Дефектный акт: образец заполнения

Дефектный акт — это первичный учетный документ, в котором регистрируют недостатки, поломки и любые неисправности имущества организации. Этот документ составляется в процессе осмотра основных средств, оборудования или других материальных ценностей. На основании указанного документа организация определяет меры, которые нужно принять для устранения этих дефектов и повреждений, а также в какие сроки необходимо устранить неисправности.

Дефектный акт является основанием для выполнения текущего и (или) капитального ремонта. Компания при определении перечня ремонтных работ должна руководствоваться технической документацией на оборудование и правилами, закрепленными в нормативных документах. Организация в акте определяет методы устранения выявленных неисправностей.

Оформленный дефектный акт подтверждает, что при замене неисправных частей компания произвела именно ремонт, а не модернизацию или реконструкцию —  даже если в результате замены запчастей характеристики оборудования (основных средств) незначительно улучшились. Это позволяет сократить налоговые риски.

Дефектный акт может использоваться для заказа ремонтных работ, которые будут выполняться контрагентом в рамках гражданско-правового договора. При выявлении поломки компания закажет объем работ необходимый для устранения дефектов.

Порядок осмотра и фиксации неисправностей должен быть закреплен во внутреннем регламенте организации, в котором необходимо указать, кто осуществляет осмотр неисправного оборудования, как оформляется дефектный акт, в какие сроки составляют дополнительные документы. В соответствии с регламентом осмотр неисправного оборудования будет осуществляться либо отдельными сотрудниками, либо комиссией, состоящей из представителей нескольких отделов организации.

Составление документа осуществляется в строго установленные сроки согласно внутреннему регламенту организации. Для каждого типа осмотра должен быть установлен максимальный срок, в течение которого проводятся проверка оборудования и составление документов.

Количество экземпляров определяется в зависимости от владельца имущества и исполнителей работ. Если компания самостоятельно планирует ремонтировать оборудование, то составляется только один экземпляр. В случае если работы планируется выполнить с помощью подрядчиков, то составляют два экземпляра: один для организации, второй — для контрагента.

Дефектный акт оформляют по общим правилам составления первичных документов: либо в бумажной, либо в электронной форме на русском языке. Оформлять первичные документы можно на бумаге любого размера. При завершении документооборота компания обязана хранить эти документы не менее 5 лет после окончания отчетного периода.

Шаблон документа, в котором фиксируют поломки оборудования, российским законодательством не установлен. Организация может самостоятельно разработать дефектные акты, используя унифицированную форму ОС-16, которая была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2023 № 7. Этот шаблон можно доработать с учетом нормативных требований к первичным бухгалтерским документам. Самостоятельно разработанный шаблон необходимо закрепить в учетной политике организации.

В форме дефектного акта должны быть указаны реквизиты организации, которая составляет этот документ. Минимальный набор сведений — это наименование и адрес компании, ИНН, КПП. В документе должно быть прописано, по каким видам имущества он составлен: по основным средствам, оборудованию в монтаже, товарно-материальным ценностям или иному.

При формировании нескольких документов за отчетный период можно использовать нумерацию дефектных актов. Дата подтверждает период фиксации поломок. Дополнительно в документе можно указать место его оформления.

В основной части документа фиксируется объект, по которому выявлены неисправности. По однородному имуществу с одинаковыми недостатками можно оформить группировочный дефектный акт. Перечень объектов оформляют в таблице, в которой указывают:
1) наименование объектов, их инвентарный (серийный) номер;
2) даты изготовления и ввода в эксплуатацию;
3) срок эксплуатации и другие сведения.
Отдельно в акте необходимо отразить имущество, находящееся на гарантии или сервисном обслуживании.

Далее в дефектном акте перечисляют обнаруженные неисправности. Их можно представить в табличном виде с описанием характера неисправности или иным способом. Здесь нужно точно описать узлы и агрегаты оборудования (основного средства), которые вышли из строя.

В финальной части документа описывают необходимые действия сотрудников для устранения выявленных дефектов. Здесь перечисляют узлы, которые подлежат замене, необходимую диагностику, настройку и другие работы. В дефектном акте указывают сотрудников, отвечающих за выполнение ремонтных работ. В случае обнаружения неисправности в одном основном средстве этой задачей может заниматься один сотрудник. Документ подписывают его составитель и ответственные за устранение дефектов. Если документ оформлялся комиссией, то необходимы подписи всех ее членов.

К акту могут прилагаться дополнительные документы и приложения: заключения экспертов, результаты испытаний, фото- и видеофиксация неправильной работы. Перечень информации не регламентирован, эти сведения необходимы для подтверждения выявленных поломок.

Рассмотрим пример заполнения дефектного акта при выявлении поломки компрессора в холодильной камере. Первоначально в акте заполняется информация об организации, которая владеет этим имуществом и которая проводила осмотр проблемы. В верхней части документа указывают полное наименование (в соответствии с учредительными документами), а также — ИНН, КПП и адрес местонахождения организации.

В образце дефектного акта пишут дату составления (12.11.2023), место составления (г. Москва), а также порядковый номер оформляемого документа (№ 15). Затем в таблице приводится перечень основных средств, в которых выявлены дефекты. В примере это холодильная камера, которая была введена в эксплуатацию в феврале 2020 года. Дополнительно указаны инвентарный номер ОС и дата изготовления.

После перечня неисправных основных средств приводят список выявленных дефектов. В образце — выход из строя компрессора. В акте фиксируют этапы устранения дефектов. Этот список может включать замену неисправных узлов, восстановление отдельных деталей, прочистку и иные действия. В заключительной части дефектного акта указывают составителей акта (в образце — начальник цеха) и их подписи. Если документ оформлен на основании заключения комиссии, необходимо перечислить всех членов вместе с должностями.

Образец акта о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства