.

• Графы 10 — 13 заполняются в случае отклонения рабочего времени от нормального. Графы 12 и 13 заполняются, если не хватило места для отражения отклонений в графах 10 и 11.

• В графе 10 указывается код отклонения, встречающийся в графе 4 (например, ОТ — отпуск), если есть другой код отклонения, например К — командировка, то он указывается во второй строке, если есть еще один код отклонения, например РП — простой по вине работодателя, то он указывается в первой строке графы 12, если есть четвертый код отклонения (Б — листок нетрудоспособности), то он указывается во второй строке графы 12. Аналогично заполняются строки для второй половины месяца.

• Раздел «Данные для начисления заработной платы» (графы 7 — 9) заполняет работник бухгалтерии.

Скачать Образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-13 в Excel

Бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-12 в Excel

Бланк табеля учета рабочего времени по форме Т-13 в Excel