Дистанционное увольнение работника

Дистанционная работа стала основанием для внедрения новых подходов к процессу прекращения трудовых отношений. В статье разберем, можно ли увольнять удаленщиков, а также обычных сотрудников дистанционно (без посещения офиса компании). Также вы узнаете, как в таких случаях оформляется и подается заявление по собственному желанию, как кадровику провести процедуру, не нарушив трудового законодательства.

Над статьей работали:
Автор: Елена Ошмарина; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Можно ли уволить сотрудника дистанционно
2. Можно ли дистанционно написать заявление на увольнение
3. Как подать заявление на увольнение дистанционно
4. Увольнение по собственному желанию дистанционно

Можно ли уволить сотрудника дистанционно

Да, Трудовой кодекс позволяет уволить сотрудника без посещения офиса. Такая возможность имеется у компаний, внедривших использование кадрового электронного документооборота (КЭДО) с персоналом. Решение о его внедрении должно быть определено внутренним нормативным актом, которым в том числе устанавливаются категории работников и перечень документов, подпадающих под электронный оборот (ст. 22.2 ТК РФ).

Кроме того, как указано в ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ, порядок взаимодействия работодателя и работника, в том числе работающего дистанционно, должен определяться одним из следующих документов:

— коллективным договором, внутренним нормативным документом, которые принимаются с учетом мнения профсоюза;
— трудовым договором;
— дополнительным соглашением к трудовому договору.

Но одних нормативных актов со стороны работодателя мало, чтобы внедрить использование КЭДО. У определенных сотрудников компания обязана получить письменное согласие на электронное взаимодействие. Как следует из ст. 22.2 ТК РФ, работодатель должен попросить такое согласие у работников, принятых в организацию до 31 декабря 2021 года. Отсутствие данного документа по закону расценивается как отказ специалиста от использования КЭДО.

Что касается сотрудников, принятых после указанной даты, у которых не было трудового стажа, то с них компания может не брать письменного согласия на электронное взаимодействие. Оно предусматривается по умолчанию, если соответствующий пункт внесен работодателем в один из указанных выше документов и работник осведомлен о порядке взаимодействия (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).

Обмениваться документами с сотрудниками в электронной форме можно и через электронную почту. Данный порядок взаимодействия также необходимо прописать в одном из документов в соответствии с п. 3 ст. 312.3 ТК РФ. Это объясняется тем, что обмен электронными документами данным способом можно назвать одной из систем взаимодействия с сотрудниками. Но простой пересылки документов будет недостаточно. Они должны быть юридически значимыми.

Для подписания документов в системе КЭДО у работодателя должна быть усиленная квалифицированная ЭЦП. Сотрудник может иметь усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную подпись. Среди прочего, этими подписями заверяют заявления об увольнении по собственному желанию, по соглашению сторон и другие документы (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Что касается документов, пересылаемых по электронной почте, их можно подписывать простой электронной или иной подписью, что должно определяться внутренними правилами компании. Например, сотрудник может направить на электронный адрес фото или скан простого письменного заявления с подписью от руки. Подобный порядок работы компании могут устанавливать с удаленщиками.

Учитывая сказанное выше, можно сделать вывод о том, что дистанционное увольнение возможно, если:

— внутренним нормативным актом в компании внедрен КЭДО или иной вид документооборота (для удаленщиков);
— колдоговором, внутренними нормативами, трудовым договором или допсоглашением к нему с сотрудниками установлен электронный порядок взаимодействия;
— у работодателя имеется письменное согласие на использование КЭДО или иного вида документооборота от сотрудников, которые устроены на работу до конца 2021 года;
— сотрудники оповещены об использовании КЭДО или иной системы;
— у работодателя и работников имеются электронные подписи нужного уровня.

При этом даже при отсутствии КЭДО сотрудник может уволиться, не посещая офиса. Для этого ему достаточно выслать работодателю бумажное заявление об увольнении по почте или передать его иным способом (Письма Минтруда России от 21.08.2024 № № 14-6/ООГ-5035, Роструда от 05.09.2006 № 1551-6).

