6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года: как заполнить и сдать

В расчете 6-НДФЛ налоговые агенты отражают сведения о доходах и суммах налогов физических лиц. Отчитаться за первый квартал 2026 год следует в конце апреля. Кто и куда представляет расчет 6-НДФЛ, а также как заполнить форму на примере, узнаете из нашей статьи

Над статьей работали:
Автор: Безбородов Максим; редактор: Коротаева Юлия

Содержание

1. Форма 6-НДФЛ за полугодие 2026 года
2. Сдача 6-НДФЛ за полугодие 2026 года
3. Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году
4. Заполнение 6-НДФЛ за полугодие 2026 года
5. 6-НДФЛ за полугодие 2026 года: образец

Форма 6-НДФЛ за полугодие 2026 года

Представлять расчет по форме 6-НДФЛ обязаны все налоговые агенты. Обычно к ним относятся работодатели, а также иные компании и ИП, которые платят физлицам доходы по гражданско-правовым договорам.

Если налоговый агент имеет обособленные подразделения, отчитываться необходимо по каждому из них (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Когда в отчетном периоды выплаты гражданам не производились, расчет 6-НЛФЛ, в том числе нулевой, представлять не нужно. Однако по своей инициативе организация может направить нулевой отчет, и инспекторы обязаны его принять (письма ФНС №БС-4-21/22277@ от 16.11.2018, № БС-4-11/13984 от 01.08.2016, № БС-4-11/4901 от 23.03.2016, № БС-4-11/7928 от 04.05.2016).

На практике в случае неполучения расчета инспекторы могут заблокировать расчетный счет компании и ИП, поскольку у них отсутствуют сведения о выплатах физлицам по умолчанию (п. 3.2 ст. 76 НК РФ). Поэтому рекомендуется направить в инспекцию письмо в произвольной форме о том, что субъект не является налоговым агентом. Это позволит избежать претензий и блокировки счета.

Сдача 6-НДФЛ за полугодие 2026 года

Форму 6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом с начала года, поэтому отчитываться нужно за все расчетные периоды в году, а не только за квартал выплаты дохода.

Пример. Компания в 1 квартале 2026 года платила зарплату персоналу и далее в течение года деятельность не вела и выплаты не производила. В такой ситуации 6-НДФЛ нужно заполнить не только за 1 квартал 2026 года, но и за полугодие, 9 месяцев и 2026 год.

Отчет представляют в инспекцию по месту постановки на учет налогового агента. Если компания является крупнейшим налогоплательщиком, форму направляют в территориальную инспекцию по своему местонахождению (п. 1 ст. 83, ст. 11 НК РФ). При наличии у юридического лица обособленных подразделений в другом муниципальном образовании или регионе, сдавать расчеты нужно по каждому ОКТМО.

В случае смены адреса или изменения ОКТМО в ИФНС по новому месту нужно представлять по два расчета:

• со старым ОКТМО и новым КПП – за период до изменения адреса;
• с новыми ОКТМО и КПП – с данными за период после постановки на учет по новому адресу.

По два расчета также заполняют по итогам года. В том числе справки о доходах формируют за периоды до и после смены адреса или ОКТМО (п. 2 ст. письмо ФНС №БС-4-11/25114@ от 27.12.2016).

Аналогичный порядок заполнения 6-НДФЛ действует и при создании нового муниципального образования

Способ сдачи расчета зависит от численности физлиц, которым налоговый агент выплатил доход. Если их количество более 10 человек, расчет представляют только в электронном виде, если 10 и менее – допустимо отчитываться как по ТКС, так и на бумаге (п. 2 ст. 230 НК РФ). Бумажный 6-НДФЛ можно сдать в ИФНС лично или почтовым отправлением. Датой представления будет являться день, когда:

• представили расчет в инспекцию;
• направили расчет по почте с описью вложения;
• спецоператор зафиксировал отправление электронного отчета по ТКС.

