ЕФС-1 на совместителей

Над статьей работали:
Автор: Матигин Андрей

Сведения о совместителях в обязательном порядке необходимо отразить в отчете ЕФС-1. Как заполнять эту отчетную форму по кадровым мероприятиям сотрудников, совмещающих несколько должностей — читайте в статье.

Содержание

1. Как заполнить сведения подраздела 1.1 на совместителя
2. Прием на работу совместителя
3. Увольнение совместителя
4. Перевод совместителя
5. Как заполнить сведения о страховом стаже подраздела 1.2 на совместителя
6. Сроки сдачи ЕФС-1

Как заполнить сведения подраздела 1.1 на совместителя

Одним из обязательных отчетных документов, касающихся совместителей, является ЕФС-1. В этом отчете указывают информацию о трудовой деятельности совместителя, а также сведения о взносах на травматизм.

В раздел 1.1 ЕФС-1 вносятся данные обо всех изменениях, касающихся работы совместителя. Это данные о трудоустройстве, переводах, приостановке и (или) расторжении трудового договора. Исключение – подача заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Это заявление подается только работодателю по основному месту работы (ч. 5, 6 ст. 2 закона № 439-ФЗ). Поэтому отчитаться в СФР о его получении может только такой работодатель.

Кроме того, раздел 1.1 заполняют при заключении или прекращении договора о гражданско-правовом подряде с совместителем. Эта информация является ключевой для правильного ведения кадрового делопроизводства и прозрачного учета всех изменений, касающихся сотрудников организации.

Если с совместителем не произошло никаких кадровых изменений, то форма ЕФС-1 для него не заполняется.

Алгоритм заполнения раздела 1.1 зависит от вида кадрового мероприятия, которое имело место. Основные сведения, которые необходимо отразить в подразделе 1.1:

1) дата кадрового события;
2) условное обозначение мероприятия;
3) название профессии и подразделение;
4) код вида договора;
5) код выполняемой функции;
6) тип документа-основания и его реквизиты.

Прием на работу совместителя

Трудоустройство совместителя отражается в подразделе 1.1 по следующим правилам. В графе 1 заполняется порядковый номер записи, в графе 2 — дата заключения трудового договора. В качестве кадрового мероприятия в графе 3 указывается «Прием».

В графе 5 необходимо указать название должности и отдела сотрудника. Кроме того, при заполнении графы 5 необходимо указать одно из следующих значений в соответствии с видом договора (п. 45 порядка заполнения ЕФС-1):

• 1 — трудовой договор по совместительству;
• 1.1 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев;
• 1.2 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев.

В графе 6 укажите код выполненной функции согласно ОКЗ и код режима работы, если сотрудник работает удаленно или на дому, а также если у него неполный рабочий день или неделю.

Должность и наименование подразделения фиксируется в графе 5. Название отдела указывают, если эту информацию включили в трудовой договор. Дополнительно в этом поле обозначают код вида трудового соглашения.

Заполните код выполняемой функции в соответствии с общероссийским классификатором занятий (ОКЗ). Для этого предусмотрена графа 6. Дополнительно в ней отражается код режима работы. Эти данные заполняют, если совместитель работает дистанционно, на дому или неполный рабочий день (неделю).

В графах 8-10 заполняют сведения о документе-основании: его типе, дате оформления и присвоенном номере.

Увольнение совместителя

Расторжение трудового договора с сотрудником-совместителем должно быть отражено в подразделе 1.1 отчетной формы ЕФС-1. В этой части отчета в графе 1 заполняется номер по порядку, в графе 2 — дата прекращения действия трудового соглашения между совместителем и работодателем, в графе 3 — тип мероприятия — «Увольнение».

В графе 5 необходимо указать название должности и отдела сотрудника. Кроме того, в этой графе следует обозначить код типа трудового договора, например, 1.

В графе 6 укажите код выполняемой функции согласно ОКЗ и режим работы, если сотрудник работает удаленно или на дому, либо имеет неполный рабочий день или неделю.

В графе 7 требуется зафиксировать код причины увольнения, а также без сокращений необходимо вписать причину расторжения трудового договора. Она должна совпадать с формулировками российского законодательства. В частности, при увольнении совместителя по собственному желанию заполняется код «п3ч1с77тк» и полностью «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

В графе 8 заполняется тип документа, который является основанием для увольнения сотрудника. В графах 9 — 10 — реквизиты этого документа.

Перевод совместителя

Алгоритм заполнения ЕФС-1 при переводе совместителя зависит от типа кадрового мероприятия. Если работодатель и работник подписали дополнительное соглашение трудовому договору о том, что работа по совместительству стала для сотрудника основной, в отчете ЕФС-1 требуется отразить мероприятие «Перевод».