Это же касается и работодателя. При увольнении он обязан ознакомить сотрудника с соответствующим приказом под подпись и выдать ему информацию о трудовой деятельности или трудовую книжку, а также иные документы по запросу (ст. 84.1 ТК РФ). В некоторых случаях сделать это невозможно. Например, если сотрудник отказывается приезжать в компанию или если он работает удаленно и живет очень далеко. В каждой из этих ситуаций увольнение проводится дистанционно – без непосредственного взаимодействия между кадровиком и сотрудником. Как провести процедуру, мы рассмотрим ниже.

Можно ли дистанционно написать заявление на увольнение

Да, закон позволяет это сделать двумя способами. Самым актуальным и современным на сегодняшний день методом дистанционного написания заявления можно назвать систему КЭДО. Если правилами компании предусмотрена подача таких заявлений и у сотрудника имеются на это полномочия, для создания данного документа ему достаточно сделать следующее:

— войти в систему КЭДО;
— создать заявку на увольнение;
— указать дату и причину ухода из организации;
— ввести адрес, на который кадровик должен направить документы (трудовую книжку или информацию о трудовой деятельности, а также приказ на увольнение);
— подписать заявление электронной подписью.

В данном процессе важно именно подписание заявления электронной подписью, так как она подтверждает свободное волеизъявление человека. Кроме того, электронная подпись по своей значимости приравнивается к обычной, которая проставляется на бумаге. Это следует из п. 1 и 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Поэтому работодатель обязан рассмотреть такое заявление и провести процедуру увольнения.

Кроме того, даже при отсутствии КЭДО работник может направить работодателю заявление на увольнение, оформленное на бумаге или в электронном виде при наличии усиленной квалифицированной, неквалифицированной или иной электронной подписи. Важно, чтобы нужная система документооборота была официально внедрена в организации.

Написать заявление можно от руки или на компьютере. В документе необходимо указать следующую информацию:

— название организации;
— Ф.И.О. и должность руководителя;
— Ф.И.О. и должность сотрудника, который увольняется;
— просьбу об увольнении;
— причину и дату увольнения;
— дату написания заявления и подпись сотрудника.

Как бумажное, так и электронное заявление подается работодателю не позднее чем за 2 недели до планируемой даты увольнения, если иные сроки не установлены законом (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Отсчет срока начинается со дня, следующего за днем, когда работодатель получит заявление.

При этом у сотрудника имеется возможность в любой момент до истечения срока отработки отозвать заявление (как электронное, так и бумажное). В этом случае увольнение не проводится, если компания в письменной форме не пригласила на освобождаемое место другого человека, которому нельзя отказать в заключении трудового договора.

Как подать заявление на увольнение дистанционно

Трудовое законодательство не ограничивает работника в выборе способа подачи заявления. Главное – чтобы оно отражало свободное волеизъявление и было правильно составлено.

Если заявление формировалось в КЭДО, оно поступит работодателю на согласование после того, как вы подпишете документ электронной подписью. После согласования кадровик сформирует приказ на увольнение.

Для отправки заявления, подписанного усиленной электронной подписью, на электронный адрес организации уточните, кому именно необходимо высылать документ. Например, по внутренним правилам компании обязанность по принятию такого рода писем может возлагаться на специалистов отдела кадров или помощника руководителя, который должен зарегистрировать дату и номер входящего письма.

Сформировать усиленную квалифицированную или неквалифицированную подпись можно в приложении «Госключ». Для подписания заявления достаточно создать или загрузить файл документа, выбрать получателя документа и подписать его. Документ можно направить на электронную почту или в это же приложение, если у работодателя оно установлено.