Форма расчета 6-НДФЛ в 2026 году

Расчет 6-НДФЛ представляют по форме, утвержденной Приказом от №ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023 в редакции Приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. Уточненные расчеты представляют на бланке, который действовал в период внесения изменений (п. 5 ст. 81 НК РФ).

Форма 6-НДФЛ состоит из:

• титульного листа;
• первого раздел «Данные об обязательствах налогового агента»;
• второго раздела «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ»;
• приложения №1 к расчету «Справка о доходах и суммах налогов физлица» (бывшие справки 2-НДФЛ). Данный раздел заполняют только в годовом и ликвидационном расчете.

Раздел 1 заполняют по каждому КБК, а раздел 2 – по каждому КБК и каждой ставке НДФЛ (п. 25 и 27 порядка заполнения 6-НДФЛ, утвержденного Приказом ФНС РФ № ЕД-7-11/649@) от 19.09.2023).

С 1 января 2025 года возможное количество страниц первого и второго разделов возросло в связи с введением пятиуровневой шкалы ставок по НДФЛ и изменением в структуре трех налоговых баз.

В 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года включают титульный лист и два раздела.

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году

Расчет по форме 6-НДФЛ направляют в налоговые органы за I квартал, полугодие и 9 месяцев не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом, а за год — не позднее 25 февраля года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если крайний срок представления отчетности выпал на выходной, праздник или нерабочий день по указу президента он переносится на ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

В 2026 году расчет 6-НДФЛ нужно представлять в следующие сроки:

• 27 апреля – за первый квартал;
• 27 июля – за полугодие;
• 26 октября – за 9 месяцев;
• 25 февраля 2027 года – за 2026 год.

Если организация прекращается деятельность в результате реорганизации или ликвидации, сдать 6-НДФЛ надо досрочно. Окончательный расчет представляют в налоговую инспекцию до окончания срока ликвидации, но после проведения всех расчетов с персоналом и другими физлицами, в том числе учредителями.

Заполнение 6-НДФЛ за полугодие 2026 года

6-НДФЛ составляют нарастающим итогом с начала налогового периода: за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Для этого используют информацию из регистров налогового учета по НДФЛ (п. 3, 4, пп. 2 п. 25, пп. 5 п. 28 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@).

Расчет за 1 квартал 2026 год налоговый агент формирует за период с 1 января по 31 марта 2026 года.

В отчет включают столько страниц, сколько необходимо для полного отражения всех сведения за отчетный период. Все страницы расчета нумеруют по порядку: 001, 002, 003 и т. д. Строки с суммовыми значениями должны быть заполнены при наличии показателя. Если суммовое значение отсутствует, следует проставить ноль.

Когда в строках есть ячейки для копеек, числовые показатели нужно привести в рублях и копейках. На дополнительных страницах отражают данные раздела, которые не уместились на одном листе (п. 7, 13, 17 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@).

Расчет от руки заполняют заглавными печатными символами чернилами черного, фиолетового или синего цвета слева направо, начиная с первого левого знако-места.

Если 6-НДФЛ формируют в программе, значения числовых показателей выравнивают по правому (последнему) знако-месту (п. 8–10 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@).

По каждому ОКТМО должен быть составлен отдельный расчет. Так, если юрлицо имеет обособленное подразделение в другом городе, оно заполнит отдельные формы по головной организации и по обособке.

Указывать в 6-НДФЛ минусовые показатели недопустимо, поскольку в бухгалтерском и налоговом учете отсутствует понятие отрицательного дохода или налога. При этом в отчете есть специальные строки, которые вычитаются при начислении налога к удержанию или перечислению обязательства в бюджет. К ним относят:

• строка 130 – сумма вычетов и расходов;
• строка 150 – сумма фиксированных авансовых платежей;
• строка 190 – налог, возвращенный налоговым агентом.

В таких полях знак минус не проставляют (п. 9 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ № ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023).

Далее подробно рассмотрим порядок заполнения каждого раздела.

Титульный лист

На титульном листе расчета заполняют все поля кроме блока «Заполняется работником налогового органа».

