Экспертиза ценности документов для определения сроков их хранения

Рано или поздно количество архивных документов в компании разрастается до огромных размеров. Перед руководством встают вопросы: обязательно ли хранить их все и как не потерять по-настоящему важные. Найти ответы на них помогает экспертиза ценности документов.

Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Экспертиза ценности документов: что это, понятие, цели, задачи, принципы
2. Кто проводит экспертизу ценности документов в организации
3. Организация проведения экспертизы ценности документов
4. Этапы проведения экспертизы ценности документов
5. Методы экспертизы ценности документов
6. Результаты экспертизы ценности
7. Уничтожение документов
8. Экспертиза ценности документов по личному составу: пример оформления

Экспертиза ценности документов: что это, понятие, цели, задачи, принципы

Экспертиза ценности играет важную роль в делопроизводстве любой компании. Ведь ее главные задачи – точно определить сроки хранения и дальнейшую судьбу управленческих, кадровых, юридических и прочих документов компании.

Почему это важно?
• Закон устанавливает минимальные сроки хранения документов, которые должны обеспечиваться всеми хозяйствующими субъектами.
• Если госорган запросит какой-либо документ, а его не окажется (утрачен или уничтожен раньше срока), компания или ИП рискует столкнуться со штрафными санкциями. Например, в НК РФ установлен штраф за непредставление документов по требованию (ст. 126 НК РФ). Также если компания не сможет представить подтверждающие документы, она не сможет доказать обоснованность уменьшения налоговой базы, применения льгот, что повлечет доначисление налогов, пени и штрафы.
• защита от претензий – если сотрудник или контрагент подаст в суд, нужные документы должны быть под рукой;
• экономия места как физического, так и электронного – не нужно хранить тонны ненужных бумаг и занимать место на жестких дисках.

Грамотно организованная экспертиза помогает компаниям не только оптимизировать архивное хранение, но и минимизировать юридические риски, избежать штрафов при проверках и сохранить действительно важные документы.
Нормы, регулирующие порядок проведения экспертизы ценности, закреплены в правилах, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

При экспертизе решаются следующие задачи:
• определение продолжительности хранения документов в процессе разработки номенклатуры дел;
• выборка документов для передачи в Архивный фонд РФ или в корпоративный архив;
• отбор документов, которые можно уничтожить.

При проведении экспертизы должны соблюдаться принципы историзма, системности и целостности.
Важно при проведении экспертизы обеспечить сохранность документов, которые еще могут быть востребованы.

Кто проводит экспертизу ценности документов в организации

Экспертизой занимается специально образованная в компании комиссия. Для ее создания руководитель компании издает приказ. Также необходимо подготовить положение о комиссии. В нем фиксируется общие положения о работе комиссии, ее функции, права и порядок организации работы. При разработке положения компания может опираться на регламент, утвержденный Федеральным архивным агентством в Приказе от 11.04.2018 № 43.
Следует отметить, что экспертная комиссия – это совещательный орган компании. Он создается при руководителе фирмы. Он же определяет ее состав.
Обычно формируется постоянно действующая комиссия (ЭК).

Примерное положение предписывает включать в ее состав:
• председателя – им назначается один из заместителей руководителя;
• секретаря – ведет делопроизводство комиссии и протоколирует ее заседания;
• представителей службы делопроизводства и архива, а также основных отделов компании.

Если говорить о персональном составе комиссии, целесообразно включать в нее:
• делопроизводителя – знает правила хранения;
• специалиста по кадрам – отвечает за документы по личному составу;
• бухгалтера или финансового директора – разбирается в первичке, налоговых отчетах;
• юриста – отвечает за юридическую документацию (договоры, допсоглашения, акты), а также оценивает юридическую значимость документов.

Организация проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности (ЭЦ) проводится каждый год (п. 20 правил).
В последние годы все больше компаний переходят на электронный документооборот. Однако правила проведения экспертизы не делают разницы между бумажными и электронными документами. Она проводится в отношении всех имеющихся в компании документов.
Правила подсказывают критерии, которыми нужно руководствоваться при проведении экспертизы. Это критерии:
• содержания;
• происхождения;
• внешних особенностей документов;
• их пригодности для использования.

ЭЦ проводится на всех этапах документооборота в компании:
• При составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел.
Отметим, что все документы, которые образуются в процессе ведения деятельности компании, составляют ее документальный фонд. Его единицей классификации является дело. А для упорядочивания дел и определения сроков, в течение которых компания обязана обеспечивать их сохранность, составляется номенклатура. Также она позволяет быстро понять, где находится нужный документ.
Номенклатуру нужно готовить в конце каждого года. Об этом говорится в п. 11 правил.
Компании могут использовать образец номенклатуры, который представлен в приложении № 1 к правилам. Общая номенклатура дел составляется на основе номенклатур отделов компании.
• При подготовке дел и электронных документов к передаче в архив (структурное подразделение) или на государственное (муниципальное) хранение.
В общем случае комплектование архива производится документами:
o Архивного фонда РФ (до их передачи на постоянное хранение);
o постоянного хранения;
o временного хранения со сроком более 10 лет, в том числе по личному составу.
Если компании неудобно хранить документацию со сроком хранения менее 10 лет в структурном подразделении, ее можно передать в архив. При этом в архив сдают документы, делопроизводство по которым завершено.
• При выделении документов, подлежащих уничтожению.
Безвозвратное физическое уничтожение документов осуществляется только после проведения экспертизы ценности.
Все мероприятия, проводимые экспертной комиссией, протоколируются.
Решения комиссии вступают в силу только после их утверждения руководителем.

