Все новости законодательства
у вас на почте

Подпишитесь на рассылки

Все новости законодательства в вашей электронной почте

Подпишитесь на наши рассылки

Использование автомобиля сотрудником для служебных целей

Вопрос:

Сотрудник нашей организации периодически использует собственный автомобиль для служебных целей. Так как разъездной характер работы сотрудника возникает по мере необходимости затраты появляются не ежемесячно. По фактически произведенным затратам организация оплачивает ему стоимость бензина. Каким договором и приказам можно оформить данные отношения, чтобы организация не уплачивала НДФЛ и страховые взносы?

Ответ:

В данной ситуации в трудовом договоре или допсоглашении к нему необходимо вместо фиксированной суммы компенсации предусмотреть условие о компенсации фактически произведенных и подтвержденных затрат, а также можно предусмотреть уплату процента от суммы произведенных расходов на покрытие износа, технического обслуживания и текущего ремонта. Конкретные суммы будут отражаться в отчетах или заявлениях работника с приложением всех необходимых документов («расходники», путевые листы и т.п.) и приказах руководителя.

За использование работником личного транспорта в служебных целях работодателем выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с таким использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Все виды компенсационных выплат связанных с исполнением трудовых обязанностей в пределах норм, установленных законодательством РФ, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

В соответствии с трудовым законодательством размер и порядок предоставления компенсации определяется соглашением сторон, поэтому в трудовом договоре или в допсоглашении к нему необходимо предусмотреть расчет компенсации и размер, а также перечень документов, подтверждающих экономическую обоснованность расходов. Кроме этого у работодателя должен иметься документ (копия), подтверждающий право собственности работника на используемое имущества (письмо Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-04-06/22274, Минтруда РФ от 27.07.2016 № 17-3/В-291). Размер компенсации учитывает возмещение затрат по эксплуатации транспорта: сумму износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо МНС РФ от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).

Так как в данной ситуации разъездной характер работы сотрудника возникает по мере необходимости, то в соглашении вместо фиксированной суммы компенсации будет содержаться условие о компенсации фактически произведенных и подтвержденных затрат, а также можно зафиксировать процент от суммы произведенных расходов на покрытие износа, технического обслуживания и текущего ремонта. Конкретные суммы будут отражаться в отчетах или заявлениях работника с приложением всех необходимых документов («расходники», путевые листы и т.п.). Компенсация выплачивается на основании приказа руководителя организации.