В верхней части проставляют ИНН и КПП организации, а при оформлении 6-НДФЛ за обособленное подразделение – КПП обособки. ИП, адвокаты и нотариусы указывают только свой ИНН.

Поле «Номер корректировки» заполняется в зависимости от того, какой по счету расчет представляет налоговый агент. В первичном отчете отражают «0», а в корректировочном – порядковый номер исправления: «1», «2» и т.д.

В графах «Отчетный период » и «Календарный год» вписывают код периода, за который отчитываются, и соответствующий год. Например, на титульном листе расчета за 1 квартал текущего года будет указан код «21» и год «2026».

Поле «Представляется в налоговый орган» предназначено для обозначения налоговой инспекции, в которую расчет представляют. Соответствующий код можно определить с помощью интернет-сервиса на сайте ФНС.

В поле «По месту нахождения (учета)» проставляют специальный трехзначный код из второго приложения к порядку заполнения. К примеру, по месту нахождения российской организации приводят значение «214», а по месту жительства предпринимателя – «120».

Ниже следует графа «Налоговый агент», которая предназначена для указания наименования организации в соответствии с учредительными документами или ФИО предпринимателя, адвоката или нотариуса. При этом имена указывают полностью без сокращения.

Если компания проходит процедуру реорганизации или ликвидации, на титульнике формы проставляют отметку об этом и заполняют ИНН и КПП реорганизованного юрлица или закрытой обособки.

В поле «Код ОКТМО» обозначают код муниципального образования, на территории которого работает организация или ее подразделение. Важно помнить, что для каждого ОКТМО требуется составлять отдельный расчет.

В левой нижней части титульного листа прописывают ФИО руководителя или уполномоченного представителя. В последнем случае следует привести сведения о доверенности. Также в данном блоке указывается дата составления расчета, а ответственное лицо ставит подпись.

Раздел 1

В первом разделе расчета 6-НДФЛ отражают удержанный НДФЛ, который подлежит перечислению, а также налог, возвращенный с начала налогового периода. Информацию заполняют отдельно по каждому КБК. Если налог удержать невозможно, в разделе его не показывают (п. 24, 25 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ № ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023).

По строке 010 «Код бюджетной классификации» указывают КБК, на который необходимо зачесть подоходный налог, перечисленный в составе ЕНП. Количество первый разделов расчетов 6-НДФЛ зависит от числа КБК, куда уплачивают НДФЛ. Например, если в компании есть работники, доходы которых облагаются по стандартной ставке 13%, и сотрудники, с чьих выплат налог удерживают по прогрессивным ставкам 15 и 18%, налоговый агент заполняет три отдельных листа раздела 1.

В строках 021-026 прописывают суммы подоходного налога по шести срокам уплаты. По строке 020 приводят итоговую сумму НДФЛ к перечислению в бюджет с начала года.

Аналогично в полях 031-036 отражают сведения о величине налога, возвращенного физлицам в соответствующий период удержания. В строку 030 включают общую сумму налога, которую вернули налогоплательщикам с начала года. Периоды удержания и возврата НДФЛ за 1 квартал 2026 года представлены в таблице ниже:

Важно помнить, что суммы в строках 020-026 на величину возвращенного налога не уменьшают.

Раздел 2

Во втором разделе нарастающим итогом указывают сумму дохода, а также исчисленного и удержанного налогов. Для каждого КБК и налоговой ставки заполняют отдельный раздел. Если доходы исчисляются по одному тарифу и перечисляются на один КБК, их отражают на одной странице второго раздела.

Налоговую ставку указывают по строке 100, а КБК, куда должен быть зачтен НДФЛ, — по строке 105.

В поле 110 прописывают число физлиц, которые в течение налогового периода получили доход, облагаемый по соответствующей ставке. Если в организации работают высококвалифицированные специалисты, их количество выделяют в строке 111. Когда в течение отчетного периода сотрудника уволили и вновь приняли, его нужно отразить один раз (подп.2-4 Порядка заполнения).