Этапы проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности – это не разовое мероприятие, а последовательный процесс. Он включает в себя следующие этапы:
1. Подготовительный этап, в рамках которого:
• формируют комиссию (если она отсутствует в компании);
• определяют состав документов, подлежащих оценке;
• изучают нормативную базу (ФЗ и другие НПА органов власти, касающиеся организации хранения);
• готовят рабочие материалы (например, бланки описей).
Также на этом этапе полезно создать график поведения проверки по подразделениям, чтобы не допустить хаоса.
2. Аналитический этап. Является основным. На нем происходит непосредственная оценка документов на предмет их значимости, определяются сроки хранения, а также выявляются те из них, что следует уничтожить (истекли сроки хранения, дубликаты).
3. Оформление результатов.
Все решения комиссии должны быть документально зафиксированы в:
• протоколах заседаний комиссии;
• описях дел;
• актах (например, о выделении к уничтожению, о необнаружении архивных документов).
4. Заключительный этап, в рамках которого осуществляется:
• передача дел на архивное хранение;
• передача документов на уничтожение.

Методы экспертизы ценности документов

Процедуру экспертизы ценности начинают с бумаг и электронных файлов службы документального обеспечения компании. Это может быть, к примеру, канцелярия. Затем переходят к объектам проверки других структурных подразделений – бухгалтерии, кадров и так далее.
Сначала просматривают номенклатуру дел, выявляют, все ли дела есть в наличии. При отсутствии дел принимаются меры к их розыску или восстановлению.
Основной метод – это полистный просмотр документов. Он, в частности, позволяет убедиться, что ни одна бумага не попала случайно к документам другой группы.
Также при экспертизе выявляют дубли. Допускается оставлять на хранение дубли, например, в когда состояние оригинала не очень хорошее.
Некоторые организации используют при проведении экспертизы автоматизированные способы отбора документов. Это происходит с помощью специализированных программных продуктов. Законом не запрещено создание такой выборки. Однако и в этом случае окончательные решения должны принимать экспертная комиссия.

Результаты экспертизы ценности

Итогами работы комиссии будет являться документирование результатов.
По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях составляют:
• номенклатуры дел структурных подразделений;
• описи дел структурных подразделений. Выделяют как минимум три обязательные описи:
o дела постоянного хранения;
o временного хранения со сроком более 10 лет;
o по личному составу.
Основой для формирования указанных описей является номенклатура дел.
• Проект акта о выделении к уничтожению документов. В него включают документы, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. То есть если акт составляется в 2025 году, то в него войдут документы, срок хранения которых истек к 01.01.2025.
Помимо приведенных выше документов, могут составляться и иные архивные описи и акты. Например, акт о неисправимых повреждениях архивных документов.
Все заседания экспертной комиссии фиксируются протоколом, который визируется председателем и секретарем. Решения комиссии вступают в силу только после их утверждения руководителем компании.
Образцы документов, которые составляются экспертной комиссий, приведены в качестве приложений к правилам.

Уничтожение документов

Завершающим этапом работы с документами, утратившими свою актуальность, становится их уничтожение. Этот процесс требует особой внимательности, так как ошибки могут привести к серьезным правовым и финансовым последствиям для организации.
Ликвидировать их можно как силами организации, так и путем обращения к специализированной организации. Как правило, это компании, занимающиеся переработкой вторсырья.
Для самостоятельного уничтожения бумаг компании чаще всего используют шредер, который измельчает их, а бумажные отходы передают в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
Важно отметить, что составление акта о выделении на уничтожение – это не все, что нужно сделать. Компании также понадобится акт об уничтожении, который будет подтверждать, что документов больше не существует физически. Он подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем компании.

Акт составляется в произвольной форме. Обычно в него включают следующую информацию:
• реквизиты акта о выделении на уничтожении;
• способ и время уничтожения;
• лица, которые произвели уничтожение.
Если уничтожением занимается специализированная компания, бумаги, которые нужно уничтожить, передаются ей по накладной.
Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывают к акту о выделении к уничтожению (п. 31 правил).

Экспертиза ценности документов по личному составу: пример оформления

Кадровая документация занимает особое место в архивном хранении. Это связано с тем, что она непосредственно касается трудовых отношений, пенсионных прав граждан и социальных гарантий. Для большинства таких документов установлены сроки хранения в 50 или 75 лет. Точный срок зависит от даты окончания делопроизводства. Экспертиза кадровой документации требует повышенного внимания, поскольку ошибки могут привести к серьезным последствиям для сотрудников и организации.

Методика ее проведения утверждена пунктом 4 методических рекомендаций «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда РФ документов по личному составу», согласованных ЦЭПК при Росархиве 23.12.2014. В нем уделено много внимания порядку формирования и оформления дел по личному составу.

После проверки документы формируются в группы:
• дела постоянного и временного (со сроком более 10 лет) хранения. Их готовят для передачи в архив. В эту группу входит большинство кадровых документов;
• дела со сроком хранения до 10 лет. Они, как правило, хранятся в структурных подразделениях компании;
• дела, сроки хранения которых истекли. Они подлежат уничтожению.

В качестве примера приведем образец заполнения описи дел по личному составу.