Передать кадровикам заявление на увольнение без посещения офиса можно и на бумажном носителе. Сделать это можно следующими способами:

1. Через почту заказным письмом с описью вложенных документов и уведомлением о вручении. В этом случае увольнение проводится в обычном порядке датой, указанной в заявлении. Опись нужна для того, чтобы подтвердить факт отправки заявления на увольнение, а уведомление о вручении будет свидетельствовать о том, что работодатель получил послание.
2. Через представителя по нотариальной доверенности. Но в ней необходимо указать, что представитель обладает полномочиями по подаче от имени доверителя заявления на увольнение. Если этого не сделать, работодатель вправе отказать в расторжении трудового договора, и суды его поддержат (Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 03.02.2026 по делу № 88-3605/2026).
3. Телеграммой вида «заверенная оператором связи» с отметкой «заверенная». Данная отметка подтверждает желание отправителя заверить факт увольнения, свою подпись или доверенность (п. 98 Требований, утвержденных Приказом Минцифры России от 03.02.2022 № 85). Суды признают законным увольнение по телеграмме, если подпись отправителя заверена оператором связи (Определение Московского городского суда от 23.01.2017 № 4г-0001/2017). Кроме того, можно уволиться и на основании незаверенной телеграммы, если сотрудник предпримет иные действия, подтверждающие его желание уволиться. Например, таковыми может стать явка на работу в день увольнения за документами и невыход на работу (Определение Верховного Суда РФ от 21.03.2014 № 5-КГ13-155).

Некоторые полагают, что для увольнения достаточно направить по электронной почте или в мессенджер фото или скан соответствующего заявления с личной подписью работника. Если в организации отсутствует электронный документооборот и сотрудник не передал в кадры оригинал документа, работодатель, скорее всего, не примет заявление.

Кроме того, на недопустимость отправки фото и сканов заявлений по электронной почте или в мессенджер указал Минтруд в своем Письме от 24.11.2023 № 14-6/ООГ-7353. Хотя в судебной практике встречаются случаи, когда такое увольнение признавалось законным (Апелляционное определение Московского городского суда от 03.09.2025 по делу № 33-34490/2025). Но чтобы избежать проблем и не тратить время на судебные разбирательства, лучше отказаться от данного варианта.

При этом, как следует из ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ, с удаленщиками работодатель может установить подобный порядок взаимодействия. Соответственно, данные рекомендации Минтруда можно отнести к сотрудникам, которые работают в офисе или по комбинированному графику.

Увольнение по собственному желанию дистанционно

Дистанционное увольнение по собственному желанию предполагает оформление тех же документов, что и обычное. То есть кадровику нужно сделать следующее (ч. 4 ст. 66, ч. 1, 2 ст. 66.1, ст. 84.1 ТК РФ, пп. 2 п. 2.1 ст. 6, п. 1 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

1. Издать приказ об увольнении. Обратите внимание, он должен быть издан на бумажном носителе. Как правило, для этого используют унифицированную форму № Т-8.
2. При необходимости внести запись в трудовую книжку с указанием причины ухода с работы и статьи ТК РФ, по которой проводится увольнение. В нашем случае это статья 80 «Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)».
3. Внести информацию об увольнении в сведения о трудовой деятельности и направить их в СФР.
4. Ознакомить работника с приказом об увольнении под роспись. При наличии системы КЭДО сотрудник может ознакомиться с документом в электронном виде. Но этого недостаточно. На протяжении трех рабочих дней с момента издания приказа необходимо направить сотруднику бумажный экземпляр, заверенный надлежащим образом. Заверение предусматривает написание слова «Верно» и указание должности, Ф.И.О. и подписи специалиста, заверяющего приказ, даты заверения. Отправить приказ можно по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).

При отсутствии КЭДО в организации сотруднику придется лично явиться за документами и для ознакомления с приказом. Если он этого не делает, кадровику необходимо предпринять следующее (ч. 2, 4, 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36, 37 Порядка, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н):

— внести в приказ пометку о том, что возможность донести до работника информацию об увольнении отсутствует или он отказывается от ознакомления с документом;
— в день увольнения направить работнику уведомление о том, что ему следует явиться за трудовой книжкой и документами или дать письменное согласие на их отправку почтой заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если трудовая книжка не ведется, можно просто выслать сотруднику сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе заказным письмом с уведомлением о вручении. С момента отправки указанного уведомления или письма с просьбой явиться за трудовой компания снимает с себя ответственность за задержку документов.