По строке 120 указывают сумму дохода, которая получена всеми физлицами нарастающим итогом с начала года. За 1 квартал 2026 года сюда включают доходы, выплаченные в периоде с 1 января 2026 по 31 марта 2026г.

При этом расчет входят все доходы, в отношении которых компания или ИП признаются налоговым агентом.

Основные виды доходов, которые отражают по строке 120, представлены в таблице:

В расчет обособленного подразделения включают доходы, начисленные обособкой. Если компания производила выплаты высококвалифицированным специалистам, такие доходы выделяют по строке 121.

Строка 130 предназначена для отражения итоговой суммы вычетов и расходов, которые уменьшают облагаемый доход граждан. Здесь указывают стандартные, имущественные, социальные, профессиональные, инвестиционные вычеты, а также доходы, освобождаемые от НДФЛ в пределах норматива. Например, матпомощь или подарки, стоимость до 4 тыс. рублей.

Важно помнить, что сумма вычетов и расходов не может превышать величину доходов по 120 строке. Если вычеты сотрудника больше начислений, в расчете их отражают в размере, не превышающем выплату.

В строке 131 фиксируют налоговую базу по всем физлицам нарастающим итогом с начала года. Чтобы рассчитать данный показатель по соответствующей ставке из строки 120 нужно вычесть величину по строке 130.

Сумма исчисленного налога отчетного периода отражается по строке 140. Чтобы определить величину начисленного НДФЛ, нужно сложить все суммы налога в рублях отдельно по каждому физлицу. Показатель в строке 140 равен произведению ставки по строке 100 и налоговой базы по строке 131. По строке 141 отражают величину НДФЛ, рассчитанную с доходов ВКС при наличии таких сотрудников.

По строке 150 приводят величину фиксированных авансовых платежей, зачтенных в счет НДФЛ с выплат иностранцам, работающим по патентам. При этом строка 150 не может быть больше исчисленного налога по строке 140.

По строке 155 указывают сумму налога на прибыль с дивидендов в пользу компании – налогового агента, который засчитывают в счет подоходного налога. Такой зачет можно производить, если организация получает дивиденды от участия в других компаниях.

В поле 156 расчета указывают налог с дивидендов от источников за пределами РФ, который уплачен в иностранном государстве при наличии с ним договора об избежании двойного налогообложения. В данном случае налоговый агент вправе уменьшить НДФЛ на сумму налога, уплаченного за границей (п. 2 ст. 214 НК РФ).

В строке 160 отражают сумму налога, удержанную с начала периода. В строках 161-166 удержанный НДФЛ детализируют за последний квартал отчетного периода. В первом квартале расшифровка осуществляется по следующим датам:

Строка 160 не обязательно должна совпадать со строкой 140. Например, если гражданин получил доход в натуральной форме, исчисленный НДФЛ указывают в строке 140 в период выдачи, а удержанный – в строке 160 в период выплаты денежного дохода и удержания налога.

Строки 160-166 второго раздела совпадают со строками 020-026 первого блока. На сумму возвращенного налога показатели данных полей не уменьшают.

В строке 170 отражают подоходный налог, который не удержан в отчетном периоде. К примеру, если физическому вручили неденежный подарок, а денежных выплат при этом не было. Когда налоговый агент не удержал НДФЛ в отчетном периоде, но точно удержит его до 31 декабря следующего года, строку 170 заполнять не следует.

По строке 180 расчета указывают налог, излишне удержанный у налогоплательщика на последний день отчетного периода. Например, в случае ошибочного удержания НДФЛ по более высокой ставке или непредоставления вычета. Когда излишне удержанный налог вернули в том же квартале, строку 180 заполнять не требуется.

Сумму по строке 180 уменьшают на величину:

• возвращенного налога, указанного по строкам 190-196 (ст. 231 НК РФ);
• излишне удержанного НДФЛ, который зачтен в счет будущих удержаний (п. 3 ст. 226 НК РФ).

