Компенсация расходов дистанционных работников: что со взносами и налогом на прибыль

Минфин рассмотрел обращение по поводу обязательств, возникающих у работодателя в связи с компенсацией дистанционным работникам затрат на использование собственного оборудования, программных средств, антивирусной защиты и электроэнергии.

Речь идет о возможности учета такой компенсации в расходах по налогу на прибыль и необходимости ее обложения страховыми взносами.

В базу по страховым взносам, согласно пп. 1 п. 1 ст. 420 и п. 1 ст. 421 НК РФ, включаются выплаты и вознаграждения, которые начисляются в рамках трудовых отношений, кроме необлагаемых сумм, поименованных в ст. 422 НК РФ. В список таких сумм абзацем 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ отнесены все виды компенсаций, установленных законами федерального, регионального и местного уровней в определенных пределах (нормах), связанных с исполнением физлицом трудовых функций.

Понятие компенсаций закреплено в ст. 164 ТК РФ: это денежное возмещение сотрудникам расходов на выполнение ими трудовых обязанностей.

Статья 312.6 ТК РФ позволяет дистанционному работнику с согласия руководства использовать в работе личное оборудование и получать компенсацию за это. Состав, размер, порядок расчета и сроки выплаты компенсации необходимо определить в коллективном договоре, локальном НА, одобренном профсоюзом, трудовом договоре или допсоглашении к нему. То есть не начислять взносы на сумму компенсации можно лишь в том случае, если это условие закреплено в любом из указанных документов.

Вопрос признания в расходах по прибыли сумм компенсации удаленщиков регулируется п. 1 ст. 252 НК РФ. Учесть в расходах можно лишь те затраты, которые являются экономически обоснованными и имеют документальное подтверждение. Под обоснованностью понимают экономическую целесообразность затрат для извлечения прибыли компании. Кроме того, расходы должны выражаться в денежной оценке.

Таким образом, компания должна обосновать выплату компенсаций не только на предмет ее целесообразности для получения дохода, но и подтвердить копиями документов каждое направление расходов. Например, оправдательными документами:

• на покупку или аренду сотрудником оборудования, ПО;
• затраты, связанные с эксплуатацией оборудования именно в производственных целях.