В графе 5 подраздела 1.1 заполняют код вида трудового договора, в графе 6 — код выполняемой функции по ОКЗ и код режима работы, если сотрудник работает дистанционно или на дому, либо неполный рабочий день или неделю.

Если переход с совместительства на основное место работы происходит через увольнение, то расторжение договора о работе по совместительству в ЕФС-1 отражается через мероприятие «Увольнение». Заключение договора на основную работу отражается типовым способом — через мероприятие «Прием».

Как заполнить сведения о страховом стаже подраздела 1.2 на совместителя

В ЕФС-1 информация о стаже совместителя заполняется по общим правилам.

В поле «Отчетный год» указывается год, за который формируется отчет. В поле «Тип сведений» знаком «Х» необходимо отметить тип формируемого отчета: исходная, назначение пенсии, назначение выплат по ОСС, корректирующая или отменяющая (п. 55 порядка, утвержденного Приказом фонда пенсионного и социального страхования РФ от 17.11.2023 № 2281).

Отчет с типом «Корректирующая» заполняется при исправлении данных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица. Отменяющий отчет необходим для исключения ранее поданных сведений. По этим типам ЕФС-1 требуется дополнительно заполнить поле «Корректируемый (отменяемый) период», в котором указывается исправляемый год.

При заполнении таблицы в подразделе 1.2 в графе 1 указывают порядковый номер. Его присваивают строке, когда отражают несколько периодов работы застрахованного лица. Номера заполняют в порядке возрастания без пропусков и повторений. Каждый период работы — в отдельной строке.

В графах 2 и 3 заполняют даты начала и окончания работы сотрудника в отчетном году. Даты указываются только в пределах периода, за который представляется отчетная форма. Например, если сотрудник был трудоустроен 15 марта 2022 года и работал в компании весь 2023 год, то в отчете за 2023 году в графе «Период работы» заполняют даты с «01.01.2023» по «31.12.2023».

Графы 4 и 5 заполняются в случае, если рабочие условия сотрудников отличаются от стандартных. Обычно это касается районов Крайнего Севера и других приравненных к ним территорий.

Если для совместителя действуют особые правила исчисления страхового стажа, в графах 6 и 7 необходимо указать соответствующие коды из утвержденного классификатора. При работе в тяжелых условиях, которые дают совместителю право на досрочную пенсию, необходимо заполнять в графе 8 периоды работы в этих условиях. Дополнительно в графе 9 заполняется код основания для досрочной пенсии по классификатору, а в графе 10 указывают дополнительные сведения для получения пенсионного обеспечения.

Графы 8, 9 и 10 необходимо оставить незаполненными, если отсутствует официальное подтверждение особых условий труда работника или не были уплачены страховые взносы по дополнительному тарифу, либо если такие начисления не предусмотрены вообще.

Графы 11 и 12 заполняют обязательно, если у страхователя проведена спецоценка условий труда и в подразделе 1.2 заполнена графа 8 и (или) графа 9. В остальных случаях заполнение граф 11 и 12 необязательно. В них указывают индивидуальный номер основного рабочего места и итоговый класс (подкласс) условий труда по степени вредности соответственно.

Сроки сдачи ЕФС-1

Срок представления отчетной формы в контролирующие органы зависит от типа сведений, которые сдает работодатель. Для каждого подраздела отчета установлены свои сроки представления.

Подраздел 1.1, содержащий информацию о занятости совместителей и обычных работников, заполняется в соответствии с персональными мероприятиями в области кадрового делопроизводства.

При заключении (расторжении) трудового договора с совместителем необходимо заполнить данные об этом событии в форме ЕФС-1 и передать ее не позднее следующего рабочего дня после подписания приказа о заключении (расторжении) договора.

При других кадровых мероприятиях, например, переводе сотрудника, подраздел 1.1 формы ЕФС-1 должен быть заполнен и предоставлен до 25-го числа следующего месяца. Например, если перевод сотрудника произошел 20 февраля, необходимо заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с информацией о переводе и представить ее до 25 марта.

Информация о страховом стаже, отраженная в разделе 1.2 ЕФС-1, должна быть представлена по итогам календарного года. Срок — 25 января следующего года.

Другие подразделы раздела 1 ЕФС-1 представляют в следующие сроки:

● 1.3 с данными о доходах и условиях работы сотрудников госучреждений — ежемесячно, до 25-го числа следующего месяца;
● 2 — данные о периодах работы для досрочного назначения пенсий — ежегодно, до 25-го января следующего года;
● 3 — с информацией о дополнительных пенсионных взносах — ежеквартально, нарастающим итогом, до 25-го числа месяца следующего за отчетным кварталом.

Второй раздел ЕФС-1, который посвящен взносам на травматизм, представляется четыре раза в год: за I квартал, полугодие, за 9 месяцев и годовой отчет. Срок сдачи — до 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Например, за I квартал 2024 года второй раздел ЕФС-1 нужно сдать до 25 апреля.