В поле 190 налоговый агент включает суммы налога, которые возвращены налогоплательщикам с начала периода. В первом квартале возврат налога по строкам 191-196 детализируют в следующем порядке:

По строке 190-196 приводят НДФЛ, возвращенный по любым основаниям. Период удержания налога значения не имеет.

Приложение №1 заполняют только в годовом или ликвидационном расчете, поэтому в 6-НДФЛ за первый квартал данную часть не включают.

Перед сдачей 6-НДФЛ нужно убедиться, что в учетной программе верно отразились начисления и вычеты. Ошибки встречаются из-за межрасчетных выплат. На практике в таких ситуациях нередко вычеты задваиваются или сторнируется налог с аванса.

Для проверки отчета 6-НДФЛ применяют контрольные соотношения из Приказа ФНС РФ от 29.02.2024 № ЕД-7-3/164@ и письма ФНС РФ от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@ (письмо ФНС РФ от 28.02.2024 № БС-4-11/2234@).

Продолжительность камеральной проверки расчета составляет три месяца со дня представления формы. Если в процессе контроля программа налоговиков обнаружит нарушение контрольных соотношений, налоговому агенту придет автотребование. При этом инспекторы вправе запросить дополнительные пояснения, если предполагают, что в отчете есть ошибка.

Налоговики могут оштрафовать налогового агента за нарушения по 6-НДФЛ в двух случаях: • непредставление или несвоевременное представление формы; • наличие недостоверных сведений в расчете.

Штраф за несдачу 6-НДФЛ или опоздание — 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для сдачи расчета в инспекцию (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Период просрочки инспекторы считают именно с этого дня до даты, когда сдали 6-НДФЛ.

Также налоговые органы вправе заблокировать расчетный счет компании или ИП по истечении 10 дней со дня истечения срока сдачи расчета (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Санкции за ошибки в расчете 6-НДФЛ составляют 500 рублей.

Если уточнить расчет до того, как ошибку обнаружит инспектор, ответственности удастся избежать (ст. 126.1 НК РФ, письмо Минфина РФ от 26.12.2018 № 03-02-07/1/95031). Для этого нужно доплатить недоимку и пени по НДФЛ при необходимости, а также уточнить 6-НДФЛ. Корректировку составляются по той форме, которая действовала в периоде допущения ошибки (п. 6 ст. 81 НК РФ).

6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года: образец

Пример. В компании ООО «Альфа» работают трое сотрудников Волков А.М., Поляков Е.С., Петров О.Г. Персонал трудится по графику пятидневной рабочей недели продолжительностью 40 часов. Работникам установлены оклады в следующих размерах:

• Волкову А.М. – 100 000 рублей;
• Полякову Е.С. – 80 000 рублей;
• Петрову О.Г. – 50 000 рублей.

Доплаты и надбавки не предусмотрены.

С января 2026 года Поляков Е.С. ежемесячно получает вычет на двоих несовершеннолетних детей в размере 4200 рублей: 1400 – на первого ребенка, 2800 – на второго.

Первый квартал 2026 года Волков А.М. и Поляков Е.С. отработали полностью, а Петров О.Г. был в отпуске с 10 по 31 марта 2026 года. Отпускные выплачены 6 марта в сумме 37 542, 66 рублей.

Выплата зарплаты в организации производится следующим образом:

• за первую половину месяца – 25-е число текущего месяца;
• окончательный расчет за месяц – 10-е число следующего месяца.

Аванс рассчитывается по состоянию на 15-е число текущего месяца.

Волков А.М. также является учредителем ООО «Альфа». 25 марта ему выплатили дивиденды в сумме 800 000 рублей.

Данные о выплатах за первый квартал 2026 года представлены в таблице:

*Применяется вычет в сумме 4 200 рублей

В первом квартале 2026 года физлица компании получали доходы, облагаемые по разным базам, поэтому бухгалтер заполнил отдельно первый и второй разделы по трудовым и долевым доходам соответственно.

Образец заполнения отчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года можете скачать по ссылке.